Enfrentando os sabotadores internos: quatro preconceitos cognitivos que afetam sua produtividade

Sempre fui muito consciente de como e onde passo meu tempo. Embora eu tenha prestado muita atenção às maneiras óbvias de ser mais produtivo – criar uma zona de foco livre de distrações, limitar o tempo nas redes sociais, dividir meu trabalho em pequenos blocos de tempo e fazer pausas regulares para reviver e rejuvenescer – eu perdi um elemento crucial que muitas vezes atrapalha nossa produtividade.

Nosso cérebro.

O cérebro humano tem esta notável capacidade cognitiva de funcionar em níveis muito além do que consideramos nossas habilidades naturais, mas não é ilimitado. Os preconceitos cognitivos que permitem ao cérebro priorizar e processar rapidamente grandes quantidades de informações também atrapalham a nossa produtividade. Esses atalhos mentais são a maneira que o cérebro encontra para conservar energia e trabalhar com mais eficiência. Mas também levam a muitos erros de pensamento.

Aqui estão os quatro preconceitos cognitivos que têm o maior impacto na nossa produtividade – como priorizamos, tomamos decisões, gerenciamos o tempo e realizamos o trabalho.

1. Efeito de urgência
2. Efeito Zeigarnik
3. Viés de complexidade
4. Falácia do planejamento

Efeito de urgência

Quando uma tarefa urgente bate à sua porta, você deixa de lado o trabalho importante porque tarefas urgentes exigem sua atenção imediata, enquanto objetivos importantes estão distantes no futuro e podem esperar até mais tarde?

O efeito de urgência nos faz aproveitar todas as oportunidades para resolver questões urgentes urgentes e, ao mesmo tempo, adiar trabalhos importantes. Racionalmente, o nosso cérebro sabe que tarefas importantes têm um retorno maior e maiores recompensas a longo prazo, mas sob o efeito deste preconceito, somos vítimas de perceber o urgente como importante.

Tarefas urgentes nos mantêm ocupados e nos fazem sentir importantes, mas também ocupam nosso tempo. Priorizá-lo em detrimento de um trabalho mais impactante nos mantém presos na ilusão de produtividade.

Por que caímos no efeito de urgência

Tarefas importantes normalmente não têm prazo específico. São demorados e complexos, pois muitas vezes exigem olhar para o futuro e identificar proativamente as suas necessidades. Dar clareza a ideias vagas, tomar decisões cruciais ou traçar uma estratégia futura não só consome tempo, como também é mentalmente desgastante.

Tarefas urgentes têm objetivos visíveis e fáceis de alcançar. Eles trazem gratificação instantânea com uma grande dose de dopamina. Como a dopamina serve de reforço para lembrar e repetir experiências prazerosas, você acaba dedicando mais tempo a tarefas urgentes em detrimento de trabalhos mais impactantes.

Colocar continuamente tarefas importantes em segundo plano nos mantém presos em um ciclo interminável de escolhas improdutivas – dedicar menos tempo a trabalhos importantes inevitavelmente cria mais urgência posteriormente. Tarefas importantes tornam-se urgentes no devido tempo se forem atrasadas demais, não receberem a devida atenção ou forem realizadas sem interesse real.

Exemplo de efeito de urgência

Gina é a gerente de tecnologia da equipe de CRM. Os últimos lançamentos do ChatGPT e outras inovações de IA estão se tornando uma ameaça aos seus negócios. Mas, em vez de gastar tempo planejando como torná-los parte de sua estratégia futura, Gina acaba gastando a maior parte do tempo em e-mails, reuniões e outras tarefas urgentes. Sua ocupação a mantém presa a um ciclo de improdutividade e ineficiência.

O efeito de urgência faz com que ela preste mais atenção ao trabalho que está à sua frente (e-mails, notificações de bate-papo, encaminhamentos de clientes), enquanto deixa de lado trabalhos importantes.

Como evitar o efeito de urgência

Uma ótima prática para evitar o viés de urgência envolve o uso da Matriz de Eisenhower para priorização. Para colocar a matriz de Eisenhower em uso, analise cada tarefa uma por uma e separe-as em quatro possibilidades:

1. Importante e Urgente (Quadrante 1): reduza o tempo gasto aqui
2. Importante e Não Urgente (Quadrante 2): priorize e programe conscientemente essas tarefas
3. Não Importante e Urgente (Quadrante 3): delegue essas tarefas
4. Não Importante e Não Urgente (Quadrante 4): organize e elimine.

Agendar conscientemente horas dedicadas no calendário para realizar trabalhos importantes aumenta a probabilidade de você atendê-los sem interrupções.

Algumas outras práticas a serem adotadas:

1. Reserve períodos específicos de tempo para responder a e-mails, bate-papos ou outras tarefas semelhantes.
2. Reduza o tempo gasto em reuniões.
3. Utilize seu período de pico de produtividade para realizar seu trabalho mais importante. Combinar sua energia com as demandas físicas e mentais do trabalho permitirá que você faça o seu melhor, aumentando a probabilidade de continuar em vez de desistir.
4. Estabeleça prazos para tarefas importantes e responsabilize-se por cumpri-los.

Efeito Zeigarnik

Pensamentos sobre tarefas inacabadas continuam surgindo em nossa cabeça quando começamos a trabalhar ou estamos nos esforçando para nos concentrar.

*E-mails que não respondemos.*

Projeto pendente para competir.

Reuniões a agendar.

… e assim por diante.

Esses pensamentos intrusivos que tiram nossa atenção mesmo que por uma fração de segundo dificultam a concentração e a realização de qualquer trabalho significativo. As distrações do trabalho incompleto impedem-nos de entrar num estado de fluxo – que é quando estamos completamente imersos numa tarefa e o tempo parece ter parado. O fluxo minimiza distrações, evita a procrastinação e leva a alto desempenho e produtividade.

Nomeado em homenagem ao psicólogo Zeigarnik que o descobriu pela primeira vez, o efeito refere-se à tendência de lembrar melhor as tarefas inacabadas ou interrompidas do que as concluídas. Deixar que nosso cérebro nos lembre continuamente de que não fizemos algo é bastante desagradável e pode até causar estresse, ansiedade e esgotamento.

Por que caímos no efeito Zeigarnik

Zeigarnik e seu professor Kurt Lewin observaram que os garçons de seus restaurantes se lembravam dos pedidos de todos, apesar de nunca anotarem nada. Mas assim que a conta foi paga, eles tinham pouca ou nenhuma memória de quem eram seus clientes ou do que haviam pedido.

Isso levou a uma série de experimentos baseados nos quais Zeigarnik concluiu que as mentes humanas tratam as tarefas que foram concluídas de maneira diferente daquelas que ainda precisam ser concluídas. Uma tarefa já iniciada estabelece uma tensão específica da tarefa, que a mantém no primeiro plano da nossa memória. A tensão é aliviada após a conclusão da tarefa, mas persiste se ela for interrompida ou ainda não concluída.

É por isso que tarefas inacabadas continuam voltando para nos assombrar. Olhando de outra forma, esses lembretes podem ser úteis para nos ajudar a finalizar projetos incompletos apenas se não prejudicarem nossa atenção bem no meio de outro projeto.

A atenção é como a energia, pois sem ela nenhum trabalho pode ser realizado e, ao fazê-lo, o trabalho é dissipado. Nós nos criamos pela forma como usamos essa energia. Memórias, pensamentos e sentimentos são moldados pela forma como os usamos. E é uma energia sob controle, para fazermos o que quisermos; portanto, a atenção é a nossa ferramenta mais importante na tarefa de melhorar a qualidade da experiência.

- Mihaly Csikszentmihalyi

Exemplo de efeito Zeigarnik

O efeito Zeigarnik é usado na gamificação:

• Rastreadores de progresso informando aos usuários o quão perto eles estão de concluir uma tarefa. Por exemplo, quando os usuários veem uma mensagem como “Seu perfil está 34% completo”, é mais provável que gastem alguns minutos fornecendo todos os detalhes que faltam. Essa técnica é utilizada pelo LinkedIn para coletar informações dos usuários de uma forma superinteligente.
• Listas de verificação que fornecem aos usuários um fluxo passo a passo claro para integrar os usuários de maneira mais rápida e eficaz.
• Os comerciais interrompidos têm maior probabilidade de serem lembrados do que aqueles que não o são devido ao efeito Zeigarnik. Os anunciantes o utilizam para chamar a atenção e a memória dos telespectadores.

Como evitar o efeito Zeigarnik

Pesquisar da Florida State University mostra que planejar o trabalho antecipadamente e anotá-lo pode libertar sua mente de pensamentos perturbadores sobre trabalhos inacabados. Tenha rituais diários, semanais e mensais para revisar, priorizar e planejar o que pretende fazer. Quando você perder alguma coisa e isso surgir na sua cabeça, não deixe pendurado, anote imediatamente.

Mover tarefas da cabeça para o papel relaxa o cérebro e ajuda você a se concentrar na tarefa em questão.

Algumas outras práticas a serem adotadas:

1. Evite a procrastinação usando o efeito Zeigarnik a seu favor. Em vez de adiar as coisas porque são grandes ou complexas, simplesmente dê um pequeno passo nessa direção. Depois de começar, seu cérebro iniciará o efeito Zeigarnik, permitindo que você continue até o fim.
2. Use o método Pomodoro para dividir seu trabalho em pequenos períodos de tempo concentrado. As pausas táticas no método Pomodoro melhoram a memória e mantêm o ritmo produtivo.

Viés de complexidade

Dada a escolha entre duas soluções concorrentes, é provável que escolhamos a mais complexa.

O jargão chama nossa atenção por meio de explicações simples.

Estratégias difíceis de executar nos impressionam mais do que estratégias simples.

Os produtos sofisticados parecem mais confiáveis, enquanto os comuns parecem inferiores.

Mas a complexidade tem muitos problemas:

1. Saber antecipadamente que algo está difícil pode nos impedir de começar.
2. Obstáculos e desafios ao longo do caminho tornam difícil persistir e podemos desistir cedo demais.
3. Pode atrasar a tomada de decisões.
4. É caro porque requer mais tempo, esforço e recursos para ser feito.
5. Pode ser potencialmente perigoso. Não compreender algo completamente pode levar a suposições e conclusões erradas. Isso pode levar à ocultação de erros e falhas fundamentais.

O viés de complexidade é a tendência de preferir explicações, soluções e argumentos complicados aos fáceis.

Por que caímos no viés da complexidade

Muitas pessoas confundem o simples com o fácil. Encontrar soluções simples para problemas pode, por vezes, exigir mais esforço – um esforço consciente para ir mais fundo e dar lugar à nossa mente criativa, evitando preconceitos para eliminar a complexidade e encontrar soluções que não exijam muitos andaimes para apoiar.

A complexidade em tais casos pode ser uma desculpa para rotular o problema como demasiado confuso e deixá-lo de lado.

Escolhemos a complexidade em vez da simplicidade por outro motivo: ela está falsamente associada à experiência, à inovação e à autoridade. Quanto mais complexa ou avançada for a abordagem, mais superior ela parecerá. Dito de outra forma, se uma solução for demasiado simples, presumimos que não resolverá o problema.

Isso nos faz injetar complexidade e complicar demais as coisas, em vez de escolher uma abordagem mais simples.

\Como disse certa vez Edsger Wybe Dijkstra, um cientista da computação holandês: “A simplicidade é uma grande virtude, mas requer muito trabalho para alcançá-la e educação para apreciá-la. E para piorar a situação: a complexidade vende melhor.”

Exemplo de viés de complexidade

Jim teve a oportunidade de preparar e apresentar o design de um novo produto para toda a sua equipe. Ele queria que a solução se destacasse e estabelecesse credibilidade junto aos outros.

Mas em vez de fazer a pergunta “Qual problema este produto precisa resolver e como posso resolvê-lo da maneira mais simples possível?” ele perguntou: “Que problema este produto precisa resolver e como posso fazer com que pareça bom?”

Tentar tornar a solução atraente levou a escolhas erradas:

1. Em vez de escolher uma tecnologia simples que ele conhecia bem, ele decidiu usar uma nova tecnologia sem experiência ou conhecimento.
2. Ele tomou decisões arquitetônicas complexas para fazer o produto parecer sofisticado.
3. Ele introduziu recursos que agregavam pouco ou nenhum valor ao cliente, mas pareciam interessantes de implementar.

O viés de complexidade, em seu caso, levou a decisões erradas e escolhas terríveis.

Como evitar o viés da complexidade

Para neutralizar o viés da complexidade, aplique a navalha de Occam. É um dos modelos mentais mais úteis para resolver problemas. A navalha de Occam defende a simplicidade, concentrando-se nos elementos-chave do problema, eliminando opções improváveis e encontrando soluções com menos suposições.

Outro modelo mental útil para reduzir a complexidade é o pensamento de primeiros princípios. Requer decompor um problema nos seus blocos de construção fundamentais (os seus elementos essenciais), fazer perguntas poderosas, chegar à verdade básica, separar os factos das suposições e, em seguida, construir uma visão a partir do zero.

Algumas outras práticas a serem adotadas:

1. Como o viés da complexidade impede você de buscar soluções simples, pedir a opinião de outras pessoas pode ser útil. Você pode perguntar “Minha solução é muito complexa ou confusa?”
2. Questione sua intenção. Reformule o objetivo final para alinhá-lo com os resultados que você deseja alcançar.
3. Mostre preconceito para a ação. Em vez de ficar preso na paralisia da análise, dê um pequeno passo em direção ao seu objetivo, veja como funciona e melhore-o lentamente com o tempo.

Falácia do planejamento

Quando se trata de estabelecer prazos, a maioria de nós é altamente otimista. Mesmo que seja algo semelhante ao que fizemos no passado, ainda é provável que subestimemos quanto tempo levará para fazê-lo no futuro.

Demorou uma semana para terminar uma proposta de design da última vez, mas se você tiver que fazer isso de novo, tem certeza de que será feito em menos de uma semana.

Demorou mais de um mês para que seus novos contratados fossem integrados da última vez, mas enquanto planejava o novo lote que chegaria na próxima semana, você alocou apenas 2 semanas.

A falácia do planejamento é o que nos faz comprometer com cronogramas excessivamente otimistas, perder esses prazos e depois nos afogar na culpa, na ansiedade e no estresse. Não levar em consideração as demandas realistas da tarefa leva a um planejamento deficiente para o futuro. Isso prejudica a sua reputação e também quebra a confiança porque quando você perde esses prazos, os outros presumem que você não leva seus compromissos a sério.

Por que caímos na falácia do planejamento

Ao estimar o tempo que levará para concluir uma tarefa específica, ignoramos riscos e outros eventos improváveis que podem nos impedir de concluir a tarefa no prazo.

Levar em consideração o melhor cenário e ignorar os obstáculos que podemos encontrar ao longo do caminho leva a ilusões. Temos as melhores intenções para realizar o trabalho com rapidez e eficiência, mas boas intenções nem sempre são suficientes. Um bom planejamento requer boas habilidades de estimativa.

Outra razão pela qual somos altamente otimistas em relação à conclusão de um trabalho específico é a nossa tendência de ficar presos no âmago da questão enquanto ignoramos o quadro geral. Não levar em conta o panorama geral leva a estimativas inadequadas – fazemos suposições erradas e ignoramos o tempo que levará para integrar nosso trabalho no panorama geral.

Também somos muito ruins em julgar com precisão nossas habilidades e habilidades. Nosso entusiasmo em atingir nossos objetivos contribui para a falácia do planejamento.

\Pior parte? Nem aprendemos com nossos erros do passado. Mesmo quando reconhecemos os erros do passado quando somos excessivamente otimistas, continuamos cometendo os mesmos erros no futuro.

Concentramo-nos no nosso objectivo, ancoramo-nos no nosso plano e negligenciamos as taxas base relevantes, expondo-nos à falácia do planeamento. Nós nos concentramos no que queremos e podemos fazer, negligenciando os planos e habilidades dos outros. Tanto ao explicar o passado como ao prever o futuro, concentramo-nos no papel causal da habilidade e negligenciamos o papel da sorte. Estamos, portanto, propensos a uma ilusão de controle. Nós nos concentramos no que sabemos e negligenciamos o que não sabemos, o que nos torna excessivamente confiantes em nossas crenças.

-Daniel Kahneman

Exemplo da falácia do planejamento

Tina está trabalhando nas estimativas de um novo produto. Ela já trabalhou em um produto semelhante no passado. A última vez que ela construiu o produto, levou 3 meses para ser concluído. O projeto foi inicialmente estimado para 2 meses, mas demorou mais um mês devido a mudanças nos requisitos, um ciclo de testes mais longo e outros problemas imprevistos.

Tina tem experiência do passado que ela deve usar para determinar quanto tempo levará para concluir o projeto atual. No entanto, devido à falácia do planejamento, ela se compromete novamente com um prazo de 2 meses. Ela justifica isso presumindo que sua experiência no projeto anterior a ajudará a concluir as tarefas mais cedo, ignorando completamente o tempo adicional que levará para lidar com problemas inesperados.

Como evitar a falácia do planejamento

Divida o projeto em pequenas partes e estime quanto tempo cada uma levará. Fazer esse trabalho antecipadamente tornará suas estimativas de esforço muito mais próximas da realidade do que ser vagamente guiado por palpites.

Outra ótima estratégia é a recomendada por Daniel Kahneman - ele sugere ter uma visão externa de suas estimativas consultando outras pessoas – fazendo perguntas e identificando problemas e erros cometidos em projetos semelhantes no passado. Você não pode fazer isso para todas as suas tarefas, mas definitivamente faça isso para as mais importantes.

Independentemente de quão bom você seja em estimativas, algum evento improvável pode surgir e fazer seu projeto falhar. Não é possível levar em conta todos esses cenários e planejá-los. Mas o que é possível é adicionar um pouco de margem às suas estimativas – adicionar 20% de espaço para respirar enquanto considera o esforço necessário para fazer algo.

Por fim, e este é o mais importante: implemente um ciclo de feedback em seu processo. Acompanhe o seu tempo. Anote quanto tempo leva para fazer algo. Ao perder prazos, identifique quais erros você cometeu e quais mudanças você precisa em seu processo de planejamento para fazer melhor na próxima vez.

Quando você está consciente de como esses preconceitos – efeito de urgência, efeito Zeigarnik, preconceito de complexidade e falácia de planejamento – afetam seu tempo e aplica as estratégias certas para superá-los, você pode ser mais produtivo.

Resumo

1. A maioria de nós tem dificuldade em realizar o trabalho de forma eficiente porque não prestamos atenção aos preconceitos cognitivos que impedem o uso produtivo do tempo.
2. O efeito urgência nos faz perder tempo atendendo tarefas urgentes em detrimento de tarefas importantes. Não prestar atenção às necessidades futuras nos mantém presos a um ciclo de improdutividade.
3. O efeito Zeigarnik impede-nos de dar o nosso melhor na tarefa que temos em mãos. Quando nossa mente fica nos lembrando de tarefas incompletas ou interrompidas, é difícil manter o foco e prestar atenção.
4. O viés da complexidade nos faz adicionar complexidade desnecessária às soluções, o que aumenta o tempo, o esforço e o custo para resolver até mesmo problemas simples.
5. A falácia do planejamento engana nossa mente para fornecer estimativas altamente otimistas para atingir um determinado objetivo, apesar de nossa experiência anterior nos dizer que será impossível alcançá-lo.

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