Ръководство за това как да вземате най-добрите решения при най-лошите обстоятелства

Когато вземаме решения при неоптимални условия - ситуацията не е в наша полза, имаме непълни подробности или има проблем, който изисква спешно внимание - повечето от нас са склонни да се прецакат.

Ние реагираме прекалено, бързаме и оставяме нашите пристрастия да попречат на вземането на добри решения. Предполагаме, че предвид условията и ограниченията, при които работим, това е най-доброто, което можем да направим.

Най-доброто от нас обаче през повечето време не е достатъчно добро, защото обвиняваме обстоятелствата си и не успяваме да се поучим от грешките си, вместо да поемем отговорност за действията си.

Това създава порочен кръг от стрес и безпокойство всеки път, когато сме изправени пред трудна ситуация – негативни емоции от минали неуспехи, страх да не отговорим на очакванията отново и да не знаем как да вземем по-добро решение този път, което води до лош избор с ужасни резултати .

Способността да се вземат добри решения при стрес е високо ценена, защото рядко може да се види в действие. Това е супер умение, което привлича вниманието ви, кара ви да се откроите и изгражда доверие в работата.

Нека не ставаме жертви на осакатяващ модел на разсъждение. Ако искаме да подобрим вземането на решения и критичното си мислене, трябва да разпознаем умствените си пристрастия и да сме готови да ги преодолеем. Нека на всяка цена избягваме да създаваме аргументи за потвърждаване на съществуващи вярвания и да инвестираме в „заблуда за невъзстановими разходи“.

— Ерик Певернаги

Използвайте тези пет стъпки, за да вземете най-доброто възможно решение при трудни условия:

Забавете

Когато бягате срещу времето или ситуацията изисква да се движите бързо, може да започнете да се паникьосвате. Тази паника не се отразява само в тона на гласа и езика на тялото ви, но дори и в начина, по който мислите.

Нека решим бързо.

Трябва да го направим сега.

Нямаме цял ден.

Бързането, особено когато обстоятелствата не са във ваша полза или ситуацията изглежда извън контрол, води до лоши избори и лоши решения.

Забавянето може да изглежда нелогично в такива моменти, но точно това трябва да направите. Паузата и дълбокото вдишване разчиства умствената мъгла, необходима за вземане на добри решения. Намалява стреса и безпокойството, които замъгляват вашето мислене и компрометират преценката ви.

Между стимула и отговора има пространство. В това пространство е нашата сила да избираме нашия отговор. В нашия отговор се крие нашият растеж и нашата свобода.

— Виктор Е. Франкъл

Задайте тези въпроси, когато почувствате необходимостта да побързате с решение:

1. Какво чувствам в момента?

   
   

2. Решението ми водено ли е от рационален мисловен процес или реагирам импулсивно на силни емоции на страх, стрес или безпокойство?

   
   

3. По какви начини външният натиск може да повлияе на моя избор?

   
   

4. Какво ще се случи, ако отделя повече време, за да реша?

   
   

5. Обмислих ли всички възможни алтернативи? Какво може да пропускам?

   
   

6. Какви са моите приоритети в тази ситуация и как моето решение съответства на тези приоритети?

Не водете с първата мисъл, която ви хрумне. По-бавно. Използвайте паузата, за да обмислите изборите, да изясните разбирането си и да потвърдите предположенията си.

Задавайте въпроси

Най-голямата грешка, която правим, когато вземаме решения в трудни ситуации, е да приемем, че трябва да имаме всички отговори. Незнанието на нещо наранява егото ни. След това да вземем решението сами става въпрос на гордост и самочувствие.

Ние не задаваме въпроси, не търсим алтернативни гледни точки или не предизвикваме разногласия, защото това подкопава нашия авторитет и преценка.

Но добрите решения не се вземат в силози или като се разчита на знанията и опита на един човек. Използването на колективната мъдрост на групата ни помага да преодолеем нашите пристрастия и да проучим опции, които иначе не бихме обмислили.

Задаването на въпроси помага на хората да придобият гледна точка и да разберат гледните точки на другите. Тъй като те виждат проблемите и проблемите от различни гледни точки, те получават оценка за тяхната сложност и също така разширяват обхвата на възможните решения.

— Майкъл Дж. Марквард

Вземете по-информирани и обмислени решения, като задавате правилните въпроси:

1. Как се чувстват другите относно различните опции?
2. Какви други алтернативи все още не сме обмислили?
3. Какви потенциални рискове виждат другите при всеки избор?
4. Какво може да се обърка? Какво може да се оправи? Колко вероятни са тези резултати?
5. Ако другите изберат една опция, коя биха избрали и защо?

Изкуството да вземаш решения изисква изкуството да задаваш въпроси. Вземете по-добри решения при най-лошите обстоятелства, като намерите правилните отговори, а не се опитвате да бъдете прави.

Помислете за ефектите от втори ред

Докато вземаме решения, колко често оптимизираме за дългосрочна печалба с цената на краткосрочна болка? Един добър процес за вземане на решения изисква мислене от втори ред, което разкрива последиците от нашите решения, като мисли за последствията от тях в бъдеще.

Изкушаващо е да се поддадем на добри резултати с малки предимства, които са лесно достъпни и видими за нас, без да претегляме потенциално големия недостатък на тези решения в бъдеще.

Нашият опит и вярвания също ограничават способността ни да надхвърлим естественото и да търсим трудни истини, като задаваме трудни въпроси, изследваме непознати територии и се съмняваме в това, което може да изглежда като очевиден избор.

Неуспехът да вземете предвид последствията от втори и трети ред е причината за много болезнено лоши решения и е особено смъртоносно, когато първият по-нисък вариант потвърждава вашите собствени пристрастия. Никога не се хващайте за първата налична опция, без значение колко добра изглежда, преди да сте задали въпроси и проучили.

— Рей Далио

Мисленето от втори ред като ментален модел изисква излизане от зоната ни на комфорт и навлизане в неизвестното. Това изисква анализиране на потенциалното въздействие на нашето решение в бъдеще чрез задаване на следните въпроси:

• Как мога да вземам решения с положителни резултати, комбинирани в бъдеще?
• Дали това решение е привлекателно само защото има незабавен ефект (следствие от първи ред) положителен?
• Какъв може да бъде потенциалният недостатък на това решение и неговия ефект по-късно?

Преминаването отвъд интуицията и търсенето на нетрадиционни решения чрез прилагане на философията на мислене от втори ред е това, което отличава великите мислители от обикновените, които превъзхождат другите и постигат по-голям успех.

Обърнете внимание на пристрастията

Науката за поведенческата икономика ни казва, че след като сме взели решение, дори нелогично, ние сме склонни да се придържаме към него. Ние вярваме, че определена линия на мислене е правилна и филтрираме несъгласна информация, докато търсим информация, която потвърждава първоначалната ни гледна точка.

Психолозите наричат това пристрастие към потвърждението.

Това пристрастие е толкова дълбоко вкоренено в подсъзнателното ни мислене, че дори нашите нелогични разсъждения ни звучат напълно рационално. Работим с предубеден филтриран мироглед, в който липсват критични части от информацията и го подпечатваме с „разсъждения, базирани на логика“.

Друго пристрастие, което влияе върху вземането на решения, е да разчитаме единствено на нашите инстинкти.

В своето класическо мислене, бързо и бавно , Даниел Канеман, психолог и икономист, известен с работата си върху психологията на преценката и вземането на решения, подчертава факта, че инстинктът ни може да ни подведе, когато прилагаме познати модели от опит към несвързани обстоятелства или ситуации.

Ние вземаме бързи решения въз основа на нашия минал опит, който е ключов източник на шум и пристрастия. Той ни моли да се противопоставим на преждевременната интуиция и казва: „Интуицията не трябва да бъде забранявана, но трябва да бъде информирана, дисциплинирана и отлагана“.

За да се хванете, задайте следните въпроси:

• Разчитам ли единствено на интуицията си, за да взема това решение? Какви данни подкрепят моето мислене?
• Как да съм сигурен, че тези данни не са пристрастни?
• Какви други несъгласни информации взех предвид?
• Какво казват другите за това решение?

Комбинирайте вашите интуитивни разсъждения с научни знания и данни. Помолете другите за непотвърждаващи мнения и доказателства, за да можете да видите и двете страни на аргумента, а не само тази, която ви харесва.

Приложете техниката на петте защо

И накрая, не можете да подобрите уменията си за вземане на решения, без да внедрите обратна връзка във вашия процес.

Въпреки най-добрите ви усилия, не всички решения ще се окажат правилни – неочаквани ситуации, грешни предположения и липса на пълна информация могат да доведат до нежелани резултати с други негативни последици.

Преживяването не е нищо друго освен емоционално изтощително и може да ви остави в състояние на отричане - прикачване на повърхностни причини за непостигане на желаните резултати или ускоряване на анализа без никакви значими заключения.

Не позволявайте това да се случи.

Преминете от очевидни и повърхностни причини към основната първопричина. Разровете се, направете връзки, идентифицирайте и се поучете от миналото си, задавайте въпроси и приемайте само отговор, който изяснява какво сте направили грешно и какво действие би могло да предотврати грешката да се случи:

• Какво се обърка?
• Защо направи грешката?
• Беше ли грешката избегната или неизбежна?
• Как можете да го поправите?
• Какво ви учи тази грешка за вас самите?

Мощна техника за преминаване от повърхностно разбиране на вашата грешка към основната причина е да използвате техниката „пет защо“, проектирана от Сакичи Тойода, който я е използвал в рамките на Toyota Motor Corporation по време на еволюцията на нейните производствени методологии.

Попитайте защо е възникнала грешката и използвайте отговора като предпоставка за следващия въпрос, повтаряйки целия този процес пет пъти, за да се задълбочите в действителната причина за проблема. Повтаряйки пет пъти „защо“, естеството на проблема и неговото решение стават ясни.

Пример:

В: Защо корекцията, която внедрихме, в крайна сметка разби системата надолу по веригата, която зависи от нашите данни?

О: Променихме договор за API и пропуснахме да уведомим системата надолу по веригата за промяната.

Въпрос: Как го пропуснахме?

О: Не знаехме, че техният екип използва този API договор.

Въпрос: Защо не знаехме, че те използват нашия API?

О: Поддържаме документ, изброяващ всички зависими системи и договори надолу по веригата. Тази услуга не е посочена в документа.

Въпрос: Защо тази услуга не беше част от документа?

О: Тази услуга наскоро беше активирана и документът не беше актуализиран, за да я включи. Така че пропуснахме да ги уведомим.

Въпрос: Защо документът не е актуализиран?

О: Нямаме въведен процес, който да гарантира, че подобни промени са заснети. Разчитането на ръчни процеси е погрешно.

Този пример ясно показва, че действителният проблем е доста различен от отговора на първия въпрос.

Без да се задълбочаваме, може да се спрем на първия отговор, който ни хрумне – едва ли отговорът, от който се нуждаем, за да разрешим проблема и да предотвратим повторното му възникване.

Пет причини са обща насока. Можете да спрете на три или да стигнете до седем защо ; каквото и да ви носи отговора, трябва да разберете грешката си по-добре.

Пет Защо е мощна организационна техника. В съчетание с работата на малки партиди, това осигурява основата, от която една компания се нуждае, за да реагира бързо на проблемите, когато се появят, без свръхинвестиране или свръхинженеринг.

— Ерик Райс

За да станете добър човек, който взема решения, трябва да превърнете всяка грешка в урок – покажете любопитство, за да разберете какво правите погрешно и какво можете да направите, за да подобрите.

Резюме

1. Да се научите да вземате добри решения, особено когато обстоятелствата не са във ваша полза, е умение, което може да ви помогне да привлечете вниманието на другите и да ви накара да се откроите на работа.

   
   

2. Ускоряването на вземането на решение може да изглежда правилно, когато сте изправени пред времева криза, но бързането води само до решения, за които може да съжалявате в дългосрочен план. Забавянето и спирането, дори за кратък момент, може да създаде необходимото пространство за ясно мислене и вземане на по-обективни решения.

   
   

3. Когато ви е възложено да вземете решение, може да откажете да задавате въпроси с притеснение, че незнанието на нещо може да навреди на репутацията ви и да навреди на доверието ви. Незадаването на въпроси ограничава вашата перспектива, което ви прави по-податливи на лоши решения. Доброто вземане на решения включва намирането на правилните отговори, а не да знаете всички отговори сами.

   
   

4. Моменталното удовлетворение се чувства добре, което ви прави по-вероятно да изберете опция с краткосрочни награди, без да разбирате напълно въздействието на вашето решение в дългосрочен план. Не вземайте решение, без да обмислите бъдещите му последици. Най-доброто решение е това с положителни резултати, комбинирани в бъдеще.

   
   

5. Пристрастието към потвърждение, съчетано с грешна интуиция, е смъртоносна комбинация. Това ви кара да отхвърлите доказателства, които противоречат на вашето мнение и да удвоите избора, който отговаря на вашата интуиция. Интуицията е ценна, но интуицията без логични разсъждения може да доведе до пристрастни решения.

   
   

6. Да се научите да вземате добри решения не е еднократен процес. Това включва цял живот учене, опит и практика. Когато решението ви не работи според очакванията, използвайте техниката на петте защо, за да се задълбочите в първопричината и да използвате знанието, за да предотвратите подобни грешки да се случват отново.

Тази история е публикувана преди това тук. Следвайте ме в LinkedIn или тук за още истории.