Как лидеры могут избежать ловушки ложной срочности и повысить продуктивность команды

Некоторые лидеры безжалостно расставляют приоритеты, чтобы гарантировать, что важная работа не будет поставлена под угрозу ценой срочных действий. Другие лидеры рассматривают каждую просьбу как приоритет и не обращают внимания на то, насколько что-то заслуживает их внимания.

Придание повышенного чувства срочности каждому запросу затрудняет выполнение какой-либо значимой работы их командами. Бомбардировка ложным чувством безотлагательности заставляет их действовать как сумасшедшая электростанция: люди в команде продолжают бежать в разных направлениях, фактически никуда не достигая.

Перескакивание с одной задачи на другую и постоянное состояние перегруженности и реактивности могут истощить энергию команды, увеличить стресс и даже привести к выгоранию. Когда у сотрудников нет времени на глубокую работу или на радость и удовольствие от пребывания в состоянии потока, они чувствуют себя несчастными, застрявшими и неудовлетворенными.

Бездумная занятость из-за ложного чувства срочности не приводит к прогрессу, а только усиливает стресс.

Ожидать, что ваша команда серьезно отнесется к срочным запросам и оперативно их выполнит, не является ошибкой. Контрпродуктивно, когда каждому другому запросу уделяется высокий приоритет и ожидается, что команда воспользуется этой возможностью.

Вы как лидер обязаны создать в своей организации правильную культуру, в которой влияние, творческое мышление и долгосрочное создание ценностей ценятся выше нежелательного хаоса, пожаротушения и реактивного мышления.

Если лидеры не формулируют четко свои приоритеты, то люди вокруг них не знают, какими должны быть их собственные приоритеты. Время, энергия и капитал тратятся впустую.

— Роберт Айгер

Вот пять практик, которые могут изменить ваш стиль лидерства от постоянной паники, беспокойства или страха к целеустремленности в мышлении и спокойствию в языке тела.

Распознайте знаки

Лидеры, которые охвачены безумием и постоянным состоянием подавленности, часто не делают паузу, чтобы распознать признаки. Они настолько увязли в непродуктивной занятости, что не замечают влияния бессмысленного исполнения на продуктивность и результативность своей команды.

Распознавание признаков ложного чувства безотлагательности является первым шагом в борьбе с ним. Это позволяет вам предпринимать активные шаги для содействия подлинной срочности и искоренения нездоровой практики.

Вот некоторые признаки культуры срочности:

• Ожидается, что сотрудники будут доступны по требованию все время.
• Ваша команда постоянно находится в режиме паники и пожаротушения.
• Специальные запросы продолжают потреблять трафик вашей команды, поскольку каждый запрос имеет высший приоритет.
• У вашей команды нет ясности относительно того, что можно считать обоснованным запросом, а что не требует от них времени и энергии.
• Занятость приравнивается к высокой производительности без учета создания ценности и производительности.

Организации часто слишком разбросаны по слишком большому количеству приоритетов, и слишком многие из них плохо определены. Дела, как правило, со временем добавляются в кучу, и, прежде чем мы это осознаем, у нас появляются огромные очереди. Мы разбросаны на милю в ширину и на дюйм в глубину. Проблемы со скоростью и темпом, конечно, связаны с тем, что одновременно происходит слишком много всего. Такое ощущение, будто плывешь в клее, движешься, как патока.

— Фрэнк Слотман

Настоящее лидерство начинается с осознания того, что ваше поведение может способствовать ложному ощущению срочности на работе, и принятия мер, чтобы избежать этого.

Определите основную причину

Распознать и признать признаки проблемы недостаточно, вам также необходимо действовать в соответствии с ней.

Для этого вам необходимо устранить свой основной страх, слабости или другие причины, которые заставляют вас действовать непродуктивно. Если вы не устраните истинную причину своего поведения, любые изменения, которые вы попытаетесь внести, дадут вам лишь временные результаты. Ваша старая склонность действовать с ложным ощущением безотлагательности не умирает и продолжает время от времени проявляться.

Ваше непредсказуемое поведение не только сбивает с толку вашу команду, но и действуете рационально в один момент, а в следующий — иррационально, и вы теряете доверие и уважение.

Подумайте о том, что заставляет вас реагировать, гиперактивничать и действовать с ложным чувством безотлагательности:

• Какой страх может заставить вас вести себя таким образом?
• Какие пробелы в планировании могут привести к реактивной реакции?
• Какие убеждения или ожидания могут мешать вам ясно мыслить?
• Какие проблемы вы предвидите, связанные с расстановкой приоритетов в работе и обеспечением большей ясности для вашей команды?

Решение проблемы без устранения ее первопричины похоже на шаг вперед, а затем назад. Многие наслаждаются танцем, но потом жалуются, что он их ни к чему не приводит.

— Лука Делланна

Создайте реальные и долгосрочные изменения в культуре вашей организации, чтобы хорошо планировать, устанавливать приоритеты и руководить, имея четкое представление о направлении, устраняя первопричину вашего поведения, а не поверхностно устраняя симптомы.

Следи за языком

Лидеры окружены неотразимой аурой: все, что они говорят, воспринимается более серьезно, и все, что они делают, имеет вес.

Когда лидеры хотят, чтобы что-то было сделано, проявление определенного чувства срочности — отличный способ добиться цели. Но иногда они злоупотребляют этой властью и полномочиями, перекладывая все на свою команду с чувством безотлагательности и ожидая, что они будут заниматься этим с энтузиазмом и строгостью.

Когда лидеры используют такие слова, как «срочно», «немедленно» или «высший приоритет», это может не означать никакого вреда. Но делать это в качестве лидера – неосторожный поступок. Это заставляет их команду отодвигать существующие приоритеты и тратить силы на работу, которая даже не заслуживает их времени и внимания.

Эффективное лидерство требует внимательного отношения к своему языку. Ваша задача — не только определить стратегию организации, но и дать жизнь этой стратегии. Ваш язык — то, как вы взаимодействуете со своей командой, что вы передаете, как вы обеспечиваете ясность, устанавливаете приоритеты и сообщаете о срочности — играет большую роль в формировании результатов, которых достигает ваша команда.

Коммуникация — ваш билет к успеху, если вы обратите внимание и научитесь делать это эффективно — Тео Голд

Лидерство – это язык. Обратите внимание на слова, которые вы используете, когда сообщаете о приоритете задачи, инициативы или идеи. Убедитесь, что ваша команда не отягощена ложным чувством срочности и не слишком остро реагирует на ложные рабочие приоритеты из-за того, что вы не можете сообщить о том, что важно.

Предоставьте своей команде возможность отделять критические сроки от других рабочих приоритетов.

Принятие решений в организации идет не так, как надо, когда лидеры пытаются контролировать микроменеджмент и участвовать во всех его аспектах. Под эгидой большого решения часто приходится принимать множество мелких решений. Именно эти небольшие ежедневные решения определяют, заняты ли ваши сотрудники эффективной работой или непродуктивной занятостью.

Когда лидеры не вовлекают свои команды в процесс принятия решений или не дают им возможности отличать настоящую срочность от ложной реакции, они делают свои команды слишком зависимыми от себя. Вместо использования коллективного разума группы для принятия лучшего решения, это превращается в шоу одного актера.

Лидеры не должны брать на себя всю ответственность за искоренение ложной срочности в своей организации, они должны разделить эту ответственность со своими командами.

Для этого они должны:

1. Четко определите, что является неотложной задачей, а что нет.
2. Работайте с командой над планом действий для решения срочных задач. Это очень удобно, когда команда находится в состоянии стресса и не может показать себя с лучшей стороны.
3. Настройте ожидаемое время ответа для других запросов — когда будет реализован определенный проект, задача или инициатива, каково будет время ответа по электронной почте, как будут обрабатываться жалобы клиентов или другие ошибки.
4. Предоставьте своей команде возможность сказать «нет» разовым встречам и обсуждениям, которые замаскированы под срочные, но на самом деле являются пустой тратой времени.

Лидеры не несут ответственности за результаты, лидеры несут ответственность за людей, которые отвечают за результаты. А лучший способ повысить производительность организации — создать среду, в которой информация может свободно передаваться, ошибки можно выявлять, а помощь можно предлагать и получать.

— Саймон Синек

Борьба с культурой ложной срочности на работе требует, чтобы все в организации объединились и работали над достижением общей миссии. Относитесь к этому как к командному виду спорта, а не к одиночному занятию.

Вознаграждение, а не потраченное время

Слов лидера недостаточно, чтобы добиться перемен в организации, не менее важно то, что он делает на деле.

\Какое поведение вознаграждается и признается, играет важную роль в формировании восприятия сотрудниками ценностей руководства.

Вознаграждаются ли люди за исправление ошибок после того, как они произошли, или за их предотвращение?

Аплодируют ли людям за то, что они задерживаются допоздна и тушат пожары, или за то влияние, которое они оказали?

Поощряют ли людей принимать решения, основанные на долгосрочном мышлении, или их заставляют применять краткосрочную тактику от одной проблемы к другой?

Вознаграждение за правильное поведение формирует правильные ожидания в вашей организации. Он сообщает сотрудникам, какое поведение признается и ценится, а какое не приносит никакой ценности.

Будучи лидером, вы получаете то, что терпите. Люди не повторяют поведение, если оно не вознаграждено.

— Сьюзан Скотт

Пропагандируйте поведение, при котором работа допоздна или в выходные дни считается исключением, а не нормой. Признавайте и цените творческое мышление, способность идти на риск, решимость и смелость ваших людей, а не количество часов, которые они тратят на решение проблем.

Краткое содержание

1. Культура ложной срочности в организации вводит сотрудников в заблуждение, заставляя их быть очень занятыми, напряженными и тревожными, не выполняя при этом результативную работу и не создавая никакой ценности.
2. Хотя все вокруг могут заметить вашу склонность придавать всему делу высокий приоритет, вы можете этого не осознавать. Постоянное пребывание в режиме пожаротушения не позволяет вам увидеть пагубное влияние вашего поведения на рост вашей команды и организации. Чтобы бороться с ложной срочностью, перестаньте спешить, сделайте паузу и распознайте знаки.
3. Осознание того, что вы неправильно расставляете приоритеты, дает вам возможность внести исправления. Однако вы не сможете добиться долгосрочных изменений в своем поведении, не понимая своих страхов, слабостей и других факторов, которые этому способствуют. Копайте глубже в первопричину, перестаньте бороться с симптомами.
4. Слова лидера имеют вес: все, что он говорит и делает, воспринимается более серьезно. Вы не можете сказать, что что-то срочное, и не ожидать, что ваша команда бросит все остальное и займется этим. Будьте осторожны с тем, как вы общаетесь. Не говорите, что что-то срочно, если вы действительно не имеете это в виду.
5. Лидер несет ответственность за искоренение ложной срочности в своей организации, но он не может сделать это без своих команд. Они не могут принимать все решения, быть рядом все время или присутствовать везде. Давая вашей команде возможность принимать правильные решения и высказываться, когда дела не расставлены по приоритетам, вы можете коллективно достичь желаемых результатов.
6. Награды и признание являются мощными мотиваторами для изменения поведения в вашей организации. Используйте их в своих интересах, продвигая здоровые методы работы и отказываясь от нездорового поведения.

Эта история ранее была опубликована здесь. Следуйте за мной в LinkedIn или здесь, чтобы увидеть больше историй.