İçimizdeki Sabotajcılarla Mücadele Etmek: Verimliliğinizi Etkileyen 4 Bilişsel Önyargı

Zamanımı nasıl ve nerede geçirdiğim konusunda her zaman çok bilinçli oldum. Daha üretken olmanın bariz yollarına - dikkat dağıtıcı olmayan odaklanılmış bir alan oluşturmak, sosyal medyada geçirilen süreyi sınırlamak, işimi küçük zaman dilimlerine bölmek ve canlanmak ve gençleşmek için düzenli aralar vermek - çok fazla dikkat etsem de, kaçırdım çoğu zaman üretkenliğimizin önüne geçen önemli bir unsurdur.

Beynimiz.

İnsan beyni, doğal yeteneklerimiz olarak kabul ettiğimizin çok ötesinde performans sergileyecek olağanüstü bir bilişsel kapasiteye sahiptir, ancak bunun da sınırları vardır. Beynin büyük miktarlarda bilgiyi hızlı bir şekilde önceliklendirmesine ve işlemesine olanak tanıyan bilişsel önyargılar aynı zamanda üretkenliğimizin de önüne geçiyor. Bu zihinsel kısayollar beynin enerjiyi korumanın ve daha verimli çalışmanın yoludur. Ancak aynı zamanda birçok düşünce hatasına da yol açarlar.

Üretkenliğimiz üzerinde en büyük etkiye sahip olan 4 bilişsel önyargıyı burada bulabilirsiniz: önceliklendirme, karar verme, zamanı yönetme ve işi halletme şeklimiz.

1. Aciliyet etkisi
2. Zeigarnik etkisi
3. Karmaşıklık önyargısı
4. Planlama yanılgısı

Aciliyet etkisi

Acil bir görev kapınızı çaldığında, önemli hedeflerin çok uzakta olması ve daha sonraya kadar bekleyebilmesi nedeniyle acil görevler hemen ilgilenmenizi gerektirdiği için önemli işleri bir kenara mı itiyorsunuz?

Aciliyet etkisi, önemli işleri ertelerken zamana duyarlı acil konuları çözmek için her fırsatı atlamamıza neden olur. Mantıksal olarak beynimiz, önemli görevlerin uzun vadede daha büyük getirisi ve ödülleri olduğunu biliyor, ancak bu önyargının etkisi altında, acil olanı önemli olarak algılamanın kurbanı oluyoruz.

Acil görevler bizi meşgul eder ve önemli hissetmemizi sağlar ama aynı zamanda zamanımızı da çalar. Daha etkili çalışma pahasına buna öncelik vermek, bizi bir üretkenlik yanılsamasına hapsediyor.

Neden aciliyet etkisine kanıyoruz?

Önemli görevlerin genellikle belirli bir son tarihi yoktur. Çoğunlukla geleceğe bakmayı ve ihtiyaçlarını proaktif bir şekilde tanımlamayı gerektirdiklerinden zaman alıcı ve karmaşıktırlar. Belirsiz fikirlere açıklık getirmek, önemli kararlar almak veya geleceğe yönelik bir strateji belirlemek yalnızca zaman alıcı değil, aynı zamanda zihinsel olarak da yorucudur.

Acil görevlerin ulaşılması kolay, görünür hedefleri vardır. Büyük bir dopamin darbesiyle anında tatmin olurlar. Dopamin, zevkli deneyimleri hatırlamak ve tekrarlamak için bir takviye görevi gördüğünden, daha etkili çalışma pahasına acil görevlere daha fazla zaman ayırırsınız.

Önemli görevleri sürekli olarak ikinci plana itmek, bizi hiç bitmeyen bir verimsiz seçimler döngüsüne kilitler; önemli işlere daha az zaman ayırmak kaçınılmaz olarak daha sonra daha fazla aciliyet yaratır. Önemli görevler çok fazla geciktirilirse, gereken ilgi gösterilmezse veya gerçek ilgi gösterilmeden yerine getirilirse zamanla acil hale gelir.

Aciliyet etkisi örneği

Gina, CRM ekibinin teknoloji yöneticisidir. ChatGPT'deki en son sürümler ve diğer yapay zeka yenilikleri, işi için bir tehdit haline geliyor. Ancak Gina, bunları gelecekteki stratejilerinin bir parçası haline nasıl getireceklerini planlamaya zaman harcamak yerine, zamanının çoğunu e-postalara, toplantılara ve diğer acil görevlere harcıyor. Meşguliyeti onu verimsizlik ve verimsizlik döngüsünde kilitli tutuyor.

Aciliyet etkisi, önemli işleri bir kenara iterken, e-postalar, sohbet bildirimleri, müşteri iletme işlemleri gibi hemen önündeki işlere daha fazla dikkat etmesini sağlar.

Aciliyet etkisi nasıl önlenir

Aciliyet önyargısından kaçınmaya yönelik harika bir uygulama, önceliklendirme için Eisenhower Matrisinin kullanılmasını içerir. Eisenhower matrisini kullanmak için her görevi tek tek gözden geçirin ve bunları dört olasılığa ayırın:

1. Önemli ve Acil (1. Çeyrek): burada geçirilen süreyi azaltın
2. Önemli ve Acil Değil (2. Çeyrek): Bu görevleri bilinçli olarak önceliklendirin ve planlayın
3. Önemli ve Acil Değil (3. Çeyrek): bu görevleri devredin
4. Önemli Değil ve Acil Değil (4. Çeyrek): dağınıklığı giderin ve ortadan kaldırın.

Önemli işleri yapmak için takvimde bilinçli olarak özel saatler planlamak, onlara kesintisiz olarak katılma olasılığınızı artırır.

Benimsenecek diğer birkaç uygulama:

1. E-postalara, sohbetlere veya benzeri diğer görevlere yanıt vermek için belirli zaman aralıkları ayırın.
2. Toplantılarda harcanan zamanı azaltın.
3. En önemli işinizi yapmak için verimliliğin en yüksek olduğu dönemi kullanın. Enerjinizi işin fiziksel ve zihinsel gereksinimleriyle eşleştirmek, işinizi en iyi şekilde yapmanızı sağlayacak ve vazgeçmek yerine devam etme olasılığınızı artıracaktır.
4. Önemli görevler için son tarihler belirleyin ve bunları yerine getirme konusunda kendinizi sorumlu tutun.

Zeigarnik etkisi

İşe başladığımızda ya da odaklanmaya çalıştığımızda, tamamlanmamış görevlerle ilgili düşünceler kafamızda belirmeye devam ediyor.

*Yanıtlamadığımız e-postalar.*

Yarışmak için tasarım bekleniyor.

Planlanacak toplantılar.

…vesaire.

Bir an bile dikkatimizi dağıtan bu müdahaleci düşünceler, konsantre olmamızı ve anlamlı bir iş yapmamızı zorlaştırır. Tamamlanmamış işlerden kaynaklanan dikkat dağılmaları, bir akış durumuna girmemizi engeller; bu, tamamen bir göreve daldığımız ve zamanın durmuş gibi göründüğü bir durumdur. Akış, dikkat dağıtıcı unsurları en aza indirir, ertelemeyi önler ve yüksek performans ve üretkenliğe yol açar.

Adını bunu ilk keşfeden psikolog Zeigarnik'ten alan etki, tamamlanmamış veya yarıda kesilen görevleri tamamlanmış olanlardan daha iyi hatırlama eğilimini ifade ediyor. Beynimizin bize sürekli olarak bir şey yapmadığımızı hatırlatmasına izin vermek oldukça rahatsız edicidir ve hatta strese, kaygıya ve tükenmişliğe yol açabilir.

Neden Zeigarnik etkisine kanıyoruz?

Zeigarnik ve profesörü Kurt Lewin, restoran garsonlarının hiçbir şey yazmamasına rağmen herkesin siparişlerini hatırladığını gözlemledi. Ancak fatura ödenir ödenmez müşterilerinin kim olduğuna ya da ne sipariş ettiklerine dair çok az anıları vardı ya da hiç yoktu.

Bu, Zeigarnik'in insan zihninin tamamlanmış görevlere, henüz tamamlanması gereken görevlerden farklı davrandığı sonucuna varmasına dayanan bir dizi deneye yol açtı. Başlanmış bir görev, göreve özgü bir gerilim oluşturur ve bu da onu hafızamızın ön sıralarında tutar. Görev tamamlandığında gerginlik azalır ancak görev kesintiye uğrarsa veya henüz tamamlanmazsa devam eder.

Bu yüzden tamamlanmamış işler peşimize düşüp duruyor. Başka bir deyişle, bu hatırlatıcılar, ancak başka bir projenin ortasında dikkatimizi dağıtmadıkları sürece, tamamlanmamış projeleri bitirmemize yardımcı olmak için yararlı olabilir.

Dikkat enerji gibidir; onsuz hiçbir iş yapılamaz ve iş yapılırken boşa gider. Bu enerjiyi nasıl kullandığımıza göre kendimizi yaratırız. Anılar, düşünceler ve duygular onu nasıl kullandığımıza göre şekillenir. Ve bu, istediğimizi yapabileceğimiz, kontrol altındaki bir enerjidir; dolayısıyla dikkat, deneyimin kalitesini artırma görevinde en önemli aracımızdır.

– Mihaly Csikszentmihalyi

Zeigarnik etkisi örneği

Zeigarnik etkisi oyunlaştırmada kullanılır:

• Kullanıcılara bir görevi tamamlamaya ne kadar yaklaştıklarını bildiren ilerleme takipçileri. Örneğin, kullanıcılar "Profilinizin %34'ü tamamlandı" gibi bir mesaj gördüklerinde, eksik ayrıntıların tamamını sağlamak için birkaç dakika harcama olasılıkları daha yüksektir. Bu teknik, LinkedIn tarafından kullanıcı bilgilerini süper akıllı bir şekilde toplamak için kullanılır.
• Kullanıcılara, kullanıcıları daha hızlı ve daha etkili bir şekilde dahil etme konusunda adım adım net bir akış sağlayan kontrol listeleri.
• Zeigarnik etkisi nedeniyle kesintiye uğrayan reklamların hatırlanma olasılığı, kesintiye uğramayan reklamlara göre daha fazladır. Reklamverenler bunu izleyicilerin dikkatini ve hafızasını yakalamak için kullanır.

Zeigarnik etkisi nasıl önlenir?

Araştırma Florida Eyalet Üniversitesi tarafından yapılan bir çalışma, işi önceden planlamanın ve bunu yazmanın, zihninizi, bitmemiş işlerle ilgili dikkat dağıtıcı düşüncelerden kurtarabileceğini gösteriyor. Yapmayı düşündüğünüz şeyi gözden geçirmek, önceliklendirmek ve planlamak için günlük, haftalık ve aylık ritüelleriniz olsun. Bir şeyi kaçırdığınızda ve kafanızda belirdiğinde, onu orada asılı bırakmayın, hemen yazın.

Görevleri kafanızdan kağıda aktarmak beyninizi rahatlatır ve elinizdeki göreve odaklanmanıza yardımcı olur.

Benimsenecek diğer birkaç uygulama:

1. Zeigarnik etkisini avantajınıza kullanarak ertelemekten kaçının. İşleri büyük veya karmaşık olduğu için ertelemek yerine, ona doğru çok küçük bir adım atın. Bir kez başladığınızda beyniniz Zeigarnik etkisini başlatacak ve sonuna kadar devam etmenizi sağlayacaktır.
2. Çalışmanızı küçük odaklanmış zaman dilimlerine bölmek için Pomodoro yöntemini kullanın. Pomodoro yöntemindeki taktiksel molalar hafızayı geliştirir ve üretkenliğin devam etmesini sağlar.

Karmaşıklık önyargısı

İki rakip çözüm arasında seçim yapmamız durumunda, muhtemelen daha karmaşık olanı seçeceğiz.

Jargon basit açıklamalarla dikkatimizi çekiyor.

Uygulaması zor stratejiler bizi basit stratejilerden daha çok etkiler.

Sofistike ürünler daha otoriter görünürken sıradan olanlar daha kalitesiz görünür.

Ancak karmaşıklığın birçok sorunu vardır:

1. Bir şeyin zor olduğunu önceden bilmek, başlamamıza engel olabilir.
2. Yol boyunca engeller ve zorluklar devam etmeyi zorlaştırır ve çok çabuk pes edebiliriz.
3. Karar vermeyi geciktirebilir.
4. Yapılması daha fazla zaman, çaba ve kaynak gerektirdiğinden maliyetlidir.
5. Potansiyel olarak tehlikeli olabilir. Bir şeyin tam olarak anlaşılmaması yanlış varsayımlara ve sonuçlara yol açabilir. Hataların ve temel kusurların gizlenmesine yol açabilir.

Karmaşıklık önyargısı, karmaşık açıklamaları, çözümleri ve tartışmaları kolay olanlara tercih etme eğilimidir.

Neden karmaşıklık önyargısına kanıyoruz?

Birçok kişi basit ile kolayı karıştırıyor. Sorunlara basit çözümler bulmak bazen daha fazla çaba gerektirebilir; daha derine inmek ve yaratıcı zihnimize yer açmak için bilinçli bir çaba, karmaşıklığı ortadan kaldırmak için önyargılardan kaçınmak ve desteklenmesi için çok fazla iskele gerektirmeyen çözümler bulmak.

Bu gibi durumlarda karmaşıklık, sorunu çok kafa karıştırıcı olarak nitelendirip bir kenara itmek için bir bahane olabilir.

Başka bir nedenden ötürü karmaşıklığı basitlik yerine seçiyoruz: Yanlışlıkla uzmanlık, yenilik ve otorite ile ilişkilendiriliyor. Yaklaşım ne kadar karmaşık veya gelişmiş olursa, o kadar üstün görünür. Başka bir deyişle, eğer bir çözüm çok basitse sorunu çözmeyeceğini varsayarız.

Bu, daha basit bir yaklaşım seçmek yerine karmaşıklığı enjekte etmemize ve işleri aşırı karmaşık hale getirmemize neden oluyor.

\Hollandalı bilgisayar bilimcisi Edsger Wybe Dijkstra'nın bir zamanlar söylediği gibi: "Basitlik büyük bir erdemdir, ancak bunu başarmak için çok çalışmanız ve bunun değerini anlamak için eğitim gerekir. Ve daha da kötüsü: karmaşıklık daha iyi satıyor.

Karmaşıklık önyargısı örneği

Jim, yeni bir ürünün tasarımını hazırlayıp tüm ekibine sunma fırsatı buldu. Çözümün öne çıkmasını ve başkaları nezdinde güvenilirlik sağlamasını istedi.

Ancak “Bu ürünün hangi sorunu çözmesi gerekiyor ve bunu mümkün olan en basit şekilde nasıl çözebilirim?” sorusunu sormak yerine. “Bu ürünün hangi sorunu çözmesi gerekiyor ve onu nasıl güzel gösterebilirim?” diye sordu.

Çözümü çekici hale getirmeye çalışmak kötü seçimlere yol açtı:

1. İyi anladığı basit bir teknolojiyi seçmek yerine, tecrübesi ve uzmanlığı olmayan yeni bir teknolojiyi kullanmaya karar verdi.
2. Ürünün sofistike görünmesini sağlamak için karmaşık mimari kararlar aldı.
3. Müşteriye çok az değer katan veya hiç değer katmayan ancak uygulanması ilginç görünen özellikleri tanıttı.

Onun durumunda karmaşıklık yanlılığı kötü kararlara ve berbat seçimlere yol açtı.

Karmaşıklık yanlılığından nasıl kaçınılır?

Karmaşıklık önyargısını ortadan kaldırmak için Occam'ın usturasını kullanın. Sorunları çözmek için en kullanışlı zihinsel modellerden biridir. Occam'ın usturası, sorunun temel unsurlarına odaklanarak, olası olmayan seçenekleri ortadan kaldırarak ve daha az varsayımla çözümler bularak basitliği savunur.

Karmaşıklığı azaltmaya yönelik bir diğer faydalı zihinsel model, ilk prensip düşüncesidir. Bir problemi temel yapı taşlarına (temel unsurlarına) ayırmayı, güçlü sorular sormayı, temel gerçeğe inmeyi, gerçekleri varsayımlardan ayırmayı ve ardından sıfırdan bir bakış açısı oluşturmayı gerektirir.

Benimsenecek diğer birkaç uygulama:

1. Karmaşıklık önyargısı sizi basit çözümler aramaktan koruduğu için başkalarının fikirlerini sormak faydalı olabilir. “Çözümüm çok mu karmaşık veya kafa karıştırıcı?” diye sorabilirsiniz.
2. Niyetinizi sorgulayın. Nihai hedefi, elde etmek istediğiniz sonuçlarla uyumlu hale getirecek şekilde yeniden çerçeveleyin.
3. Eylem için önyargı gösterin. Analiz felcine takılıp kalmak yerine hedefinize doğru küçük bir adım atın, nasıl çalıştığını görün ve zaman içinde yavaş yavaş geliştirin.

Planlama yanılgısı

Son teslim tarihlerini belirlemeye gelince çoğumuz oldukça iyimseriz. Geçmişte yaptıklarımıza benzer bir şey olsa bile, gelecekte bunu yapmanın ne kadar zaman alacağını hala hafife almamız muhtemeldir.

Geçen sefer bir tasarım teklifini bitirmek bir hafta sürdü, ancak bunu tekrar yapmak zorunda kalırsanız, bir haftadan kısa sürede tamamlanacağından emin olabilirsiniz.

Geçen sefer yeni işe alınanların işe alınması bir aydan fazla sürdü, ancak gelecek hafta gelecek yeni grubun planını yaparken yalnızca 2 hafta ayırdınız.

Planlama yanılgısı, aşırı iyimser zaman çizelgelerine bağlı kalmamıza, bu son teslim tarihlerini kaçırmamıza ve ardından suçluluk, kaygı ve stres içinde boğulmamıza neden olan şeydir. Görevin gerçekçi taleplerini hesaba katmamak, gelecek için kötü planlamaya yol açar. İtibarınıza zarar verir ve aynı zamanda güveni de zedeler çünkü bu son teslim tarihlerini kaçırdığınızda, diğerleri taahhütlerinizi ciddiye almadığınızı varsayarlar.

Neden planlama yanılgısına düşüyoruz?

Belirli bir görevi tamamlamak için gereken süreyi tahmin ederken, görevi zamanında tamamlamamızı engelleyebilecek riskleri ve diğer beklenmedik olayları göz ardı ederiz.

En iyi senaryoyu hesaba katmak ve yol boyunca karşılaşabileceğimiz engelleri göz ardı etmek, temennilere yol açar. İşi hızlı ve verimli bir şekilde tamamlamak için en iyi niyetimiz var ancak iyi niyet her zaman yeterli değildir. İyi planlama, iyi tahmin becerileri gerektirir.

Belirli bir işi tamamlama konusunda son derece iyimser olmamızın bir başka nedeni de, büyük resmi göz ardı ederek işin özüne takılıp kalma eğilimimizdir. Büyük resmi hesaba katmamak kötü tahminlere yol açar; yanlış varsayımlarda bulunuruz ve çalışmamızı büyük resme entegre etmek için gereken süreyi göz ardı ederiz.

Becerilerimizi ve yeteneklerimizi doğru bir şekilde değerlendirme konusunda da gerçekten kötüyüz. Hedeflerimize ulaşma heyecanımız planlama yanılgısını artırır.

\En kötü yanı? Geçmişteki hatalarımızdan ders bile alamıyoruz. Aşırı iyimser olduğumuzda geçmişteki hatalarımızın farkına varabilsek bile gelecekte aynı hataları yapmaya devam ederiz.

Hedefimize odaklanırız, planımıza sadık kalırız ve ilgili temel oranları ihmal ederek kendimizi planlama yanılgısına maruz bırakırız. Başkalarının planlarını ve becerilerini göz ardı ederek yapmak istediklerimize ve yapabileceklerimize odaklanıyoruz. Hem geçmişi açıklarken hem de geleceği tahmin ederken becerinin nedensel rolüne odaklanıyoruz ve şansın rolünü ihmal ediyoruz. Bu nedenle kontrol yanılsamasına eğilimliyiz. Bildiklerimize odaklanıp bilmediklerimizi ihmal ediyoruz, bu da inançlarımıza aşırı güvenmemize neden oluyor.

-Daniel Kahneman

Planlama yanılgısına örnek

Tina yeni bir ürünün tahminleri üzerinde çalışıyor. Geçmişte benzer bir ürün üzerinde çalışmıştı. Ürünü en son yaptığında tamamlaması 3 ay sürmüştü. Projenin başlangıçta 2 ay süreceği tahmin edildi ancak gereksinim değişiklikleri, daha uzun bir test döngüsü ve diğer öngörülemeyen sorunlar nedeniyle ek bir ay daha sürdü.

Tina'nın mevcut projeyi tamamlamanın ne kadar süreceğini belirlemek için kullanması gereken geçmişten gelen deneyimleri var. Ancak planlama hatası nedeniyle tekrar 2 aylık bir süre taahhüt ediyor. Beklenmedik sorunlarla başa çıkmak için gereken ek süreyi tamamen göz ardı ederken, geçmişteki projeden edindiği deneyimin görevleri daha çabuk bitirmesine yardımcı olacağını varsayarak bunu haklı çıkarıyor.

Planlama hatalarından nasıl kaçınılır?

Projeyi küçük parçalara ayırın ve her birinin ne kadar süreceğini tahmin edin. Bu çalışmayı önceden yapmak, çaba tahminlerinizi belirsiz bir önseziyle yönlendirilmekten ziyade gerçeğe çok daha yakın hale getirecektir.

Bir başka harika strateji de Daniel Kahneman'ın önerdiği stratejidir - Başkalarına danışarak tahminlerinize dışarıdan bakmanızı, sorular sormanızı ve onların geçmişte benzer projelerde yaptıkları sorunları ve hataları belirlemenizi önerir. Bunu tüm görevleriniz için yapamazsınız ama kesinlikle en önemli görevleriniz için yapın.

Tahmin etme konusunda ne kadar iyi olursanız olun, beklenmedik bir olay aniden ortaya çıkabilir ve projenizin suya düşmesine neden olabilir. Bu tür her senaryoyu dikkate alıp planlama yapmak mümkün değildir. Ancak tahminlerinize biraz tampon eklemek mümkün; bir şeyi yapmak için gereken çabayı göz önünde bulundurarak %20'lik bir nefes alma alanı ekleyin.

Son olarak ve en önemlisi de şudur: Sürecinize bir geri bildirim döngüsü uygulayın. Zamanınızı takip edin. Bir şeyi yapmanın ne kadar sürdüğünü not edin. Son teslim tarihlerini kaçırdığınızda, hangi hataları yaptığınızı ve bir dahaki sefere daha iyisini yapmak için planlama sürecinizde hangi değişikliklere ihtiyacınız olduğunu belirleyin.

Bu önyargıların (Aciliyet etkisi, Zeigarnik etkisi, Karmaşıklık önyargısı ve Planlama yanılgısı) zamanınızı nasıl etkilediğinin bilincinde olduğunuzda ve bunların üstesinden gelmek için doğru stratejileri uyguladığınızda, en üretken benliğiniz olabilirsiniz.

Özet

1. Çoğumuz işimizi verimli bir şekilde yapmakta zorlanıyoruz çünkü zamanı verimli kullanmamızın önüne geçen bilişsel önyargılara dikkat etmiyoruz.
2. Aciliyet etkisi, önemli görevler pahasına acil görevlere katılarak zaman kaybetmemize neden olur. Gelecekteki ihtiyaçlara dikkat etmemek bizi verimsizlik döngüsüne hapsediyor.
3. Zeigarnik etkisi elimizdeki göreve elimizden gelenin en iyisini yapmamızı engeller. Zihnimiz bize sürekli olarak tamamlanmamış veya kesintiye uğramış görevleri hatırlattığında, odaklanmak ve dikkatimizi vermek zorlaşır.
4. Karmaşıklık önyargısı, çözümlere gereksiz karmaşıklık eklememize neden olur ve bu da basit sorunları bile çözmek için gereken zamanı, çabayı ve maliyeti artırır.
5. Planlama yanılgısı, önceki deneyimlerimizin bize bunu başarmanın imkansız olacağını söylemesine rağmen, belirli bir hedefe ulaşmak için oldukça iyimser tahminler vermek üzere zihnimizi kandırır.

Daha fazla hikaye için beni LinkedIn'de veya buradan takip edin.