De kracht van feedback: hulpmiddelen en technieken om prestaties te verbeteren

Stel je eens voor dat je als leider veel moeite hebt gestoken in de professionele groei van je werknemers, maar dat hun prestaties nog steeds niet aan de verwachtingen voldoen. Tijdige feedback zou de situatie kunnen verbeteren. Maar hoe geef je kritiek zonder de persoon te beledigen? In dit artikel onderzoeken we hoe je feedback kunt transformeren van een bron van angst naar een krachtig hulpmiddel voor motivatie en ontwikkeling van werknemers.

Waarom is feedback belangrijk?

Als we kijken naar de formule voor niet-materiële motivatie die in het vorige artikel is geschetst, zien we dat meer dan de helft van de totale beoordeling van de niet-materiële motivatie van werknemers afhankelijk is van feedback. Hier zijn enkele onderzoeken die het belang ervan bewijzen.

1. Gallup-onderzoek (2019)

• Volgens Gallup gaf ongeveer 65% van de werknemers aan behoefte te hebben aan frequentere feedback van hun leiderschap. Echter, slechts 19% ontvangt het regelmatig. Het gebrek aan regelmatige feedback vermindert de betrokkenheid van werknemers, wat op zijn beurt hun motivatie beïnvloedt.

• Uit het onderzoek bleek bovendien dat werknemers die regelmatig constructieve feedback krijgen, zich 3,6 keer meer gemotiveerd en betrokken voelen op het werk.

2. Harvard Business Review (2017)

• In een onderzoek van Harvard Business Review meldde 72% van de werknemers dat hun productiviteit en betrokkenheid aanzienlijk verbeterden toen ze kwalitatieve feedback ontvingen. Dit onderstreept het belang ervan voor niet-materiële motivatie en algemene werktevredenheid.

• Opvallend is dat niet alleen positieve, maar ook constructieve kritiek door werknemers zeer gewaardeerd wordt. 57% van de respondenten is van mening dat constructieve feedback de belangrijkste factor is in hun professionele ontwikkeling.

3. Deloitte-onderzoek (2016)

• Uit onderzoek van Deloitte blijkt dat 90% van de bedrijven die een systeem van regelmatige feedback hebben ingevoerd, een verbetering in de prestaties en motivatie van hun werknemers zagen.

• In bedrijven waar voortdurend feedback wordt gegeven, lag de betrokkenheid van werknemers 14% hoger dan in organisaties waar feedback zelden of inconsistent is.

4. PwC-onderzoek (2015)

• PwC ontdekte dat 60% van de werknemers van generatie Y en Z de voorkeur geeft aan feedback ten minste eenmaal per week. Dit benadrukt het belang van frequente feedback voor motivatie, met name onder jongere professionals, die prioriteit geven aan groei en consistente ondersteuning.

Deze bevindingen bevestigen dat feedback een cruciaal hulpmiddel is voor niet-materiële motivatie. Het bevordert het vertrouwen, de betrokkenheid en de verbeterde prestaties van de werknemers. Bovendien helpt het om een transparantere en productievere bedrijfscultuur te creëren.

Hoe geef je feedback?

Slechte feedback kan echter erger zijn dan helemaal geen feedback. Onconstructieve kritiek kan leiden tot demotivatie, conflicten binnen het team en verlies van vertrouwen tussen werknemers en leiderschap.

Laten we eens kijken hoe je effectief feedback kunt geven.

Onthoud: feedback ≠ kritiek ≠ evaluatie .

Volg deze stappen om effectieve feedback te geven:

1. Bepaal het type feedback : motiverend of corrigerend.

   
   

2. Bepaal de juiste setting . Als het corrigerend is, bespreek het dan privé met de werknemer. Als het motiverend is, kun je het misschien openbaar maken als je weet dat de persoon zich dan gewaardeerd voelt.

   
   

3. Blijf constructief :

   • Concentreer je op het gedrag, niet op de persoon.

   • Wees specifiek: benoem specifieke acties of resultaten die verbetering behoeven.

   • Bied oplossingen: bekritiseer niet alleen, maar stel duidelijke stappen voor om de werknemer te helpen de situatie te verbeteren.

     
     

4. Wees empathisch . Creëer een vertrouwde sfeer: zorg ervoor dat de werknemer weet dat het jouw doel is om hem te helpen groeien, niet om hem op zijn tekortkomingen te wijzen.

Om ervoor te zorgen dat uw feedback constructief is, kunt u ook het COIN-raamwerk gebruiken:

• C – Context: Waar en wanneer de situatie zich voordeed.
• O – Observatie: Hoe het gedrag eruitziet vanuit een extern perspectief, ondersteund door specifieke cijfers en feiten.
• I – Impact: Wat de gevolgen zijn van het beschreven gedrag.
• N – Volgende stappen: Wat moet er veranderd worden? Welke acties moeten er ondernomen worden en binnen welke tijdsbestekken?

Wees voorbereid dat de werknemer kritiek niet meteen accepteert. Zelfs de meest tactvolle feedback triggert vaak negatieve emoties, waardoor het moeilijker te verteren is.

Het is over het algemeen niet effectief om verdere stappen te bespreken of ondersteuning voor verbetering te bieden totdat de werknemer alle fasen van het accepteren van feedback heeft doorlopen. In de fasen van woede en weerstand zal elke voorgestelde hulp waarschijnlijk negatief worden opgevat.

Hulpmiddelen

Dus hoe geef je effectief feedback? Laten we ons richten op tools die gebruikt kunnen worden in een teamsetting, zoals tijdens retrospectives of bedrijfsevenementen.

Speedfeedbackdaten

Vergelijkbaar met speeddaten houden deelnemers korte vergaderingen met verschillende collega's of gebruikers om snel en gericht feedback te krijgen. Deze methode werkt goed voor teams waarbij het belangrijk is om in korte tijd input van meerdere mensen te verzamelen. Ten eerste stelt het werknemers in staat om vertrouwen op te bouwen en interpersoonlijke relaties aan te gaan, en om de situatie vanuit verschillende perspectieven te bekijken en verschillende meningen uit te wisselen.

Ten tweede maken het snelle tempo en de actieve interactie het proces dynamischer en interessanter, waardoor deelnemers betrokken en energiek blijven tijdens de sessie. Bovendien kan deze methode worden gebruikt voor regelmatige uitwisselingen van teamfeedback en voor speciale evenementen zoals retrospectieven of vergaderingen over procesverbetering.

Voordelen van Speed Feedback Dating:

1. Beknoptheid en focus : Omdat de tijd voor elke vergadering beperkt is, worden deelnemers gedwongen hun gedachten duidelijk en beknopt te verwoorden. Dit helpt onnodige details te vermijden en zich te concentreren op de belangrijkste punten.

   
   

2. Diversiteit van meningen : In een korte periode kunnen deelnemers feedback ontvangen van meerdere mensen, waardoor ze de situatie vanuit verschillende perspectieven kunnen bekijken. Dit helpt bij het verkrijgen van een vollediger begrip van iemands sterke en zwakke punten of algemene projectfeedback.

   
   

3. Energie en betrokkenheid : Het snelle tempo en de actieve interactie maken het proces dynamischer en interessanter, waardoor deelnemers gedurende de hele sessie betrokken en energiek blijven.

   
   

4. Vertrouwen opbouwen : in tegenstelling tot lange, formele bijeenkomsten, zorgen korte één-op-één sessies voor een persoonlijkere connectie, waardoor het feedbackproces minder stressvol is.

   
   

5. Veelzijdigheid : Deze methode kan worden gebruikt voor regelmatige uitwisselingen van teamfeedback, maar ook voor speciale evenementen zoals retrospectieven of vergaderingen ter verbetering van processen.

Feedbackopdrachten voor teams

Elk teamlid krijgt de taak om feedback te verzamelen van een specifiek aantal collega's. Na het voltooien van de "quest" verdienen deelnemers punten en stijgen ze in level. Dit kan worden omgezet in teambuildingactiviteiten waarbij iedereen naar een gemeenschappelijk doel toewerkt.

Om dit format te implementeren, begin je met het definiëren van het doel ervan. Het kan zijn om feedback te verzamelen over een project, vaardigheden te beoordelen, verbeterpunten te identificeren of de teamdynamiek te versterken. Het is een goed idee om een set taken te creëren die deelnemers kunnen voltooien terwijl ze feedback verzamelen. Ze kunnen bijvoorbeeld feedback verzamelen van vijf collega's over specifieke onderwerpen.

Voor elk stukje feedback dat ze ontvangen, verdienen deelnemers één punt. Naarmate ze punten verzamelen, kunnen deelnemers een level omhoog gaan of 'trofeeën' ontvangen, zoals badges of certificaten.

Voordelen van Feedback Quests:

1. Gamified-aanpak : door spelelementen toe te voegen wordt het feedbackproces leuker en minder formeel, wat leidt tot een openere communicatie.

   
   

2. Teambuilding : missies bevorderen de samenwerking tussen collega's, helpen bij het opbouwen van nieuwe connecties en versterken bestaande relaties binnen het team.

   
   

3. Meer betrokkenheid : Deelname aan activiteiten gericht op het verzamelen van feedback kan ook de betrokkenheid van medewerkers vergroten.

   
   

4. Verrijkende ervaring : deelnemers kunnen uiteenlopende meningen en adviezen van collega's ontvangen, wat bijdraagt aan zowel professionele als persoonlijke groei.

   
   

5. Focus op verbetering : dergelijke zoektochten stimuleren actieve discussie en reflectie op de ontvangen feedback, wat een continue groei binnen het team bevordert.

Gamificatie van feedback is vooral geschikt voor bedrijven met jonge, dynamische teams en voor bedrijven die openstaan voor innovatieve managementbenaderingen.

Waarderingsmailbox

Er wordt een virtuele of fysieke "mailbox" gecreëerd waar werknemers bedankjes of positieve feedback kunnen achterlaten. Dit helpt een sfeer van erkenning en steun te creëren.

Stel een vast schema op voor het verzamelen van deze notities (bijvoorbeeld wekelijks of maandelijks). Dit zal helpen om een routine te creëren en actieve deelname van werknemers te behouden.

U kunt ook overwegen om werknemers die de meeste bedankjes krijgen, in het zonnetje te zetten of speciale prijzen in te stellen voor uitzonderlijke prestaties die in de bedankjes worden genoemd.

Appreciation Mailbox helpt een positieve bedrijfscultuur te cultiveren waarin werknemers zich gewaardeerd en belangrijk voelen. Het vergroot hun betrokkenheid en werktevredenheid. Bovendien versterkt het uiten van dankbaarheid de relaties tussen werknemers, wat leidt tot betere samenwerking, meer vertrouwen en wederzijds begrip binnen het team. Positieve emoties die worden veroorzaakt door dankbaarheid en erkenning kunnen ook helpen het stressniveau te verlagen en burn-out bij werknemers te voorkomen, vooral onder omstandigheden met een hoge werklast.

Wanneer werknemers zich erkend voelen voor hun inspanningen, kan dit hen motiveren om meer te bereiken en de productiviteit te verhogen. En tot slot is deze methode eenvoudig te implementeren en vereist het geen significante middelen. Het kan door elk team worden toegepast, ongeacht de grootte of structuur.

Conclusie

In dit artikel onderzoeken we waarom het geven van feedback zo belangrijk is, hoe je feedback effectief kunt geven en bespreken we een aantal creatieve teammethoden die niet alleen feedback geven, maar ook de eenheid binnen het team bevorderen door middel van gamification.

Er zijn echter twee kritische punten die voor elke leider opvallen bij het geven van feedback:

1. Empathie
2. Samenhang

Pas je aan de emotionele staat van je werknemers aan, probeer de situatie te begrijpen voordat je een oordeel velt en geef ze de kans om hun standpunt uit te leggen. Houd in gedachten dat acties consistentie vereisen. Om de niet-materiële motivatie te stimuleren, moeten werknemers weten dat ze regelmatig feedback op hun werk krijgen. Al met al, zoals ze zeggen: "Er is geen falen, alleen feedback."