Como os líderes podem evitar a armadilha da falsa urgência e aumentar a produtividade da equipe

Alguns líderes estabelecem prioridades impiedosamente para garantir que trabalhos importantes não sejam comprometidos à custa de ações urgentes. Outros líderes tratam cada solicitação como uma prioridade e não prestam atenção no quanto algo merece a sua atenção.

Atribuir um elevado senso de urgência a cada solicitação dificulta que suas equipes realizem qualquer trabalho significativo. Ser bombardeado com uma falsa sensação de urgência faz com que eles operem como uma potência louca – as pessoas da equipe continuam correndo em muitas direções diferentes sem realmente chegar a lugar nenhum.

Pular de uma tarefa para outra e estar em constante estado de sobrecarga e reatividade pode esgotar a energia da equipe, aumentar o estresse e até mesmo levar ao esgotamento. Quando os funcionários não têm tempo para realizar um trabalho profundo ou não experimentam a alegria e o prazer de estar em um estado de fluxo, eles se sentem infelizes, presos e insatisfeitos.

A ocupação estúpida devido a um falso senso de urgência não leva ao progresso, apenas aumenta o estresse.

Esperar que sua equipe leve a sério as solicitações urgentes e as atenda prontamente não é errado. É contraproducente quando todas as outras solicitações recebem alta prioridade e espera-se que a equipe aproveite a oportunidade.

É sua responsabilidade como líder construir a cultura certa em sua organização – uma onde o impacto, o pensamento criativo e a criação de valor a longo prazo sejam valorizados em detrimento do caos indesejado, do combate a incêndios e do pensamento reativo.

Se os líderes não articularem claramente as suas prioridades, as pessoas à sua volta não saberão quais deveriam ser as suas próprias prioridades. Tempo, energia e capital são desperdiçados.

- Robert Iger

Aqui estão as cinco práticas que podem transformar seu estilo de liderança do pânico, ansiedade ou medo sempre presente em intencionalidade no pensamento e calma na linguagem corporal.

Reconheça os sinais

Os líderes que são apanhados num frenesim e num estado constante de opressão muitas vezes não param para reconhecer os sinais. Eles estão tão presos a atividades improdutivas que não conseguem perceber o impacto da execução estúpida na produtividade e no desempenho de sua equipe.

Reconhecer sinais de um falso sentido de urgência é o primeiro passo para combatê-lo. Ele permite que você tome medidas proativas para promover uma urgência genuína e erradicar práticas prejudiciais à saúde.

Aqui estão alguns sinais de cultura de urgência:

• Espera-se que os funcionários estejam disponíveis sob demanda o tempo todo.
• Sua equipe está constantemente em modo de pânico e combate a incêndios.
• As solicitações ad hoc continuam consumindo a largura de banda da sua equipe, pois cada solicitação aparece como prioridade máxima.
• Sua equipe não tem clareza sobre o que se qualifica como uma solicitação válida e o que não exige tempo e energia.
• Estar ocupado é sinônimo de alto desempenho, sem considerar a criação de valor e a produtividade.

As organizações estão muitas vezes dispersas por demasiadas prioridades e muitas delas estão mal definidas. As coisas tendem a ser adicionadas à pilha com o tempo e, antes que percebamos, temos enormes atrasos. Estamos espalhados por uma milha de largura e uma polegada de profundidade. Os problemas com ritmo e andamento estão, obviamente, relacionados ao fato de haver muita coisa acontecendo ao mesmo tempo. É como nadar em cola, movendo-se como melaço.

-Frank Slootman

A verdadeira liderança começa com o reconhecimento de como o seu comportamento pode estar contribuindo para um falso senso de urgência no trabalho e com a adoção de medidas para evitá-lo.

Identifique a causa raiz

Reconhecer e reconhecer os sinais de um problema não é suficiente, você também precisa agir sobre ele.

Para fazer isso, você precisa abordar seus medos, fraquezas ou outros motivos subjacentes que o fazem agir de maneira improdutiva. Quando você não aborda a causa real do seu comportamento, qualquer mudança que você tente trazer apenas resultados temporários. Suas velhas tendências de agir com um falso senso de urgência não morrem e continuam entrando em ação de vez em quando.

Seu comportamento imprevisível não apenas confunde sua equipe, mas agir racionalmente em um momento e irracionalmente no seguinte faz com que você perca a confiança e o respeito.

Pense no que o torna reativo, hiperativo e aja com um falso senso de urgência:

• Que medo pode estar fazendo com que você se comporte dessa maneira?
• Que lacunas no planeamento podem levar à reatividade?
• Que crenças ou expectativas podem estar atrapalhando sua capacidade de pensar com clareza?
• Que desafios você prevê para priorizar o trabalho e proporcionar maior clareza à sua equipe?

Resolver um problema sem resolver sua causa raiz é como dar um passo à frente e depois um para trás. Muitos gostam da dança, mas depois reclamam que ela não os leva a lugar nenhum.

-Luca Dellanna

Crie uma mudança real e duradoura na cultura da sua organização para planejar bem, definir prioridades e liderar com um claro senso de direção, abordando a causa raiz do seu comportamento em vez de abordar superficialmente os sintomas.

Cuidado com a língua

Os líderes têm uma aura convincente ao seu redor – tudo o que dizem é levado mais a sério e tudo o que fazem tem peso.

Quando os líderes querem que algo seja feito, mostrar um certo senso de urgência é uma ótima maneira de fazer as coisas. Mas às vezes eles abusam desse poder e autoridade, entregando tudo à sua equipe com um alto senso de urgência e esperando que eles atendam a isso com entusiasmo e rigor.

Quando os líderes usam palavras como urgente, imediato ou prioridade máxima, podem não significar nenhum mal. Mas fazer isso como líder é um ato descuidado. Isso faz com que sua equipe deixe de lado as prioridades existentes e gaste energia em trabalhos que nem sequer merecem seu tempo e atenção.

Uma liderança eficaz requer estar atento à sua linguagem. Seu trabalho não é apenas definir a estratégia da organização, dar vida a essa estratégia também faz parte dela. Sua linguagem – como você interage com sua equipe, o que você transmite, como fornece clareza, define prioridades e comunica a urgência – desempenha um grande papel na definição dos resultados que sua equipe alcança.

A comunicação é o seu bilhete para o sucesso, se você prestar atenção e aprender a fazê-lo de forma eficaz - Theo Gold

Liderança é linguagem. Preste atenção às palavras que você usa ao comunicar a prioridade de uma tarefa, iniciativa ou ideia. Certifique-se de que sua equipe não seja sobrecarregada por um falso senso de urgência ou reaja exageradamente a falsas prioridades de trabalho porque você não consegue comunicar o que é importante.

Capacite sua equipe para separar prazos críticos e outras prioridades de trabalho

A tomada de decisão em uma organização dá errado quando os líderes tentam microgerenciar e se envolver em cada detalhe dela. Sob a égide de uma grande decisão, muitas vezes muitas pequenas decisões precisam ser tomadas. São essas pequenas decisões diárias que determinam se seus funcionários estão engajados em trabalhos impactantes ou em atividades improdutivas.

Quando os líderes não envolvem as suas equipas no processo de decisão ou não as capacitam para separar a verdadeira urgência da falsa reacção, tornam as suas equipas demasiado dependentes deles. Em vez de utilizar a inteligência coletiva do grupo para tomar uma decisão melhor, tudo se transforma em um show de um homem só.

Os líderes não devem assumir toda a responsabilidade de erradicar a falsa urgência da sua organização; eles devem partilhar esta responsabilidade com as suas equipas.

Para fazer isso, eles devem:

1. Defina claramente o que constitui uma tarefa urgente e o que não constitui.
2. Trabalhe com a equipe em um manual para lidar com tarefas urgentes. Isso é útil quando a equipe está sob estresse para ter o melhor desempenho.
3. Configure expectativas de tempo de resposta para outras solicitações – quando um determinado projeto, tarefa ou iniciativa será entregue, qual será o tempo de resposta do e-mail, como serão tratadas as reclamações dos clientes ou outros bugs.
4. Capacite sua equipe a dizer não a reuniões e discussões ad hoc disfarçadas de urgentes, mas que na verdade são atividades que desperdiçam tempo.

Os líderes não são responsáveis pelos resultados, os líderes são responsáveis pelas pessoas que são responsáveis pelos resultados. E a melhor forma de impulsionar o desempenho numa organização é criar um ambiente em que a informação possa fluir livremente, os erros possam ser destacados e a ajuda possa ser oferecida e recebida.

-Simon Sinek

Combater uma cultura de falsa urgência no trabalho exige que todos na organização se unam e trabalhem em prol de uma missão comum. Trate isso como um esporte de equipe, não como uma atividade individual.

Impacto da recompensa, não o tempo gasto

As palavras de um líder não são suficientes para impulsionar a mudança em uma organização; o que ele faz em ação é igualmente importante.

\Quais comportamentos são recompensados e reconhecidos desempenham um papel importante na formação da percepção dos funcionários sobre o que a liderança valoriza.

As pessoas são recompensadas por resolver os erros depois que eles aconteceram ou por evitar que aconteçam?

As pessoas são aplaudidas por ficarem até tarde e apagarem incêndios ou pelo impacto que criaram?

As pessoas são encorajadas a tomar decisões alinhadas com o pensamento de longo prazo ou são obrigadas a aplicar táticas de curto prazo de um problema para outro?

Recompensar os comportamentos certos estabelece as expectativas certas na sua organização. Diz aos funcionários quais comportamentos são reconhecidos e apreciados e quais comportamentos não agregam nenhum valor.

Como líder, você consegue o que tolera. As pessoas não repetem um comportamento a menos que seja recompensado.

-Susan Scott

Promova comportamentos onde trabalhar até tarde ou nos finais de semana seja considerado uma exceção, não uma norma. Reconheça e aprecie o pensamento criativo, a capacidade de assumir riscos, a determinação e a coragem do seu pessoal, e não o número de horas que passam resolvendo problemas.

Resumo

1. A cultura da falsa urgência em uma organização engana os funcionários, mantendo-os superocupados, estressados e ansiosos, sem realizar um trabalho impactante ou criar qualquer valor.
2. Embora todos ao seu redor possam notar sua tendência de rotular tudo como alta prioridade, você pode não perceber isso. Estar constantemente em modo de combate a incêndios impede que você veja o efeito prejudicial de seu comportamento no crescimento de sua equipe e da organização. Para combater a falsa urgência, pare de correr, faça uma pausa e reconheça os sinais.
3. Saber que você não prioriza bem lhe dá a oportunidade de fazer correções. No entanto, você não pode fazer uma mudança duradoura em seu comportamento sem compreender seus medos, fraquezas ou outros fatores que contribuem para isso. Aprofunde-se na causa raiz e pare de atacar os sintomas.
4. As palavras de um líder têm peso – tudo o que ele diz e faz é levado mais a sério. Você não pode dizer que algo é urgente e não esperar que sua equipe largue todo o resto e cuide do assunto. Tenha cuidado com a forma como você se comunica. Não diga que algo é urgente, a menos que você realmente queira dizer isso.
5. Um líder é responsável por erradicar a falsa urgência da sua organização, mas não pode fazê-lo sem as suas equipas. Eles não podem tomar todas as decisões, estar presentes o tempo todo ou estar presentes em todos os lugares. Ao capacitar sua equipe para tomar as decisões certas e se manifestar quando as coisas não são bem priorizadas, você pode alcançar coletivamente os resultados desejados.
6. Recompensas e reconhecimento são motivadores poderosos para impulsionar mudanças de comportamento em sua organização. Use-os a seu favor, promovendo práticas de trabalho saudáveis e abolindo comportamentos prejudiciais.

Esta história foi publicada anteriormente aqui. Siga-me no LinkedIn ou aqui para mais histórias.