Il potere del feedback: strumenti e tecniche per migliorare le prestazioni

Immagina per un momento che, come leader, hai investito notevoli sforzi nella crescita professionale dei tuoi dipendenti, ma le loro prestazioni sono ancora al di sotto delle aspettative. Un feedback tempestivo potrebbe migliorare la situazione. Ma come fai a criticare senza offendere la persona? In questo articolo, esploreremo come trasformare il feedback da una fonte di paura in un potente strumento per la motivazione e lo sviluppo dei dipendenti.

Perché il feedback è importante?

Se osserviamo la formula per la motivazione non materiale delineata nell'articolo precedente, vedremo che più della metà della valutazione totale della motivazione non materiale dei dipendenti dipende dal feedback. Ecco alcuni studi che ne dimostrano l'importanza.

1. Ricerca Gallup (2019)

• Secondo Gallup, circa il 65% dei dipendenti ha espresso la necessità di un feedback più frequente da parte della propria dirigenza. Tuttavia, solo il 19% lo riceve regolarmente. La mancanza di feedback regolari riduce l'impegno dei dipendenti, che a sua volta influisce sulla loro motivazione.

• Inoltre, lo studio ha scoperto che i dipendenti che ricevono feedback regolari e costruttivi hanno 3,6 volte più probabilità di sentirsi motivati e coinvolti nel lavoro.

2. Rivista di Economia di Harvard (2017)

• In un sondaggio di Harvard Business Review, il 72% dei dipendenti ha riferito che la loro produttività e il loro coinvolgimento sono migliorati significativamente quando hanno ricevuto feedback di qualità. Ciò sottolinea la sua importanza per la motivazione non materiale e la soddisfazione lavorativa complessiva.

• In particolare, i dipendenti attribuiscono grande importanza non solo alle critiche positive, ma anche a quelle costruttive. Il 57% degli intervistati ritiene che il feedback costruttivo sia il fattore più importante per il proprio sviluppo professionale.

3. Ricerca Deloitte (2016)

• La ricerca di Deloitte ha dimostrato che il 90% delle aziende che hanno implementato un sistema di feedback regolare hanno riscontrato un miglioramento nelle prestazioni e nella motivazione dei dipendenti.

• Nelle aziende in cui viene praticato un feedback continuo, i livelli di coinvolgimento dei dipendenti sono risultati superiori del 14% rispetto alle organizzazioni in cui il feedback è raro o incoerente.

4. Ricerca PwC (2015)

• PwC ha scoperto che il 60% dei dipendenti delle generazioni Y e Z preferisce ricevere feedback almeno una volta alla settimana. Ciò sottolinea l'importanza di feedback frequenti per la motivazione, soprattutto tra i professionisti più giovani, che danno priorità alla crescita e al supporto costante.

Questi risultati confermano che il feedback è uno strumento fondamentale per la motivazione non materiale. Favorisce la fiducia, l'impegno e il miglioramento delle prestazioni dei dipendenti. Oltre a ciò, aiuta a creare una cultura aziendale più trasparente e produttiva.

Come fornire feedback

Tuttavia, un feedback scadente può essere peggio di nessun feedback. Le critiche non costruttive possono portare a demotivazione, conflitti all'interno del team e perdita di fiducia tra dipendenti e leadership.

Vediamo nel dettaglio come fornire un feedback in modo efficace.

Ricorda, feedback ≠ critica ≠ valutazione .

Per fornire un feedback efficace, segui questi passaggi:

1. Determina il tipo di feedback : motivazionale o correttivo.

   
   

2. Decidi l'impostazione appropriata . Se è correttiva, discutine privatamente con il dipendente. Se è motivazionale, potresti volerla dare pubblicamente se sai che farà sentire la persona apprezzata.

   
   

3. Rimani costruttivo :

   • Concentratevi sul comportamento, non sulla persona.

   • Sii specifico: evidenzia azioni o risultati specifici che necessitano di miglioramento.

   • Offrire soluzioni: non limitarti a criticare, proponi misure chiare per aiutare il dipendente a migliorare la situazione.

     
     

4. Sii empatico . Crea un'atmosfera di fiducia: assicurati che il dipendente sappia che il tuo obiettivo è aiutarlo a crescere, non a sottolineare le sue mancanze.

Per garantire che il tuo feedback sia costruttivo, puoi anche utilizzare il framework COIN :

• C – Contesto: dove e quando si è verificata la situazione.
• O – Osservazione: come appare il comportamento da una prospettiva esterna, supportato da numeri e fatti specifici.
• I – Impatto: Quali sono le conseguenze del comportamento descritto.
• N – Passi successivi: cosa deve essere cambiato? Quali azioni dovrebbero essere intraprese e entro quali tempi?

Preparatevi al fatto che il dipendente potrebbe non accettare immediatamente le critiche. Anche il feedback più diplomatico spesso scatena emozioni negative, rendendolo più difficile da digerire.

In genere è inefficace discutere di ulteriori passaggi o offrire supporto per il miglioramento finché il dipendente non attraversa tutte le fasi di accettazione del feedback. Nelle fasi di rabbia e resistenza, qualsiasi aiuto proposto sarà probabilmente percepito negativamente.

Utensili

Quindi, come si fa a fornire feedback in modo efficace? Concentriamoci sugli strumenti che possono essere utilizzati in un ambiente di team, come durante retrospettive o eventi aziendali.

Feedback veloce sugli appuntamenti

Simile allo speed date, i partecipanti tengono brevi riunioni con diversi colleghi o utenti per ricevere feedback rapidi e mirati. Questo metodo funziona bene per i team in cui è importante raccogliere input da più persone in poco tempo. Innanzitutto, consente ai dipendenti di creare fiducia e stabilire relazioni interpersonali, nonché di guardare la situazione da diverse prospettive e scambiare una varietà di opinioni.

In secondo luogo, il ritmo veloce e l'interazione attiva rendono il processo più dinamico e interessante, aiutando i partecipanti a rimanere coinvolti ed energici per tutta la sessione. Oltre a ciò, questo metodo può essere utilizzato per regolari scambi di feedback di team e anche per eventi speciali come retrospettive o riunioni di miglioramento dei processi.

Vantaggi del feedback rapido negli appuntamenti:

1. Brevità e concentrazione : poiché il tempo per ogni incontro è limitato, i partecipanti sono costretti ad articolare i propri pensieri in modo chiaro e conciso. Ciò aiuta a evitare dettagli non necessari e a concentrarsi sui punti chiave.

   
   

2. Diversità di opinioni : in un breve periodo, i partecipanti possono ricevere feedback da diverse persone, consentendo loro di vedere la situazione da diverse prospettive. Ciò aiuta ad acquisire una comprensione più completa dei propri punti di forza e di debolezza o del feedback complessivo del progetto.

   
   

3. Energia e coinvolgimento : il ritmo veloce e l'interazione attiva rendono il processo più dinamico e interessante, aiutando i partecipanti a rimanere coinvolti ed energici per tutta la sessione.

   
   

4. Creare fiducia : a differenza delle riunioni lunghe e formali, le sessioni individuali brevi consentono un contatto più personale, rendendo il processo di feedback meno stressante.

   
   

5. Versatilità : questo metodo può essere utilizzato sia per regolari scambi di feedback tra i team, sia per eventi speciali come retrospettive o riunioni di miglioramento dei processi.

Missioni di feedback per i team

Ogni membro del team ha il compito di raccogliere feedback da un numero specifico di colleghi. Dopo aver completato la "quest", i partecipanti guadagnano punti e salgono di livello. Questo può essere trasformato in attività di team building in cui tutti lavorano per un obiettivo comune.

Per implementare questo formato, inizia definendone lo scopo. Potrebbe essere raccogliere feedback su un progetto, valutare le competenze, identificare aree di miglioramento o rafforzare le dinamiche di squadra. È una buona idea creare una serie di attività che i partecipanti devono completare mentre raccolgono feedback. Ad esempio, possono raccogliere feedback da cinque colleghi su argomenti specifici.

Per ogni feedback ricevuto, i partecipanti guadagnano un punto. Man mano che accumulano punti, i partecipanti possono salire di livello o ricevere "trofei" come badge o certificati.

Vantaggi delle missioni di feedback:

1. Approccio gamificato : l'integrazione di elementi di gioco rende il processo di feedback più piacevole e meno formale, incoraggiando una comunicazione più aperta.

   
   

2. Rafforzamento del team : le missioni promuovono una migliore collaborazione tra colleghi, aiutano a creare nuove connessioni e a rafforzare le relazioni esistenti all'interno del team.

   
   

3. Maggiore coinvolgimento : la partecipazione ad attività legate alla raccolta di feedback può anche aumentare il coinvolgimento dei dipendenti.

   
   

4. Esperienza arricchente : i partecipanti possono ricevere opinioni e consigli diversi dai colleghi, contribuendo alla crescita sia professionale che personale.

   
   

5. Concentrazione sul miglioramento : tali missioni incoraggiano la discussione attiva e la riflessione sul feedback ricevuto, promuovendo una crescita continua all'interno del team.

Il feedback basato sulla gamification è particolarmente adatto alle aziende con team giovani e dinamici, nonché a quelle aperte ad approcci di gestione innovativi.

Casella di posta di apprezzamento

Viene creata una "casella postale" virtuale o fisica in cui i dipendenti possono lasciare note di gratitudine o feedback positivi. Ciò aiuta a promuovere un'atmosfera di riconoscimento e supporto.

Stabilisci un programma regolare per la raccolta di queste note (ad esempio, settimanalmente o mensilmente). Ciò aiuterà a creare una routine e a mantenere la partecipazione attiva dei dipendenti.

Si potrebbe anche prendere in considerazione l'idea di premiare i dipendenti che ricevono il maggior numero di note di apprezzamento o di introdurre premi speciali per i risultati eccezionali menzionati nelle note.

Appreciation Mailbox aiuta a coltivare una cultura aziendale positiva in cui i dipendenti si sentono apprezzati e importanti. Aumenta il loro coinvolgimento e la soddisfazione sul lavoro. Inoltre, esprimere gratitudine rafforza le relazioni tra i dipendenti, portando a una migliore collaborazione, una maggiore fiducia e una comprensione reciproca all'interno del team. Le emozioni positive innescate dalla gratitudine e dal riconoscimento possono anche aiutare a ridurre i livelli di stress e prevenire il burnout dei dipendenti, specialmente in condizioni di carico di lavoro elevato.

Quando i dipendenti si sentono riconosciuti per i loro sforzi, possono essere motivati a ottenere di più e aumentare la produttività. Infine, questo metodo è facile da implementare e non richiede risorse significative. Può essere applicato da qualsiasi team, indipendentemente dalle sue dimensioni o dalla sua struttura.

Conclusione

In questo articolo abbiamo analizzato perché è fondamentale fornire feedback, abbiamo accennato a come fornirlo in modo efficace e abbiamo esaminato alcuni metodi creativi di lavoro di squadra che non solo forniscono feedback, ma promuovono anche l'unità del team attraverso la gamification.

Tuttavia, due punti critici emergono per qualsiasi leader quando fornisce un feedback:

1. Empatia
2. Coerenza

Adattatevi allo stato emotivo dei vostri dipendenti, cercate di comprendere la situazione prima di esprimere il vostro giudizio e date loro la possibilità di spiegare il loro punto di vista. Tenete presente che le azioni richiedono coerenza. Quindi, per aumentare la motivazione non materiale, i dipendenti devono sapere che riceveranno un feedback regolare sul loro lavoro. Tutto sommato, come si dice, "Non esiste fallimento, solo feedback".