내부의 파괴자 대처 방법: 생산성에 영향을 미치는 4가지 인지 편향

나는 항상 내가 시간을 보내는 방법과 장소에 대해 매우 의식적이었습니다. 나는 생산성을 높일 수 있는 확실한 방법(산만함 없는 집중 영역 만들기, 소셜 미디어 사용 시간 제한, 작업 시간을 작은 블록으로 나누고 정기적인 휴식을 취하여 활력을 되찾는 것)에 많은 관심을 기울였지만 놓쳤습니다. 생산성을 방해하는 중요한 요소입니다.

우리의 뇌.

인간의 두뇌는 우리가 타고난 능력이라고 생각하는 것보다 훨씬 더 높은 수준에서 수행할 수 있는 놀라운 인지 능력을 가지고 있지만 한계가 없는 것은 아닙니다. 두뇌가 많은 양의 정보에 대한 우선순위를 정하고 신속하게 처리할 수 있게 하는 인지 편향 도 우리의 생산성을 방해합니다. 이러한 정신적인 지름길은 에너지를 보존하고 보다 효율적으로 일하기 위한 두뇌의 방법입니다. 그러나 이는 또한 많은 사고 오류로 이어집니다.

생산성에 가장 큰 영향을 미치는 4가지 인지 편향은 다음과 같습니다. 우선 순위를 정하고, 결정을 내리고, 시간을 관리하고, 작업을 완료하는 방법입니다.

1. 긴급 효과
2. 자이가르닉 효과
3. 복잡성 편향
4. 계획 오류

긴급 효과

긴급한 일이 문을 두드릴 때, 중요한 목표는 먼 미래에 있고 나중까지 미룰 수 있는 반면, 긴급한 일에는 즉각적인 주의가 필요하기 때문에 중요한 일을 옆으로 미루십니까?

긴급 효과는 중요한 작업을 미루면서 시간에 민감한 긴급 문제를 해결하기 위해 모든 기회에 뛰어들게 만듭니다. 합리적으로 우리 두뇌는 중요한 작업이 장기적으로 더 큰 성과와 더 큰 보상을 갖는다는 것을 알고 있지만, 이러한 편견의 영향으로 우리는 긴급한 일을 중요한 일로 인식하는 희생양이 됩니다.

긴급한 일은 우리를 바쁘게 만들고 중요한 사람이라는 느낌을 주지만, 동시에 우리의 시간을 빼앗아 갑니다. 더 영향력 있는 작업을 희생하면서 우선순위를 정하면 생산성에 대한 환상에 빠지게 됩니다.

우리가 긴급 효과에 빠지는 이유

중요한 작업에는 일반적으로 특정 마감일이 없습니다. 미래를 내다보고 요구 사항을 사전에 파악해야 하기 때문에 시간이 많이 걸리고 복잡합니다. 모호한 아이디어를 명확하게 하는 것, 중요한 결정을 내리는 것, 미래 전략을 세우는 것은 시간이 많이 걸릴 뿐만 아니라 정신적으로도 힘든 일입니다.

긴급한 작업에는 도달하기 쉽고 눈에 보이는 목표가 있습니다. 그들은 도파민의 대박으로 즉각적인 만족감을 가져다줍니다. 도파민은 즐거운 경험을 기억하고 반복하기 위한 강화 역할을 하기 때문에 결국 더 영향력 있는 일을 희생하면서 긴급한 작업에 더 많은 시간을 할애하게 됩니다.

중요한 작업을 계속 뒤로 미루면 우리는 끝없는 비생산적인 선택의 순환에 갇히게 됩니다. 중요한 작업에 더 적은 시간을 할애하면 필연적으로 나중에 더 긴박한 일이 발생하게 됩니다. 중요한 일을 너무 많이 지체하거나, 적절한 주의를 기울이지 않거나, 실질적인 관심 없이 수행하면 시간이 지나면 긴급해집니다.

긴급 효과의 예

Gina는 CRM 팀의 기술 관리자입니다. ChatGPT 및 기타 AI 혁신의 최신 릴리스가 그녀의 비즈니스에 위협이 되고 있습니다. 그러나 Gina는 이를 미래 전략의 일부로 만드는 방법을 계획하는 데 시간을 보내는 대신 이메일, 회의 및 기타 긴급 작업에 대부분의 시간을 보냅니다. 그녀의 바쁜 생활로 인해 그녀는 비생산성과 비효율의 악순환에 갇히게 됩니다.

긴급 효과로 인해 그녀는 이메일, 채팅 알림, 고객 에스컬레이션 등 바로 앞에 있는 작업에 더 집중하는 동시에 중요한 작업은 제쳐두게 됩니다.

긴급 효과를 피하는 방법

긴급성 편향을 피하기 위한 좋은 방법은 우선순위 지정을 위해 아이젠하워 매트릭스를 사용하는 것입니다. 아이젠하워 행렬을 사용하려면 각 작업을 하나씩 진행하고 이를 네 가지 가능성으로 구분하세요.

1. 중요하고 긴급한 사항(1사분면): 여기서 보내는 시간을 줄입니다.
2. 중요하고 긴급하지 않음(2사분면): 이러한 작업의 우선 순위를 의식적으로 지정하고 일정을 계획합니다.
3. 중요하지 않고 긴급하지 않음(3사분면): 이러한 작업을 위임합니다.
4. 중요하지도 않고 긴급하지도 않음(4사분면): 정리하고 제거합니다.

중요한 일을 하기 위해 의식적으로 달력에 전용 시간을 계획하면 방해 없이 그 일에 참석할 가능성이 더 높아집니다.

채택해야 할 몇 가지 다른 관행:

1. 이메일, 채팅 또는 기타 작업에 응답하기 위해 특정 시간을 따로 확보하세요.
2. 회의에 소요되는 시간을 줄입니다.
3. 생산성이 가장 높은 시기를 활용하여 가장 중요한 작업을 수행하십시오. 자신의 에너지를 일의 신체적, 정신적 요구에 맞추면 최선을 다해 일을 포기하지 않고 계속할 가능성이 높아집니다.
4. 중요한 작업의 마감일을 설정하고 이를 충족하는 데 책임을 져야 합니다.

자이가르닉 효과

우리가 일을 시작하거나 열심히 집중하려고 할 때, 끝나지 않은 일에 대한 생각이 계속 머릿속에 떠오릅니다.

*우리가 회신하지 않은 이메일입니다.*

경쟁할 디자인을 기다리고 있습니다.

일정을 잡을 회의.

…계속해서요.

단 한 순간이라도 우리의 주의를 앗아가는 이러한 거슬리는 생각은 집중을 어렵게 만들고 의미 있는 일을 완수하는 것을 어렵게 만듭니다. 불완전한 작업으로 인해 주의가 산만해지면 우리가 작업에 완전히 몰입되어 시간이 정지된 것처럼 보이는 흐름 상태에 들어갈 수 없게 됩니다. 흐름은 산만함을 최소화하고, 미루는 습관을 방지하며, 높은 성과와 생산성으로 이어집니다.

이 효과를 처음 발견한 심리학자 자이가르닉(Zeigarnik)의 이름을 따서 명명된 이 효과는 완료되지 않았거나 중단된 작업을 완료된 작업보다 더 잘 기억하는 경향을 나타냅니다. 우리의 뇌가 우리가 어떤 일을 하지 않았다는 사실을 지속적으로 상기시키는 것은 매우 불쾌한 일이며 심지어 스트레스, 불안, 소진으로 이어질 수도 있습니다.

우리가 자이가르닉 효과에 빠지는 이유

Zeigarnik과 그녀의 교수인 Kurt Lewin은 레스토랑 웨이터가 아무것도 적지 않았음에도 불구하고 모든 사람의 주문을 기억한다는 것을 관찰했습니다. 그러나 청구서를 지불하자마자 그들은 고객이 누구인지, 무엇을 주문했는지 거의 또는 전혀 기억하지 못했습니다.

이로 인해 Zeigarnik은 인간의 마음이 완료된 작업과 아직 완료되지 않은 작업을 다르게 처리한다는 결론을 기반으로 한 일련의 실험으로 이어졌습니다. 이미 시작된 작업은 작업에 특정한 긴장감을 형성하여 우리 기억의 최전선에 유지합니다. 작업이 완료되면 긴장이 완화되지만 작업이 중단되거나 아직 완료되지 않으면 지속됩니다.

그렇기 때문에 끝나지 않은 일들이 계속해서 우리를 괴롭히기 위해 돌아옵니다. 다르게 보면, 이러한 미리 알림은 다른 프로젝트 도중에 우리의 주의를 방해하지 않는 경우에만 불완전한 프로젝트를 완료하는 데 도움이 될 수 있습니다.

주의는 에너지와 같아서 주의가 없으면 어떤 일도 할 수 없고, 일을 하다 보면 소진됩니다. 우리는 이 에너지를 어떻게 사용하느냐에 따라 우리 자신을 창조합니다. 기억, 생각, 감정은 모두 우리가 그것을 어떻게 사용하느냐에 따라 형성됩니다. 그리고 그것은 우리가 원하는 대로 통제할 수 있는 에너지입니다. 따라서 관심은 경험의 질을 향상시키는 작업에서 가장 중요한 도구입니다.

- 미하이 칙센트미하이

자이가르닉 효과의 예

Zeigarnik 효과는 게임화에 사용됩니다.

• 사용자에게 작업 완료에 얼마나 가까워졌는지 알려주는 진행 추적기입니다. 예를 들어, 사용자에게 "프로필이 34% 완성되었습니다"와 같은 메시지가 표시되면 누락된 모든 세부정보를 제공하는 데 몇 분 정도 걸릴 가능성이 더 높습니다. 이 기술은 LinkedIn 에서 매우 스마트한 방식으로 사용자 정보를 수집하는 데 사용됩니다.
• 사용자를 더 빠르고 효과적으로 온보딩할 수 있도록 명확한 단계별 흐름을 사용자에게 제공하는 체크리스트입니다.
• 중단된 광고는 Zeigarnik 효과로 인해 그렇지 않은 광고보다 기억될 가능성이 더 높습니다. 광고주는 시청자의 관심과 기억을 사로잡기 위해 이를 사용합니다.

자이가르닉 효과를 피하는 방법

연구 플로리다 주립 대학의 연구에 따르면 작업을 미리 계획하고 기록해 두면 완료되지 않은 작업에 대한 생각으로부터 마음을 자유롭게 할 수 있습니다. 일간, 주간, 월간 의식을 통해 자신이 하려는 일을 검토하고 우선순위를 정하고 계획을 세우십시오. 뭔가 놓치고 머리 속에 떠오르면, 거기에 매달아 두지 말고 즉시 적어보세요.

작업을 머리에서 종이로 옮기면 두뇌가 편안해지고 당면한 작업에 집중하는 데 도움이 됩니다.

채택해야 할 몇 가지 다른 관행:

1. Zeigarnik 효과를 활용하여 미루는 습관을 피하세요. 일이 크거나 복잡하다는 이유로 미루는 대신, 그 일을 향해 아주 작은 발걸음을 내딛으세요. 일단 시작하면 뇌는 Zeigarnik 효과를 시작하여 끝까지 계속 진행할 수 있습니다.
2. Pomodoro 방법을 사용하여 작업을 집중된 시간의 작은 덩어리로 나눕니다. Pomodoro 방법의 전술적 중단은 기억력을 향상시키고 생산적인 추진력을 유지합니다.

복잡성 편향

두 가지 경쟁 솔루션 중 하나를 선택해야 한다면 우리는 더 복잡한 솔루션을 선택할 가능성이 높습니다.

전문 용어는 간단한 설명보다 우리의 관심을 사로잡습니다.

실행하기 어려운 전략은 간단한 전략보다 우리에게 깊은 인상을 줍니다.

정교한 제품은 더 권위 있어 보이는 반면, 일반 제품은 열등해 보입니다.

그러나 복잡성에는 많은 문제가 있습니다.

1. 어떤 일이 어렵다는 것을 미리 알면 시작하지 못하게 될 수 있습니다.
2. 도중에 장애물과 어려움이 있으면 지속하기가 어려워지고 너무 빨리 포기할 수도 있습니다.
3. 의사결정이 지연될 수 있습니다.
4. 완료하는 데 더 많은 시간, 노력 및 리소스가 필요하므로 비용이 많이 듭니다.
5. 잠재적으로 위험할 수 있습니다. 무언가를 완전히 이해하지 못하면 잘못된 가정과 결론으로 이어질 수 있습니다. 이는 실수와 근본적인 결함을 숨기는 결과를 낳을 수 있습니다.

복잡성 편향은 쉬운 것보다 복잡한 설명, 해결책, 주장을 선호하는 경향입니다.

우리가 복잡성 편향에 빠지는 이유

많은 사람들이 단순한 것을 쉬운 것으로 착각합니다. 문제에 대한 간단한 해결책을 찾는 데는 때때로 더 많은 노력이 필요할 수 있습니다. 즉, 더 깊이 파고들어 창의적 사고에 양보하려는 의식적인 노력, 복잡성을 해소하기 위한 편견을 피하고 지원하는 데 너무 많은 비계가 필요하지 않은 솔루션을 찾는 것입니다.

그러한 경우 복잡성은 문제를 너무 혼란스럽다고 분류하고 옆으로 치워두는 변명이 될 수 있습니다.

우리가 단순함보다 복잡함을 선택한 이유는 또 있습니다. 전문성, 혁신, 권위와 잘못 연관되어 있기 때문입니다. 접근 방식이 복잡하거나 발전할수록 더 우수해 보입니다. 다르게 말하면, 해결책이 너무 간단하면 문제가 해결되지 않을 것이라고 가정합니다.

이로 인해 우리는 더 단순한 접근 방식을 선택하는 대신 복잡성과 지나치게 복잡한 일을 주입하게 됩니다.

\네덜란드 컴퓨터 과학자 Edsger Wybe Dijkstra는 다음과 같이 말했습니다. “단순함은 큰 미덕이지만 이를 달성하려면 노력이 필요하고 이를 이해하려면 교육이 필요합니다. 설상가상으로 복잡성이 더 잘 팔립니다.”

복잡성 편향의 예

Jim은 새로운 제품의 디자인을 준비하고 팀 전체에 발표할 기회를 얻었습니다. 그는 솔루션이 눈에 띄고 다른 사람들에게 신뢰를 얻기를 원했습니다.

하지만 “이 제품이 해결해야 할 문제는 무엇이며, 어떻게 하면 가장 간단한 방법으로 해결할 수 있을까?”라는 질문을 던지기보다는 그는 “이 제품이 해결해야 할 문제는 무엇이며, 어떻게 하면 보기 좋게 만들 수 있나요?”라고 물었습니다.

솔루션을 매력적으로 만들려고 노력하면 잘못된 선택이 발생합니다.

1. 그는 자신이 잘 아는 단순한 기술을 선택하는 대신, 경험이나 전문 지식이 없는 새로운 기술을 사용하기로 결정했습니다.
2. 그는 제품이 정교해 보이도록 복잡한 건축적 결정을 내렸습니다.
3. 그는 고객에게 거의 또는 전혀 가치를 더하지 않지만 구현하기에 흥미로울 것 같은 기능을 소개했습니다.

그의 경우 복잡성 편향은 잘못된 결정과 끔찍한 선택으로 이어졌습니다.

복잡성 편향을 피하는 방법

복잡성 편향에 대응하려면 Occam의 면도칼을 적용하세요. 문제를 해결하는 데 가장 유용한 정신 모델 중 하나입니다. Occam의 면도칼은 문제의 핵심 요소에 초점을 맞추고, 있을 법하지 않은 옵션을 제거하고, 더 적은 가정으로 솔루션을 찾는 단순성을 옹호합니다.

복잡성을 줄이는 또 다른 유용한 정신 모델은 첫 번째 원칙 사고입니다. 문제를 기본 구성 요소(필수 요소)로 분해하고, 강력한 질문을 던지고, 기본 진실에 접근하고, 사실과 가정을 분리한 다음, 처음부터 관점을 구축해야 합니다.

채택해야 할 몇 가지 다른 관행:

1. 복잡성 편향으로 인해 간단한 해결책을 찾지 못하게 되므로 다른 사람의 의견을 묻는 것이 도움이 될 수 있습니다. "내 솔루션이 너무 복잡하거나 혼란스러운가요?"라고 물을 수도 있습니다.
2. 당신의 의도에 대해 질문해 보세요. 달성하려는 결과에 맞춰 최종 목표를 재구성하세요.
3. 행동에 대한 편견을 보여주세요. 분석 마비에 갇히지 말고 목표를 향해 작은 발걸음을 내딛고 그것이 어떻게 작동하는지 확인하고 시간이 지남에 따라 천천히 개선하십시오.

계획 오류

마감일을 정할 때 우리 대부분은 매우 낙관적입니다. 과거에 우리가 했던 것과 비슷한 일이라 할지라도, 우리는 미래에 그것을 하는 데 얼마나 많은 시간이 걸릴지 여전히 과소평가할 가능성이 높습니다.

지난번에는 디자인 제안을 완료하는 데 일주일이 걸렸지만, 다시 해야 한다면 일주일 이내에 완료될 것이라고 확신합니다.

지난번에는 신규 직원이 온보딩하는 데 한 달 이상이 걸렸지만, 다음 주에 새로운 배치를 계획하는 동안 2주만 할당했습니다.

계획의 오류는 우리가 지나치게 낙관적인 일정에 전념하고, 마감일을 놓치고, 죄책감, 불안, 스트레스에 빠지게 만드는 것입니다. 작업에 대한 현실적인 요구 사항을 고려하지 않으면 미래에 대한 잘못된 계획을 세우게 됩니다. 당신이 마감일을 놓치면 다른 사람들은 당신이 약속을 진지하게 받아들이지 않는다고 가정하기 때문에 그것은 당신의 평판에 해를 끼치고 신뢰를 깨뜨립니다.

우리가 계획 오류에 빠지는 이유

특정 작업을 완료하는 데 걸리는 시간을 추정할 때 우리는 작업을 제 시간에 완료하는 데 방해가 될 수 있는 위험 및 기타 예상치 못한 사건을 무시합니다.

최선의 시나리오를 고려하고 그 과정에서 직면할 수 있는 장애물을 무시하는 것은 희망적인 생각으로 이어집니다. 우리는 작업을 빠르고 효율적으로 완료하려는 최선의 의도를 갖고 있지만, 좋은 의도만으로는 항상 충분하지 않습니다. 좋은 계획에는 좋은 추정 기술이 필요합니다.

우리가 특정 일을 완수하는 것에 대해 매우 낙관하는 또 다른 이유는 큰 그림을 무시하면서 핵심적인 부분에만 갇혀 있는 경향이 있기 때문입니다. 큰 그림을 고려하지 않으면 잘못된 추정으로 이어집니다. 우리는 잘못된 가정을 하고 작업을 더 큰 그림에 통합하는 데 걸리는 시간을 무시합니다.

우리는 또한 자신의 기술과 능력을 정확하게 판단하는 능력이 정말 부족합니다. 목표를 달성하려는 우리의 열정은 계획 오류를 가중시킵니다.

\가장 나쁜 부분은요? 우리는 과거의 실수로부터 교훈도 얻지 못합니다. 지나치게 낙관적이어서 과거의 실수를 인식할 수 있어도 미래에도 계속 같은 실수를 저지르게 됩니다.

우리는 목표에만 집중하고, 계획에 집중하며, 관련 기본 요율을 무시하여 계획 오류에 노출됩니다. 우리는 우리가 하고 싶은 것과 할 수 있는 것에 집중하고, 다른 사람의 계획과 기술은 무시합니다. 과거를 설명하고 미래를 예측할 때 우리는 기술의 인과적 역할에만 초점을 맞추고 행운의 역할을 무시합니다. 그러므로 우리는 통제의 환상에 빠지기 쉽습니다. 우리는 우리가 아는 것에 집중하고 모르는 것을 무시하는데, 이는 우리의 믿음에 대해 지나치게 자신감을 갖게 만듭니다.

- 다니엘 카너먼

계획 오류의 예

Tina는 신제품 견적 작업을 진행 중입니다. 그녀는 과거에도 비슷한 제품을 작업한 적이 있습니다. 그녀가 마지막으로 제품을 만들었을 때, 완성하는 데 3개월이 걸렸습니다. 이 프로젝트는 처음에 2개월로 예상되었지만 요구 사항 변경, 테스트 주기 연장, 기타 예상치 못한 문제로 인해 추가로 한 달이 더 걸렸습니다.

Tina는 현재 프로젝트를 완료하는 데 걸리는 시간을 결정하는 데 사용해야 할 과거의 경험을 가지고 있습니다. 그러나 계획의 오류로 인해 그녀는 다시 2개월 기한을 약속한다. 그녀는 과거 프로젝트에서의 경험이 작업을 더 빨리 완료하는 데 도움이 될 것이라고 가정하고 예상치 못한 문제를 처리하는 데 걸리는 추가 시간을 완전히 무시한다고 가정하여 이를 정당화합니다.

계획 오류를 방지하는 방법

프로젝트를 작은 부분으로 나누고 각 부분에 소요되는 시간을 추정하십시오. 이 작업을 미리 수행하면 직감에 따라 막연하게 안내되는 것보다 노력 추정이 현실에 훨씬 더 가까워질 것입니다.

또 다른 훌륭한 전략은 Daniel Kahneman이 권장하는 전략입니다. 그는 다른 사람들과 상의하여 견적에 대한 외부 시각을 가질 것을 제안합니다. 즉, 질문을 하고 과거 유사한 프로젝트에서 그들이 저지른 문제와 실수를 식별하는 것입니다. 모든 작업에 대해 이 작업을 수행할 수는 없지만 가장 중요한 작업에 대해서는 확실히 수행합니다.

당신의 평가가 얼마나 좋은지에 관계없이, 예상치 못한 사건이 발생하여 프로젝트가 실패하게 될 수 있습니다. 이러한 모든 시나리오를 고려하고 계획을 세우는 것은 불가능합니다. 그러나 가능한 것은 추정치에 약간의 버퍼를 추가하는 것입니다. 즉, 어떤 작업을 수행하는 데 필요한 노력을 고려하면서 20%의 여유 공간을 추가하는 것입니다.

마지막으로 가장 중요한 것은 프로세스에 피드백 루프를 구현하는 것입니다. 시간을 추적하세요. 어떤 일을 하는 데 시간이 얼마나 걸리는지 기록해 보세요. 마감일을 놓쳤을 때, 어떤 실수를 했는지, 다음 번에 더 나은 결과를 얻기 위해 계획 프로세스에서 어떤 변경이 필요한지 확인하세요.

긴급 효과, Zeigarnik 효과, 복잡성 편향, 계획 오류 등 이러한 편견이 시간에 어떤 영향을 미치는지 인식하고 이를 극복하기 위한 올바른 전략을 적용하면 가장 생산적인 자아가 될 수 있습니다.

요약

1. 우리 대부분은 시간을 생산적으로 사용하는 데 방해가 되는 인지적 편견에 주의를 기울이지 않기 때문에 업무를 효율적으로 수행하는 데 어려움을 겪습니다.
2. 긴급 효과는 중요한 작업을 희생하면서 긴급한 작업에 시간을 낭비하게 만듭니다. 미래의 요구 사항에 주의를 기울이지 않으면 우리는 비생산성의 악순환에 빠지게 됩니다.
3. Zeigarnik 효과는 우리가 당면한 작업에 최선을 다하는 것을 방해합니다. 우리의 마음이 불완전하거나 중단된 작업을 계속 상기시키면 집중력을 유지하고 주의를 기울이기가 어렵습니다.
4. 복잡성 편향으로 인해 솔루션에 불필요한 복잡성이 추가되어 간단한 문제라도 해결하는 데 시간, 노력, 비용이 증가합니다.
5. 계획 오류는 이전 경험에서 달성이 불가능하다고 말했음에도 불구하고 특정 목표를 달성하기 위해 매우 낙관적인 추정을 하도록 우리 마음을 속입니다.

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