Cómo Maruti Techlabs simplificó las ventas de pólizas de Medicare para HealthPro Insurance, reduciendo el tiempo de procesamiento en un 50 %

Experiencia entregada

Frontend, backend y control de calidad

Industria

Seguro

El cliente

Nuestro cliente, HealthPro Insurance, se encuentra entre los cinco mejores corredores de seguros de Medicare en los Estados Unidos. Certificados por Healthcare.gov, se especializan en ofrecer asesoramiento sobre seguros de salud asequibles y asistencia para seguros dentales, de la vista y de vida a largo plazo.

Alcance del proyecto

Nuestro cliente contrató agentes para vender sus pólizas como cualquier otra compañía de seguros. Las pólizas se venden y gestionan a través de un sitio web aprobado por el gobierno.

Nuestro cliente tuvo que actualizar manualmente el registro de cada agente, exportar los archivos a la cuenta de administrador y cargarlos en su software CRM diariamente, un proceso altamente ineficiente.

Este proceso que consume mucho tiempo requería una solución automatizada para reducir los esfuerzos manuales de recopilación y carga de los registros de ventas diarios de sus agentes en su CRM.

El objetivo principal de este proyecto es introducir la automatización para liberar recursos valiosos y tiempo en la gestión de datos de pólizas. Posteriormente, también mejoraría la eficiencia y la precisión de los datos de los clientes dentro del CRM de nuestro cliente.

El desafío

La carga manual de datos de clientes al CRM demoraba entre 10 y 12 horas, lo que generaba errores técnicos y cargas fallidas. El proceso también presentaba problemas técnicos y errores humanos.

Estos contratiempos impidieron que los últimos datos de los clientes se reflejaran en los portales orientados al cliente, lo que afectó negativamente la reputación de la empresa y aumentó la tasa de abandono.

Además, por ejemplo, si una sola página web enumera 100 agentes y hay 40 páginas web, al presionar el botón "actualizar" para los 100 agentes en una sola página, el sitio podría funcionar mal.

Nuestro cliente quería abordar los siguientes desafíos y obstáculos que obstaculizaban su proceso de gestión de datos.

• Reducir significativamente el tiempo total para migrar los datos de los clientes al CRM.
• Eliminar el tiempo del agente invertido en realizar tareas repetitivas que podrían haber sido utilizadas en la venta de pólizas.
• Mitigue errores al actualizar la pestaña de datos del agente, como "Límite de tasa 429" o "No se puede cargar la página".

¿Por qué Maruti Techlabs?

Nuestro cliente se había asociado previamente con Maruti Techlabs para migrar sus servicios de la nube pública a la privada para mejorar la estabilidad y seguridad de sus servidores y bases de datos.

Además, un consultor nos recomendó después de observar que habíamos desarrollado una solución similar para otro de nuestros clientes en la misma industria. Reconocieron nuestra experiencia en infraestructura de nube escalable y soluciones de software personalizadas y colaboraron con nosotros para optimizar sus procesos de seguros.

Basándonos en nuestra trayectoria exitosa y el respaldo de un consultor de confianza, el cliente decidió extender nuestra asociación para otro proyecto.

Solución

El objetivo principal de nuestro cliente era actualizar la columna "Pago" para diferentes agentes desde el inicio de sesión de administrador.

Para lograr este objetivo, creamos un script de Selenium que iniciaría sesión a través de las credenciales del administrador y actualizaría cada fila que no refleje el estado "A partir de hoy".

El script extraerá datos del sitio web, seleccionará un rango de fechas para el cual necesita exportar datos y los enviará al correo electrónico del administrador.

Los registros se exportarán en un archivo CSV. Luego, nuestro script implementado descargará y cargará los registros de los clientes en Vtiger CRM.

Todos los registros se pueden migrar al CRM de nuestros clientes diariamente, semanalmente o mensualmente, según lo requieran.

Para diseñar una solución rentable, implementamos AWS Batch como servicio, donde cada script se ejecuta de forma independiente pero simultánea. Una vez que concluye su ejecución, el lote de AWS se detiene, lo que permite ahorrar dinero.

Hemos establecido una relación de colaboración continua con nuestro cliente. Además del guión implementado anteriormente, nuestros expertos han pensado en formas de mejorar la eficacia de la solución. Nuestras ejecuciones estratégicas para futuras mejoras incluyen:

• Automatización de scripts: planeamos introducir la automatización ya que el script necesita activación manual.
• Función de memoria: esto permitiría que nuestro script comience a ejecutarse exactamente donde lo dejó si se interrumpe debido a problemas como "Límite de velocidad 429" o "La página no se carga correctamente".
• Terminación de script preestablecido: esta función detiene automáticamente la ejecución de todos los scripts en un momento predeterminado para evitar problemas de registro.
• Panel de datos/métricas: nuestro cliente podía observar datos e informes de ventas diarios, semanales y mensuales en tiempo real.

Comunicación y colaboración

Para optimizar la ejecución de este proyecto y garantizar una entrega oportuna, desplegamos un equipo dedicado compuesto por:

• 1 Desarrollador back-end

• 1 Ingeniero de Garantía de Calidad

• 1 ingeniero de DevOps

  
  

Nos comunicamos ampliamente con el Jefe de Ventas de nuestro cliente durante todo el proyecto, utilizando varias plataformas para una comunicación oportuna.

• Slack - Comunicación rápida,
• Google Meet: actualizaciones y consultas diarias,
• Zoom - Lanzamientos semanales
• Gmail - Canal oficial para compartir contratos, actualizaciones semanales y más.
• Jira: gestión de proyectos y seguimiento de problemas
• Confluence - Reuniendo planes y documentos detrás de la solución.

Pila de tecnología

Resultado

Nuestra solución mejoró significativamente el proceso de recopilación de datos de pólizas de nuestro cliente. A continuación, se muestran algunos de los beneficios significativos que observaron.

• El estado de las políticas en tiempo real en el CRM ahora está disponible.

• Maximizamos la productividad de los agentes en el contacto con los clientes y las ventas mediante la automatización del trabajo administrativo.

• Las actualizaciones de registros de CRM ahora se completan un 75% más rápido.

• Los scripts automatizados han mejorado significativamente la precisión de los datos de los clientes y han eliminado el riesgo de duplicación.

• El acceso oportuno a los datos de los clientes ha evitado pérdidas de negocio, aumentando así la satisfacción del cliente.

• Se han logrado importantes ahorros de costes gracias al lote de AWS como servicio.

  
  

Los esfuerzos de colaboración de Maruti Techlabs han logrado optimizar con éxito el proceso de recopilación de datos de clientes de nuestro cliente. A medida que continuamos nuestra colaboración, seguimos comprometidos con la optimización de las operaciones y el impulso del éxito continuo.

Nuestro proceso de desarrollo

Seguimos las mejores prácticas de Agile, Lean y DevOps para crear un prototipo superior que haga realidad las ideas de sus usuarios mediante la colaboración y la ejecución rápida. Nuestra máxima prioridad es la rapidez de reacción y la accesibilidad.

Realmente queremos ser su equipo extendido, así que además de las reuniones regulares, puede estar seguro de que cada uno de los miembros de nuestro equipo está a una llamada telefónica, correo electrónico o mensaje de distancia.