S'attaquer aux saboteurs intérieurs : 4 biais cognitifs qui affectent votre productivité

J'ai toujours été très conscient de comment et où je passe mon temps. Même si j'ai prêté beaucoup d'attention aux moyens évidents d'être plus productif – créer une zone de concentration sans distraction, limiter le temps passé sur les réseaux sociaux, diviser mon travail en petits blocs de temps et prendre des pauses régulières pour revivre et rajeunir – j'ai raté un élément crucial qui nuit souvent à notre productivité.

Notre cerveau.

Le cerveau humain possède cette remarquable capacité cognitive qui lui permet de fonctionner à des niveaux bien supérieurs à ce que nous considérons comme nos capacités naturelles, mais elle n’est pas sans limites. Les biais cognitifs qui permettent au cerveau de prioriser et de traiter rapidement de grandes quantités d’informations nuisent également à notre productivité. Ces raccourcis mentaux permettent au cerveau d'économiser de l'énergie et de travailler plus efficacement. Mais ils conduisent aussi à de nombreuses erreurs de réflexion.

Voici les 4 biais cognitifs qui ont le plus grand impact sur notre productivité : la manière dont nous établissons des priorités, prenons des décisions, gérons notre temps et accomplissons notre travail.

1. Effet d'urgence
2. Effet Zeigarnik
3. Biais de complexité
4. Erreur de planification

Effet d'urgence

Lorsqu'une tâche urgente frappe à la porte, mettez-vous de côté un travail important parce que les tâches urgentes exigent votre attention immédiate alors que les objectifs importants sont loin dans le futur et peuvent attendre plus tard ?

L’effet d’urgence nous fait saisir chaque occasion pour résoudre des problèmes urgents et urgents tout en retardant un travail important. Rationnellement, notre cerveau sait que les tâches importantes génèrent des gains plus importants et des récompenses plus importantes à long terme, mais sous l'effet de ce biais, nous sommes victimes de la perception de l'urgence comme étant importante.

Les tâches urgentes nous occupent et nous font nous sentir importants, mais elles nous font également perdre du temps. Lui donner la priorité au détriment d’un travail plus impactant nous maintient piégés dans une illusion de productivité.

Pourquoi nous tombons dans le piège de l'effet d'urgence

Les tâches importantes n’ont généralement pas de date limite précise. Elles prennent du temps et sont complexes car elles nécessitent souvent de se projeter dans l’avenir et d’identifier de manière proactive ses besoins. Donner de la clarté à des idées vagues, prendre des décisions cruciales ou élaborer une stratégie future prend non seulement du temps, mais est également éprouvant mentalement.

Les tâches urgentes ont des objectifs visibles et faciles à atteindre. Ils apportent une gratification instantanée avec une forte dose de dopamine. Puisque la dopamine sert à renforcer la mémorisation et la répétition d’expériences agréables, vous finissez par consacrer plus de temps à des tâches urgentes au détriment d’un travail plus percutant.

Le fait de repousser continuellement des tâches importantes au second plan nous maintient enfermés dans un cycle sans fin de choix improductifs : consacrer moins de temps à un travail important crée inévitablement plus d'urgence plus tard. Des tâches importantes deviennent urgentes avec le temps si elles sont trop retardées, si elles ne reçoivent pas l'attention voulue ou si elles sont exécutées sans réel intérêt.

Exemple d'effet d'urgence

Gina est la responsable technique de l'équipe CRM. Les dernières versions de ChatGPT et d'autres innovations en matière d'IA deviennent une menace pour son entreprise. Mais au lieu de passer du temps à planifier comment les intégrer à leur future stratégie, Gina finit par consacrer la plupart de son temps aux e-mails, aux réunions et à d'autres tâches urgentes. Son activité la maintient enfermée dans un cycle d’improductivité et d’inefficacité.

L'effet d'urgence l'amène à accorder plus d'attention au travail qui se trouve devant elle (e-mails, notifications de chat, escalades de clients) tout en mettant de côté le travail important.

Comment éviter l'effet d'urgence

Une bonne pratique pour éviter le biais d’urgence consiste à utiliser la matrice d’Eisenhower pour la priorisation. Pour utiliser la matrice d'Eisenhower, parcourez chaque tâche une par une et séparez-les en quatre possibilités :

1. Important et Urgent (Quadrant 1) : réduisez le temps passé ici
2. Important et non urgent (Quadrant 2) : hiérarchisez et planifiez consciemment ces tâches
3. Pas important et urgent (Quadrant 3) : déléguez ces tâches
4. Pas important et pas urgent (Quadrant 4) : désencombrer et éliminer.

En planifiant consciemment des heures dédiées sur le calendrier pour effectuer un travail important, il est plus probable que vous vous y occupiez sans interruption.

Quelques autres pratiques à adopter :

1. Réservez des plages de temps spécifiques pour répondre aux e-mails, aux discussions ou à d'autres tâches similaires.
2. Réduisez le temps passé en réunion.
3. Utilisez votre période de productivité maximale pour effectuer votre travail le plus important. Faire correspondre votre énergie aux exigences physiques et mentales du travail vous permettra de faire de votre mieux, ce qui vous donnera plus de chances de continuer au lieu d'abandonner.
4. Fixez des délais pour les tâches importantes et tenez-vous responsable de leur respect.

Effet Zeigarnik

Les pensées de tâches inachevées continuent de surgir dans notre tête dès que nous nous mettons au travail ou que nous essayons de nous concentrer.

*E-mails auxquels nous n'avons pas répondu.*

En attente de conception pour rivaliser.

Réunions à programmer.

… ainsi de suite.

Ces pensées intrusives qui détournent notre attention même pendant une fraction de seconde rendent difficile la concentration et l’accomplissement d’un travail significatif. Les distractions causées par un travail inachevé nous empêchent d'entrer dans un état de flux, c'est-à-dire lorsque nous sommes complètement immergés dans une tâche et que le temps semble s'être arrêté. Flow minimise les distractions, évite la procrastination et conduit à des performances et une productivité élevées.

Nommé d'après le psychologue Zeigarnik qui l'a découvert le premier, cet effet fait référence à la tendance à mieux se souvenir des tâches inachevées ou interrompues que des tâches terminées. Laisser notre cerveau nous rappeler continuellement que nous n’avons pas fait quelque chose est assez désagréable et peut même conduire au stress, à l’anxiété et à l’épuisement professionnel.

Pourquoi on craque pour l’effet Zeigarnik

Zeigarnik et son professeur Kurt Lewin ont observé que les serveurs de leur restaurant se souvenaient des commandes de chacun même s'ils n'avaient jamais rien écrit. Mais une fois la facture payée, ils n’avaient que peu ou pas de souvenir de qui étaient leurs clients ni de ce qu’ils avaient commandé.

Cela a conduit à une série d'expériences sur la base desquelles Zeigarnik a conclu que l'esprit humain traite les tâches qui ont été accomplies différemment de celles qui restent à accomplir. Une tâche déjà commencée crée une tension spécifique à la tâche, qui la maintient au premier plan de notre mémoire. La tension est relâchée à la fin de la tâche mais persiste si elle est interrompue ou n'est pas encore terminée.

C'est pourquoi les tâches inachevées reviennent sans cesse nous hanter. Regardez autrement, ces rappels peuvent être utiles pour nous aider à terminer des projets incomplets seulement s'ils ne gâchent pas notre attention en plein milieu d'un autre projet.

L'attention est comme l'énergie dans la mesure où sans elle, aucun travail ne peut être effectué et, en l'exécutant, le travail est dissipé. Nous nous créons par la façon dont nous utilisons cette énergie. Les souvenirs, les pensées et les sentiments sont tous façonnés par la façon dont nous les utilisons. Et c’est une énergie sous contrôle, dont on peut faire ce qu’on veut ; l’attention est donc notre outil le plus important pour améliorer la qualité de l’expérience.

-Mihaly Csikszentmihalyi

Exemple d'effet Zeigarnik

L’effet Zeigarnik est utilisé en gamification :

• Des trackers de progression informant les utilisateurs de la distance qui les sépare de l'achèvement d'une tâche. Par exemple, lorsque les utilisateurs voient un message du type « Votre profil est complété à 34 % », ils sont plus susceptibles de passer quelques minutes à fournir tous les détails manquants. Cette technique est utilisée par LinkedIn pour collecter des informations sur les utilisateurs de manière très intelligente.
• Des listes de contrôle qui fournissent aux utilisateurs un flux clair, étape par étape, pour intégrer les utilisateurs plus rapidement et plus efficacement.
• Les publicités interrompues sont plus susceptibles d'être mémorisées que celles qui ne le sont pas en raison de l'effet Zeigarnik. Les annonceurs l'utilisent pour capter l'attention et la mémoire des téléspectateurs.

Comment éviter l'effet Zeigarnik

Recherche par la Florida State University montre que planifier le travail à l'avance et l'écrire peut libérer votre esprit des pensées distrayantes sur le travail inachevé. Ayez des rituels quotidiens, hebdomadaires et mensuels pour revoir, prioriser et planifier ce que vous avez l’intention de faire. Lorsque vous manquez quelque chose et que cela vous vient à l'esprit, ne le laissez pas en suspens, notez-le immédiatement.

Déplacer des tâches de votre tête vers du papier détend votre cerveau et vous aide à vous concentrer sur la tâche à accomplir.

Quelques autres pratiques à adopter :

1. Évitez la procrastination en utilisant l’effet Zeigarnik à votre avantage. Au lieu de remettre les choses à plus tard parce qu’elles sont grandes ou complexes, faites simplement un tout petit pas dans cette direction. Une fois que vous aurez commencé, votre cerveau déclenchera l’effet Zeigarnik vous permettant de continuer jusqu’à la fin.
2. Utilisez la méthode Pomodoro pour diviser votre travail en petites tranches de temps ciblé. Les pauses tactiques de la méthode Pomodoro améliorent la mémoire et maintiennent l’élan productif.

Biais de complexité

Si nous avons le choix entre deux solutions concurrentes, nous choisirons probablement la plus complexe.

Le jargon attire notre attention plutôt que des explications simples.

Les stratégies difficiles à exécuter nous impressionnent par rapport aux stratégies simples.

Les produits sophistiqués semblent faire plus autorité tandis que les produits ordinaires semblent inférieurs.

Mais la complexité pose de nombreux problèmes :

1. Savoir d’emblée que quelque chose est difficile peut nous empêcher de démarrer.
2. Les obstacles et les défis sur le chemin rendent difficile la persévérance et nous risquons d’abandonner trop tôt.
3. Cela peut retarder la prise de décision.
4. C'est coûteux car cela nécessite plus de temps, d'efforts et de ressources.
5. Cela peut être potentiellement dangereux. Ne pas bien comprendre quelque chose peut conduire à des hypothèses et à des conclusions erronées. Cela peut conduire à cacher des erreurs et des défauts fondamentaux.

Le biais de complexité est la tendance à préférer les explications, les solutions et les arguments compliqués aux plus faciles.

Pourquoi nous tombons dans le piège de la complexité

Beaucoup de gens confondent simple et facile. Trouver des solutions simples à des problèmes peut parfois nécessiter plus d’efforts – un effort conscient pour creuser plus profondément et céder la place à notre esprit créatif, en évitant les préjugés pour surmonter la complexité et en trouvant des solutions qui ne nécessitent pas trop d’échafaudages à soutenir.

La complexité dans de tels cas pourrait être une excuse pour qualifier le problème de trop confus et le mettre de côté.

Nous choisissons la complexité plutôt que la simplicité pour une autre raison : elle est faussement associée à l'expertise, à l'innovation et à l'autorité. Plus l’approche est complexe ou avancée, plus elle apparaît supérieure. Autrement dit, si une solution est trop simple, nous supposons qu’elle ne résoudra pas le problème.

Cela nous amène à injecter de la complexité et à compliquer excessivement les choses au lieu de choisir une approche plus simple.

Comme l'a dit un jour Edsger Wybe Dijkstra, un informaticien néerlandais : « La simplicité est une grande vertu, mais elle nécessite un travail acharné pour y parvenir et une éducation pour l'apprécier. Et pour aggraver les choses : la complexité se vend mieux.

Exemple de biais de complexité

Jim a eu l'opportunité de préparer et de présenter la conception d'un nouveau produit à toute son équipe. Il voulait que la solution se démarque et établisse sa crédibilité auprès des autres.

Mais au lieu de se poser la question « Quel problème ce produit doit-il résoudre et comment puis-je le résoudre de la manière la plus simple possible ? » il a demandé : « Quel problème ce produit doit-il résoudre et comment puis-je lui donner une belle apparence ?

Essayer de rendre la solution attrayante a conduit à de mauvais choix :

1. Au lieu de choisir une technologie simple qu’il comprenait bien, il a décidé d’utiliser une nouvelle technologie sans expérience ni expertise.
2. Il a pris des décisions architecturales complexes pour donner au produit un aspect sophistiqué.
3. Il a introduit des fonctionnalités qui ajoutaient peu ou pas de valeur au client, mais qui semblaient intéressantes à mettre en œuvre.

Dans son cas, le biais de complexité a conduit à de mauvaises décisions et à des choix terribles.

Comment éviter le biais de complexité

Pour contrecarrer le biais de complexité, appliquez le rasoir d’Occam. C’est l’un des modèles mentaux les plus utiles pour résoudre des problèmes. Le rasoir d'Occam prône la simplicité en se concentrant sur les éléments clés du problème, en éliminant les options improbables et en trouvant des solutions avec moins d'hypothèses.

Un autre modèle mental utile pour réduire la complexité est la réflexion sur les premiers principes. Cela nécessite de décomposer un problème en ses éléments fondamentaux (ses éléments essentiels), de poser des questions puissantes, d'aller à la vérité fondamentale, de séparer les faits des hypothèses, puis de construire une vision à partir de la base.

Quelques autres pratiques à adopter :

1. Étant donné que le biais de complexité vous empêche de rechercher des solutions simples, demander l’avis des autres peut être utile. Vous vous demandez peut-être « Ma solution est-elle trop complexe ou déroutante ? »
2. Remettez en question votre intention. Recadrez l’objectif final pour l’aligner sur les résultats que vous souhaitez atteindre.
3. Faites preuve de parti pris pour l’action. Au lieu de rester coincé dans la paralysie de l’analyse, faites un petit pas vers votre objectif, voyez comment il fonctionne et améliorez-le lentement au fil du temps.

Erreur de planification

Lorsqu’il s’agit de fixer des délais, la plupart d’entre nous sont très optimistes. Même si c'est quelque chose de similaire à ce que nous avons fait dans le passé, nous sous-estimons probablement encore le temps qu'il faudra pour le faire à l'avenir.

La dernière fois, il a fallu une semaine pour terminer une proposition de conception, mais si vous devez recommencer, vous êtes sûr que cela sera fait en moins d'une semaine.

Il a fallu plus d'un mois pour que vos nouvelles recrues soient intégrées la dernière fois, mais lors de la planification du nouveau lot arrivant la semaine prochaine, vous n'avez alloué que 2 semaines.

L’erreur de planification est ce qui nous pousse à nous engager sur des délais trop optimistes, à manquer ces délais, puis à nous noyer dans la culpabilité, l’anxiété et le stress. Ne pas prendre en compte les exigences réalistes de la tâche conduit à une mauvaise planification pour l’avenir. Cela nuit à votre réputation et brise également la confiance, car lorsque vous ne respectez pas ces délais, les autres supposent que vous ne prenez pas vos engagements au sérieux.

Pourquoi nous tombons dans le piège de la planification

Lorsque nous estimons le temps qu’il faudra pour accomplir une tâche spécifique, nous ignorons les risques et autres événements improbables qui pourraient nous empêcher de terminer la tâche à temps.

Prendre en compte le meilleur des cas et ignorer les obstacles que nous pourrions rencontrer en cours de route conduit à des vœux pieux. Nous avons les meilleures intentions de faire le travail rapidement et efficacement, mais les bonnes intentions ne suffisent pas toujours. Une bonne planification nécessite de bonnes compétences en estimation.

Une autre raison pour laquelle nous sommes très optimistes quant à l’achèvement d’un travail spécifique est notre tendance à rester coincés dans le vif du sujet tout en ignorant la situation dans son ensemble. Ne pas prendre en compte la situation dans son ensemble conduit à une mauvaise estimation : nous faisons de fausses hypothèses et ignorons le temps qu’il faudra pour intégrer notre travail dans une perspective plus large.

Nous sommes également très mauvais pour juger avec précision nos compétences et nos capacités. Notre enthousiasme à atteindre nos objectifs s’ajoute à l’erreur de planification.

\Le pire? Nous n’apprenons même pas de nos erreurs passées. Même si nous pouvons reconnaître les erreurs passées lorsque nous sommes trop optimistes, nous continuerons à commettre les mêmes erreurs à l’avenir.

Nous nous concentrons sur notre objectif, nous ancrons sur notre plan et négligeons les taux de base pertinents, nous exposant ainsi à une erreur de planification. Nous nous concentrons sur ce que nous voulons et pouvons faire, en négligeant les plans et les compétences des autres. Tant pour expliquer le passé que pour prédire l’avenir, nous nous concentrons sur le rôle causal de la compétence et négligeons le rôle de la chance. Nous sommes donc enclins à une illusion de contrôle. Nous nous concentrons sur ce que nous savons et négligeons ce que nous ne savons pas, ce qui nous rend trop confiants dans nos croyances.

-Daniel Kahneman

Exemple d’erreur de planification

Tina travaille sur les estimations d'un nouveau produit. Elle a déjà travaillé sur un produit similaire. La dernière fois qu’elle a construit le produit, il lui a fallu 3 mois. Le projet était initialement estimé à 2 mois, mais a pris un mois supplémentaire en raison de changements d'exigences, d'un cycle de test plus long et d'autres problèmes imprévus.

Tina a une expérience du passé qu'elle devrait mettre à profit pour déterminer combien de temps il lui faudra pour terminer le projet en cours. Cependant, en raison d'une erreur de planification, elle s'engage à nouveau sur un délai de 2 mois. Elle le justifie en supposant que son expérience du projet précédent l'aidera à terminer les tâches plus tôt, tout en ignorant complètement le temps supplémentaire qu'il faudra pour gérer les problèmes inattendus.

Comment éviter les erreurs de planification

Décomposez le projet en petites parties et estimez combien de temps chacune prendra. En effectuant ce travail dès le départ, vos estimations d'efforts seront beaucoup plus proches de la réalité que si vous vous laissiez vaguement guider par votre intuition.

Une autre stratégie intéressante est celle recommandée par Daniel Kahneman : il suggère d'adopter un point de vue extérieur sur vos estimations en consultant d'autres personnes, en posant des questions et en identifiant les problèmes et les erreurs qu'ils ont commis dans le passé sur des projets similaires. Vous ne pouvez pas faire cela pour toutes vos tâches, mais faites-le certainement pour les plus cruciales.

Quelle que soit votre maîtrise de l'estimation, un événement improbable peut survenir et faire passer votre projet entre les mailles du filet. Il n’est pas possible de prendre en compte tous ces scénarios et de les planifier. Mais ce qui est possible, c'est d'ajouter un peu de marge à vos estimations : ajouter 20 % de marge de manœuvre tout en tenant compte de l'effort nécessaire pour faire quelque chose.

Enfin, et c’est le plus important : mettez en place une boucle de feedback dans votre processus. Suivez votre temps. Notez le temps qu'il faut pour faire quelque chose. Lorsque vous ne respectez pas les délais, identifiez les erreurs que vous avez commises et les changements dont vous avez besoin dans votre processus de planification pour faire mieux la prochaine fois.

Lorsque vous êtes conscient de la façon dont ces préjugés (effet d'urgence, effet Zeigarnik, biais de complexité et erreur de planification) affectent votre temps et appliquez les bonnes stratégies pour les surmonter, vous pouvez être votre moi le plus productif.

Résumé

1. La plupart d'entre nous ont du mal à travailler efficacement parce que nous ne prêtons pas attention aux biais cognitifs qui nous empêchent d'utiliser notre temps de manière productive.
2. L’effet d’urgence nous fait perdre du temps à nous occuper de tâches urgentes au détriment de tâches importantes. Ne pas prêter attention aux besoins futurs nous maintient piégés dans un cycle d’improductivité.
3. L’effet Zeigarnik nous empêche de donner le meilleur de nous-mêmes à la tâche à accomplir. Lorsque notre esprit ne cesse de nous rappeler des tâches incomplètes ou interrompues, il est difficile de rester concentré et attentif.
4. Le biais de complexité nous amène à ajouter une complexité inutile aux solutions, ce qui augmente le temps, les efforts et les coûts nécessaires pour résoudre même des problèmes simples.
5. L’erreur de planification incite notre esprit à donner des estimations très optimistes pour atteindre un certain objectif, même si notre expérience précédente nous dit qu’il sera impossible de l’atteindre.

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