Giải quyết những kẻ phá hoại bên trong: 4 thành kiến nhận thức ảnh hưởng đến năng suất của bạn

Tôi luôn rất ý thức về việc mình sử dụng thời gian như thế nào và ở đâu. Mặc dù tôi rất chú ý đến những cách rõ ràng để làm việc hiệu quả hơn – tạo ra một vùng tập trung không bị phân tâm, giới hạn thời gian trên mạng xã hội, chia công việc của mình thành những khoảng thời gian nhỏ và nghỉ ngơi thường xuyên để hồi phục và trẻ hóa – nhưng tôi đã bỏ lỡ một yếu tố quan trọng thường cản trở năng suất của chúng ta.

Não của chúng ta.

Bộ não con người có khả năng nhận thức vượt trội này để hoạt động ở những mức độ vượt xa những gì chúng ta coi là khả năng tự nhiên của mình, nhưng không phải là không có giới hạn. Những thành kiến về nhận thức cho phép não ưu tiên và xử lý lượng lớn thông tin một cách nhanh chóng cũng cản trở năng suất của chúng ta. Những lối tắt tinh thần này là cách não bộ tiết kiệm năng lượng và làm việc hiệu quả hơn. Nhưng chúng cũng dẫn tới nhiều lỗi tư duy.

Dưới đây là 4 thành kiến nhận thức có tác động lớn nhất đến năng suất của chúng ta—cách chúng ta ưu tiên, đưa ra quyết định, quản lý thời gian và hoàn thành công việc.

1. Hiệu ứng khẩn cấp
2. hiệu ứng Zeigarnik
3. Độ lệch phức tạp
4. Lập kế hoạch sai lầm

Hiệu ứng khẩn cấp

Khi một nhiệm vụ khẩn cấp đến gõ cửa, bạn có gạt công việc quan trọng sang một bên vì những nhiệm vụ khẩn cấp đòi hỏi bạn phải chú ý ngay lập tức trong khi những mục tiêu quan trọng còn ở rất xa trong tương lai và có thể đợi đến sau này?

Hiệu ứng khẩn cấp khiến chúng ta chớp lấy mọi cơ hội để giải quyết các vấn đề khẩn cấp nhạy cảm về thời gian trong khi trì hoãn công việc quan trọng. Về mặt lý trí, bộ não của chúng ta biết rằng những nhiệm vụ quan trọng sẽ mang lại kết quả lớn hơn và phần thưởng lớn hơn về lâu dài, nhưng dưới tác động của thành kiến này, chúng ta trở thành nạn nhân của việc coi khẩn cấp là quan trọng.

Những nhiệm vụ khẩn cấp khiến chúng ta bận rộn và khiến chúng ta cảm thấy mình quan trọng, nhưng chúng cũng làm mất thời gian của chúng ta. Ưu tiên nó mà phải trả giá bằng những công việc có hiệu quả hơn khiến chúng ta bị mắc kẹt trong ảo tưởng về năng suất.

Tại sao chúng ta rơi vào hiệu ứng khẩn cấp

Những nhiệm vụ quan trọng thường không có thời hạn cụ thể. Chúng tốn thời gian và phức tạp vì chúng thường đòi hỏi phải nhìn về tương lai và chủ động xác định nhu cầu của nó. Đưa ra sự rõ ràng cho những ý tưởng mơ hồ, đưa ra những quyết định quan trọng hoặc vạch ra chiến lược cho tương lai không chỉ tốn thời gian mà còn gây áp lực về mặt tinh thần.

Nhiệm vụ khẩn cấp có mục tiêu rõ ràng, dễ tiếp cận. Chúng mang lại sự hài lòng ngay lập tức nhờ lượng lớn dopamine. Vì dopamine đóng vai trò như một chất tăng cường để ghi nhớ và lặp lại những trải nghiệm thú vị, nên cuối cùng bạn sẽ dành nhiều thời gian hơn cho những nhiệm vụ cấp bách mà phải trả giá bằng những công việc có tác động hiệu quả hơn.

Việc liên tục đẩy các nhiệm vụ quan trọng sang một bên khiến chúng ta bị mắc kẹt trong một vòng luẩn quẩn không bao giờ kết thúc của những lựa chọn không hiệu quả—dành ít thời gian hơn cho những công việc quan trọng chắc chắn sẽ tạo ra nhiều sự cấp bách hơn sau này. Những nhiệm vụ quan trọng sẽ trở nên cấp bách vào đúng thời điểm nếu bị trì hoãn quá nhiều, không được quan tâm đúng mức hoặc được thực hiện mà không có hứng thú thực sự.

Ví dụ về hiệu ứng khẩn cấp

Gina là giám đốc công nghệ của nhóm CRM. Các bản phát hành mới nhất trong ChatGPT và các cải tiến AI khác đang trở thành mối đe dọa đối với hoạt động kinh doanh của cô. Nhưng thay vì dành thời gian lên kế hoạch biến chúng thành một phần trong chiến lược tương lai của mình, Gina lại dành phần lớn thời gian của mình cho email, cuộc họp và các nhiệm vụ cấp bách khác. Sự bận rộn khiến cô bị nhốt trong vòng luẩn quẩn của sự kém năng suất và kém hiệu quả.

Hiệu ứng khẩn cấp khiến cô chú ý hơn đến công việc trước mắt—email, thông báo trò chuyện, báo cáo của khách hàng—đồng thời đẩy công việc quan trọng sang một bên.

Làm thế nào để tránh hiệu ứng khẩn cấp

Một phương pháp hay để tránh thành kiến khẩn cấp là sử dụng Ma trận Eisenhower để sắp xếp thứ tự ưu tiên. Để sử dụng ma trận Eisenhower, hãy thực hiện từng nhiệm vụ một và tách chúng thành bốn khả năng:

1. Quan trọng và khẩn cấp (Góc phần tư 1): giảm thời gian ở đây
2. Quan trọng và Không khẩn cấp (Góc phần tư 2): có ý thức ưu tiên và lên lịch cho các nhiệm vụ này
3. Không quan trọng và khẩn cấp (Góc phần tư 3): giao phó những nhiệm vụ này
4. Không quan trọng và không khẩn cấp (Góc phần tư 4): dọn dẹp và loại bỏ.

Lên kế hoạch một cách có ý thức cho những giờ dành riêng trên lịch để thực hiện những công việc quan trọng sẽ giúp bạn có nhiều khả năng thực hiện chúng mà không bị gián đoạn.

Một số phương pháp thực hành khác có thể áp dụng:

1. Dành các khoảng thời gian cụ thể để trả lời email, trò chuyện hoặc các tác vụ tương tự khác.
2. Giảm thời gian dành cho các cuộc họp.
3. Tận dụng khoảng thời gian năng suất cao nhất để thực hiện công việc quan trọng nhất của bạn. Việc kết hợp năng lượng của bạn với nhu cầu thể chất và tinh thần của công việc sẽ giúp bạn thực hiện công việc tốt nhất, khiến bạn có nhiều khả năng tiếp tục thay vì bỏ cuộc.
4. Đặt thời hạn cho các nhiệm vụ quan trọng và tự chịu trách nhiệm về việc đáp ứng chúng.

hiệu ứng Zeigarnik

Những suy nghĩ về những nhiệm vụ còn dang dở cứ hiện lên trong đầu chúng ta ngay khi chúng ta bắt tay vào làm việc hoặc đang cố gắng tập trung.

*Những email chúng tôi chưa trả lời.*

Đang chờ thiết kế để cạnh tranh.

Các cuộc họp để lên lịch.

… vân vân và vân vân.

Những suy nghĩ xâm nhập này làm mất đi sự chú ý của chúng ta dù chỉ trong tích tắc, khiến chúng ta khó tập trung và hoàn thành bất kỳ công việc có ý nghĩa nào. Sự xao lãng do công việc chưa hoàn thành ngăn cản chúng ta bước vào trạng thái trôi chảy - đó là khi chúng ta hoàn toàn đắm chìm vào một nhiệm vụ và thời gian dường như đứng yên. Dòng chảy giảm thiểu sự xao lãng, ngăn chặn sự trì hoãn và dẫn đến hiệu suất và năng suất cao.

Được đặt theo tên nhà tâm lý học Zeigarnik, người đầu tiên phát hiện ra nó, hiệu ứng này đề cập đến xu hướng ghi nhớ những nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn tốt hơn những nhiệm vụ đã hoàn thành. Việc để bộ não liên tục nhắc nhở chúng ta rằng chúng ta chưa làm điều gì đó là điều khá khó chịu và thậm chí có thể dẫn đến căng thẳng, lo lắng và kiệt sức.

Tại sao chúng ta bị ảnh hưởng bởi hiệu ứng Zeigarnik

Zeigarnik và giáo sư Kurt Lewin của cô quan sát thấy những người phục vụ nhà hàng của họ ghi nhớ yêu cầu gọi món của mọi người mặc dù không bao giờ viết ra bất cứ điều gì. Nhưng ngay sau khi thanh toán hóa đơn, họ gần như không còn nhớ gì về khách hàng của mình là ai hoặc họ đã gọi món gì.

Điều này dẫn đến một loạt thí nghiệm, dựa trên đó Zeigarnik kết luận rằng tâm trí con người xử lý những nhiệm vụ đã hoàn thành khác với những nhiệm vụ vẫn chưa hoàn thành. Một nhiệm vụ đã được bắt đầu sẽ tạo ra sự căng thẳng cho từng nhiệm vụ cụ thể, khiến nó luôn hiện diện trong trí nhớ của chúng ta. Căng thẳng giảm bớt khi hoàn thành nhiệm vụ nhưng vẫn tồn tại nếu nó bị gián đoạn hoặc chưa hoàn thành.

Đó là lý do tại sao những công việc còn dang dở cứ quay trở lại ám ảnh chúng ta. Nhìn theo một cách khác, những lời nhắc này có thể hữu ích để giúp chúng ta hoàn thành những dự án chưa hoàn thành chỉ khi chúng không làm chúng ta mất tập trung ngay giữa một dự án khác.

Sự chú ý giống như năng lượng ở chỗ nếu không có nó thì công việc không thể được thực hiện và khi thực hiện công việc sẽ tiêu tan. Chúng ta tạo ra chính mình bằng cách chúng ta sử dụng năng lượng này. Ký ức, suy nghĩ và cảm xúc đều được định hình bởi cách chúng ta sử dụng nó. Và đó là một năng lượng được kiểm soát, có thể làm theo ý muốn của chúng ta; do đó sự chú ý là công cụ quan trọng nhất của chúng ta trong nhiệm vụ nâng cao chất lượng trải nghiệm.

― Mihaly Csikszentmihalyi

Ví dụ về hiệu ứng Zeigarnik

Hiệu ứng Zeigarnik được sử dụng trong gamification:

• Trình theo dõi tiến độ thông báo cho người dùng về mức độ hoàn thành nhiệm vụ của họ. Ví dụ: khi người dùng nhìn thấy thông báo như "Hồ sơ của bạn đã hoàn thành 34%", nhiều khả năng họ sẽ dành vài phút để cung cấp tất cả các chi tiết còn thiếu. Kỹ thuật này được LinkedIn sử dụng để thu thập thông tin người dùng một cách siêu thông minh.
• Danh sách kiểm tra cung cấp cho người dùng quy trình từng bước rõ ràng để hướng dẫn người dùng tham gia nhanh hơn và hiệu quả hơn.
• Những quảng cáo bị gián đoạn có nhiều khả năng được ghi nhớ hơn những quảng cáo không có hiệu ứng Zeigarnik. Các nhà quảng cáo sử dụng nó để thu hút sự chú ý và ghi nhớ của người xem.

Làm thế nào để tránh hiệu ứng Zeigarnik

Nghiên cứu của Đại học Bang Florida cho thấy rằng việc lập kế hoạch trước và viết nó ra có thể giúp bạn giải phóng tâm trí khỏi những suy nghĩ xao lãng về công việc còn dang dở. Có các thói quen hàng ngày, hàng tuần và hàng tháng để xem xét, ưu tiên và lên kế hoạch cho những việc bạn định làm. Khi bạn bỏ lỡ điều gì đó và nó hiện lên trong đầu bạn, đừng để nó lơ lửng ở đó mà hãy viết ngay ra giấy.

Việc chuyển nhiệm vụ từ đầu bạn sang giấy sẽ giúp thư giãn não bộ và giúp bạn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

Một số phương pháp thực hành khác có thể áp dụng:

1. Tránh sự trì hoãn bằng cách sử dụng hiệu ứng Zeigarnik để tạo lợi thế cho bạn. Thay vì trì hoãn mọi việc vì chúng lớn lao hoặc phức tạp, bạn chỉ cần thực hiện một bước rất nhỏ để thực hiện nó. Khi bạn bắt đầu, não của bạn sẽ kích hoạt hiệu ứng Zeigarnik để giúp bạn tiếp tục làm việc cho đến cuối cùng.
2. Sử dụng phương pháp Pomodoro để chia công việc của bạn thành những phần thời gian tập trung nhỏ. Những sự phá vỡ chiến thuật trong phương pháp Pomodoro sẽ cải thiện trí nhớ và duy trì động lực làm việc hiệu quả.

Độ lệch phức tạp

Đưa ra lựa chọn giữa hai giải pháp cạnh tranh nhau, chúng ta có xu hướng chọn giải pháp phức tạp hơn.

Biệt ngữ thu hút sự chú ý của chúng tôi qua những lời giải thích đơn giản.

Những chiến lược khó thực hiện gây ấn tượng với chúng ta hơn những chiến lược đơn giản.

Các sản phẩm tinh vi có vẻ uy tín hơn trong khi những sản phẩm thông thường có vẻ kém chất lượng hơn.

Nhưng sự phức tạp có nhiều vấn đề:

1. Biết trước rằng có điều gì đó khó khăn có thể khiến chúng ta không thể bắt đầu.
2. Những trở ngại và thử thách trên đường đi khiến chúng ta khó có thể kiên trì và có thể bỏ cuộc quá sớm.
3. Nó có thể trì hoãn việc ra quyết định.
4. Việc này tốn kém vì đòi hỏi nhiều thời gian, công sức và nguồn lực hơn để hoàn thành.
5. Nó có thể nguy hiểm. Không hiểu điều gì đó một cách đầy đủ có thể dẫn đến những giả định và kết luận sai lầm. Nó có thể dẫn đến việc che giấu những sai lầm và sai sót cơ bản.

Thiên kiến phức tạp là xu hướng thích những giải thích, giải pháp và lập luận phức tạp hơn những giải pháp, giải pháp và lập luận phức tạp.

Tại sao chúng ta rơi vào thành kiến phức tạp

Nhiều người lầm tưởng đơn giản là dễ dàng. Việc tìm kiếm các giải pháp đơn giản cho các vấn đề đôi khi có thể đòi hỏi nhiều nỗ lực hơn—một nỗ lực có ý thức để đào sâu hơn và nhường chỗ cho trí óc sáng tạo của chúng ta, tránh những thành kiến để vượt qua sự phức tạp và tìm ra các giải pháp không cần quá nhiều giàn giáo để hỗ trợ.

Sự phức tạp trong những trường hợp như vậy có thể là cái cớ để gán cho vấn đề là quá khó hiểu và gạt nó sang một bên.

Chúng tôi chọn sự phức tạp thay vì sự đơn giản vì một lý do khác: nó bị nhầm lẫn với chuyên môn, sự đổi mới và quyền hạn. Cách tiếp cận càng phức tạp hoặc tiên tiến thì nó càng có vẻ ưu việt hơn. Nói cách khác, nếu một giải pháp quá đơn giản, chúng ta cho rằng nó sẽ không giải quyết được vấn đề.

Điều này khiến chúng ta thêm vào sự phức tạp và phức tạp hóa mọi thứ thay vì chọn một cách tiếp cận đơn giản hơn.

\Như Edsger Wybe Dijkstra, một nhà khoa học máy tính người Hà Lan đã từng nói “Sự đơn giản là một đức tính tuyệt vời nhưng nó đòi hỏi phải làm việc chăm chỉ để đạt được nó và có trình độ học vấn để đánh giá cao nó. Và còn tệ hơn nữa: sự phức tạp lại bán chạy hơn.”

Ví dụ về độ lệch phức tạp

Jim có cơ hội chuẩn bị và trình bày thiết kế của một sản phẩm mới với toàn bộ nhóm của mình. Ông muốn giải pháp này nổi bật và tạo được uy tín với người khác.

Nhưng thay vì đặt câu hỏi “Sản phẩm này cần giải quyết vấn đề gì và làm cách nào để giải quyết nó theo cách đơn giản nhất có thể?” anh ấy hỏi: “Sản phẩm này cần giải quyết vấn đề gì và tôi có thể làm cho nó trông đẹp mắt như thế nào?”

Cố gắng làm cho giải pháp trở nên hấp dẫn dẫn đến những lựa chọn sai lầm:

1. Thay vì chọn một công nghệ đơn giản mà anh hiểu rõ, anh quyết định sử dụng một công nghệ mới không có kinh nghiệm hay chuyên môn.
2. Ông đã đưa ra những quyết định về kiến trúc phức tạp để làm cho sản phẩm trông tinh xảo.
3. Anh ấy đã giới thiệu những tính năng mang lại ít hoặc không có giá trị gì cho khách hàng nhưng nghe có vẻ thú vị khi triển khai.

Trong trường hợp của ông, thành kiến phức tạp đã dẫn đến những quyết định sai lầm và những lựa chọn tồi tệ.

Làm thế nào để tránh sự thiên vị phức tạp

Để chống lại sự thiên vị phức tạp, hãy áp dụng dao cạo của Occam. Đây là một trong những mô hình tinh thần hữu ích nhất để giải quyết vấn đề. Dao cạo của Occam ủng hộ sự đơn giản bằng cách tập trung vào các yếu tố chính của vấn đề, loại bỏ các phương án không thể thực hiện được và tìm giải pháp với ít giả định hơn.

Một mô hình tư duy hữu ích khác giúp giảm bớt sự phức tạp là tư duy theo những nguyên tắc đầu tiên. Nó đòi hỏi phải chia nhỏ một vấn đề thành các khối xây dựng cơ bản (các yếu tố thiết yếu của nó), đặt những câu hỏi có sức thuyết phục, đi sâu vào sự thật cơ bản, tách biệt sự thật khỏi các giả định và sau đó xây dựng một quan điểm từ đầu.

Một số phương pháp thực hành khác có thể áp dụng:

1. Vì thành kiến phức tạp ngăn cản bạn tìm kiếm những giải pháp đơn giản nên việc hỏi ý kiến người khác có thể hữu ích. Bạn có thể hỏi “Giải pháp của tôi có quá phức tạp hoặc khó hiểu không?”
2. Đặt câu hỏi về ý định của bạn. Điều chỉnh lại mục tiêu cuối cùng để phù hợp với kết quả mà bạn mong muốn đạt được.
3. Thể hiện sự thiên vị cho hành động. Thay vì bị mắc kẹt trong tình trạng tê liệt phân tích, hãy thực hiện một bước nhỏ hướng tới mục tiêu của bạn, xem nó hoạt động như thế nào và từ từ cải thiện nó theo thời gian.

Lập kế hoạch sai lầm

Khi nói đến việc đặt ra thời hạn, hầu hết chúng ta đều rất lạc quan. Ngay cả khi nó tương tự như những gì chúng ta đã làm trong quá khứ, chúng ta vẫn có thể đánh giá thấp lượng thời gian cần thiết để thực hiện nó trong tương lai.

Lần trước phải mất một tuần để hoàn thành một đề xuất thiết kế, nhưng nếu phải làm lại, bạn chắc chắn rằng nó sẽ hoàn thành trong vòng chưa đầy một tuần.

Lần trước, những nhân viên mới của bạn đã mất hơn một tháng để hội nhập, nhưng khi lên kế hoạch cho đợt tuyển dụng mới vào tuần tới, bạn chỉ phân bổ có 2 tuần.

Sai lầm lập kế hoạch là nguyên nhân khiến chúng ta cam kết với những mốc thời gian quá lạc quan, bỏ lỡ những thời hạn đó và sau đó chìm đắm trong cảm giác tội lỗi, lo lắng và căng thẳng. Việc không tính đến những yêu cầu thực tế của nhiệm vụ sẽ dẫn đến việc lập kế hoạch kém cho tương lai. Nó gây tổn hại đến danh tiếng của bạn và còn phá vỡ lòng tin vì khi bạn trễ thời hạn, người khác sẽ cho rằng bạn không thực hiện nghiêm túc các cam kết của mình.

Tại sao chúng ta mắc phải sai lầm khi lập kế hoạch

Khi ước tính thời gian cần thiết để hoàn thành một nhiệm vụ cụ thể, chúng ta bỏ qua những rủi ro và các sự kiện khó xảy ra khác có thể khiến chúng ta không thể hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn.

Việc tính đến tình huống tốt nhất và bỏ qua những trở ngại mà chúng ta có thể gặp phải trên đường đi sẽ dẫn đến những suy nghĩ viển vông. Chúng ta có ý định tốt nhất để hoàn thành công việc một cách nhanh chóng và hiệu quả, nhưng ý định tốt không phải lúc nào cũng đủ. Lập kế hoạch tốt cần có kỹ năng ước tính tốt.

Một lý do khác khiến chúng ta rất lạc quan về việc hoàn thành một công việc cụ thể là chúng ta có xu hướng mắc kẹt trong những vấn đề thực tế trong khi bỏ qua bức tranh toàn cảnh. Việc không tính đến bức tranh toàn cảnh sẽ dẫn đến ước tính kém—chúng ta đưa ra những giả định sai lầm và bỏ qua thời gian cần thiết để tích hợp công việc của mình vào bức tranh lớn hơn.

Chúng ta cũng thực sự kém trong việc đánh giá chính xác các kỹ năng và khả năng của mình. Sự nhiệt tình đạt được mục tiêu của chúng ta càng làm tăng thêm sai lầm khi lập kế hoạch.

\Phần tồi tệ nhất? Chúng ta thậm chí không học được gì từ những sai lầm trong quá khứ. Ngay cả khi chúng ta có thể nhận ra những sai lầm trong quá khứ khi lạc quan quá mức thì chúng ta vẫn tiếp tục mắc phải những sai lầm tương tự trong tương lai.

Chúng ta tập trung vào mục tiêu, bám chặt vào kế hoạch của mình và bỏ qua các lãi suất cơ bản có liên quan, khiến bản thân rơi vào sai lầm khi lập kế hoạch. Chúng ta tập trung vào những gì mình muốn làm và có thể làm mà bỏ qua những kế hoạch và kỹ năng của người khác. Cả trong việc giải thích quá khứ lẫn dự đoán tương lai, chúng ta đều tập trung vào vai trò nhân quả của kỹ năng mà bỏ qua vai trò của may mắn. Do đó, chúng ta dễ có ảo tưởng về khả năng kiểm soát. Chúng ta tập trung vào những gì mình biết và bỏ qua những gì mình không biết, điều này khiến chúng ta quá tự tin vào niềm tin của mình.

- Daniel Kahneman

Ví dụ về sai lầm khi lập kế hoạch

Tina đang nghiên cứu ước tính của một sản phẩm mới. Cô ấy đã từng làm việc trên một sản phẩm tương tự trong quá khứ. Lần cuối cùng cô xây dựng sản phẩm, cô phải mất 3 tháng mới hoàn thành. Dự án ban đầu được ước tính kéo dài 2 tháng nhưng phải mất thêm một tháng do những thay đổi về yêu cầu, chu kỳ thử nghiệm dài hơn và các vấn đề không lường trước khác.

Tina có kinh nghiệm trong quá khứ mà cô ấy nên áp dụng để xác định xem sẽ mất bao lâu để hoàn thành dự án hiện tại. Tuy nhiên, do sai sót trong kế hoạch, cô lại cam kết thời hạn 2 tháng. Cô ấy biện minh cho điều đó bằng cách cho rằng kinh nghiệm của cô ấy từ dự án trước đây sẽ giúp cô ấy hoàn thành nhiệm vụ sớm hơn trong khi hoàn toàn không quan tâm đến thời gian bổ sung cần thiết để xử lý các vấn đề không mong muốn.

Làm thế nào để tránh sai lầm khi lập kế hoạch

Chia dự án thành nhiều phần nhỏ và ước tính mỗi phần sẽ mất bao lâu. Thực hiện ngay công việc này sẽ giúp ước tính nỗ lực của bạn gần với thực tế hơn nhiều so với việc bị linh cảm hướng dẫn một cách mơ hồ.

Một chiến lược tuyệt vời khác là chiến lược do Daniel Kahneman đề xuất - Ông đề xuất nên có cái nhìn bên ngoài về ước tính của bạn bằng cách tham khảo ý kiến của người khác - đặt câu hỏi và xác định các vấn đề cũng như sai lầm mà họ đã mắc phải trong các dự án tương tự trước đây. Bạn không thể làm điều này cho tất cả các nhiệm vụ của mình nhưng chắc chắn hãy làm nó cho những nhiệm vụ quan trọng nhất của bạn.

Bất kể bạn ước tính tốt đến đâu, một số sự kiện không chắc chắn có thể xảy ra và khiến dự án của bạn thất bại. Không thể tính đến mọi tình huống như vậy và lập kế hoạch cho nó. Nhưng điều có thể làm là thêm một chút khoảng đệm vào ước tính của bạn—thêm 20% khoảng trống trong khi xem xét nỗ lực cần có để làm điều gì đó.

Cuối cùng, và đây là điều quan trọng nhất: triển khai vòng phản hồi trong quy trình của bạn. Theo dõi thời gian của bạn. Ghi lại thời gian cần thiết để làm một việc gì đó. Khi bạn trễ thời hạn, hãy xác định những lỗi bạn đã mắc phải và những thay đổi nào bạn cần trong quá trình lập kế hoạch để làm tốt hơn vào lần sau.

Khi bạn ý thức được những thành kiến này—Hiệu ứng khẩn cấp, Hiệu ứng Zeigarnik, Thành kiến phức tạp và Sai lầm lập kế hoạch—ảnh hưởng đến thời gian của bạn như thế nào và áp dụng các chiến lược phù hợp để vượt qua chúng, bạn có thể là người làm việc hiệu quả nhất.

Bản tóm tắt

1. Hầu hết chúng ta gặp khó khăn trong việc hoàn thành công việc một cách hiệu quả vì chúng ta không chú ý đến những thành kiến nhận thức cản trở việc sử dụng thời gian một cách hiệu quả.
2. Hiệu ứng khẩn cấp khiến chúng ta lãng phí thời gian thực hiện những nhiệm vụ khẩn cấp mà phải trả giá bằng những nhiệm vụ quan trọng. Việc không chú ý đến nhu cầu trong tương lai khiến chúng ta bị mắc kẹt trong vòng luẩn quẩn của sự kém hiệu quả.
3. Hiệu ứng Zeigarnik ngăn cản chúng ta nỗ lực hết mình để hoàn thành nhiệm vụ trước mắt. Khi tâm trí liên tục nhắc nhở chúng ta về những nhiệm vụ chưa hoàn thành hoặc bị gián đoạn, thật khó để tập trung và chú ý.
4. Thành kiến về độ phức tạp khiến chúng ta thêm sự phức tạp không cần thiết vào các giải pháp, làm tăng thời gian, công sức và chi phí để giải quyết ngay cả những vấn đề đơn giản.
5. Ngụy biện lập kế hoạch đánh lừa tâm trí chúng ta đưa ra những ước tính hết sức lạc quan nhằm đạt được một mục tiêu nhất định mặc dù kinh nghiệm trước đây cho chúng ta biết rằng điều đó là không thể đạt được.

Theo dõi tôi trên LinkedIn hoặc ở đây để biết thêm câu chuyện.