Wie Führungskräfte die Falle falscher Dringlichkeit vermeiden und die Teamproduktivität steigern können

Manche Führungskräfte priorisieren gnadenlos, um sicherzustellen, dass wichtige Arbeiten nicht auf Kosten dringender Maßnahmen beeinträchtigt werden. Andere Führungskräfte behandeln jede Anfrage als Priorität und achten nicht darauf, wie sehr etwas ihre Aufmerksamkeit verdient.

Wenn sie jeder Anfrage ein erhöhtes Gefühl der Dringlichkeit verleihen, fällt es ihren Teams schwer, sinnvolle Arbeit zu erledigen. Wenn sie mit einem falschen Gefühl der Dringlichkeit bombardiert werden, agieren sie wie ein verrücktes Kraftwerk – die Leute im Team rennen in viele verschiedene Richtungen, ohne wirklich irgendwo anzukommen.

Von einer Aufgabe zur nächsten zu springen und sich in einem ständigen Zustand der Überforderung und Reaktionsfähigkeit zu befinden, kann die Energie des Teams aufzehren, den Stress erhöhen und sogar zu Burnout führen. Wenn Mitarbeiter keine Zeit haben, konzentriert zu arbeiten oder die Freude und das Vergnügen zu erleben, in einem Zustand des Flows zu sein, fühlen sie sich unglücklich, stecken fest und unzufrieden.

Gedankenlose Geschäftigkeit aufgrund eines falschen Gefühls der Dringlichkeit führt nicht zum Fortschritt, sondern erhöht nur den Stress.

Es ist nicht falsch, von Ihrem Team zu erwarten, dass es dringende Anfragen ernst nimmt und umgehend bearbeitet. Es ist jedoch kontraproduktiv, wenn jede andere Anfrage eine hohe Priorität erhält und vom Team erwartet wird, dass es die Gelegenheit beim Schopfe packt.

Als Führungskraft liegt es in Ihrer Verantwortung, in Ihrem Unternehmen eine Unternehmenskultur aufzubauen, in der Einfluss, kreatives Denken und langfristige Wertschöpfung höher geschätzt werden als unerwünschtes Chaos, Selbstbeweihräucherung und reaktives Denken.

Wenn Führungskräfte ihre Prioritäten nicht klar formulieren, wissen die Menschen um sie herum nicht, was ihre eigenen Prioritäten sein sollten. Zeit, Energie und Kapital werden verschwendet.

— Robert Iger

Hier sind die fünf Praktiken, die Ihren Führungsstil von allgegenwärtiger Panik, Angst oder Furcht in Absichtsbewusstsein und Ruhe in der Körpersprache verwandeln können.

Erkennen Sie die Zeichen

Führungskräfte, die in einem Zustand ständiger Überforderung und Hektik gefangen sind, nehmen sich oft nicht die Zeit, die Anzeichen zu erkennen. Sie sind so sehr in unproduktiver Geschäftigkeit gefangen, dass sie die Auswirkungen gedankenloser Ausführung auf die Produktivität und Leistung ihres Teams nicht bemerken.

Das Erkennen von Anzeichen eines falschen Dringlichkeitsgefühls ist der erste Schritt, um es zu bekämpfen. So können Sie proaktiv Maßnahmen ergreifen, um echte Dringlichkeit zu fördern und ungesunde Praktiken auszumerzen.

Hier sind einige Anzeichen einer Dringlichkeitskultur:

• Von den Mitarbeitern wird erwartet, dass sie jederzeit auf Abruf verfügbar sind.
• Ihr Team befindet sich ständig im Panik- und Feuerwehrmodus.
• Ad-hoc-Anfragen belasten ständig die Bandbreite Ihres Teams, da jede Anfrage als höchste Priorität angezeigt wird.
• Ihrem Team ist nicht klar, was eine gültige Anfrage darstellt und was nicht ihre Zeit und Energie in Anspruch nimmt.
• Beschäftigtsein wird mit Hochleistung gleichgesetzt, ohne Rücksicht auf Wertschöpfung und Produktivität.

Organisationen sind oft zu dünn auf zu viele Prioritäten verteilt und zu viele davon sind schlecht definiert. Dinge werden mit der Zeit immer mehr und bevor wir es merken, haben wir riesige Rückstände. Wir sind meilenweit und zentimetertief verteilt. Die Probleme mit Tempo und Geschwindigkeit hängen natürlich damit zusammen, dass zu viel gleichzeitig passiert. Es fühlt sich an, als würde man in Klebstoff schwimmen und sich wie Melasse bewegen.

— Frank Slootman

Wahre Führung beginnt damit, zu erkennen, wie das eigene Verhalten möglicherweise zu einem falschen Gefühl der Dringlichkeit bei der Arbeit beiträgt, und Maßnahmen zu ergreifen, um dies zu vermeiden.

Identifizieren Sie die Grundursache

Es genügt nicht, die Anzeichen eines Problems zu erkennen und anzuerkennen. Sie müssen auch entsprechend handeln.

Dazu müssen Sie sich mit Ihren zugrunde liegenden Ängsten, Schwächen oder anderen Gründen auseinandersetzen, die Sie unproduktiv handeln lassen. Wenn Sie sich nicht mit der wahren Ursache Ihres Verhaltens befassen, führt jede Änderung, die Sie herbeiführen möchten, nur zu vorübergehenden Ergebnissen. Ihre alten Tendenzen, mit einem falschen Gefühl der Dringlichkeit zu handeln, sterben nicht ab und treten immer wieder in Aktion.

Ihr unberechenbares Verhalten verwirrt nicht nur Ihr Team, sondern führt auch dazu, dass Sie Vertrauen und Respekt verlieren, weil Sie in einem Moment rational und im nächsten irrational handeln.

Denken Sie darüber nach, was Sie reaktiv und hyperaktiv macht und Sie mit einem falschen Gefühl der Dringlichkeit handeln lässt:

• Welche Angst könnte Ihr Verhalten veranlassen?
• Welche Planungslücken könnten zu Reaktivität führen?
• Welche Überzeugungen oder Erwartungen könnten Ihre Fähigkeit, klar zu denken, beeinträchtigen?
• Welche Herausforderungen sehen Sie hinsichtlich der Priorisierung der Arbeit und der Schaffung größerer Klarheit für Ihr Team?

Ein Problem zu lösen, ohne seine eigentliche Ursache zu beheben, ist wie einen Schritt vorwärts und dann einen zurück zu machen. Viele genießen den Tanz, beschweren sich dann aber, dass er sie nicht weiterbringt.

— Luca Dellanna

Schaffen Sie einen echten und nachhaltigen Wandel in der Kultur Ihrer Organisation, um gut zu planen, Prioritäten zu setzen und mit einem klaren Orientierungssinn zu führen, indem Sie die Grundursache Ihres Verhaltens angehen, anstatt nur die Symptome oberflächlich anzugehen.

Achte auf deine Sprache

Führungskräfte gehen von einer überzeugenden Aura aus – alles, was sie sagen, wird ernster genommen und alles, was sie tun, hat Gewicht.

Wenn Führungskräfte etwas erledigt haben möchten, ist es eine gute Methode, ein gewisses Gefühl der Dringlichkeit zu zeigen. Manchmal missbrauchen sie diese Macht und Autorität jedoch, indem sie ihrem Team alles mit einem hohen Maß an Dringlichkeit aufbürden und von ihnen erwarten, dass sie sich mit Enthusiasmus und Genauigkeit darum kümmern.

Wenn Führungskräfte mit Worten wie „dringend“, „sofort“ oder „höchste Priorität“ um sich werfen, meinen sie das vielleicht nicht böse. Aber als Führungskraft ist das ein fahrlässiger Akt. Es führt dazu, dass ihr Team bestehende Prioritäten beiseite schiebt und Energie für Arbeiten aufwendet, die ihre Zeit und Aufmerksamkeit nicht einmal verdienen.

Effektive Führung erfordert, dass Sie auf Ihre Sprache achten. Ihre Aufgabe besteht nicht nur darin, die Strategie der Organisation festzulegen, sondern auch darin, dieser Strategie Leben einzuhauchen. Ihre Sprache – wie Sie mit Ihrem Team interagieren, was Sie vermitteln, wie Sie für Klarheit sorgen, Prioritäten setzen und Dringlichkeit kommunizieren – spielt eine große Rolle bei der Gestaltung der Ergebnisse, die Ihr Team erzielt.

Kommunikation ist Ihr Schlüssel zum Erfolg, wenn Sie darauf achten und lernen, sie effektiv einzusetzen – Theo Gold

Führung ist Sprache. Achten Sie auf die Worte, die Sie verwenden, wenn Sie die Priorität einer Aufgabe, Initiative oder Idee kommunizieren. Sorgen Sie dafür, dass Ihr Team nicht durch ein falsches Gefühl der Dringlichkeit belastet wird oder auf falsche Arbeitsprioritäten überreagiert, weil Sie nicht kommunizieren, worauf es ankommt.

Ermöglichen Sie Ihrem Team, zwischen kritischen Terminen und anderen Arbeitsprioritäten zu unterscheiden

Die Entscheidungsfindung in einer Organisation geht schief, wenn Führungskräfte versuchen, Mikromanagement zu betreiben und in jeden einzelnen Teil involviert zu sein. Unter dem Dach einer großen Entscheidung müssen oft viele kleine Entscheidungen getroffen werden. Es sind diese kleinen täglichen Entscheidungen, die bestimmen, ob Ihre Mitarbeiter wirkungsvolle Arbeit leisten oder unproduktive Geschäftigkeit betreiben.

Wenn Führungskräfte ihre Teams nicht in den Entscheidungsprozess einbeziehen oder ihnen nicht die Möglichkeit geben, echte Dringlichkeit von falschen Reaktionen zu unterscheiden, machen sie ihre Teams zu sehr von ihnen abhängig. Anstatt die kollektive Intelligenz der Gruppe zu nutzen, um bessere Entscheidungen zu treffen, wird dies zu einer One-Man-Show.

Führungskräfte sollten nicht die gesamte Verantwortung für die Beseitigung falscher Dringlichkeit in ihrer Organisation auf sich nehmen; sie müssen diese Verantwortung mit ihren Teams teilen.

Dazu müssen sie:

1. Definieren Sie klar, was eine dringende Aufgabe ist und was nicht.
2. Arbeiten Sie mit dem Team an einem Playbook zur Bewältigung dringender Aufgaben. Dies ist praktisch, wenn das Team unter Druck steht und Höchstleistungen erbringen muss.
3. Legen Sie die erwarteten Antwortzeiten für andere Anfragen fest – wann wird ein bestimmtes Projekt, eine Aufgabe oder Initiative geliefert, wie hoch ist die Antwortzeit auf E-Mails, wie werden Kundenbeschwerden oder andere Fehler behandelt.
4. Bestärken Sie Ihr Team darin, „Nein“ zu Ad-hoc-Meetings und Diskussionen zu sagen, die als dringend getarnt sind, in Wahrheit aber Zeitverschwendung sind.

Führungskräfte sind nicht für die Ergebnisse verantwortlich, Führungskräfte sind für die Menschen verantwortlich, die für die Ergebnisse verantwortlich sind. Und der beste Weg, die Leistung einer Organisation zu steigern, besteht darin, eine Umgebung zu schaffen, in der Informationen frei fließen, Fehler aufgezeigt und Hilfe angeboten und angenommen werden kann.

— Simon Sinek

Um einer Kultur der falschen Dringlichkeit am Arbeitsplatz entgegenzuwirken, müssen alle in der Organisation zusammenkommen und auf ein gemeinsames Ziel hinarbeiten. Betrachten Sie es als Mannschaftssport, nicht als Einzelaktivität.

Belohnen Sie die Wirkung, nicht den Zeitaufwand

Um Veränderungen in einer Organisation herbeizuführen, genügen nicht die Worte einer Führungskraft. Genauso wichtig sind ihre Taten.

\Welches Verhalten belohnt und anerkannt wird, spielt eine wichtige Rolle bei der Wahrnehmung der Mitarbeiter hinsichtlich der Wertvorstellungen der Unternehmensführung.

Werden Menschen dafür belohnt, Fehler im Nachhinein zu beheben oder sie von vornherein zu verhindern?

Bekommt man Beifall dafür, dass die Leute lange bleiben und Brände löschen, oder für die Wirkung, die sie erzielen?

Werden die Leute dazu ermutigt, Entscheidungen zu treffen, die auf langfristiges Denken ausgerichtet sind, oder werden sie dazu gebracht, von einem Problem zum nächsten kurzfristige Taktiken anzuwenden?

Durch die Belohnung des richtigen Verhaltens werden in Ihrem Unternehmen die richtigen Erwartungen geweckt. So erfahren die Mitarbeiter, welches Verhalten anerkannt und geschätzt wird und welches Verhalten keinen Wert hat.

Als Führungskraft bekommen Sie, was Sie tolerieren. Menschen wiederholen ein bestimmtes Verhalten nicht, wenn es nicht belohnt wird.

— Susan Scott

Fördern Sie Verhaltensweisen, bei denen Überstunden oder Wochenendarbeit die Ausnahme und nicht die Regel ist. Erkennen und würdigen Sie kreatives Denken, Risikobereitschaft, Entschlossenheit und Mut Ihrer Mitarbeiter, nicht die Anzahl der Stunden, die sie mit der Lösung von Problemen verbringen.

Zusammenfassung

1. Eine Kultur der falschen Dringlichkeit in einer Organisation führt die Mitarbeiter in die Irre, indem sie diese übermäßig beschäftigt, gestresst und ängstlich hält, ohne dass sie wirkungsvolle Arbeit leisten oder irgendeinen Wert schaffen.
2. Jeder um Sie herum bemerkt zwar, dass Sie dazu neigen, alles mit hoher Priorität zu versehen, aber Sie selbst bemerken es vielleicht nicht. Wenn Sie ständig im Feuerwehrmodus sind, können Sie die schädlichen Auswirkungen Ihres Verhaltens auf das Wachstum Ihres Teams und Ihres Unternehmens nicht erkennen. Um falscher Dringlichkeit entgegenzuwirken, hören Sie auf, sich zu beeilen, halten Sie inne und erkennen Sie die Anzeichen.
3. Wenn Sie wissen, dass Sie Prioritäten falsch setzen, haben Sie die Möglichkeit, Korrekturen vorzunehmen. Sie können Ihr Verhalten jedoch nicht dauerhaft ändern, ohne Ihre Ängste, Schwächen oder andere Faktoren zu verstehen, die dazu beitragen. Gehen Sie der Grundursache auf den Grund und hören Sie auf, sich nur mit den Symptomen zu befassen.
4. Die Worte eines Anführers haben Gewicht – alles, was er sagt und tut, wird ernster genommen. Sie können nicht sagen, dass etwas dringend ist, ohne von Ihrem Team zu erwarten, dass es alles andere stehen und liegen lässt und sich darum kümmert. Achten Sie darauf, wie Sie kommunizieren. Sagen Sie nicht, dass etwas dringend ist, wenn Sie es nicht wirklich meinen.
5. Eine Führungskraft ist dafür verantwortlich, falsche Dringlichkeit aus ihrer Organisation auszumerzen, aber sie kann dies nicht ohne ihre Teams tun. Sie können nicht alle Entscheidungen treffen, immer da sein oder überall anwesend sein. Indem Sie Ihrem Team die Macht geben, die richtigen Entscheidungen zu treffen und sich zu äußern, wenn die Dinge nicht richtig priorisiert sind, können Sie gemeinsam die gewünschten Ergebnisse erzielen.
6. Belohnungen und Anerkennung sind starke Motivationsfaktoren, um Verhaltensänderungen in Ihrem Unternehmen voranzutreiben. Nutzen Sie sie zu Ihrem Vorteil, indem Sie gesunde Arbeitspraktiken fördern und ungesunde Verhaltensweisen abschaffen.

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