Đây là cách bạn có thể tăng tốc độ thực hiện của nhóm mình

Hầu hết các nhà quản lý làm gì khi nhóm của họ không thực hiện được cam kết hoặc không đáp ứng được thời hạn giao hàng đã hứa?

Họ tìm kiếm lý do hoặc nguyên nhân bên ngoài để đổ lỗi và biện minh tại sao mọi việc lại không diễn ra theo cách họ mong đợi.

Chúng tôi không có đủ người.

Tiến độ thực hiện rất gấp rút.

Đội xyz không hoàn thành công việc đúng hạn.

Việc đổ lỗi cho những yếu tố ngoài tầm kiểm soát dẫn đến thất bại của nhóm và từ chối chịu trách nhiệm khiến những nhà quản lý này không hiểu được những rào cản thực sự đang cản trở quá trình thực hiện và hiệu suất của nhóm.

Tư duy cũ, thực hành cũ và cách làm cũ tiếp tục làm các bên liên quan và những người khác đầu tư vào kết quả thất vọng.

Một chiến lược tốt cần một đội ngũ tuyệt vời để thực hiện, và những nhà quản lý không chú ý đến tốc độ thực hiện của đội ngũ sẽ có hiệu suất tầm thường và lãng phí tiềm năng. Những kế hoạch phức tạp sẽ vô dụng nếu một đội ngũ không biết cách sử dụng chúng.

Thực hiện phải là một phần của chiến lược và mục tiêu của công ty. Đó là mắt xích còn thiếu giữa khát vọng và kết quả. Vì vậy, đó là một công việc chính—thực sự là công việc chính—của một nhà lãnh đạo doanh nghiệp. Nếu bạn không biết cách thực hiện, toàn bộ nỗ lực của bạn với tư cách là một nhà lãnh đạo sẽ luôn ít hơn tổng các bộ phận của nó.

— Larry Bossidy

Hãy chú ý đến 5 hoạt động sau đây thường bị bỏ qua nhưng lại rất quan trọng đối với tốc độ thực hiện của nhóm bạn:

Cho họ tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch

Một nhóm đang trong giai đoạn thực hiện được yêu cầu giao hàng thường không tham gia vào quá trình lập kế hoạch.

Họ được đưa ra một bộ yêu cầu để xây dựng mà không có bất kỳ bối cảnh và sự rõ ràng nào về lý do tại sao một điều gì đó lại quan trọng. Việc đối xử với các thành viên trong nhóm như những người thực thi không cần tham gia vào quá trình lập kế hoạch sẽ ngăn cản họ:

1. Nói không với những hoạt động không đáng để dành thời gian.
2. Tách biệt các yêu cầu quan trọng khỏi hoạt động kinh doanh thông thường.
3. Kết nối mục tiêu của họ với mục tiêu lớn hơn của tổ chức.
4. Đưa ra quyết định phù hợp với giá trị của họ và mong muốn của các bên liên quan.

Biết được 'lý do' làm một việc gì đó không chỉ có tính thúc đẩy cao mà còn giúp các nhóm giải quyết được những trở ngại và thách thức trong suốt quá trình. Việc tham gia vào quá trình lập kế hoạch dẫn đến những hiểu biết sâu sắc mà nếu không thì khó có thể hiểu và truyền đạt được.

Khi nhân viên ở mọi cấp độ chia sẻ sự hiểu biết chung về hướng đi của công ty, thành công trông như thế nào, đối thủ cạnh tranh của họ là ai và cần đạt được điều gì để giành chiến thắng, thì mức độ lãng phí thời gian và năng lượng sẽ rất thấp và tạo ra cảm giác đoàn kết mạnh mẽ.

— Patrick Lencioni

Tốc độ thực hiện của nhóm bạn phụ thuộc vào mức độ kết nối của họ với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Đừng giới hạn phạm vi của họ. Mở rộng tầm nhìn vượt ra ngoài các nhiệm vụ và mốc thời gian.

Cung cấp sự rõ ràng về yêu cầu

Các nhóm trong giai đoạn thực hiện lãng phí rất nhiều thời gian để xem xét lại các yêu cầu. Thiếu sự rõ ràng, thiếu ví dụ và trường hợp sử dụng, cùng các giả định chưa được xác minh khiến nhóm khó có thể thực hiện với tốc độ tốt.

Thêm vào đó là những yêu cầu đột xuất xuất hiện liên tục khiến tiến độ của nhóm chậm lại đáng kể và khiến họ mất tập trung vào các mục tiêu lớn trước mắt.

Tốc độ thực hiện của nhóm bạn tỷ lệ thuận với mức độ yêu cầu được xây dựng và giải thích tốt như thế nào. Không chú ý đến điều này là một sai lầm lớn của lãnh đạo.

Sự mơ hồ gây ra sự nhầm lẫn, nhưng sự rõ ràng trong suy nghĩ và mục đích là một lợi thế lớn trong kinh doanh. Lãnh đạo giỏi đòi hỏi một quá trình không ngừng để cô đọng mọi thứ thành những điều cốt yếu. Hãy nêu rõ ý bạn muốn nói! Nếu các ưu tiên không được hiểu rõ ở cấp cao nhất, chúng sẽ bị bóp méo như thế nào ở cấp độ tiếp theo?

— Frank Slootman

Thành công trong tổ chức không chỉ đòi hỏi một chiến lược chiến thắng mà còn cần tốc độ thực hiện tuyệt vời. Nhóm của bạn không thể đạt được điều đó nếu không có sự rõ ràng tuyệt đối về những gì cần phải làm.

Giảm thời gian dành cho các cuộc họp

Các cuộc họp là kẻ giết chết năng suất lớn nhất. Các thành viên trong nhóm dành phần lớn thời gian để tham dự các cuộc họp hầu như không còn thời gian để làm bất kỳ công việc thực sự nào.

Quá nhiều cuộc họp làm cạn kiệt các nguồn lực tinh thần cần thiết để suy nghĩ sâu sắc và tiến triển trong công việc. Ít thời gian hơn để tập trung làm việc cũng ngăn cản họ đạt được trạng thái trôi chảy—đó là khi họ quên mất thời gian bằng cách đắm chìm hoàn toàn vào một hoạt động. Dòng chảy giúp họ làm việc tốt nhất bằng cách đạt được hiệu suất cao nhất mà không bị sao nhãng và nghi ngờ bản thân.

Thay vì tham dự mọi cuộc họp có trong lịch, hãy giúp họ xác định cuộc họp nào đáng để họ dành thời gian bằng cách đặt những câu hỏi sau:

1. Tôi có thể đóng góp giá trị gì cho cuộc họp này?
2. Tôi có thể mong đợi học được điều gì từ cuộc họp này?
3. Có ai có thể thay thế tôi không?
4. Điều gì sẽ xảy ra nếu tôi không tham dự cuộc họp này?

Để theo đuổi các hoạt động tinh thần ở bất kỳ độ sâu nào, một người phải học cách tập trung sự chú ý. Nếu không tập trung, ý thức sẽ ở trong trạng thái hỗn loạn.

— Mihaly Csikszentmihalyi

Nhóm của bạn có thể lãng phí thời gian tham dự các cuộc họp hoặc sử dụng thời gian đó để làm nhiệm vụ của mình. Cả hai đều không thể.

Tăng tốc độ thực hiện bằng cách cắt giảm các cuộc họp và tăng số giờ làm việc độc lập hoặc cộng tác.

Trao quyền cho họ để đưa ra quyết định

Những nhà quản lý tham gia vào mọi chi tiết nhỏ, mọi vấn đề nhỏ và mọi quyết định nhỏ sẽ làm chậm nhóm của họ. Không được trao quyền để tự suy nghĩ và đưa ra quyết định sẽ ngăn cản nhóm của họ tìm cách tự giải quyết khi họ gặp bế tắc.

Người quản lý là những người bận rộn. Vì vậy, khi họ trả lời câu hỏi của nhóm hoặc tham gia, nhóm của họ đã lãng phí rất nhiều thời gian.

Các nhà quản lý có thể nghĩ rằng họ đang giúp nhóm của mình tiến triển nhanh bằng cách tránh sai lầm, nhưng trên thực tế, chính những sai lầm này lại trở thành nút thắt và ngăn cản nhóm tiến triển nhanh.

Trao quyền = fn (kiểm soát, năng lực, rõ ràng, sửa chữa)

Việc trao quyền cho các nhóm bao gồm:

1. Phát triển các phương pháp cho phép nhóm tách biệt các quyết định họ có thể đưa ra độc lập với các quyết định đòi hỏi sự hợp tác giữa các nhóm và chức năng khác nhau.

   
   

2. Trang bị cho nhóm những năng lực cần thiết để thoải mái bước ra khỏi vùng an toàn và thách thức hiện trạng.

   
   

3. Cung cấp sự rõ ràng bao gồm một tập hợp các giá trị và nguyên tắc để đưa ra quyết định tốt nhất trong những hoàn cảnh nhất định, đồng thời nêu rõ các giả định cơ bản và không mất đi tầm nhìn toàn cảnh.

   
   

4. Điều quan trọng nhất là sử dụng phản hồi như một công cụ cần thiết để học hỏi và cải thiện.

Để một nhóm thành công, trách nhiệm phải đi sâu vào tổ chức, xuống tận gốc rễ. Để làm được điều đó cần một nhà lãnh đạo sẽ giao phó trách nhiệm và quyền hạn cho nhóm. Những nhà lãnh đạo giỏi hiếm khi hạn chế nhóm của họ; họ giải phóng họ.

— John C. Maxwell

Giúp nhóm của bạn đạt được tốc độ thực hiện nhanh chóng bằng cách tách mình khỏi một số quyết định và cho phép nhóm của bạn tự đưa ra những quyết định đó.

Thiết lập các mốc trung gian

Những nhà quản lý không theo dõi chặt chẽ chu kỳ thực hiện sẽ mất cơ hội đo lường tốc độ thực hiện của nhóm, xác định những yếu tố làm chậm tiến độ và đưa ra kế hoạch để giải quyết chúng.

Một cách tuyệt vời để giảm rủi ro không giao hàng đúng hạn là thiết lập các mốc trung gian. Các mốc trung gian cho phép nhóm kiểm tra tiến độ, kết hợp phản hồi và điều chỉnh hướng đi trước khi quá muộn.

Việc theo dõi các cột mốc trong suốt chu kỳ thực hiện cũng giúp ngăn ngừa việc làm lại bằng cách xác thực các giả định, tìm kiếm thông tin đầu vào và đảm bảo các mục tiêu ngắn hạn phù hợp với các mục tiêu dài hạn.

Một lợi thế khác của việc thiết lập các cột mốc là cảm giác thỏa mãn và động lực mà chúng mang lại khi nhóm của bạn đạt được và đánh dấu chúng là hoàn thành. Nó không chỉ giúp họ tiếp tục trên con đường mà còn tiếp thêm năng lượng để họ tiếp tục.

Chúng tôi cần các mốc quan trọng nội bộ trong dự án—kiểm tra thường xuyên để đảm bảo mọi người hiểu sản phẩm đã phát triển như thế nào và có thể phát triển mảng kinh doanh của họ cùng với sản phẩm. Và để đảm bảo sản phẩm vẫn có ý nghĩa. Để xem bộ phận tiếp thị có còn thích nó không. Để xem bộ phận bán hàng có còn thích nó không. Để xem bộ phận hỗ trợ có còn giải thích được không. Để đảm bảo mọi người biết họ đang làm gì và có kế hoạch ra mắt sản phẩm.

— Tony Fadell

Cho phép nhóm của bạn duy trì tốc độ thực hiện tuyệt vời trong suốt chu kỳ bằng cách chia nhỏ mục tiêu lớn thành các mốc nhỏ hơn và tìm kiếm phản hồi trong suốt quá trình.

Bản tóm tắt

1. Tầm nhìn và chiến lược chỉ định hướng đi. Thực hiện là chìa khóa thành công lâu dài.

   
   

2. Tốc độ là vũ khí tối thượng trong kinh doanh vì ý tưởng sẽ chẳng có giá trị gì nếu không được thực hiện và đưa vào sử dụng đúng thời điểm.

   
   

3. Giới hạn nhóm của bạn vào các mục tiêu, nhiệm vụ và kết quả sẽ ngăn nhóm của bạn kết nối công việc của họ với các mục tiêu lớn hơn của tổ chức. Hãy để họ tham gia vào giai đoạn lập kế hoạch để giúp họ cảm thấy mình là một phần của điều gì đó lớn lao.

   
   

4. Các yêu cầu nửa vời làm nản lòng các nhóm muốn tiến triển nhanh. Thiếu sự rõ ràng, thiếu chi tiết và các giả định không có cơ sở sẽ lãng phí thời gian và năng lượng của họ. Hãy chú ý đến sự rõ ràng và đầy đủ của các yêu cầu, và xem các nhóm của bạn tiến triển với tốc độ cực nhanh.

   
   

5. Nếu các thành viên trong nhóm của bạn dành phần lớn thời gian vào các cuộc họp, họ sẽ có rất ít thời gian để làm việc có chất lượng. Hãy giải tỏa gánh nặng cho họ bằng cách giảm bớt các cuộc họp và tăng thêm nhiều giờ làm việc hiệu quả. Nhiều công việc sẽ được hoàn thành trong thời gian ngắn hơn.

   
   

6. Nếu nhóm của bạn không thể tự đưa ra quyết định, họ không thể hành động nhanh chóng. Sự can thiệp và mong muốn được tham gia vào mọi việc nhỏ nhặt của bạn không giúp ích gì, nó chỉ làm họ chậm lại. Trao quyền cho họ tự đưa ra một vài quyết định mà không cần sự tham gia của bạn.

   
   

7. Những mục tiêu lớn rất khó theo dõi. Chúng không chỉ khiến bạn không biết nhóm đang làm như thế nào mà còn không biết liệu bạn có đạt được chúng kịp thời hay không. Đây chính là lúc các cột mốc phát huy tác dụng. Chia nhỏ mục tiêu thành các cột mốc giúp bạn đưa phản hồi vào chu trình thực hiện và đi đúng hướng trước khi quá muộn.

Câu chuyện này đã được đăng trước đây tại đây. Theo dõi tôi trên LinkedIn hoặc tại đây để biết thêm nhiều câu chuyện khác.