Ảo tưởng về quản lý tri thức cá nhân

Khám phá giới hạn của việc xây dựng bộ não thứ hai

Bạn đã luôn luôn tham vọng. Bạn cố gắng thi vào một trường đại học nổi tiếng và tốt nghiệp có ngay một công việc khiến bạn bè ấn tượng. Bạn đã xuất hiện trong ngày đầu tiên đi làm trong một đôi giày mà bạn đã mua đặc biệt cho dịp này. Hóa ra chúng hơi quá nhỏ, nhưng bạn vẫn mặc chúng, rồi nhanh chóng vứt bỏ chúng với vẻ mặt nhăn nhó vào cuối ngày.

Kể từ đó, bạn đã đạt được rất nhiều.

Bạn giơ tay cho mọi thứ, luôn đặt câu hỏi sâu sắc nhất trong phòng. Bạn tình nguyện viết blog cho công ty và các bài đăng của bạn tạo ra cuộc trò chuyện sâu sắc và nâng cao danh tiếng của công ty với tư cách là nhà lãnh đạo tư tưởng trong ngành.

Sếp của bạn thích chụp ảnh, và để bạn có điều gì đó muốn nói với ông ấy, bạn đăng ký một lớp học nhiếp ảnh. Bạn làm mình ngạc nhiên bằng cách thực sự thích nó. Bạn mua một chiếc máy ảnh đẹp với mức giá khiến bạn hơi khó chịu và hơi tự hào. Bạn tạo thói quen phát triển kỹ năng chụp ảnh của mình khi rảnh rỗi.

Bạn được thăng chức nhiều lần, luôn trước khi bạn cảm thấy sẵn sàng. Bạn nói với bản thân rằng bạn đã làm việc chăm chỉ để đạt được vị trí của mình. Đồng nghiệp của bạn có vẻ tôn trọng bạn, nhưng đôi khi bạn tự hỏi làm thế nào mà họ có được tất cả những điều đó cùng nhau, và liệu bạn có thực sự giỏi như mọi người vẫn nghĩ hay không.

Bạn kiểm tra email của bạn một chút quá cẩn thận. Bạn thuyết trình và nói vấp. Bạn quên tên của một khách hàng quan trọng. Bạn không thể nhớ lại một khái niệm thống kê có liên quan mà bạn dự định thảo luận trong cuộc họp. Những sai lầm này hầu như không được chú ý, nhưng chúng làm phiền bạn. Bạn tự hỏi liệu mình có đang đánh mất lợi thế trong ngày đầu tiên đi đôi giày hơi quá nhỏ của mình hay không.

Một ngày nọ, khi đang lướt mạng xã hội, bạn bắt gặp một bài đăng về thứ gọi là quản lý kiến thức cá nhân (PKM). Bài viết đang tán thành một chiến lược gọi là bộ não thứ hai. Tò mò, bạn bắt đầu đọc thêm về phương pháp tổ chức thông tin và ý tưởng này.

Khi bạn đọc, bạn tự hỏi liệu hội chứng kẻ mạo danh mà bạn phải vật lộn trong công việc có thực sự là do bạn không có khả năng theo dõi tất cả thông tin đến với mình hay không. Đột nhiên, có vẻ như việc tạo ra một bộ não thứ hai có thể là giải pháp giúp bạn quản lý mọi thứ hiệu quả hơn.

Phấn khích trước khả năng này, bạn quyết định thử phương pháp bộ não thứ hai. Bạn bắt đầu bằng cách đăng ký cơ sở tri thức kỹ thuật số mà bạn sẽ sử dụng để lưu trữ tất cả các ghi chú, ý tưởng và tài nguyên của mình. Bạn hủy bỏ các kế hoạch cuối tuần của mình (gặp gỡ bạn bè tại một trận bóng chày, đến một khu vực mới của thành phố để chụp ảnh và học để lấy chứng chỉ chuyên môn liên quan). Sau đó, bạn bắt đầu phân loại mọi thứ bạn biết, sử dụng các thẻ và nhãn để giúp bạn tìm thấy thứ mình cần một cách nhanh chóng.

Khi bạn bắt đầu tương tác ngày càng nhiều với bộ não thứ hai của mình, bạn sẽ nhận thấy rằng mình cảm thấy có tổ chức hơn. Bạn tự hỏi liệu đồng nghiệp có nhận ra cảm giác tự tin mới tìm thấy của bạn hay không. Khi bạn dành hàng giờ để tổ chức lại hệ thống của mình, bạn đợi họ chú ý đến hiệu quả của bạn và bắt đầu hỏi bạn các mẹo về cách thiết lập bộ não thứ hai của riêng họ.

Bạn cảm thấy như một khi bạn tìm ra cách phù hợp để quản lý tất cả thông tin đến với mình, bạn có thể quay lại gặp gỡ bạn bè, tận hưởng sở thích của mình, học lấy chứng chỉ và tham gia các dự án mới tại nơi làm việc.

Nhiều tuần trôi qua trong khi bạn đang thiết lập bộ não thứ hai của mình. Bạn không có nhiều thời gian để kiểm tra mọi thứ một cách cẩn thận. Đôi khi trong các cuộc họp, bạn quá bận rộn để hoàn thiện các ghi chú của mình đến nỗi quên đặt câu hỏi hoặc thêm vào cuộc thảo luận. Một vài tháng trôi qua, và bạn không được thăng chức. Trong phần kiểm tra hiệu suất của bạn, sếp của bạn sẽ hỏi to lý do tại sao bạn chưa hoàn thành chứng chỉ chuyên môn mà bạn đã lên kế hoạch cho quý trước và hỏi tại sao bạn ngừng đóng góp cho blog của công ty.

Chuyện gì đang xảy ra vậy?

Khái niệm về bộ não thứ hai gần đây đã được đưa vào môi trường trí tuệ thông qua Xây dựng bộ não thứ hai của Tiago Forte . Đó là một khái niệm thú vị -

điều gì sẽ xảy ra nếu bạn có một công cụ cá nhân giúp bạn tổng hợp kiến thức và đưa ra quyết định tốt hơn?

Được sử dụng một cách hiệu quả, hệ thống quản lý kiến thức cá nhân có thể giúp giải phóng khả năng sáng tạo và năng suất. Tôi lập luận rằng ở mức cực đoan, PKM có thể đóng vai trò là một sự phân tâm đáng kể, thay thế công việc hiệu quả bằng một bản sao cảm thấy tốt nhưng không thực sự tạo ra bất kỳ lợi ích nào.

Trong bài viết này, tôi thảo luận về những tác động tiềm ẩn của phiên bản não thứ hai trong quản lý tri thức cá nhân đối với công việc và cách suy nghĩ của bạn. Tôi kết luận bằng một phần về một số phương pháp đơn giản để quản lý tri thức cá nhân mà tôi thấy là hiệu quả.

Làm việc với bộ não thứ hai

Cách tiếp cận não bộ thứ hai chắc chắn hiệu quả với một số người. Ví dụ, Ray Dalio nói về việc tạo ra một công cụ như vậy trong cuốn sách Nguyên tắc của mình. Đối với Dalio, công cụ này là một công cụ hỗ trợ ra quyết định do AI hỗ trợ.

Trong cuốn sách, Dalio mô tả quá trình so sánh trực giác của mình, được mài dũa qua nhiều thập kỷ với tư cách là một nhà đầu tư, với quá trình hành động được đề xuất bởi hệ thống não bộ thứ hai của ông. Nếu bản năng và đề xuất không phù hợp, anh ấy sẽ cân nhắc hiệu chỉnh lại. Hệ thống não bộ thứ hai của Dalio là một đối tác cộng tác liên tục phát triển cho những thách thức mà anh ấy phải đối mặt khi anh ấy tích lũy được giá trị ròng là 19,1 tỷ đô la.

Thanh bên: xem loạt phim hoạt hình về Nguyên tắc trên Youtube của Dalio .

Khi chúng ta tiến tới tương lai, có thể bộ não thứ hai của mọi người sẽ ngày càng giống của Dalio, trong đó chúng ta đang tương tác với các tác nhân thông minh nhân tạo.

Trong lúc đó, tôi cũng đang nghĩ về cách sử dụng hệ thống não bộ thứ hai để…

1. thu thập và lưu trữ kiến thức mà tôi có thể đánh mất,

2. đưa ra lựa chọn tốt hơn, và

3. trở nên giàu có một cách đáng kinh ngạc (chưa có kế hoạch nào, nhưng hãy gọi cho tôi nếu bạn tìm ra kế hoạch này 💎)

   
   

Tuy nhiên, mỗi khi tôi cố gắng bắt đầu thiết lập một hệ thống quản lý tri thức cá nhân phức tạp, thì cuối cùng tôi lại làm việc trên một thứ khác. Cảm giác khó chịu của tôi về bộ não thứ hai đã được Sasha Chapin diễn đạt thành lời trong bài báo của anh ấy, “ Những ghi chú chống lại các hệ thống ghi chú .”

Tôi đang chờ đợi bất kỳ bằng chứng nào cho thấy các nhà tư tưởng và nhà văn khiêu khích nhất của chúng ta là những người dựa vào các hệ thống ghi chép công phu, có hệ thống.

Leonardo da Vinci giữ tất cả các ghi chú của mình trong một cuốn sổ lớn. Nếu anh ấy thích thứ gì đó, anh ấy sẽ đặt nó xuống… đó là về mức độ chi tiết của hệ thống ghi chú của bạn trừ khi bạn có kế hoạch suy nghĩ tỉ mỉ hơn Leonardo da Vinci.

Trong khi một số nhà tư tưởng bị thu hút bởi bộ não thứ hai, thì tôi có xu hướng coi nó như một sự phân tâm hơn . Chuẩn bị để thực hiện công việc có thể đóng vai trò như một sự bắt chước hiệu quả của việc hoàn thành công việc, đến mức nó thực sự ngăn cản chúng ta hoàn thành công việc.

Nói thẳng vào điểm in đậm ở trên - với tư cách là người sáng lập một công ty luyện thi, tôi đã nghe khách hàng của mình nói rằng họ không muốn bắt đầu ôn thi cho đến khi bộ não thứ hai của họ hoàn thành.

Đây là một số bằng chứng khác về hành động thay thế sự phân tâm. Tyler Cowen của blog nổi tiếng Marginal Revolution nói rằng anh ấy tỏ ra thờ ơ khi bạn bè đến gặp anh ấy nói rằng họ muốn viết một cuốn sách.

Cowen lo ngại rằng, nếu anh ấy đáp lại bằng sự khuyến khích, anh ấy sẽ thực sự kích hoạt các mạch dopamine giống như thể người bạn đó thực sự đã hoàn thành xong cuốn sách. Ngược lại, người bạn bỏ đi ít có khả năng bắt đầu hơn. Cowen nói rằng anh ấy đã thấy điều này xảy ra trong thực tế và vì vậy giờ anh ấy tỏ ra thờ ơ thay vì ủng hộ.

Những lập luận của tôi chống lại hiệu ứng dịch chuyển năng suất của bộ não thứ hai đã được Grant Dever của Seeking Tribe tóm tắt một cách hiệu quả:

Rất nhiều Quản lý tri thức cá nhân là một thứ tầm thường đối với những người có tổ chức cao. Những người truyền bá PKM, đặc biệt là trên YouTube, hứa hẹn rằng nó sẽ mang lại nhiều giá trị phức hợp, không rõ ràng bằng cách tổ chức cuộc sống của mọi người hiệu quả hơn và cho phép họ biến một chút nỗ lực hiện tại thành phần thưởng lớn trong tương lai.

Một người có tổ chức cao, đặc biệt là một người khá có hệ thống, có thể dễ dàng bị cuốn vào việc dành hàng chục giờ để xây dựng một hệ thống phức tạp và hàng trăm giờ tiếp theo các quy trình phức tạp của họ để có ít giá trị thực.

Họ thực sự không gặp vấn đề gì mà loại hệ thống này giải quyết được , 'hệ thống' tối giản hơn hiện có của họ đã có hiệu quả.

Dever tiếp tục: “Tôi cá rằng sự trùng lặp giữa một người có thể quản lý loại hệ thống này và một người gặp vấn đề mà loại hệ thống này giải quyết nhỏ hơn những gì chúng ta có thể muốn tin.”

Nói cách khác, nếu bạn đủ tận tâm để bộ não thứ hai hấp dẫn bạn, thì có lẽ bạn không cần đến nó. Nếu bạn đủ lộn xộn để bộ não thứ hai có thể giúp bạn, thì có lẽ bạn không đủ ngăn nắp để thực hiện nó.

Theo cách nói của Dever, người thứ hai “có lẽ sẽ tốt hơn nếu chỉ viết 1–3 nhiệm vụ vào một tấm thẻ ghi chú mỗi ngày và xem liệu họ có thể hoàn thành chúng hay không, hoặc thậm chí viết chúng ra giấy một cách nhất quán. Đơn giản nhưng không dễ!”

Suy nghĩ bằng bộ não thứ hai

Bạn đã bao giờ học cho một bài kiểm tra bằng cách đọc từ trước sách giáo khoa, cảm thấy vô cùng tự tin, sau đó ngồi xuống để làm bài kiểm tra và đánh bom? Có thể chỉ khi bạn bắt đầu làm bài kiểm tra, bạn mới nhận ra rằng mình không hiểu đủ các khái niệm cốt lõi để trả lời một câu hỏi một cách hiệu quả. Đây được gọi là ảo tưởng của sự hiểu biết .

Trong nghiên cứu này , các nhà nghiên cứu Karpicke và Blunt nói với sinh viên rằng họ sẽ làm bài kiểm tra. Các nhà nghiên cứu đã hỏi những người tham gia phương pháp học tập nào họ nghĩ sẽ hiệu quả nhất:

1. đọc lại ghi chú của họ,

2. tạo sơ đồ tư duy và tài liệu, hoặc

3. cố gắng nhớ lại những gì họ đã đọc

   
   

Các sinh viên dự đoán việc học của họ sẽ tốt hơn đáng kể nếu họ có cơ hội đọc lại ghi chú của mình. Tuy nhiên, các sinh viên thực sự thể hiện tốt hơn nhiều khi họ buộc phải thực hành hồi tưởng trong đầu. Thí nghiệm chứng minh rằng học sinh không thực sự biết kỹ thuật nào là hiệu quả nhất cho việc học.

Tôi nghĩ bài học tương tự cũng áp dụng cho cách chúng ta chuẩn bị cho cuộc sống. Tạo ra bộ não thứ hai giống như đọc lại ghi chú của bạn hơn là nhớ lại tích cực. Tôi nghi ngờ rằng việc quá phụ thuộc vào bộ não thứ hai có thể khiến bạn cảm thấy tự tin sai lầm về hiểu biết của mình về cuộc sống.

Có bộ não thứ hai có thể mang lại cho bạn cảm giác chắc chắn về những khuôn mẫu mà bạn đã trải nghiệm trong cuộc sống cho đến nay, có khả năng làm bạn mù quáng khi đối mặt với một tình huống mới lạ phức tạp khiến kiến thức và hệ thống trước đây của bạn trở nên không phù hợp.

Theo lời của Steve Jobs, “Hãy phát minh vào ngày mai thay vì lo lắng về những gì đã xảy ra ngày hôm qua.”

Chúng ta phải luôn cố gắng giữ thái độ khiêm tốn và cởi mở trong việc theo đuổi tri thức, sẵn sàng thừa nhận những hạn chế và những lĩnh vực còn thiếu hiểu biết. Có thể hệ thống não bộ thứ hai khiến mục tiêu này trở nên khó khăn hơn.

Nếu bạn luôn cố gắng đưa những tình huống mới lạ vào hệ thống mà bạn đã phát triển cho chính mình, thì bạn có đang thực sự trải nghiệm khoảnh khắc hiện tại không?

Hệ thống đơn giản để quản lý tri thức cá nhân

Xuyên suốt bài viết này, tôi đã lập luận rằng ngoài việc thúc đẩy năng suất, việc đầu tư quá nhiều nỗ lực và tầm quan trọng vào bộ não thứ hai có thể làm xao nhãng công việc và suy nghĩ hiệu quả. Quản lý kiến thức cá nhân có vẻ như là một phương tiện vô giá để theo kịp tốc độ của thế giới thông tin ngày nay. Bây giờ tôi sẽ chuyển sang thảo luận về một số hệ thống PKM đơn giản mà cá nhân tôi sử dụng và nghĩ rằng bạn nên xem xét.

#1 — Cuốn sách thông thường

Thật khó để cải thiện khái niệm viết ra những điều quan trọng trong tài nguyên bạn mang theo bên mình. Thuật ngữ sách thông thường đề cập đến một tập hợp thông tin, thường được viết tay. Cơ cấu này có thể bắt đầu với Aristotle, người quan tâm đến việc ghi chú chi tiết về các hình thức lập luận khác nhau. Các triết gia khắc kỷ cũng giữ những cuốn sách thông thường để ghi lại những suy nghĩ, suy ngẫm hàng ngày của họ và trích dẫn từ những người khác. Sau đó, những cuốn sách thông thường được sử dụng bởi các học giả tôn giáo, nghệ sĩ thời Phục hưng, nhà tư tưởng khai sáng và nhà khoa học tiên phong.

Đừng rời khỏi nhà mà không có sổ tay, giấy vụn, thứ gì đó để viết. Đừng bước vào thế giới mà không có đôi mắt và đôi tai của bạn tập trung và rộng mở. Đừng ngụy biện về những gì bạn không có hoặc bạn sẽ làm gì nếu có, hãy sử dụng năng lượng đó để 'tìm đường, mở đường'.
— Quản gia Octavia

Với sự phát triển của công nghệ thông tin, hiện nay có vô số lựa chọn để thay thế các chức năng mà những cuốn sách thông thường trên giấy đã phục vụ cho các thế hệ trước. Tôi muốn giữ cho nó cực kỳ đơn giản bằng cách duy trì cuốn sách tiêu chuẩn của mình trong Google Keep.

#2 — 100 quy tắc

Lần đầu tiên tôi biết đến ý tưởng này là qua Dru Riley , một kỹ thuật viên hỗ trợ CNTT, người đã bắt đầu có thói quen viết nhật ký hàng ngày và áp dụng nó vào phương pháp tuyệt vời này là tìm kiếm hơn 100 quy tắc mà anh ấy đã tạo ra theo thời gian để thiết lập cho mình thành công.

Tôi đang làm việc với 100 quy tắc của riêng mình trong Notion. Google Suite tối giản có thể sử dụng Google Trang tính.

#3 — Zettelkasten

Tiếng Đức có nghĩa là “hộp phiếu”, công cụ quản lý kiến thức cá nhân này bao gồm một tệp thẻ bao gồm các mẩu thông tin nhỏ được lưu trữ trên các phiếu giấy hoặc thẻ có thể được liên kết với nhau thông qua tiêu đề chủ đề, số và thẻ.

Hệ thống này rất tốt cho việc lặp lại cách quãng — các hệ thống tương tự hiện đại bao gồm Anki hoặc SuperMemo.

Phần kết luận

Xin trích dẫn lại Grant Dever , “Sắp xếp có tổ chức không phải là một tính cách mà là một tập hợp các thói quen và thực tiễn có thể biến đổi.” Tôi lập luận rằng việc thiết lập một hệ thống quản lý tri thức cá nhân khả thi ở mức tối thiểu có thể giúp bạn luôn ngăn nắp, đồng thời cho bạn đủ thời gian để sáng tạo và làm việc hiệu quả.