Liderler Yanlış Aciliyet Tuzağından Nasıl Kurtulabilir ve Ekip Verimliliğini Nasıl Artırabilir?

Bazı liderler, acil eylemler pahasına önemli işlerden taviz verilmemesini sağlamak için acımasızca öncelik verirler. Diğer liderler her isteği öncelikli olarak ele alır ve bir şeyin kendi ilgilerini ne kadar hak ettiğine dikkat etmezler.

Her talebe artan bir aciliyet duygusu eklemek, ekiplerinin anlamlı bir iş yapmasını zorlaştırıyor. Yanlış bir aciliyet duygusuyla bombalanmak onların çılgın bir güç merkezi gibi çalışmasına neden oluyor; ekipteki insanlar aslında hiçbir yere ulaşmadan birçok farklı yöne koşmaya devam ediyor.

Bir görevden diğerine atlamak ve sürekli bir bunalmışlık ve tepkisellik halinde olmak ekibin enerjisini tüketebilir, stresi artırabilir ve hatta tükenmişliğe yol açabilir. Çalışanlar derin işler yapmaya zaman bulamadıklarında veya akış halinde olmanın neşesini ve hazzını deneyimlemediğinde kendilerini mutsuz, sıkışmış ve tatminsiz hissederler.

Yanlış bir aciliyet duygusundan kaynaklanan bilinçsiz meşguliyet ilerlemeye yol açmaz, yalnızca stresi artırır.

Ekibinizin acil talepleri ciddiye almasını ve hemen ilgilenmesini beklemek yanlış değildir. Diğer tüm isteklere yüksek öncelik verilmesi ve ekibin bu şansa atlaması beklenmesi verimsizdir.

Kuruluşunuzda etkinin, yaratıcı düşüncenin ve uzun vadeli değer yaratmanın istenmeyen kaos, yangınla mücadele ve tepkisel düşünceden daha değerli olduğu doğru kültürü oluşturmak bir lider olarak sizin sorumluluğunuzdur.

Liderler önceliklerini net bir şekilde ifade etmezlerse etraflarındaki insanlar kendi önceliklerinin ne olması gerektiğini bilemezler. Zaman, enerji ve sermaye boşa gider.

— Robert Iger

Liderlik tarzınızı her zaman mevcut olan panik, endişe veya korkudan düşüncede kararlılığa ve beden dilinde sakinliğe dönüştürebilecek beş uygulama:

İşaretleri tanıyın

Çılgınlığa ve sürekli bir bunalma durumuna kapılan liderler çoğu zaman işaretleri fark etmek için duraklamazlar. Verimsiz bir meşguliyete o kadar takılıp kalmışlar ki, akılsızca yürütmenin ekiplerinin üretkenliği ve performansı üzerindeki etkisini fark edemiyorlar.

Yanlış aciliyet duygusunun işaretlerini tanımak, bununla mücadele etmenin ilk adımıdır. Gerçek aciliyeti teşvik etmek ve sağlıksız uygulamaları ortadan kaldırmak için proaktif adımlar atmanıza olanak tanır.

Aciliyet kültürünün bazı belirtileri şunlardır:

• Çalışanların her zaman talep üzerine hazır olmaları beklenmektedir.
• Ekibiniz sürekli panik ve yangınla mücadele modundadır.
• Her istek öncelikli olarak göründüğünden geçici istekler ekibinizin bant genişliğini tüketmeye devam ediyor.
• Ekibinizin neyin geçerli bir istek olarak nitelendirildiği ve neyin zaman ve enerji gerektirmediği konusunda netliği yok.
• Meşgul olmak, değer yaratma ve üretkenlik dikkate alınmaksızın yüksek performansla eşdeğerdir.

Organizasyonlar çoğu zaman çok fazla önceliğe çok az bir şekilde dağılmış durumdadır ve bunların birçoğu da yanlış tanımlanmıştır. Zamanla işler yığına eklenir ve biz farkına bile varmadan, büyük birikmiş işlerimiz olur. Bir mil genişliğe ve bir inç derinliğe yayıldık. Hız ve tempoyla ilgili sorunlar elbette aynı anda çok fazla şeyin olmasından kaynaklanıyor. Tutkal içinde yüzmek, pekmez gibi hareket etmek gibi bir duygu.

—Frank Slootman

Gerçek liderlik, davranışınızın işyerinde yanlış bir aciliyet duygusuna nasıl katkıda bulunduğunu fark etmek ve bundan kaçınmak için önlemler almakla başlar.

Temel nedeni belirleyin

Bir problemin işaretlerini tanımak ve kabul etmek yeterli değildir, aynı zamanda ona göre hareket etmeniz de gerekir.

Bunu yapmak için, altta yatan korkunuzu, zayıf yönlerinizi veya sizi verimsiz şekillerde davranmaya iten diğer nedenleri ele almanız gerekir. Davranışınızın gerçek sebebini ele almadığınızda, yapmaya çalıştığınız herhangi bir değişiklik size yalnızca geçici sonuçlar verir. Sahte bir aciliyet duygusuyla hareket etme yönündeki eski eğilimleriniz ölmez ve ara sıra harekete geçmeye devam ederler.

Tahmin edilemeyen davranışlarınız sadece ekibinizin kafasını karıştırmakla kalmaz, aynı zamanda bir an mantıklı, bir an sonra mantıksız davranmanız güveninizi ve saygınızı kaybetmenize neden olur.

Sizi neyin tepkisel, hiper ve yanlış bir aciliyet duygusuyla hareket ettirdiğini düşünün:

• Bu şekilde davranmanıza neden olan korku ne olabilir?
• Planlamadaki hangi boşluklar tepkiselliğe yol açabilir?
• Hangi inançlar veya beklentiler net düşünme yeteneğinizin önüne geçiyor olabilir?
• İşe öncelik verme ve ekibinize daha iyi netlik sağlama konusunda ne gibi zorluklar öngörüyorsunuz?

Bir sorunu kök nedenini çözmeden çözmek, bir adım ileri, sonra bir geri adım atmaya benzer. Birçoğu danstan hoşlanıyor, ancak daha sonra bunun kendilerini hiçbir yere getirmediğinden şikayet ediyor.

—Luca Dellanna

Semptomlarla yüzeysel olarak mücadele etmek yerine davranışınızın temel nedenini ele alarak iyi planlama yapmak, öncelikleri belirlemek ve net bir yön duygusuyla liderlik etmek için kuruluşunuzun kültüründe gerçek ve kalıcı bir değişiklik yaratın.

Diline dikkat et

Liderlerin etrafında etkileyici bir aura vardır; söyledikleri her şey daha ciddiye alınır ve yaptıkları her şey önem taşır.

Liderler bir şeyin yapılmasını istediğinde, belli bir aciliyet duygusu göstermek, işleri halletmenin harika bir yoludur. Ancak bazen bu gücü ve otoriteyi, büyük bir aciliyet duygusuyla her şeyi takımlarının üzerine atarak ve onlardan şevkle ve titizlikle ilgilenmelerini bekleyerek kötüye kullanırlar.

Liderler acil, acil veya en öncelikli gibi sözcükleri ortalıkta dolaştırdıklarında, bunların hiçbir zararı olmayabilir. Ancak bir lider olarak bunu yapmak dikkatsiz bir davranıştır. Bu, ekibinin mevcut öncelikleri bir kenara itmesine ve zamanını ve dikkatini bile hak etmeyen işlere enerji harcamasına neden olur.

Etkili liderlik, dilinize dikkat etmeyi gerektirir. Göreviniz sadece organizasyonun stratejisini belirlemek değil, o stratejiye hayat vermek de onun bir parçası. Kullandığınız dil (ekibinizle nasıl etkileşim kurduğunuz, ne aktardığınız, netliği nasıl sağladığınız, öncelikleri nasıl belirlediğiniz ve acil durumu nasıl ilettiğiniz) ekibinizin elde ettiği sonuçları şekillendirmede büyük rol oynar.

Dikkat ederseniz ve etkili bir şekilde yapmayı öğrenirseniz, iletişim başarıya giden biletinizdir. - Theo Gold

Liderlik dildir. Bir görevin, girişimin veya fikrin önceliğini iletirken kullandığınız kelimelere dikkat edin. Ekibinizin yanlış bir aciliyet duygusu altında ezilmediğinden veya neyin önemli olduğunu iletemediğiniz için sahte iş önceliklerine aşırı tepki vermediğinden emin olun.

Ekibinizi kritik teslim tarihleri ile diğer iş öncelikleri arasında ayrım yapma konusunda güçlendirin

Liderler mikro düzeyde yönetmeye ve işin her noktasına dahil olmaya çalıştığında, bir organizasyonda karar verme süreci yanlış gider. Büyük bir kararın şemsiyesi altında çoğu zaman birçok küçük kararın alınması gerekir. Çalışanlarınızın etkili işlerle mi yoksa verimsiz meşguliyetlerle mi meşgul olduklarını belirleyen şey bu küçük günlük kararlardır.

Liderler, ekiplerini karar sürecine dahil etmediklerinde veya onlara gerçek aciliyeti yanlış tepkiden ayırma yetkisi vermediğinde, ekiplerini kendilerine çok fazla bağımlı hale getirirler. Daha iyi bir karar vermek için grubun kolektif zekasını kullanmak yerine tek kişilik bir gösteriye dönüşüyor.

Liderler, kuruluşlarındaki sahte aciliyetin kökünü kazımanın tüm sorumluluğunu omuzlarına almamalı; bu sorumluluğu ekipleriyle paylaşmalıdırlar.

Bunu yapmak için şunları yapmaları gerekir:

1. Neyin acil bir görev teşkil edip etmediğini açıkça tanımlayın.
2. Acil görevleri yerine getirmek için ekiple birlikte bir taktik kitabı üzerinde çalışın. Bu, takımın ellerinden gelenin en iyisini yapmak için stres altında olduğu durumlarda işe yarar.
3. Diğer istekler için yanıt süresi beklentilerini belirleyin: belirli bir proje, görev veya girişim ne zaman teslim edilecek, e-posta yanıt süresi ne olacak, müşteri şikayetleri veya diğer hatalar nasıl ele alınacak.
4. Ekiplerinizi, acilmiş gibi görünen ama aslında zaman kaybettiren faaliyetler olan özel amaçlı toplantılara ve tartışmalara hayır deme konusunda güçlendirin.

Liderler sonuçlardan sorumlu değildir, liderler sonuçlardan sorumlu olan kişilerden sorumludur. Ve bir kuruluşta performansı artırmanın en iyi yolu, bilginin serbestçe akabileceği, hataların vurgulanabileceği ve yardımın önerilip alınabileceği bir ortam yaratmaktır.

— Simon Sinek

İşyerinde yanlış aciliyet kültürüyle mücadele etmek, organizasyondaki herkesin bir araya gelmesini ve ortak bir misyon doğrultusunda çalışmasını gerektirir. Bunu tek başına yapılan bir aktivite olarak değil, bir takım sporu olarak ele alın.

Harcanan zaman değil, ödülün etkisi

Bir liderin sözleri bir organizasyonda değişimi yönlendirmek için yeterli değildir; eylem halinde ne yaptıkları da bir o kadar önemlidir.

Hangi davranışların ödüllendirildiği ve takdir edildiği, çalışanların liderlik değerlerinin ne olduğu konusundaki algısının şekillenmesinde önemli bir rol oynamaktadır.

İnsanlar, hataları meydana geldikten sonra çözdükleri için mi, yoksa ilk etapta hataların oluşmasını önledikleri için mi ödüllendiriliyorlar?

İnsanlar geç saatlere kadar geride kalıp yangınları söndürdükleri için mi, yoksa yarattıkları etki için mi alkışlanıyor?

İnsanlar uzun vadeli düşünmeye uygun kararlar almaya teşvik ediliyor mu, yoksa bir sorundan diğerine kısa vadeli taktikler uygulamaları mı sağlanıyor?

Doğru davranışları ödüllendirmek, kuruluşunuzda doğru beklentilerin oluşmasını sağlar. Çalışanlara hangi davranışların tanınıp takdir edildiğini, hangi davranışların değer kazanmadığını anlatır.

Bir lider olarak tahammül ettiğiniz kadarını alırsınız. İnsanlar ödüllendirilmedikçe davranışları tekrarlamazlar.

— Susan Scott

Geç saatlere kadar veya hafta sonları çalışmanın bir norm değil istisna olarak kabul edildiği davranışları teşvik edin. Çalışanlarınızın sorunları çözmek için harcadıkları saatlerin sayısını değil, yaratıcı düşünmeyi, risk alma yeteneğini, kararlılığını ve cesaretini tanıyın ve takdir edin.

Özet

1. Bir kuruluştaki sahte aciliyet kültürü, etkili bir iş yapmadan veya herhangi bir değer yaratmadan, onları aşırı derecede meşgul, stresli ve endişeli tutarak çalışanları yanıltır.
2. Etrafınızdaki herkes her şeyi yüksek öncelik olarak etiketleme eğiliminizi fark edebilirken, siz bunu fark etmeyebilirsiniz. Sürekli yangınla mücadele modunda olmanız, davranışlarınızın ekibinizin ve kuruluşunuzun büyümesi üzerindeki zararlı etkisini görmenizi engeller. Yanlış aciliyetle mücadele etmek için acele etmeyi bırakın, duraklayın ve işaretleri tanıyın.
3. Öncelikleri iyi belirlemediğinizi bilmek size düzeltme yapma fırsatı verir. Ancak korkularınızı, zayıf yönlerinizi veya buna katkıda bulunan diğer faktörleri anlamadan davranışınızda uzun süreli bir değişiklik yapamazsınız. Kök nedeni daha derine inin, semptomlarla uğraşmayı bırakın.
4. Bir liderin sözleri ağırlık taşır; söylediği ve yaptığı her şey daha ciddiye alınır. Bir şeyin acil olduğunu söyleyemezsiniz ve ekibinizin her şeyi bırakıp onunla ilgilenmesini bekleyemezsiniz. İletişim şeklinize dikkat edin. Gerçekten ciddi olmadığınız sürece bir şeyin acil olduğunu söylemeyin.
5. Bir lider, kuruluşundaki sahte aciliyetin kökünü kazımaktan sorumludur, ancak bunu ekipleri olmadan yapamaz. Tüm kararları veremezler, her zaman ortalıkta olamazlar veya her yerde bulunamazlar. Ekibinize doğru kararları verme ve işlerin iyi önceliklendirilmediği durumlarda seslerini yükseltme konusunda güç vererek, kolektif olarak istediğiniz sonuçları elde edebilirsiniz.
6. Ödüller ve tanınma, kuruluşunuzda davranış değişikliğini teşvik eden güçlü motivasyon unsurlarıdır. Sağlıklı çalışma uygulamalarını teşvik ederek ve sağlıksız davranışları ortadan kaldırarak bunları kendi avantajınıza kullanın.

Bu hikaye daha önce burada yayınlanmıştı. Daha fazla hikaye için beni LinkedIn'de veya buradan takip edin.