Enfrentando a los saboteadores internos: 4 sesgos cognitivos que afectan su productividad

Siempre he sido muy consciente de cómo y dónde paso mi tiempo. Si bien presté mucha atención a las formas obvias de ser más productivo (crear una zona enfocada libre de distracciones, limitar el tiempo en las redes sociales, dividir mi trabajo en pequeños bloques de tiempo y tomar descansos regulares para revivir y rejuvenecer), me perdí un elemento crucial que a menudo se interpone en el camino de nuestra productividad.

Nuestro cerebro.

El cerebro humano tiene esta notable capacidad cognitiva para funcionar a niveles mucho más allá de lo que consideramos nuestras capacidades naturales, pero no está exenta de límites. Los sesgos cognitivos que permiten al cerebro priorizar y procesar grandes cantidades de información rápidamente también obstaculizan nuestra productividad. Estos atajos mentales son la forma que tiene el cerebro de conservar energía y trabajar de manera más eficiente. Pero también conducen a muchos errores de pensamiento.

Estos son los cuatro sesgos cognitivos que tienen el mayor impacto en nuestra productividad: cómo priorizamos, tomamos decisiones, administramos el tiempo y realizamos el trabajo.

1. Efecto de urgencia
2. efecto Zeigarnik
3. Sesgo de complejidad
4. Falacia de planificación

Efecto de urgencia

Cuando una tarea urgente llama a la puerta, ¿deja de lado el trabajo importante porque las tareas urgentes exigen su atención inmediata mientras que las metas importantes están muy lejos en el futuro y pueden esperar hasta más tarde?

El efecto de urgencia nos hace aprovechar cada oportunidad para resolver asuntos urgentes y urgentes mientras posponemos trabajos importantes. Racionalmente, nuestro cerebro sabe que las tareas importantes tienen mayores beneficios y recompensas a largo plazo, pero bajo el efecto de este sesgo, somos víctimas de percibir lo urgente como importante.

Las tareas urgentes nos mantienen ocupados y nos hacen sentir importantes, pero también consumen nuestro tiempo. Darle prioridad a expensas de un trabajo más impactante nos mantiene atrapados en una ilusión de productividad.

Por qué caemos en el efecto de urgencia

Las tareas importantes normalmente no tienen una fecha límite específica. Requieren mucho tiempo y son complejos, ya que a menudo requieren mirar hacia el futuro e identificar de manera proactiva sus necesidades. Dar claridad a ideas vagas, tomar decisiones cruciales o diseñar una estrategia futura no sólo requiere mucho tiempo, sino que también es agotador mentalmente.

Las tareas urgentes tienen objetivos visibles y fáciles de alcanzar. Aportan gratificación instantánea con una gran dosis de dopamina. Dado que la dopamina sirve como refuerzo para recordar y repetir experiencias placenteras, terminas dedicando más tiempo a tareas urgentes a expensas de un trabajo más impactante.

Dejar continuamente tareas importantes en un segundo plano nos mantiene atrapados en un ciclo interminable de elecciones improductivas: dedicar menos tiempo a trabajos importantes inevitablemente crea más urgencia en el futuro. Las tareas importantes se vuelven urgentes con el tiempo si se retrasan demasiado, no se les presta la atención adecuada o se llevan a cabo sin un interés real.

Ejemplo de efecto de urgencia

Gina es la directora técnica del equipo de CRM. Los últimos lanzamientos de ChatGPT y otras innovaciones de IA se están convirtiendo en una amenaza para su negocio. Pero en lugar de dedicar tiempo a planificar cómo hacerlos parte de su estrategia futura, Gina termina dedicando la mayor parte de su tiempo a correos electrónicos, reuniones y otras tareas urgentes. Su ajetreo la mantiene atrapada en un ciclo de improductividad e ineficiencia.

El efecto de urgencia la hace prestar más atención al trabajo que tiene delante (correos electrónicos, notificaciones de chat, derivaciones de clientes) mientras deja de lado el trabajo importante.

Cómo evitar el efecto de urgencia

Una gran práctica para evitar el sesgo de urgencia implica utilizar la Matriz de Eisenhower para priorizar. Para utilizar la matriz de Eisenhower, revise cada tarea una por una y sepárelas en cuatro posibilidades:

1. Importante y Urgente (Cuadrante 1): reducir el tiempo que se pasa aquí
2. Importante y no urgente (Cuadrante 2): priorice y programe conscientemente estas tareas
3. No Importante y Urgente (Cuadrante 3): delegue estas tareas
4. Ni importante ni urgente (Cuadrante 4): ordenar y eliminar.

Programar conscientemente en el calendario horas dedicadas a realizar trabajos importantes hace que sea más probable que los atiendas sin interrupciones.

Algunas otras prácticas a adoptar:

1. Reserve bloques de tiempo específicos para responder correos electrónicos, chats u otras tareas similares.
2. Reducir el tiempo dedicado a las reuniones.
3. Utilice su período de máxima productividad para realizar su trabajo más importante. Hacer coincidir su energía con las demandas físicas y mentales del trabajo le permitirá hacer su mejor trabajo, lo que hará que sea más probable que continúe en lugar de darse por vencido.
4. Establezca fechas límite para tareas importantes y hágase responsable de cumplirlas.

efecto Zeigarnik

Los pensamientos sobre tareas pendientes siguen apareciendo en nuestra cabeza justo cuando nos ponemos manos a la obra o nos esforzamos por concentrarnos.

*Correos electrónicos que no hemos respondido.*

Pendiente de diseño para competir.

Reuniones a programar.

… y así sucesivamente.

Estos pensamientos intrusivos que nos quitan la atención incluso por una fracción de segundo dificultan la concentración y la realización de cualquier trabajo significativo. Las distracciones del trabajo incompleto nos impiden entrar en un estado de fluidez, que es cuando estamos completamente inmersos en una tarea y el tiempo parece detenerse. El flujo minimiza las distracciones, previene la procrastinación y conduce a un alto rendimiento y productividad.

El efecto, que lleva el nombre del psicólogo Zeigarnik que lo descubrió por primera vez, se refiere a la tendencia a recordar mejor las tareas inacabadas o interrumpidas que las completadas. Dejar que nuestro cerebro nos recuerde continuamente que no hemos hecho algo es bastante desagradable e incluso puede provocar estrés, ansiedad y agotamiento.

Por qué caemos en el efecto Zeigarnik

Zeigarnik y su profesor Kurt Lewin observaron que los camareros de sus restaurantes recordaban los pedidos de todos a pesar de nunca escribir nada. Pero tan pronto como pagaban la factura, tenían poco o ningún recuerdo de quiénes eran sus clientes o qué habían pedido.

Esto llevó a una serie de experimentos en los que Zeigarnik concluyó que la mente humana trata las tareas que ya se han completado de manera diferente que las que aún quedan por completar. Una tarea que ya se ha iniciado establece una tensión específica de la misma, que la mantiene en el primer plano de nuestra memoria. La tensión se alivia al finalizar la tarea, pero persiste si se interrumpe o aún no se completa.

Es por eso que las tareas inconclusas siguen regresando para atormentarnos. Mire de otra manera, estos recordatorios pueden ser útiles para ayudarnos a terminar proyectos incompletos sólo si no estropean nuestra atención justo en medio de otro proyecto.

La atención es como la energía en el sentido de que sin ella no se puede realizar ningún trabajo y, al realizarla, el trabajo se disipa. Nos creamos a nosotros mismos por cómo usamos esta energía. Los recuerdos, pensamientos y sentimientos están moldeados por cómo los usamos. Y es una energía bajo control, para hacer con ella lo que queramos; de ahí que la atención sea nuestra herramienta más importante en la tarea de mejorar la calidad de la experiencia.

- Mihaly Csikszentmihalyi

Ejemplo de efecto Zeigarnik

El efecto Zeigarnik se utiliza en gamificación:

• Seguidores de progreso que informan a los usuarios qué tan cerca están de completar una tarea. Por ejemplo, cuando los usuarios ven un mensaje como "Su perfil está completo en un 34%", es más probable que dediquen unos minutos a proporcionar todos los detalles que faltan. LinkedIn utiliza esta técnica para recopilar información del usuario de una manera súper inteligente.
• Listas de verificación que brindan a los usuarios un flujo claro paso a paso para incorporarlos de manera más rápida y efectiva.
• Los anuncios interrumpidos tienen más probabilidades de ser recordados que los que no lo son debido al efecto Zeigarnik. Los anunciantes lo utilizan para captar la atención y el recuerdo de los espectadores.

Cómo evitar el efecto Zeigarnik

Investigación de la Universidad Estatal de Florida muestra que planificar el trabajo por adelantado y escribirlo puede liberar la mente de pensamientos que distraen sobre el trabajo inacabado. Tenga rituales diarios, semanales y mensuales para revisar, priorizar y planificar lo que pretende hacer. Cuando te pierdas algo y te venga a la cabeza, no lo dejes ahí colgado, escríbelo inmediatamente.

Pasar tareas de tu cabeza al papel relaja tu cerebro y te ayuda a concentrarte en la tarea en cuestión.

Algunas otras prácticas a adoptar:

1. Evite la procrastinación utilizando el efecto Zeigarnik a su favor. En lugar de posponer las cosas porque son grandes o complejas, simplemente da un pequeño paso hacia ellas. Una vez que comiences, tu cerebro activará el efecto Zeigarnik que te permitirá continuar hasta el final.
2. Utilice el método Pomodoro para dividir su trabajo en pequeñas porciones de tiempo concentrado. Las pausas tácticas del método Pomodoro mejoran la memoria y mantienen el impulso productivo.

Sesgo de complejidad

Si tenemos que elegir entre dos soluciones en competencia, es probable que elijamos la más compleja.

La jerga nos llama la atención sobre las explicaciones simples.

Las estrategias difíciles de ejecutar nos impresionan más que las sencillas.

Los productos sofisticados parecen más autoritarios, mientras que los ordinarios parecen inferiores.

Pero la complejidad tiene muchos problemas:

1. Saber de antemano que algo es difícil puede impedirnos empezar.
2. Los obstáculos y desafíos en el camino hacen que sea difícil persistir y es posible que nos rindamos demasiado pronto.
3. Puede retrasar la toma de decisiones.
4. Es costoso porque requiere más tiempo, esfuerzo y recursos para realizarlo.
5. Puede ser potencialmente peligroso. No comprender algo completamente puede llevar a suposiciones y conclusiones erróneas. Puede llevar a ocultar errores y defectos fundamentales.

El sesgo de complejidad es la tendencia a preferir explicaciones, soluciones y argumentos complicados a los fáciles.

Por qué caemos en el sesgo de la complejidad

Mucha gente confunde lo simple con lo fácil. Encontrar soluciones simples a los problemas a veces puede requerir más esfuerzo: un esfuerzo consciente para profundizar y dar paso a nuestra mente creativa, evitando sesgos para superar la complejidad y encontrando soluciones que no requieran demasiados andamiajes para sustentarlas.

La complejidad en tales casos podría ser una excusa para etiquetar el problema como demasiado confuso y dejarlo de lado.

Elegimos la complejidad sobre la simplicidad por otra razón: está falsamente asociada con la experiencia, la innovación y la autoridad. Cuanto más complejo o avanzado es el enfoque, más superior parece. Dicho de otra manera, si una solución es demasiado simple, asumimos que no resolverá el problema.

Esto nos hace inyectar complejidad y complicar demasiado las cosas en lugar de elegir un enfoque más simple.

Como dijo una vez Edsger Wybe Dijkstra, un científico informático holandés: “La simplicidad es una gran virtud, pero requiere trabajo duro para lograrla y educación para apreciarla. Y para empeorar las cosas: la complejidad se vende mejor”.

Ejemplo de sesgo de complejidad

Jim tuvo la oportunidad de preparar y presentar el diseño de un nuevo producto a todo su equipo. Quería que la solución se destacara y estableciera credibilidad ante los demás.

Pero en lugar de hacer la pregunta "¿Qué problema debe resolver este producto y cómo puedo resolverlo de la manera más sencilla posible?" preguntó: "¿Qué problema debe resolver este producto y cómo puedo hacer que se vea bien?"

Tratar de hacer que la solución fuera atractiva llevó a tomar malas decisiones:

1. En lugar de elegir una tecnología simple que entendía bien, decidió utilizar una nueva tecnología sin experiencia ni conocimientos.
2. Tomó decisiones arquitectónicas complejas para que el producto pareciera sofisticado.
3. Introdujo características que añadían poco o ningún valor al cliente, pero que parecían interesantes de implementar.

En su caso, el sesgo de complejidad condujo a malas decisiones y elecciones terribles.

Cómo evitar el sesgo de complejidad

Para contrarrestar el sesgo de complejidad, aplique la navaja de Occam. Es uno de los modelos mentales más útiles para resolver problemas. La navaja de Occam aboga por la simplicidad al centrarse en los elementos clave del problema, eliminar opciones improbables y encontrar soluciones con menos suposiciones.

Otro modelo mental útil para reducir la complejidad es el pensamiento de primeros principios. Requiere descomponer un problema en sus componentes fundamentales (sus elementos esenciales), formular preguntas poderosas, llegar a la verdad básica, separar los hechos de las suposiciones y luego construir una visión desde cero.

Algunas otras prácticas a adoptar:

1. Dado que el sesgo de complejidad le impide buscar soluciones simples, puede resultar útil pedir la opinión de los demás. Quizás se pregunte: "¿Es mi solución demasiado compleja o confusa?"
2. Cuestiona tu intención. Replantee el objetivo final para alinearlo con los resultados que desea lograr.
3. Mostrar predisposición a la acción. En lugar de quedar atrapado en la parálisis del análisis, dé un pequeño paso hacia su objetivo, vea cómo funciona y mejórelo lentamente con el tiempo.

Falacia de planificación

Cuando se trata de fijar plazos, la mayoría de nosotros somos muy optimistas. Incluso si es algo similar a lo que hemos hecho en el pasado, es probable que subestimemos cuánto tiempo llevará hacerlo en el futuro.

La última vez tomó una semana terminar una propuesta de diseño, pero si tiene que hacerlo nuevamente, está seguro de que estará terminado en menos de una semana.

La última vez, sus nuevos empleados tardaron más de un mes en incorporarse, pero mientras planificaba el nuevo lote que llegaría la próxima semana, asignó solo 2 semanas.

La falacia de la planificación es lo que nos hace comprometernos con cronogramas demasiado optimistas, incumplir esos plazos y luego ahogarnos en la culpa, la ansiedad y el estrés. No tener en cuenta las exigencias realistas de la tarea conduce a una mala planificación para el futuro. Daña tu reputación y también daña la confianza porque cuando no cumples con esos plazos, los demás asumen que no tomas en serio tus compromisos.

Por qué caemos en la falacia de la planificación

Al estimar el tiempo que llevará completar una tarea específica, ignoramos los riesgos y otros eventos improbables que pueden impedirnos completar la tarea a tiempo.

Tener en cuenta el mejor de los casos e ignorar los obstáculos que podríamos encontrar en el camino conduce a ilusiones. Tenemos las mejores intenciones para realizar el trabajo de manera rápida y eficiente, pero las buenas intenciones no siempre son suficientes. Una buena planificación necesita buenas habilidades de estimación.

Otra razón por la que somos muy optimistas acerca de completar un trabajo específico es nuestra tendencia a quedarnos atrapados en el meollo de la cuestión e ignorar el panorama general. No tener en cuenta el panorama general conduce a una estimación deficiente: hacemos suposiciones erróneas e ignoramos el tiempo que llevará integrar nuestro trabajo al panorama general.

También somos muy malos para juzgar con precisión nuestras habilidades y capacidades. Nuestro entusiasmo por alcanzar nuestras metas se suma a la falacia de la planificación.

\¿La peor parte? Ni siquiera aprendemos de nuestros errores pasados. Incluso cuando podemos reconocer errores del pasado cuando somos demasiado optimistas, seguimos cometiendo los mismos errores en el futuro.

Nos centramos en nuestro objetivo, nos anclamos en nuestro plan y descuidamos las tasas base relevantes, exponiéndonos a la falacia de la planificación. Nos centramos en lo que queremos hacer y podemos hacer, descuidando los planes y habilidades de los demás. Tanto al explicar el pasado como al predecir el futuro, nos centramos en el papel causal de la habilidad y descuidamos el papel de la suerte. Por lo tanto, somos propensos a tener una ilusión de control. Nos centramos en lo que sabemos y descuidamos lo que no sabemos, lo que nos hace confiar demasiado en nuestras creencias.

-Daniel Kahneman

Ejemplo de la falacia de la planificación

Tina está trabajando en las estimaciones de un nuevo producto. Ha trabajado en un producto similar en el pasado. La última vez que construyó el producto, le llevó 3 meses completarlo. Inicialmente se estimó que el proyecto duraría 2 meses, pero tomó un mes adicional debido a cambios en los requisitos, un ciclo de prueba más largo y otros problemas imprevistos.

Tina tiene experiencia del pasado que debería utilizar para determinar cuánto tiempo llevará completar el proyecto actual. Sin embargo, debido a la falacia de planificación, vuelve a comprometerse con un plazo de dos meses. Lo justifica asumiendo que su experiencia en el proyecto anterior la ayudará a terminar las tareas antes, sin tener en cuenta por completo el tiempo adicional que le llevará manejar problemas inesperados.

Cómo evitar la falacia de planificación

Divida el proyecto en partes pequeñas y calcule cuánto tiempo llevará cada una. Hacer este trabajo por adelantado hará que sus estimaciones de esfuerzo se acerquen mucho más a la realidad que dejarse guiar vagamente por una corazonada.

Otra gran estrategia es la recomendada por Daniel Kahneman: sugiere adoptar una visión externa de sus estimaciones consultando a otros: haciendo preguntas e identificando problemas y errores que cometieron en proyectos similares en el pasado. No puedes hacer esto para todas tus tareas, pero definitivamente hazlo para las más importantes.

Independientemente de lo bueno que seas en la estimación, puede surgir algún evento improbable y hacer que tu proyecto se quede en el olvido. No es posible tener en cuenta todos estos escenarios y planificarlos. Pero lo que es posible es añadir un poco de margen a sus estimaciones: añadir un 20% de espacio para respirar teniendo en cuenta el esfuerzo que requiere hacer algo.

Finalmente, y este es el más importante: implementa un circuito de retroalimentación en tu proceso. Realice un seguimiento de su tiempo. Tome nota de cuánto tiempo lleva hacer algo. Cuando no cumpla con los plazos, identifique qué errores cometió y qué cambios necesita en su proceso de planificación para hacerlo mejor la próxima vez.

Cuando eres consciente de cómo estos sesgos (efecto de urgencia, efecto Zeigarnik, sesgo de complejidad y falacia de planificación) afectan tu tiempo y aplicas las estrategias adecuadas para superarlos, puedes ser tu yo más productivo.

Resumen

1. La mayoría de nosotros luchamos por hacer el trabajo de manera eficiente porque no prestamos atención a los sesgos cognitivos que obstaculizan el uso productivo del tiempo.
2. El efecto de urgencia nos hace perder tiempo atendiendo a tareas urgentes a costa de tareas importantes. No prestar atención a las necesidades futuras nos mantiene atrapados en un ciclo de improductividad.
3. El efecto Zeigarnik nos impide dar lo mejor de nosotros en la tarea que tenemos entre manos. Cuando nuestra mente sigue recordándonos tareas incompletas o interrumpidas, es difícil mantenernos concentrados y prestar atención.
4. El sesgo de complejidad nos hace agregar complejidad innecesaria a las soluciones, lo que aumenta el tiempo, el esfuerzo y el costo para resolver incluso problemas simples.
5. La falacia de la planificación engaña a nuestra mente para dar estimaciones muy optimistas para lograr un objetivo determinado a pesar de que nuestra experiencia previa nos dice que será imposible lograrlo.

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