Борьба с внутренними саботажниками: 4 когнитивных искажения, которые влияют на вашу продуктивность

Я всегда очень внимательно относился к тому, как и где я провожу время. Хотя я уделял много внимания очевидным способам повышения продуктивности — создать зону сосредоточения, свободную от отвлекающих факторов, ограничить время в социальных сетях, разделить свою работу на небольшие отрезки времени и делать регулярные перерывы, чтобы восстановить силы и восстановить силы — я упустил из виду решающий элемент, который часто мешает нашей продуктивности.

Наш мозг.

Человеческий мозг обладает этой замечательной когнитивной способностью работать на уровне, значительно превышающем то, что мы считаем нашими естественными способностями, но и он не без ограничений. Когнитивные искажения , которые позволяют мозгу быстро расставлять приоритеты и обрабатывать большие объемы информации, также мешают нашей продуктивности. Эти мысленные ярлыки — способ мозга сохранить энергию и работать более эффективно. Но они также приводят ко многим ошибкам мышления.

Вот четыре когнитивных искажения, которые оказывают наибольшее влияние на нашу продуктивность: то, как мы расставляем приоритеты, принимаем решения, распределяем время и выполняем работу.

1. Эффект срочности
2. Эффект Зейгарник
3. Предвзятость сложности
4. Ошибка планирования

Эффект срочности

Когда в дверь стучится срочная задача, откладываете ли вы важную работу, потому что срочные задачи требуют вашего немедленного внимания, в то время как важные цели находятся далеко в будущем и могут подождать позже?

Эффект срочности заставляет нас использовать любую возможность решить срочные дела, откладывая при этом важную работу. Рационально наш мозг знает, что важные задачи приносят большую отдачу и большее вознаграждение в долгосрочной перспективе, но под действием этой предвзятости мы становимся жертвами восприятия срочных задач как важных.

Срочные задачи заставляют нас быть занятыми и заставляют нас чувствовать себя важными, но они также отнимают наше время. Расставляя приоритеты в ущерб более эффективной работе, мы держимся в ловушке иллюзии продуктивности.

Почему мы поддаемся эффекту срочности

Важные задачи обычно не имеют определенного срока выполнения. Они отнимают много времени и сложны, поскольку часто требуют заглядывания в будущее и активного определения его потребностей. Внесение ясности в смутные идеи, принятие важных решений или определение будущей стратегии не только отнимает много времени, но и утомляет умственно.

Срочные задачи имеют легко достижимые и видимые цели. Они приносят мгновенное удовлетворение благодаря большому количеству дофамина. Поскольку дофамин усиливает запоминание и повторение приятных событий, вы в конечном итоге посвящаете больше времени срочным задачам в ущерб более эффективной работе.

Постоянное откладывание важных задач на второй план удерживает нас в бесконечном цикле непродуктивных решений: если уделять меньше времени важной работе, это неизбежно приводит к увеличению срочности в будущем. Важные задачи со временем становятся неотложными, если они слишком долго откладываются, им не уделяется должного внимания или выполняются без реального интереса.

Пример эффекта срочности

Джина — технический менеджер команды CRM. Последние выпуски ChatGPT и другие инновации в области искусственного интеллекта становятся угрозой для ее бизнеса. Но вместо того, чтобы тратить время на планирование того, как сделать их частью своей будущей стратегии, Джина тратит большую часть своего времени на электронную почту, встречи и другие неотложные задачи. Занятость держит ее в замкнутом круге непродуктивности и неэффективности.

Эффект срочности заставляет ее уделять больше внимания работе прямо перед ней — электронной почте, уведомлениям в чате, эскалации клиентов — откладывая при этом важную работу.

Как избежать эффекта срочности

Отличный способ избежать предвзятости в отношении срочности — использовать матрицу Эйзенхауэра для расстановки приоритетов. Чтобы использовать матрицу Эйзенхауэра, пройдите каждую задачу одну за другой и разделите их на четыре возможности:

1. Важные и срочные (квадрант 1): сократите время, проводимое здесь.
2. Важные и несрочные (квадрант 2): сознательно расставляйте приоритеты и планируйте эти задачи.
3. Не важные и срочные (квадрант 3): делегируйте эти задачи
4. Не важно и не срочно (квадрант 4): наведите порядок и устраните все.

Сознательное планирование в календаре часов, выделенных для выполнения важной работы, повышает вероятность того, что вы будете выполнять ее без перерывов.

Еще несколько практик, которые стоит взять на вооружение:

1. Выделите определенные промежутки времени для ответа на электронные письма, чаты и другие подобные задачи.
2. Сократите время, затрачиваемое на совещания.
3. Используйте период максимальной продуктивности для выполнения самой важной работы. Сочетание вашей энергии с физическими и умственными потребностями работы позволит вам выполнять свою работу наилучшим образом, повышая вероятность того, что вы продолжите ее, а не сдадитесь.
4. Установите сроки для важных задач и возьмите на себя ответственность за их соблюдение.

Эффект Зейгарник

Мысли о незавершенных задачах постоянно возникают в нашей голове, когда мы приступаем к работе или изо всех сил пытаемся сосредоточиться.

*Письма, на которые мы не ответили.*

Ожидается разработка для участия в соревнованиях.

Встречи по расписанию.

… и так далее и так далее.

Эти навязчивые мысли, отвлекающие наше внимание даже на долю секунды, мешают сконцентрироваться и выполнить какую-либо осмысленную работу. Отвлекающие факторы, связанные с незавершенной работой, не позволяют нам войти в состояние потока — когда мы полностью погружены в задачу и кажется, что время стоит на месте. Поток сводит к минимуму отвлекающие факторы, предотвращает прокрастинацию и приводит к высокой производительности и производительности.

Названный в честь психолога Зейгарник, которая впервые его обнаружила, эффект относится к тенденции запоминать незаконченные или прерванные задачи лучше, чем завершенные. Позволять нашему мозгу постоянно напоминать нам, что мы чего-то не сделали, довольно неприятно и даже может привести к стрессу, тревоге и выгоранию.

Почему мы поддаемся эффекту Зейгарник

Зейгарник и ее профессор Курт Левин заметили, что официанты в ресторане запоминают заказы каждого, хотя никогда ничего не записывают. Но как только счет был оплачен, они почти или совсем не помнили, кем были их клиенты и что они заказали.

Это привело к серии экспериментов, на основе которых Зейгарник пришла к выводу, что человеческий разум относится к задачам, которые уже выполнены, иначе, чем к тем, которые еще предстоит выполнить. Уже начатая задача создает напряжение, специфичное для задачи, и удерживает ее на переднем плане нашей памяти. Напряжение снимается после выполнения задания, но сохраняется, если оно прервано или еще не выполнено.

Вот почему незавершенные задачи продолжают преследовать нас. С другой стороны, эти напоминания могут помочь нам завершить незавершенные проекты, только если они не отвлекают наше внимание прямо в середине другого проекта.

Внимание подобно энергии в том смысле, что без него невозможна никакая работа, а при выполнении работа рассеивается. Мы создаем себя тем, как используем эту энергию. Воспоминания, мысли и чувства формируются в зависимости от того, как мы их используем. И это энергия под контролем, с которой мы можем поступать по своему усмотрению; следовательно, внимание — наш самый важный инструмент в задаче улучшения качества опыта.

― Михай Чиксентмихайи

Пример эффекта Зейгарник

Эффект Зейгарник используется в геймификации:

• Трекеры прогресса информируют пользователей о том, насколько они близки к выполнению задачи. Например, когда пользователи видят сообщение типа «Ваш профиль заполнен на 34%», они с большей вероятностью потратят несколько минут на предоставление всех недостающих данных. Этот метод используется LinkedIn для очень умного сбора информации о пользователях.
• Контрольные списки, которые предоставляют пользователям четкие пошаговые инструкции по более быстрому и эффективному подключению пользователей.
• Прерванные рекламные ролики запоминаются с большей вероятностью, чем те, которые не были, благодаря эффекту Зейгарник. Рекламодатели используют его, чтобы привлечь внимание и запомнить зрителей.

Как избежать эффекта Зейгарник

Исследовать Университет штата Флорида показывает, что предварительное планирование работы и ее запись могут освободить ваш разум от отвлекающих мыслей о незавершенной работе. Выполняйте ежедневные, еженедельные и ежемесячные ритуалы для анализа, расстановки приоритетов и планирования того, что вы собираетесь сделать. Когда вы что-то упускаете и это всплывает у вас в голове, не оставляйте это висеть там, сразу запишите это.

Перенос задач из головы на бумагу расслабляет мозг и помогает сосредоточиться на поставленной задаче.

Еще несколько практик, которые стоит взять на вооружение:

1. Избегайте прокрастинации, используя эффект Зейгарник в свою пользу. Вместо того, чтобы откладывать дела из-за того, что они большие или сложные, просто сделайте очень маленький шаг навстречу этому. Как только вы начнете, ваш мозг запустит эффект Зейгарник, позволяющий вам продолжать идти до конца.
2. Используйте метод Помидора, чтобы разделить свою работу на небольшие отрезки времени. Тактические перерывы в методе Помидора улучшают память и поддерживают продуктивность.

Предвзятость сложности

Имея выбор между двумя конкурирующими решениями, мы, скорее всего, выберем более сложное.

Жаргон привлекает наше внимание простыми объяснениями.

Стратегии, которые сложно реализовать, производят на нас большее впечатление, чем простые.

Сложные продукты кажутся более авторитетными, а обычные — хуже.

Но у сложности есть много проблем:

1. Если заранее знать, что что-то сложно, это может помешать нам начать.
2. Препятствия и проблемы на этом пути мешают нам сохранять упорство, и мы можем сдаться слишком рано.
3. Это может задержать принятие решений.
4. Это дорого, так как требует больше времени, усилий и ресурсов.
5. Это может быть потенциально опасно. Непонимание чего-либо в полной мере может привести к неверным предположениям и выводам. Это может привести к сокрытию ошибок и фундаментальных недостатков.

Предвзятость сложности — это тенденция предпочитать сложные объяснения, решения и аргументы простым.

Почему мы поддаемся предвзятости сложности

Многие люди путают простое с легким. Поиск простых решений проблем иногда может потребовать больше усилий — сознательных усилий, направленных на то, чтобы копнуть глубже и дать волю нашему творческому разуму, избежать предубеждений, чтобы преодолеть сложность, и найти решения, которые не требуют слишком большого количества строительных лесов для поддержки.

Сложность в таких случаях может стать поводом назвать проблему слишком запутанной и отодвинуть ее в сторону.

Мы предпочитаем сложность простоте по другой причине: она ошибочно ассоциируется с опытом, инновациями и авторитетом. Чем более сложным или продвинутым является подход, тем более совершенным он кажется. Другими словами, если решение слишком простое, мы предполагаем, что оно не решит проблему.

Это заставляет нас вводить сложности и усложнять вещи вместо того, чтобы выбирать более простой подход.

\Как однажды сказал Эдсгер Вайбе Дейкстра, голландский ученый-компьютерщик: «Простота — это великая добродетель, но для ее достижения требуется упорный труд и образование, чтобы оценить ее. И что еще хуже: сложность продается лучше».

Пример смещения сложности

Джим получил возможность подготовить и представить дизайн нового продукта всей своей команде. Он хотел, чтобы решение выделилось и завоевало доверие других.

Но вместо того, чтобы задаваться вопросом: «Какую проблему должен решить этот продукт и как я могу решить ее самым простым способом?» он спросил: «Какую проблему должен решить этот продукт и как мне сделать так, чтобы он выглядел хорошо?»

Попытка сделать решение привлекательным привела к неудачному выбору:

1. Вместо того, чтобы выбрать простую технологию, которую он хорошо понимал, он решил использовать новую технологию, не имея ни опыта, ни знаний.
2. Он принял сложные архитектурные решения, чтобы продукт выглядел изысканно.
3. Он представил функции, которые практически не приносили пользы клиенту, но казались интересными для реализации.

Предвзятость в отношении сложности в его случае привела к плохим решениям и ужасному выбору.

Как избежать предвзятости в отношении сложности

Чтобы противодействовать предвзятости сложности, примените бритву Оккама. Это одна из наиболее полезных ментальных моделей для решения проблем. Бритва Оккама защищает простоту, фокусируясь на ключевых элементах проблемы, исключая невероятные варианты и находя решения с меньшим количеством предположений.

Еще одна полезная ментальная модель для уменьшения сложности — мышление на основе первых принципов. Для этого необходимо разбить проблему на фундаментальные строительные блоки (ее основные элементы), задать важные вопросы, добраться до основной истины, отделить факты от предположений, а затем построить точку зрения с нуля.

Еще несколько практик, которые стоит взять на вооружение:

1. Поскольку предвзятость к сложности мешает вам искать простые решения, может быть полезно узнать мнение других. Вы можете спросить: «Мое решение слишком сложное или запутанное?»
2. Задайте вопрос своему намерению. Переформулируйте конечную цель, чтобы она соответствовала результатам, которых вы хотите достичь.
3. Проявите предвзятость к действию. Вместо того, чтобы застревать в аналитическом параличе, сделайте небольшой шаг к своей цели, посмотрите, как она работает, и постепенно улучшайте ее с течением времени.

Ошибка планирования

Когда дело доходит до установления сроков, большинство из нас настроены очень оптимистично. Даже если это что-то похожее на то, что мы делали в прошлом, мы все равно, вероятно, недооцениваем, сколько времени потребуется, чтобы сделать это в будущем.

В прошлый раз на разработку проектного предложения ушла неделя, но если вам придется сделать это снова, вы уверены, что оно будет выполнено менее чем за неделю.

В прошлый раз на адаптацию новых сотрудников ушло больше месяца, но, планируя прибытие новой партии на следующей неделе, вы выделили всего 2 недели.

Ошибка планирования — это то, что заставляет нас придерживаться слишком оптимистичных сроков, пропускать их, а затем тонуть в чувстве вины, беспокойстве и стрессе. Игнорирование реалистичных требований задачи приводит к плохому планированию будущего. Это вредит вашей репутации, а также подрывает доверие, поскольку, когда вы нарушаете эти сроки, другие считают, что вы не серьезно относитесь к своим обязательствам.

Почему мы поддаемся ошибке планирования

Оценивая время, необходимое для выполнения конкретной задачи, мы игнорируем риски и другие маловероятные события, которые могут помешать нам выполнить задачу вовремя.

Принятие во внимание наилучшего сценария и игнорирование препятствий, с которыми мы можем столкнуться на этом пути, приводит к принятию желаемого за действительное. У нас есть самые лучшие намерения выполнить работу быстро и эффективно, но благих намерений не всегда достаточно. Хорошее планирование требует хороших навыков оценки.

Еще одна причина, по которой мы с большим оптимизмом смотрим на выполнение конкретной работы, — это наша склонность застревать в мельчайших деталях, игнорируя при этом общую картину. Непринятие во внимание общей картины приводит к плохой оценке: мы делаем неправильные предположения и игнорируем время, которое потребуется для интеграции нашей работы в более широкую картину.

Мы также очень плохо умеем точно оценивать свои навыки и способности. Наш энтузиазм в достижении наших целей усугубляет ошибку планирования.

\ Худшая часть? Мы даже не учимся на своих прошлых ошибках. Даже когда мы можем признать прошлые ошибки, будучи слишком оптимистичными, мы продолжаем совершать те же ошибки в будущем.

Мы сосредотачиваемся на нашей цели, придерживаемся нашего плана и пренебрегаем соответствующими базовыми ставками, подвергая себя ошибке планирования. Мы сосредотачиваемся на том, что хотим и можем сделать, пренебрегая планами и навыками других. И при объяснении прошлого, и при предсказании будущего мы сосредотачиваемся на причинной роли умения и пренебрегаем ролью удачи. Поэтому мы склонны к иллюзии контроля. Мы сосредотачиваемся на том, что знаем, и пренебрегаем тем, чего не знаем, что делает нас чрезмерно уверенными в своих убеждениях.

― Дэниел Канеман

Пример ошибки планирования

Тина работает над сметой нового продукта. В прошлом она работала над аналогичным продуктом. В последний раз, когда она создавала этот продукт, ей потребовалось 3 месяца. Первоначально проект был рассчитан на 2 месяца, но потребовался дополнительный месяц из-за изменения требований, более длительного цикла тестирования и других непредвиденных проблем.

У Тины есть опыт из прошлого, который ей следует использовать, чтобы определить, сколько времени потребуется для завершения текущего проекта. Однако из-за ошибки планирования она снова берет на себя обязательство уложиться в двухмесячный срок. Она оправдывает это тем, что ее опыт прошлого проекта поможет ей быстрее завершить задачи, совершенно игнорируя дополнительное время, которое потребуется для решения непредвиденных проблем.

Как избежать ошибки планирования

Разбейте проект на небольшие части и оцените, сколько времени займет каждая из них. Если вы проделаете эту работу заранее, ваши оценки усилий будут намного ближе к реальности, чем если вы будете смутно руководствоваться интуицией.

Еще одна замечательная стратегия, рекомендованная Дэниелом Канеманом: он предлагает взглянуть на свои оценки со стороны, посоветовавшись с другими, задавая вопросы и выявляя проблемы и ошибки, которые они допустили в аналогичных проектах в прошлом. Вы не можете сделать это для всех своих задач, но обязательно сделайте это для самых важных.

Независимо от того, насколько хорошо вы умеете оценивать, какое-то маловероятное событие может произойти и привести к провалу вашего проекта. Невозможно принять во внимание каждый такой сценарий и спланировать его. Но что возможно, так это добавить немного буфера к вашим оценкам — добавить 20% передышки, принимая во внимание усилия, необходимые для того, чтобы что-то сделать.

Наконец, и это самое важное: внедрите в свой процесс цикл обратной связи. Отслеживайте свое время. Запишите, сколько времени требуется, чтобы что-то сделать. Если вы пропускаете сроки, определите, какие ошибки вы допустили и какие изменения вам нужны в процессе планирования, чтобы в следующий раз добиться большего.

Когда вы осознаете, как эти предубеждения — эффект срочности, эффект Зейгарник, предвзятость сложности и ошибка планирования — влияют на ваше время, и примените правильные стратегии для их преодоления, вы сможете стать максимально продуктивным человеком.

Краткое содержание

1. Большинству из нас трудно выполнять работу эффективно, потому что мы не обращаем внимания на когнитивные предубеждения, которые мешают продуктивно использовать время.
2. Эффект срочности заставляет нас тратить время на решение срочных задач в ущерб важным задачам. Невнимание к будущим потребностям удерживает нас в ловушке цикла непродуктивности.
3. Эффект Зейгарник мешает нам максимально эффективно выполнять поставленную задачу. Когда наш разум продолжает напоминать нам о незавершенных или прерванных задачах, нам трудно сохранять концентрацию и внимание.
4. Предвзятость в отношении сложности заставляет нас добавлять ненужную сложность к решениям, что увеличивает время, усилия и затраты на решение даже простых проблем.
5. Ошибка планирования обманывает наш разум, заставляя давать весьма оптимистичные оценки достижения определенной цели, несмотря на то, что наш предыдущий опыт подсказывает нам, что достичь ее будет невозможно.

Следуйте за мной в LinkedIn или здесь, чтобы увидеть больше историй.