Создание идеального моста: как настроить интеграцию с Jira Salesforce

Если вы являетесь пользователем Jira или Salesforce (или, может быть, и того, и другого?) и испытываете трудности с синхронизацией данных между двумя платформами, то вы попали по адресу. Обе платформы имеют свои сильные и слабые стороны, но при совместном использовании они могут стать мощной комбинацией для предприятий любого размера.

Одно из преимуществ Интеграция Jira с Salesforce заключается в том, что он позволяет вам отслеживать все взаимодействия с клиентами в одном месте. Это может быть полезно для отделов продаж, поскольку они могут видеть всю историю взаимодействия клиента с вашей компанией, от первого контакта до покупки и заявок в службу поддержки.

Зачем интегрировать Salesforce и Jira? Это может помочь вам улучшить процессы управления проектами. Вы можете использовать Jira, чтобы отслеживать ход реализации ваших проектов, устанавливать сроки и назначать задачи членам команды. Это поможет вам убедиться, что ваши проекты идут по плану и что все находятся на одной волне.

Звучит неплохо, правда? Давайте посмотрим, как можно реализовать двустороннюю интеграцию Jira Salesforce за несколько шагов.

Но прежде всего, каковы различные способы интеграции Jira и Salesforce?

Как интегрировать Jira и Salesforce?

Существует несколько способов интеграции Salesforce и Джира , включая типичные местные способы. Но кто хочет говорить об их ограничениях?

Итак, для целей этого руководства я выбрал стороннее решение под названием Exalate. С помощью этого инструмента я могу настроить практически любой вариант использования, от базового до расширенного.

Возвышайтесь — это платформа интеграции данных, которая позволяет легко подключать различные инструменты ITSM и платформы управления работой, такие как Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow и т. д.

Exalate: платформа расширенной интеграции

Когда дело доходит до традиционных интеграционных решений, Exalate имеет очевидные преимущества перед ними.

• Он поддерживает децентрализованную интеграцию, поэтому каждая сторона интеграции имеет независимый контроль над отправляемой и получаемой информацией. Такое автономное управление делает его идеальным кандидатом для интеграции между компаниями или MSP .
• Функция децентрализованной интеграции важна для безопасность интеграции поскольку администраторам Jira и Salesforce не нужно консультироваться друг с другом по поводу изменения требований к интеграции. Это гарантирует, что администраторы не будут вмешиваться в синхронизацию друг друга.
• Каждый узел Exalate имеет собственную среду интеграции, отдельную от другого узла. Такая поддержка единой аренды гарантирует, что выделенный процесс, файл и сетевое пространство будут независимыми друг от друга.
• Он обеспечивает настройку интеграции без кода/с низким кодом. Бизнес-пользователи предпочитают без кода режим для простых случаев использования синхронизации, в то время как технические пользователи могут реализовать глубокую интеграцию с низкий код режим.
• Режим low-code, называемый в Exalate режимом Script, имеет расширенные возможности. Скрипты на основе Groovy движок, позволяющий синхронизировать все, что вы захотите, любым способом. Exalate достигает этого с помощью процессоров входящей и исходящей синхронизации.

Теперь пришло время погрузиться в пошаговый процесс настройки интеграции Jira ServiceNow.

Как реализовать интеграцию с Jira Salesforce за 6 простых шагов

Как я уже сказал, Exalate — это децентрализованное решение. Поэтому вам необходимо установить его как на Jira, так и на Salesforce, а затем подключить экземпляры.

Как только ваши экземпляры будут подключены, вы сможете создать сопоставление (также известное как правила синхронизации) между двумя системами. Это сопоставление расскажет Exalate, как соединить данные в Salesforce и Jira.

После создания сопоставления вы можете использовать Exalate для синхронизации данных между Salesforce и Jira. Exalate может синхронизировать данные в режиме реального времени или по расписанию.

Давайте начнем!

Шаг 1. Установите Exalate в Salesforce

Чтобы установить Exalate в Salesforce, перейдите к Salesforce AppExchange и найдите «Exalate».

Нажмите кнопку «Получить сейчас», чтобы продолжить.

Выберите, где вы хотите установить Salesforce: либо в вашей текущей организации, либо в изолированной среде. Я решил установить его в своей текущей организации.

Прокрутите вниз, чтобы просмотреть и принять условия. Нажмите «Подтвердить и установить», чтобы начать процесс установки.

Укажите пользователей Salesforce, для которых вы хотите установить Exalate. При необходимости вы можете изменить это позже. Я решил установить его для всех пользователей. Нажмите «Установить».

Теперь «Разрешите доступ третьих лиц», нажав «Продолжить». Этот шаг предоставляет Exalate доступ к необходимым данным. Процесс установки завершен.

Нажмите «Готово», чтобы завершить настройку.

Перейдите к своему экземпляру Salesforce и создать связанное приложение . Сохраните «Потребительский секрет» и «Потребительский ключ», созданные в ходе этого процесса.

В экземпляре Salesforce перейдите в раздел «Приложения» и найдите «Exalate».

Используйте «Потребительский секрет» и «Потребительский ключ», которые вы сохранили ранее, а затем нажмите «Запросить узел».

Нажмите «Разрешить», чтобы предоставить Exalate разрешения на доступ. Введите свои личные данные и нажмите «Принять и отправить». Дождитесь письма от менеджера лицензий Exalate.

В своем электронном письме нажмите «Проверить экземпляр Exalate», чтобы перейти в консоль администратора Exalate.

Примечание *. Вы также можете получить Salesforce Connector для Jira через Atlassian Marketplace.*

Если вы уже установили Exalate на свой экземпляр Jira, вы можете перейти к шагу 3 и начать настройку соединения. Если нет, перейдите к следующему шагу.

Шаг 2. Установите Exalate на Jira

Установка Exalate на Jira — простой процесс, поскольку это приложение. Вы можете сделать это прямо из Веб-сайт Exalate или зайдя на Atlassian Marketplace и найдя синхронизацию задач Exalate Jira .

Здесь мы покажем вам, как настроить Exalate из Jira.

Примечание *. Я предполагаю, что вы используете Jira Cloud, но учтите, что Exalate также позволяет синхронизировать Salesforce с Jira локально. Вы можете найти инструкции по этой установке здесь . Для получения дополнительной информации о Jira Cloud нажмите здесь .*

Чтобы установить Exalate, щелкните значок «Настройки» в правом верхнем углу экземпляра Jira и выберите «Приложения» в раскрывающемся меню.

В подменю слева выберите «Найти новые приложения».

В поле поиска введите «Exalate» и нажмите Enter.

В списке вы увидите различные приложения Exalate, разработанные для разных систем отслеживания проблем. Убедитесь, что вы выбрали правильный вариант, например «Exalate Jira Issue Sync и другие».

Нажмите кнопку «Попробовать бесплатно».

Появится всплывающее окно с надписью «Добавить в Jira». Нажмите «Начать бесплатную пробную версию».

Через некоторое время нажмите «Начать».

Все в порядке! Все готово для первого подключения.

Шаг 3. Подключите Jira к Salesforce

Начните с установления соединения между Jira и Salesforce, при котором одна сторона инициирует, а другая принимает.

В этом примере мы инициируем соединение из Salesforce, но вы можете начать с любой стороны. Exalate предоставляет единый интерфейс на всех платформах, избавляя вас от необходимости беспокоиться о том, с чего начать и как действовать.

Нажмите кнопку «Подключения» > «Начать подключение». На следующем экране вам будет предложено ввести URL-адрес целевого экземпляра.

Мы введем URL-адрес экземпляра Jira, поскольку мы инициировали соединение со стороны Salesforce. После быстрой проверки выберите режим подключения.

Exalate для Salesforce предлагает два режима: базовый и скрипт.

Базовый режим предоставляет пользовательский интерфейс без программирования и настройки, подходящий для простых случаев синхронизации.

Мы рекомендуем использовать режим сценария для расширения возможностей настройки даже в сложных случаях использования.

Здесь мы рассмотрим оба режима, начиная с:

Основной режим

После того, как вы нажмете «Далее» на экране выше, подтвердите, есть ли у вас доступ администратора к целевой стороне (т. е. к экземпляру Jira).

Выберите «Да, у меня есть доступ администратора» и нажмите «Начать». Если у вас нет доступа, вы можете вручную скопировать и вставить код приглашения на стороне Jira.

После успешной проверки вы будете перенаправлены на экземпляр Jira. Выберите проект Jira, в котором вы хотите синхронизировать объекты Salesforce, и нажмите «Подтвердить».

Вы можете немедленно начать синхронизацию своего первого выпуска, введя его ключ в текстовое поле и нажав «Exalate». Подождите немного, пока не появятся соответствующие сообщения о состоянии.

Устройтесь поудобнее и расслабьтесь, пока синхронизируется ваш первый выпуск.

Режим сценария

Выберите режим сценария и нажмите «Далее».

Назовите свое соединение. Это поможет вам определить ваше соединение, особенно если у вас несколько подключений.

Назовите локальные и удаленные экземпляры. Имя подключения автоматически генерируется на основе ваших записей. Вы можете изменить его, если хотите.

Когда будете готовы, нажмите «Начать».

Exalate генерирует код приглашения. Нажмите «Копировать код приглашения», чтобы сохранить его.

Ваша работа на стороне Salesforce завершена. Перейдите к своему экземпляру Jira для следующих шагов.

На стороне Jira откройте вкладку «Подключения» в консоли администратора Exalate и нажмите «Принять приглашение». Откроется текстовая область. Вставьте код приглашения, который вы скопировали ранее, и нажмите «Далее».

Как и в базовом режиме, выберите проект на стороне Jira и нажмите «Подтвердить».

Поздравляем, вы успешно подключили свои экземпляры Jira и Salesforce.

А вот и самое интересное! Давайте настроим нашу синхронизацию.

Шаг 4. Настройте соединение, чтобы определить, какая информация будет использоваться совместно.

Пришло время контролировать обмен информацией между Jira и Salesforce, настроив соединение.

Экран конфигурации имеет две вкладки: «Правила» и «Триггеры». В этом разделе я расскажу о вкладке «Правила», а в следующем разделе мы увидим, как работают «Триггеры».

Правила синхронизации вы найдете на вкладке «Правила». Эти правила написаны на языке сценариев Groovy, поэтому, если вы с ним знакомы, вам будет легко.

Правила «Исходящей синхронизации» определяют, что вы отправили другой стороне, а правила «Входящей синхронизации» определяют, как вы интерпретируете информацию, полученную от другой стороны.

Эти правила есть и в Jira, и в Salesforce; единственная разница в том, как мы обращаемся к сущностям. Сущности зависят от платформы, с которой вы получаете доступ к соединению.

Вы можете напрямую редактировать правила внутри текстовых полей или скопировать и вставить их, чтобы работать над ними позже.

Оператор « реплика.описание = сущность.Описание » в правилах «Исходящей синхронизации» Salesforce означает, что описание дела (сущности) сохраняется в реплике.

Реплика действует как заполнитель для хранения значений, которые вы хотите отправить или получить. В данном случае это означает, что вы отправляете описание обращения из Salesforce в описание проблемы, созданное в Jira.

Аналогично, в правилах Jira «Входящая синхронизация» « Issue.description = Replica.description » означает, что вы копируете описание реплики (Обращение из Salesforce) в поле описания проблемы Jira.

Если вы хотите установить определенные значения для полей сущности, вы можете заменить любое из заданных значений значениями, заключенными в кавычки. Например, вы можете изменить « реплика.описание = сущность.Описание » на « реплика.описание = 'отправлено из Salesforce». "

Чтобы исключить данные, которыми вы больше не хотите делиться, вы можете удалить соответствующую строку или закомментировать ее, добавив «//» в начале строки.

Вы также можете изучить расширенные ' помощники сценариев ' для обработки сложной обработки. Например, на стороне Jira в правилах входящей синхронизации « Issue.attachments = AttachmentHelper.mergeAttachments(issue, Replica) » используется помощник для обработки вложений. Это особенно полезно для обработки вложений с файлами различных типов.

Вы можете редактировать эти правила либо в разделе правил исходящей синхронизации, либо в разделе правил входящей синхронизации, в зависимости от того, хотите ли вы внести изменения в отправляемые или полученные данные.

Не забудьте нажать «Опубликовать» после внесения всех изменений.

Шаг 5. Настройте триггеры для автоматической синхронизации

Триггеры определить условия, при которых синхронизируются выпуски Jira и объекты Salesforce.

Возможно, вы захотите синхронизировать «Учетную запись Salesforce», связанную с конкретным клиентом, с Jira или автоматически создавать задачу Jira при каждом создании или обновлении «Обращения Salesforce». Вы можете легко настроить триггеры под любые требования.

Процесс создания триггеров аналогичен как в Jira, так и в Salesforce, но поисковые запросы зависят от платформы. Например, Jira использует JQL (язык запросов Jira), а Salesforce использует SOQL (язык объектных запросов Salesforce).

Создание триггеров интуитивно понятно и просто.

Мы продемонстрируем, как создать триггер в Salesforce. Если вы следовали этому руководству шаг за шагом, сейчас вы должны находиться на экране редактирования соединения.

Если вас там нет, перейдите в раздел «Подключения» в консоли Exalate и нажмите кнопку «Изменить подключение». На вкладках выше нажмите «Триггеры».

Нажмите кнопку «+ Создать триггер», и появится модальное окно «Добавить триггер».

Существует раскрывающийся список объектов Salesforce, из которых можно выбрать, например «Учетная запись», «Обращение», «Возможная возможность», «Задача», «Продукт» и т. д. В зависимости от того, что вы выберете, появятся дополнительные поля.

Вы даже можете указать условия фильтрации, написав SOQL-запрос в разделе «Если». Обязательно добавьте соответствующие примечания, которые помогут вам понять назначение триггера, особенно если у вас много триггеров.

Вы найдете флажок «Активировать», который позволяет включить или отключить триггер.

Нажмите «Добавить», чтобы сохранить триггер.

Теперь вы увидите триггер, указанный на предыдущем экране.

Шаг 6. Инициируйте синхронизацию информации

Мы начали с установления связи между Jira и Salesforce.

В базовом режиме вы можете синхронизировать с помощью триггеров или синхронизировать несколько задач или объектов вместе, используя кнопку « Массовое подключение " или используйте параметр " Соединять » Операция синхронизации существующих задач Jira с Salesforce.

В режиме сценария, как только вы настроите соединение в соответствии со своими требованиями, вы увидите, что проблемы или объекты автоматически синхронизируются, если условия выполняются.

Exalate периодически проверяет наличие синхронизации и обновлений, поэтому, если синхронизация не отразилась сразу, подождите некоторое время и повторите попытку. Вы можете в любой момент настроить правила синхронизации и триггеры, чтобы все работало должным образом.

Расширенные примеры использования интеграции Jira Salesforce с использованием Exalate

Режим сценариев Exalate открывает множество возможностей для реализации расширенных вариантов использования.

Некоторые из них мы обсудим в этом разделе:

• Синхронизировать ветки комментариев и упоминания пользователей в комментариях между Jira и Salesforce.
• Синхронизировать любые (стандартные и пользовательские) объекты и записи в Salesforce.
• Обновлять учетную запись Salesforce из настраиваемого поля Jira.
• Синхронизировать несколько связанных объектов Salesforce (контакт и учетная запись, связанные с обращением) в Jira.

Преимущества синхронизации данных между Salesforce и Jira

Давайте подведем итоги, суммируя преимущества, которые вы получаете от интеграции Salesforce с Jira:

• Улучшенное обслуживание клиентов. Отслеживая все взаимодействия с клиентами в одном месте, вы можете обеспечить лучшее обслуживание клиентов.
• Улучшенное управление проектами. Jira может помочь вам отслеживать ход выполнения ваших проектов, устанавливать сроки и назначать задачи членам команды.
• Повышение производительности. Автоматизируя задачи и рабочие процессы, вы можете повысить производительность своей команды.

Заключение

Интеграция Salesforce и Jira — отличный способ улучшить ваши бизнес-процессы. Используя Exalate, вы можете легко соединить две системы и начать синхронизировать данные в режиме реального времени, не беспокоясь о том, что администраторы испортят ваши данные. Это поможет вам улучшить обслуживание клиентов, управление проектами, производительность и сократить расходы.

Если вы имеете в виду конкретный вариант использования и задаетесь вопросом, подходит ли вам Exalate, запишитесь на бесплатную сессию с одним из наших инженеров по интеграции.

Эту статью написала Теджа Бхутада, старший ИТ-копирайтер Exalate .