Así puedes aumentar la velocidad de ejecución de tu equipo

¿Qué hacen la mayoría de los gerentes cuando su equipo no cumple con sus compromisos o no es capaz de cumplir con los plazos de entrega prometidos?

Buscan razones o causas externas para asignar culpas y justificar por qué las cosas no terminaron como esperaban.

No tenemos suficiente gente.

Los plazos eran muy agresivos.

El equipo xyz no terminó su trabajo a tiempo.

Atribuir el fracaso de un equipo a factores que escapan a su control y negarse a asumir la responsabilidad impide que estos gerentes comprendan los verdaderos obstáculos que se interponen en el camino de la ejecución y el rendimiento de su equipo.

Las viejas mentalidades, viejas prácticas y viejas formas de hacer las cosas siguen decepcionando a las partes interesadas y a otras personas interesadas en los resultados.

Una buena estrategia necesita un equipo excelente para ejecutarla, y los directivos que no prestan atención a la velocidad de ejecución de su equipo acaban teniendo un rendimiento mediocre y desperdiciando potencial. Los planes elaborados no sirven de nada si un equipo no sabe cómo ponerlos en práctica.

La ejecución debe ser parte de la estrategia y los objetivos de una empresa. Es el eslabón perdido entre las aspiraciones y los resultados. Como tal, es una de las tareas más importantes (de hecho, la más importante) de un líder empresarial. Si no sabe cómo ejecutar, el esfuerzo total que haga como líder siempre será menor que la suma de sus partes.

—Larry Bossidy

Preste atención a estas 5 prácticas que a menudo se ignoran pero que son fundamentales para la velocidad de ejecución de su equipo:

Involucrarlos en la fase de planificación

Un equipo en una fase de ejecución al que se le pide que entregue algo a menudo está desconectado del proceso de planificación.

Se les da un conjunto de requisitos para construir sin ningún contexto ni claridad sobre por qué algo es importante. Tratar a los miembros del equipo como ejecutores que no necesitan participar en la planificación les impide:

1. Decir no a actividades que no merecen su tiempo.
2. Separar los requisitos críticos del funcionamiento habitual del negocio.
3. Conectar su objetivo con los objetivos más amplios de la organización.
4. Tomar decisiones que estén alineadas con lo que valoran y también con lo que quieren los stakeholders.

Conocer el "por qué" de hacer algo no solo es muy motivador, sino que también permite a los equipos afrontar los contratiempos y los desafíos que se presentan en el camino. Participar en el proceso de planificación permite obtener información que de otro modo sería difícil de entender y comunicar.

Cuando los empleados de todos los niveles comparten una comprensión común de hacia dónde se dirige la empresa, cómo se ve el éxito, quiénes son sus competidores y qué se debe lograr para alcanzar la victoria, hay un nivel notablemente bajo de tiempo y energía desperdiciados y una poderosa sensación de tracción.

— Patrick Lencioni

La velocidad de ejecución de su equipo depende de lo bien que esté conectado con los objetivos más amplios de la organización. No limite su alcance. Amplíe la visibilidad más allá de las tareas y los plazos.

Proporcionar claridad sobre los requisitos

Los equipos en la fase de ejecución pierden mucho tiempo analizando los requisitos. La falta de claridad, la falta de ejemplos y casos de uso y las suposiciones no verificadas dificultan que el equipo avance a un buen ritmo de ejecución.

A esto se suma la cantidad de requisitos ad hoc que aparecen de vez en cuando y que ralentizan considerablemente al equipo y lo distraen de los grandes objetivos en cuestión.

La velocidad de ejecución de su equipo es directamente proporcional a lo bien que se formulan y explican los requisitos. No prestarle atención es un gran error de liderazgo.

La vaguedad causa confusión, pero la claridad de pensamiento y de propósito es una enorme ventaja en los negocios. Un buen liderazgo requiere un proceso interminable de reducir las cosas a lo esencial. ¡Explique lo que quiere decir! Si las prioridades no se entienden claramente desde arriba, ¿cuán distorsionadas estarán más adelante?

—Frank Slootman

El éxito en la organización no solo requiere una estrategia ganadora, sino también una excelente velocidad de ejecución. Su equipo no puede lograrlo sin una claridad absoluta sobre lo que se debe hacer.

Reducir el tiempo dedicado a reuniones

Las reuniones son el mayor factor que afecta a la productividad. Los miembros del equipo que pasan gran parte de su tiempo asistiendo a reuniones apenas tienen tiempo para realizar un trabajo real.

Demasiadas reuniones agotan los recursos mentales necesarios para pensar profundamente y avanzar en el trabajo. Tener menos tiempo para concentrarse en el trabajo también les impide alcanzar un estado de fluidez, que es cuando pierden la noción del tiempo al estar completamente inmersos en una actividad. La fluidez les ayuda a hacer su mejor trabajo al alcanzar su máximo rendimiento sin distracciones ni dudas sobre sí mismos.

En lugar de asistir a todas las reuniones que aparecen en su calendario, ayúdelos a identificar cuáles reuniones merecen su tiempo haciéndoles estas preguntas:

1. ¿Cómo agregaré valor a esta reunión?
2. ¿Qué puedo esperar aprender de esta reunión?
3. ¿Hay alguien más que pueda ocupar mi lugar?
4. ¿Qué pasará si no asisto a esta reunión?

Para llevar a cabo operaciones mentales a cualquier profundidad, una persona tiene que aprender a concentrar su atención. Sin concentración, la conciencia se encuentra en un estado de caos.

—Mihaly Csikszentmihalyi

Tu equipo puede perder el tiempo asistiendo a reuniones o aprovecharlo para trabajar en sus tareas. Ambas cosas no son posibles.

Aumente su velocidad de ejecución reduciendo las reuniones y aumentando el número de horas dedicadas al trabajo independiente o en colaboración.

Darles poder para tomar decisiones

Los directivos que se involucran en cada pequeño detalle, cada pequeño problema y cada pequeña decisión ralentizan a su equipo. No tener la capacidad de pensar por sí mismos y tomar decisiones impide que su equipo encuentre formas de desbloquearse cuando se encuentra estancado.

Los gerentes son personas muy ocupadas, por lo que, cuando responden a las consultas de su equipo o se involucran, su equipo termina perdiendo una cantidad significativa de tiempo.

Los gerentes pueden pensar que están ayudando a su equipo a avanzar rápido al evitar errores, pero en realidad se convierten en un cuello de botella y evitan que su equipo avance rápido.

Empoderamiento = fn (control, competencia, claridad, corrección)

Empoderar a los equipos implica:

1. Desarrollar métodos que permitan al equipo separar las decisiones que pueden tomar independientemente de aquellas que requieren colaboración entre diferentes funciones y grupos.

   
   

2. Dotar al equipo de la competencia necesaria para que se sienta cómodo al salir de su zona de confort y desafiar el status quo.

   
   

3. Proporcionar claridad que abarque un conjunto de valores y principios para tomar la mejor decisión en las circunstancias dadas, al tiempo que establece los supuestos subyacentes y no pierde de vista el panorama general.

   
   

4. Lo más importante es utilizar la retroalimentación como herramienta necesaria para aprender y mejorar.

Para que un equipo tenga éxito, la responsabilidad debe estar muy arraigada en la organización, en sus raíces. Para que esto suceda, se necesita un líder que delegue responsabilidad y autoridad en el equipo. Los buenos líderes rara vez limitan a sus equipos; los liberan.

—John C. Maxwell

Ayude a su equipo a lograr una velocidad de ejecución épica distanciándose de algunas decisiones y permitiendo que su equipo dé un paso adelante y tome esas decisiones por sí mismo.

Establecer hitos intermedios

Los gerentes que no monitorean de cerca el ciclo de ejecución pierden la oportunidad de medir la velocidad de ejecución de su equipo, identificar los aspectos que los ralentizan y poner en marcha un plan para abordarlos.

Una excelente manera de reducir el riesgo de no cumplir con los plazos es establecer hitos intermedios. Los hitos permiten al equipo verificar su progreso, incorporar comentarios y corregir el rumbo antes de que sea demasiado tarde.

El seguimiento de los hitos a lo largo del ciclo de ejecución también evita la repetición del trabajo al validar suposiciones, buscar aportes y garantizar que los resultados a corto plazo se alineen con los objetivos a largo plazo.

Otra ventaja de establecer hitos es la sensación de satisfacción y motivación que generan cuando el equipo los alcanza y los marca como completados. No solo los mantiene en el camino, sino que también los motiva a seguir adelante.

Necesitábamos hitos internos dentro del proyecto: reuniones periódicas en las que nos aseguráramos de que todos entendieran cómo había evolucionado el producto y pudieran hacer evolucionar su parte del negocio junto con él. Y para asegurarnos de que el producto todavía tenía sentido. Para ver si al departamento de marketing todavía le gustaba. Para ver si al departamento de ventas todavía le gustaba. Para ver si el servicio de asistencia todavía podía explicarlo. Para asegurarnos de que todos supieran lo que estaban haciendo y el plan para lanzarlo.

—Tony Fadell

Permita que su equipo mantenga un gran ritmo de ejecución durante todo el ciclo dividiendo un objetivo grande en hitos más pequeños y buscando retroalimentación a lo largo del camino.

Resumen

1. La visión y la estrategia sólo marcan la dirección. La ejecución es la clave del éxito a largo plazo.

   
   

2. La velocidad es el arma definitiva en los negocios porque las ideas no valen nada a menos que se ejecuten y se pongan en práctica en el momento adecuado.

   
   

3. Limitar a su equipo a resultados, tareas y resultados impide que su trabajo se relacione con los objetivos más amplios de la organización. Involucre a su equipo en la fase de planificación para ayudarlo a sentirse parte de algo grande.

   
   

4. Los requisitos a medias frustran a los equipos que quieren avanzar rápido. La falta de claridad, la falta de detalles y las suposiciones injustificadas hacen perder tiempo y energía. Preste atención a la claridad y la integridad de los requisitos y verá cómo sus equipos avanzan a una velocidad vertiginosa.

   
   

5. Si los miembros de su equipo pasan una parte importante de su tiempo en reuniones, tendrán muy poco tiempo para hacer un trabajo de calidad. Alivie su carga con menos reuniones y más horas de productividad. Se realizará más trabajo en menos tiempo.

   
   

6. Si su equipo no puede tomar sus propias decisiones, no podrá avanzar a un ritmo rápido. Su intromisión y su deseo de participar en cada pequeña cosa no ayudan, solo los frenan. Permítales tomar algunas decisiones por sí mismos en las que no se requiera su aporte.

   
   

7. Es difícil hacer un seguimiento de los grandes objetivos. No solo te dejan sin saber cómo le está yendo al equipo, sino también si los lograrás a tiempo. Aquí es donde los hitos ayudan. Dividir los objetivos en hitos te ayuda a incorporar la retroalimentación al ciclo de ejecución y a seguir el curso correctamente antes de que sea demasiado tarde.

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