Mis primeros 100 días como director de operaciones de una startup de IA

Si está interesado en mi historia de origen con los fundadores de Sectorflow Inc., una startup que crea una plataforma de inteligencia artificial para empresas, puede leer más en esta publicación de LinkedIn .

Aquí está la versión rápida: recibí una llamada de mi antiguo equipo de ingeniería informándome que iban a dejar sus trabajos para iniciar su propia empresa y que me querían a bordo como su director de operaciones. Fue un sí difícil de mi parte; poco después quedé embarazada. ¿Debería echarme atrás? Me pregunté a mí mismo. Puede que me quede sentado mucho durante los próximos meses...

"Ningún problema. Podrás tomarte todo el tiempo que necesites cuando llegue el bebé. No imaginamos hacer esto sin usted”.

La ansiedad encerrada en la calma disminuye . Como director de operaciones por primera vez, pensé que probablemente debería descubrir qué implica realmente este rol. Tenía más de una década de experiencia en metodología ágil , gestión de proyectos técnicos, gestión de productos y desarrollo empresarial, pero nunca antes había desempeñado este tipo de capacidad de liderazgo. Una búsqueda arrojó varios artículos sobre los “Primeros 100 días como director de operaciones” con algunos consejos sólidos, generalmente sobre el establecimiento de objetivos y el fomento de relaciones con la alta dirección. Genial, pero descubrí que era bastante convencional, mientras que la vida de las startups y la historia de nuestro equipo son todo menos eso. Por eso, esos artículos bien intencionados e inútiles son la inspiración para este blog. Analizaré algo de lo que realmente hice en mis primeros 100 días como director de operaciones en una startup de IA y cubriré la selección de herramientas, iniciativas, investigaciones y algunas ideas generales.

Selección de herramientas

Lo primero que me pidieron fue elegir herramientas de gestión de proyectos y seguimiento de problemas. Con todos en su propio carril, la comunicación solo se realizaba a través de Slack o del stand-up diario. Calculé que la búsqueda de información, la duplicación de tareas, los problemas de comunicación (o el exceso de comunicación para evitarlos) y las actualizaciones de progreso nos costaban alrededor de 10 horas por semana en todo el equipo, tal vez más. Simplemente, era hora de organizarse.

Nuestra solicitud para Notion For Startups acababa de ser aprobada (esto le brinda 6 meses gratis del Plan Notion Plus), pero no estábamos seguros exactamente de cómo la usaríamos y la pregunta más importante era: ¿la usaría la ingeniería ? Un rápido análisis de pros y contras me llevó a recomendar el uso de Notion para asuntos de la empresa y JIRA y Confluence para ingeniería ( consulte el análisis a continuación ). Y eso es casi exactamente lo que hicimos.

Comencé a construir nuestro primer espacio de trabajo de Notion con la plantilla Data Room , un buen punto de partida si vas a empezar desde cero. No todas las secciones eran relevantes para nosotros, pero las dejé todas ahí por si acaso. Por ejemplo, no utilizamos la tabla Fundraising Tracker de inmediato, sino un par de meses después: era una solución CRM provisional lista para usar para nuestro CEO. En general, Notion es excelente para realizar un seguimiento de todo lo que no esté relacionado con la ingeniería.

En cuanto a ingeniería y desarrollo, el equipo tiene experiencia con las herramientas de Atlassian, por lo que fue fácil avanzar en la creación de sprints y la gestión de tickets. Lo que no esperaba era que ignoráramos por completo a Confluence como nuestra herramienta de documentación y en su lugar optáramos por ReadMe .

ReadMe se comercializa como un centro de documentación para desarrolladores y nuestro director ejecutivo (con experiencia en ingeniería, por supuesto) se enamoró de él después de una prueba de manejo. Admito que me preocupaba no poder leer algunas notas de la versión por mi cuenta, pero ese no fue el caso en absoluto.

No soy desarrollador pero me encanta ReadMe porque nos aporta valor de varias maneras:

• Tan fácil que incluso un director de operaciones sin conocimientos técnicos puede utilizarlo
• Experiencia de marca que mantiene nuestro centro de documentos coherente con nuestra imagen pública.
• Una ubicación dedicada para que podamos nutrir esta pieza clave de la experiencia de nuestros clientes.
• Responsabilidad interna del equipo, promueve la discusión y las decisiones.

Análisis de selección de herramientas de flujo sectorial: Notion versus Atlassian

💡 Consideraciones clave:

• Necesidad de herramientas de ingeniería especializadas.

• Preferencia por plataformas unificadas frente a especializadas.

• Escalabilidad e integración a largo plazo.

  
  

Este es el por qué:

1. Flexibilidad y escalabilidad: esta opción parece más adecuada para nuestras necesidades de crecimiento y escalabilidad. Anticipo la necesidad de DevOps y herramientas de ingeniería sostenibles aquí.
2. Necesidades distintas de gestión de proyectos: la gestión de proyectos de desarrollo difiere significativamente de otras áreas comerciales. Las herramientas especializadas de Atlassian cumplirán mejor con estos requisitos.
3. Planificación futura: anticipar una PMO para manejar la gestión de proyectos en el futuro, tener herramientas distintas facilitará la transición y la separación de funciones.

Algunas reflexiones finales sobre las herramientas. Me gustaría hacer otros dos reconocimientos aquí a customer.io por la automatización del marketing y a TrustPilot por el cumplimiento de SOC2. Al igual que Notion, estas empresas de SaaS nos aprobaron para su programa de inicio. Si es una startup que intenta obtener eficiencias con un presupuesto limitado, siempre verifique si la herramienta que está examinando ofrece un obsequio antes de iniciar sesión. Tengo que aferrarme a esa preciosa pista.

Iniciativas

Lo más importante que hice en mis primeros 100 días fue liderar la investigación de mercado, el ICP (perfil de cliente ideal) y los esfuerzos de mensajería para la startup. Las razones para realizar estas actividades son fáciles de entender: queríamos diseñar una estrategia de comunicación y crecimiento sostenible para la empresa. Lo que no es tan fácil es la tarea que tienes que hacer para llegar a algún lado con tu posicionamiento en el mercado (hay niveles para esto).

Sin un primer paso claro para la investigación de mercado, tuve que trabajar con lo que teníamos . Afortunadamente, mi director ejecutivo estaba teniendo toneladas de conversaciones con todos los que conocíamos (inversores existentes, clientes anteriores y conexiones que el equipo había hecho a lo largo de los años), así que le recopilé una lista de todos los contactos dentro de nuestra red. Luego compilamos esta información en una tabla, junto con algunos datos sobre la empresa de cada contacto. Esta investigación inicial nos ayudó a identificar consistencias o patrones, para brindarnos algún tipo de información sobre los problemas, las tendencias y los casos de uso.

Otra pieza clave de este proceso fue participar en numerosas discusiones profundas con nuestro equipo fundador. Compartimos nuestros conocimientos y experiencias, al mismo tiempo que continuamos recopilando información valiosa de la red. Planteó varias preguntas e incertidumbres sobre nuestro ajuste y posicionamiento en el mercado. ¿Éramos una plataforma AIOps? ¿Una herramienta de BI? Para responder estas preguntas, recurrí a los informes de Gartner, GigaOm y Forrester para comprender mejor estas industrias. Al analizar a los jugadores, sus soluciones y los problemas que estaban resolviendo, pudimos determinar que... bueno, no encajamos en ninguna categoría existente. Las discusiones continuaron. La investigación continuó. Este proceso de investigación y análisis tomó varias semanas, pero finalmente desarrollamos un ICP v1 basado en la investigación que hice, las limitaciones del equipo y la experiencia del equipo en la industria.

En la escuela de posgrado, aprendí sobre los planes de comunicación estratégica y cómo son una gran herramienta antes de realizar cualquier comunicación en nombre de una empresa. Es algo que había hecho antes para empresas y que tenía intención de hacer para que Sectorflow se alineara con nuestros mensajes.

Sin embargo, como ya estábamos en el proceso de identificar nuestro ICP y tener conversaciones sobre lo que representamos y quiénes somos, encontré este video y me di cuenta de que un manifiesto es esencialmente la versión inicial de SaaS de un plan de comunicación estratégico. Este parecía un mejor marco a seguir dada nuestra situación como empresa joven. Esta fue una parte más fácil del proceso para mí, ya que hablar poéticamente de nuestra filosofía te recuerda por qué estás haciendo todas estas locuras en primer lugar. Más importante aún, el manifiesto ahora informará nuestra estrategia de comercialización y nuestros esfuerzos de marketing en el futuro, estableciendo el tono para nuestras comunicaciones externas.

lo que he aprendido

Finalmente, los dejo con las lecciones más importantes que aprendí en mis primeros 100 días como director de operaciones:

• Si bien debe comprender lo que sucede en el mundo de la ingeniería y los productos, su trabajo principal es ser un líder empresarial.

  
  

• Llegue todos los días con una idea de lo que debería hacer y la expectativa de no trabajar en eso. Como director de operaciones, me di cuenta de la necesidad de una adaptabilidad extrema y de pivotar en función de lo que se necesita.

  
  

• Usted es el sistema de apoyo del CEO. Esto es más fácil si tienes una buena relación y, afortunadamente, ¡ese es el caso en Sectorflow!

  
  

• Leer. Aprender. Repetir. Conviértete en un estudiante de negocios. Conviértete en un estudiante (AI)*. Es fácil decaer en el trabajo (especialmente en una startup cuando hay tanto que hacer), pero puedes aportar valor simplemente sabiendo lo que está pasando. Dedico entre 1 y 2 horas por día de la semana a leer informes, noticias y publicaciones en redes sociales para mejorar los conceptos de inteligencia artificial y las prácticas empresariales de inicio [Inserte su industria aquí]

Si pensó que este vistazo a mis primeros 100 días como nuevo director de operaciones fue útil, conéctese conmigo en LinkedIn o siga a Sectorflow mientras continúo compartiendo nuestro viaje de inicio. Agradezco comentarios y publico ideas sobre recaudación de fondos, validación o cualquier otra cosa que le gustaría escuchar.

Además, actualmente estoy investigando la explicabilidad y la ética de la IA . Si alguien trabaja en AIOps/MLOps y quiere intercambiar ideas sobre principios de IA responsable, mientras desarrollamos la plataforma Sectorflow, me encantaría conectarse. 💙

— nunca terminé, Débora