Cómo los líderes pueden evitar la trampa de la falsa urgencia e impulsar la productividad del equipo

Algunos líderes priorizan implacablemente para garantizar que un trabajo importante no se vea comprometido a costa de acciones urgentes. Otros líderes tratan cada solicitud como una prioridad y no prestan atención a cuánto merece algo su atención.

Dar un mayor sentido de urgencia a cada solicitud dificulta que sus equipos realicen un trabajo significativo. Ser bombardeados con una falsa sensación de urgencia los hace operar como una potencia loca: la gente del equipo sigue corriendo en muchas direcciones diferentes sin llegar a ninguna parte.

Saltar de una tarea a otra y estar en un estado constante de abrumador y reactividad puede agotar la energía del equipo, aumentar el estrés e incluso provocar agotamiento. Cuando los empleados no tienen tiempo para trabajar profundamente o experimentar la alegría y el placer de estar en un estado de fluidez, se sienten infelices, estancados e insatisfechos.

El ajetreo sin sentido debido a una falsa sensación de urgencia no conduce al progreso, sólo aumenta el estrés.

Esperar que su equipo tome en serio las solicitudes urgentes y las atienda con prontitud no está mal. Es contraproducente cuando se da alta prioridad a todas las demás solicitudes y se espera que el equipo aproveche la oportunidad.

Es su responsabilidad como líder construir la cultura adecuada en su organización, una en la que se valore el impacto, el pensamiento creativo y la creación de valor a largo plazo por encima del caos no deseado, la lucha contra incendios y el pensamiento reactivo.

Si los líderes no articulan claramente sus prioridades, entonces las personas que los rodean no saben cuáles deberían ser sus propias prioridades. Se desperdician tiempo, energía y capital.

—Robert Iger

Aquí están las cinco prácticas que pueden hacer que su estilo de liderazgo pase del pánico, la ansiedad o el miedo siempre presentes a una intencionalidad en el pensamiento y calma en el lenguaje corporal.

Reconocer las señales

Los líderes que están atrapados en un frenesí y un estado constante de abrumador a menudo no se detienen a reconocer las señales. Están tan atrapados en actividades improductivas que no se dan cuenta del impacto de la ejecución irreflexiva en la productividad y el rendimiento de su equipo.

Reconocer los signos de un falso sentido de urgencia es el primer paso para combatirlo. Le permite tomar medidas proactivas para promover una urgencia genuina y erradicar prácticas no saludables.

A continuación se muestran algunos signos de una cultura de urgencia:

• Se espera que los empleados estén disponibles cuando se les solicite todo el tiempo.
• Su equipo está constantemente en modo de pánico y extinción de incendios.
• Las solicitudes ad hoc siguen consumiendo el ancho de banda de su equipo, ya que cada solicitud aparece como una prioridad máxima.
• Su equipo no tiene claro qué se considera una solicitud válida y qué no requiere su tiempo y energía.
• Estar ocupado equivale a un alto rendimiento sin tener en cuenta la creación de valor y la productividad.

Las organizaciones a menudo están dispersas en demasiadas prioridades y muchas de ellas están mal definidas. Las cosas tienden a agregarse a la pila con el tiempo y, antes de que nos demos cuenta, tenemos enormes retrasos. Estamos esparcidos por una milla de ancho y una pulgada de profundidad. Los problemas con el ritmo y el tempo están, por supuesto, relacionados con tener demasiadas cosas sucediendo al mismo tiempo. Se siente como nadar en pegamento, moverse como melaza.

- Frank Slotman

El verdadero liderazgo comienza reconociendo cómo su comportamiento podría estar contribuyendo a una falsa sensación de urgencia en el trabajo y adoptando medidas para evitarlo.

Identificar la causa raíz

Reconocer y aceptar las señales de un problema no es suficiente, también es necesario actuar en consecuencia.

Para hacer esto, necesita abordar sus miedos subyacentes, sus debilidades u otras razones que lo hacen actuar de manera improductiva. Cuando no abordas la causa real de tu comportamiento, cualquier cambio que intentes lograr sólo te dará resultados temporales. Tus viejas tendencias a actuar con un falso sentido de urgencia no mueren y siguen entrando en acción de vez en cuando.

Tu comportamiento impredecible no sólo confunde a tu equipo, sino que actuar racionalmente en un momento e irracionalmente al siguiente te hace perder la confianza y el respeto.

Piensa en lo que te hace reactivo, hiperactivo y actúa con una falsa sensación de urgencia:

• ¿Qué miedo podría estar provocando que te comportes de esta manera?
• ¿Qué lagunas en la planificación podrían llevar a la reactividad?
• ¿Qué creencias o expectativas podrían estar interfiriendo con su capacidad para pensar con claridad?
• ¿Qué desafíos prevé al priorizar el trabajo y brindar mayor claridad a su equipo?

Resolver un problema sin resolver su causa raíz es como dar un paso adelante y luego retroceder. Muchos disfrutan del baile, pero luego se quejan de que no los lleva a ninguna parte.

—Luca Dellanna

Cree un cambio real y duradero en la cultura de su organización para planificar bien, establecer prioridades y liderar con un claro sentido de dirección abordando la causa raíz de su comportamiento en lugar de abordar los síntomas superficialmente.

Cuida tu idioma

Los líderes tienen un aura convincente a su alrededor: todo lo que dicen se toma más en serio y todo lo que hacen tiene peso.

Cuando los líderes quieren que se haga algo, mostrar cierto sentido de urgencia es una excelente manera de lograrlo. Pero a veces hacen mal uso de este poder y autoridad al dejar todo en manos de su equipo con un alto sentido de urgencia y esperar que lo atiendan con entusiasmo y rigor.

Cuando los líderes utilizan palabras como urgente, inmediato o máxima prioridad, es posible que no quieran hacer daño. Pero hacer esto como líder es un acto descuidado. Hace que su equipo deje de lado las prioridades existentes y gaste energía en un trabajo que ni siquiera merece su tiempo y atención.

El liderazgo eficaz requiere estar atento a su idioma. Su trabajo no es sólo establecer la estrategia de la organización, darle vida a esa estrategia también es parte de ella. Su lenguaje (cómo interactúa con su equipo, qué transmite, cómo brinda claridad, establece prioridades y comunica la urgencia) juega un papel importante en la configuración de los resultados que logra su equipo.

La comunicación es tu billete al éxito, si prestas atención y aprendes a hacerlo de forma eficaz - Theo Gold

El liderazgo es lenguaje. Presta atención a las palabras que utilizas al comunicar la prioridad de una tarea, iniciativa o idea. Asegúrese de que su equipo no esté agobiado por una falsa sensación de urgencia ni reaccione exageradamente a prioridades laborales falsas porque no logra comunicar lo que importa.

Capacite a su equipo para separar los plazos críticos y otras prioridades de trabajo

La toma de decisiones en una organización sale mal cuando los líderes intentan microgestionar e involucrarse en cada parte de la misma. Bajo el paraguas de una gran decisión, a menudo es necesario tomar muchas decisiones pequeñas. Son estas pequeñas decisiones diarias las que determinan si sus empleados están comprometidos en realizar un trabajo impactante o en actividades improductivas.

Cuando los líderes no involucran a sus equipos en el proceso de decisión o no los empoderan para separar la verdadera urgencia de la reacción falsa, hacen que sus equipos dependan demasiado de ellos. En lugar de utilizar la inteligencia colectiva del grupo para tomar una mejor decisión, se convierte en un espectáculo unipersonal.

Los líderes no deberían asumir toda la responsabilidad de erradicar la falsa urgencia de su organización sobre sus hombros, deben compartir esta responsabilidad con sus equipos.

Para ello deberán:

1. Definir claramente qué constituye una tarea urgente y qué no.
2. Trabaje con el equipo en un manual para manejar tareas urgentes. Esto resulta útil cuando el equipo está bajo presión para rendir al máximo.
3. Configure las expectativas de tiempo de respuesta para otras solicitudes: cuándo se entregará un determinado proyecto, tarea o iniciativa, cuál será el tiempo de respuesta del correo electrónico, cómo se manejarán las quejas de los clientes u otros errores.
4. Capacite a su equipo para que diga no a reuniones y debates ad hoc que se disfrazan de urgentes, pero que en realidad son actividades que hacen perder el tiempo.

Los líderes no son responsables de los resultados, los líderes son responsables de las personas que son responsables de los resultados. Y la mejor manera de impulsar el desempeño en una organización es crear un entorno en el que la información pueda fluir libremente, se puedan resaltar los errores y se pueda ofrecer y recibir ayuda.

- Simón Sinek

Combatir una cultura de falsa urgencia en el trabajo requiere que todos en la organización se unan y trabajen hacia una misión común. Trátelo como un deporte de equipo, no como una actividad en solitario.

Impacto de la recompensa, no el tiempo invertido

Las palabras de un líder no son suficientes para impulsar el cambio en una organización; lo que hacen en acción es igualmente importante.

\Qué comportamientos son recompensados y reconocidos desempeñan un papel importante en la configuración de la percepción de los empleados sobre los valores del liderazgo.

¿Se recompensa a las personas por resolver errores después de que han ocurrido o por evitar que ocurran en primer lugar?

¿Se aplaude a la gente por quedarse hasta tarde y apagar incendios o por el impacto que crearon?

¿Se anima a las personas a tomar decisiones alineadas con el pensamiento a largo plazo o se les obliga a aplicar tácticas a corto plazo de un problema a otro?

Recompensar los comportamientos correctos establece las expectativas correctas en su organización. Les dice a los empleados qué comportamientos son reconocidos y apreciados y qué comportamientos no obtienen ningún valor.

Como líder, obtienes lo que toleras. Las personas no repiten una conducta a menos que sea recompensada.

—Susan Scott

Promover comportamientos en los que trabajar hasta tarde o los fines de semana se considere una excepción, no una norma. Reconozca y aprecie el pensamiento creativo, la capacidad de asumir riesgos, la determinación y el coraje de su gente, no la cantidad de horas que dedican a resolver problemas.

Resumen

1. La falsa cultura de urgencia en una organización engaña a los empleados manteniéndolos muy ocupados, estresados y ansiosos sin realizar un trabajo impactante ni crear ningún valor.
2. Si bien todos los que te rodean pueden notar tu tendencia a etiquetar todo como de alta prioridad, es posible que tú no te des cuenta. Estar constantemente en modo de extinción de incendios le impide ver el efecto dañino de su comportamiento en el crecimiento de su equipo y organización. Para combatir la falsa urgencia, deja de apresurarte, haz una pausa y reconoce las señales.
3. Saber que no priorizas bien te da la oportunidad de hacer correcciones. Sin embargo, no puedes realizar un cambio duradero en tu comportamiento sin comprender tus miedos, debilidades u otros factores que contribuyen a ello. Profundice en la causa raíz y deje de abordar los síntomas.
4. Las palabras de un líder tienen peso: todo lo que dice y hace se toma más en serio. No puedes decir que algo es urgente y no esperar que tu equipo deje todo lo demás y se ocupe de ello. Tenga cuidado con su forma de comunicarse. No digas que algo es urgente a menos que realmente lo digas en serio.
5. Un líder es responsable de erradicar la falsa urgencia de su organización, pero no puede hacerlo sin sus equipos. No pueden tomar todas las decisiones, estar presentes todo el tiempo o estar presentes en todas partes. Al empoderar a su equipo para que tome las decisiones correctas y hable cuando las cosas no están bien priorizadas, puede lograr colectivamente los resultados deseados.
6. Las recompensas y el reconocimiento son motivadores poderosos para impulsar cambios de comportamiento en su organización. Úsalos a tu favor promoviendo prácticas laborales saludables y aboliendo conductas no saludables.

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