Créer le pont parfait : comment configurer une intégration Jira Salesforce

Si vous êtes un utilisateur de Jira ou Salesforce (ou peut-être les deux ?) et que vous rencontrez des difficultés pour synchroniser les données entre les deux plateformes, alors vous êtes au bon endroit. Les deux plateformes ont leurs forces et leurs faiblesses, mais lorsqu’elles sont utilisées ensemble, elles peuvent constituer une combinaison puissante pour les entreprises de toutes tailles.

L'un des avantages d'un Intégration Jira Salesforce est qu'il vous permet de garder une trace de toutes vos interactions clients en un seul endroit. Cela peut être utile pour les équipes commerciales, car elles peuvent voir tout l'historique des interactions d'un client avec votre entreprise, du premier contact à l'achat en passant par les tickets d'assistance.

Pourquoi intégrer Salesforce et Jira ? Cela peut vous aider à améliorer vos processus de gestion de projet. Vous pouvez utiliser Jira pour suivre l'avancement de vos projets, fixer des délais et attribuer des tâches aux membres de l'équipe. Cela peut vous aider à garantir que vos projets sont sur la bonne voie et que tout le monde est sur la même longueur d'onde.

Ça a l'air sympa, non ? Voyons comment nous pouvons mettre en œuvre une intégration bidirectionnelle de Jira Salesforce en quelques étapes.

Mais d’abord, quelles sont les différentes manières d’intégrer Jira et Salesforce ?

Comment intégrer Jira et Salesforce ?

Il existe plusieurs façons d'intégrer Force de vente et Jira , y compris les méthodes indigènes typiques. Mais qui a envie de parler de ses limites ?

Ainsi, pour les besoins de ce guide, j'ai choisi une solution tierce appelée Exalate. Je peux configurer presque tous les cas d'utilisation, du basique au avancé, à l'aide de cet outil.

Exalter est une plateforme d'intégration de données qui facilite la connexion de différents outils ITSM et plateformes de gestion du travail comme Jira, Salesforce, GitHub, Azure DevOps, ServiceNow, etc.

Exalate : une plateforme d'intégration avancée

Lorsqu'il s'agit de solutions d'intégration conventionnelles, Exalate présente des avantages évidents par rapport à elles.

• Il prend en charge l'intégration décentralisée afin que chaque partie d'intégration ait un contrôle indépendant sur les informations envoyées et reçues. Un tel contrôle autonome en fait un candidat idéal pour les intégrations inter-entreprises ou MSP .
• La fonctionnalité d'intégration décentralisée est importante pour sécurité de l'intégration puisque les administrateurs Jira et Salesforce n'ont pas besoin de se consulter pour modifier les exigences d'intégration. Cela garantit que les administrateurs ne perturbent pas les synchronisations des autres.
• Chaque nœud Exalate possède son propre environnement d'intégration, distinct d'un autre nœud. Cette prise en charge de la location unique garantit que votre processus dédié, vos fichiers et votre espace réseau sont indépendants les uns des autres.
• Il fournit une configuration d’intégration No-code/Low-code. Les utilisateurs professionnels préfèrent le pas de code mode pour des cas d'utilisation de synchronisation simples, tandis que les utilisateurs techniques peuvent mettre en œuvre des intégrations approfondies avec le low-code mode.
• Le mode low-code, appelé mode Script dans Exalate, dispose d'une fonctionnalité avancée Scripts basés sur Groovy moteur pour vous permettre de synchroniser tout ce que vous voulez, comme vous le souhaitez. Exalate y parvient à l'aide de processeurs de synchronisation entrants et sortants.

Il est maintenant temps de plonger dans le processus étape par étape de configuration d'une intégration Jira ServiceNow.

Comment mettre en œuvre une intégration Jira Salesforce en 6 étapes simples

Comme je l'ai dit, Exalate est une solution décentralisée. Vous devez donc l'installer à la fois sur Jira et Salesforce, puis connecter les instances.

Une fois vos instances connectées, vous pouvez créer un mappage (alias règles de synchronisation) entre les deux systèmes. Ce mappage indiquera à Exalate comment connecter les données dans Salesforce et Jira.

Une fois que vous avez créé un mappage, vous pouvez utiliser Exalate pour synchroniser les données entre Salesforce et Jira. Exalate peut synchroniser les données en temps réel ou sur une base planifiée.

Commençons!

Étape 1. Installez Exalate sur Salesforce

Pour installer Exalate sur Salesforce, accédez au Salesforce AppExchange et recherchez "Exalate".

Cliquez sur le bouton « Obtenir maintenant » pour continuer.

Sélectionnez l'emplacement où vous souhaitez installer Salesforce : soit dans votre organisation actuelle, soit dans une organisation Sandbox. J'ai choisi de l'installer dans mon organisation actuelle.

Faites défiler vers le bas pour consulter et accepter les termes et conditions. Cliquez sur "Confirmer et installer" pour commencer le processus d'installation.

Spécifiez les utilisateurs Salesforce pour lesquels vous souhaitez installer Exalate. Vous pourrez le modifier ultérieurement si nécessaire. J'ai choisi de l'installer pour tous les utilisateurs. Cliquez sur "Installer".

Maintenant, « Approuver l'accès tiers » en cliquant sur « Continuer ». Cette étape permet à Exalate d'accéder aux données nécessaires. Le processus d'installation est terminé.

Cliquez sur "Terminé" pour finaliser la configuration.

Accédez à votre instance Salesforce et créer une application connectée . Enregistrez le « Consumer Secret » et la « Consumer Clé » générés au cours de ce processus.

Dans votre instance Salesforce, accédez à « Applications » et recherchez « Exalate ».

Utilisez le « Consumer Secret » et la « Consumer Clé » que vous avez enregistrés précédemment, puis cliquez sur « Demander un nœud ».

Cliquez sur « Autoriser » pour accorder des autorisations d'accès à Exalate. Entrez vos informations personnelles et cliquez sur « Accepter et soumettre ». Attendez un e-mail du gestionnaire de licences Exalate.

Dans votre e-mail, cliquez sur « Vérifier l'instance Exalate » pour être redirigé vers la console d'administration Exalate.

Remarque * : Vous pouvez également obtenir le connecteur Salesforce pour Jira via Atlassian Marketplace.*

Si vous avez déjà installé Exalate sur votre instance Jira, vous pouvez passer à l'étape 3 et commencer à configurer votre connexion. Sinon, passez à l'étape suivante.

Étape 2. Installez Exalate sur Jira

L'installation d'Exalate sur Jira est un processus simple puisqu'il s'agit d'une application. Vous pouvez le faire directement depuis le Site Internet Exalate ou en accédant à l'Atlassian Marketplace et en recherchant la synchronisation des problèmes Exalate Jira .

Ici, nous vous guiderons dans la configuration d'Exalate depuis Jira.

Remarque * : Je suppose que vous utilisez Jira Cloud, mais notez qu'Exalate vous permet également de synchroniser Salesforce avec Jira sur site. Vous pouvez trouver des instructions pour cette installation ici . Pour plus d'informations sur Jira Cloud, cliquez sur ici .*

Pour installer Exalate, cliquez sur l'icône « Paramètres » en haut à droite de votre instance Jira et sélectionnez « Applications » dans le menu déroulant.

Dans le sous-menu de gauche, choisissez « Rechercher de nouvelles applications ».

Dans la zone de recherche, tapez « Exalate » et appuyez sur Entrée.

Vous verrez diverses applications Exalate conçues pour différents outils de suivi des problèmes répertoriés. Assurez-vous de sélectionner le bon, par exemple « Exalate Jira Issue Sync et plus ».

Cliquez sur le bouton « Essayez-le gratuitement ».

Une fenêtre pop-up intitulée « Ajouter à Jira » apparaîtra. Cliquez sur "Démarrer l'essai gratuit".

Après un moment, cliquez sur « Commencer ».

D'accord! Vous êtes prêt à commencer votre première connexion.

Étape 3. Connectez Jira à Salesforce

Commencez par établir une connexion entre Jira et Salesforce où un côté initie et l'autre accepte.

Dans cet exemple, nous lancerons la connexion depuis Salesforce, mais vous pouvez commencer des deux côtés. Exalate fournit une interface cohérente sur toutes les plateformes, éliminant ainsi le besoin de se demander par où commencer et comment procéder.

Cliquez sur le bouton « Connexions » > « Initier la connexion ». L'écran suivant vous invite à saisir l'URL de l'instance de destination.

Nous saisirons l'URL de l'instance Jira puisque nous avons initié la connexion du côté Salesforce. Après une vérification rapide, choisissez le mode de connexion.

Exalate pour Salesforce propose deux modes : Basic et Script.

Le mode Basic fournit une interface utilisateur sans code et sans configuration adaptée aux cas d'utilisation de synchronisation simples.

Nous vous recommandons d'utiliser le mode Script pour de plus grandes capacités de personnalisation, même pour les cas d'utilisation complexes.

Nous couvrirons ici les deux modes, en commençant par :

Le mode de base

Après avoir cliqué sur « Suivant » sur l'écran ci-dessus, confirmez si vous disposez d'un accès administrateur au côté de destination (c'est-à-dire l'instance Jira).

Sélectionnez « Oui, j'ai un accès administrateur » et cliquez sur « Lancer ». Si vous n'y avez pas accès, vous pouvez copier et coller manuellement un code d'invitation côté Jira.

Après une vérification réussie, vous serez redirigé vers l'instance Jira. Sélectionnez le projet Jira dans lequel vous souhaitez synchroniser les entités Salesforce et cliquez sur « Confirmer ».

Vous pouvez immédiatement commencer à synchroniser votre premier numéro en entrant sa clé dans la zone de texte et en cliquant sur « Exaler ». Attendez un moment pendant que les messages d'état appropriés s'affichent.

Asseyez-vous et détendez-vous pendant que votre premier numéro est synchronisé.

Le mode script

Sélectionnez le mode Script et cliquez sur « Suivant ».

Nommez votre connexion. Cela vous aidera à identifier votre connexion, surtout si vous avez plusieurs connexions.

Nommez les instances locales et distantes. Un nom de connexion est automatiquement généré en fonction de vos entrées. Tu peux le changer si tu veux.

Lorsque vous êtes prêt, cliquez sur « Initier ».

Exalate génère un code d'invitation. Cliquez sur "Copier le code d'invitation" pour l'enregistrer en toute sécurité.

Votre travail côté Salesforce est maintenant terminé. Accédez à votre instance Jira pour les étapes suivantes.

Du côté de Jira, ouvrez l'onglet « Connexions » dans la console d'administration Exalate et cliquez sur « Accepter l'invitation ». Cela ouvrira une zone de texte. Collez le code d'invitation que vous avez copié précédemment et cliquez sur "Suivant".

Tout comme en mode Basic, sélectionnez le projet côté Jira et cliquez sur « Confirmer »

Félicitations, vous avez réussi à connecter vos instances Jira et Salesforce.

Voici la partie passionnante ! Configurons notre synchronisation.

Étape 4. Configurez la connexion pour définir les informations partagées

Il est temps de contrôler l'échange d'informations entre Jira et Salesforce en configurant la connexion.

L'écran de configuration comporte deux onglets : « Règles » et « Déclencheurs ». Je couvrirai l'onglet « Règles » dans cette section, et nous verrons comment fonctionnent les « Déclencheurs » dans la section suivante.

Vous trouverez les règles de synchronisation sous l'onglet « Règles ». Ces règles sont écrites dans le langage de script Groovy, donc si vous le connaissez, ce sera facile pour vous.

Les règles de « Synchronisation sortante » déterminent ce que vous avez envoyé à l'autre côté, et les règles de « Synchronisation entrante » contrôlent la manière dont vous interprétez les informations de l'autre côté.

Jira et Salesforce ont tous deux ces règles ; la seule différence réside dans la manière dont nous traitons les entités. Les entités dépendent de la plateforme à partir de laquelle vous accédez à la connexion.

Vous pouvez modifier directement les règles dans les zones de texte, ou vous pouvez les copier et coller pour y travailler plus tard.

L'instruction « réplique.description = entité.Description » dans les règles de « Synchronisation sortante » de Salesforce signifie que la description du cas (entité) est enregistrée dans une réplique.

La réplique agit comme un espace réservé pour stocker les valeurs que vous souhaitez envoyer ou recevoir. Dans ce cas, cela signifie que vous envoyez la description du cas depuis Salesforce dans la description du problème créée dans Jira.

De même, dans les règles Jira « Synchronisation entrante », « issue.description = réplique.description » signifie que vous copiez la description du réplica (cas de Salesforce) dans le champ de description du problème Jira.

Si vous souhaitez définir des valeurs spécifiques pour les champs d'entité, vous pouvez remplacer n'importe laquelle des valeurs données par des valeurs placées entre guillemets. Par exemple, vous pouvez remplacer « replique.description = entité.Description » par « replique.description = « envoyé depuis Salesforce ». "

Pour exclure les données que vous ne souhaitez plus partager, vous pouvez supprimer la ligne correspondante ou la commenter en ajoutant "//" en début de ligne.

Vous pouvez également explorer les fonctionnalités avancées assistants de script ' pour gérer des traitements complexes. Par exemple, du côté de Jira, dans les règles de synchronisation entrantes, « issue.attachments = attachmentHelper.mergeAttachments(issue, replica) » utilise un assistant pour traiter les pièces jointes. Ceci est particulièrement utile pour gérer les pièces jointes contenant différents types de fichiers.

Vous pouvez modifier ces règles dans la section des règles de synchronisation sortantes ou dans la section des règles de synchronisation entrantes, selon que vous souhaitez apporter des modifications aux données envoyées ou reçues.

N'oubliez pas de cliquer sur "Publier" après avoir effectué toutes vos modifications.

Étape 5. Configurer les déclencheurs pour la synchronisation automatisée

Déclencheurs définir les conditions dans lesquelles les tickets Jira et les entités Salesforce se synchronisent.

Vous souhaiterez peut-être synchroniser un « compte Salesforce » lié à un client spécifique avec Jira ou créer automatiquement un ticket Jira chaque fois qu'un « dossier Salesforce » est créé ou mis à jour. Vous pouvez facilement configurer des déclencheurs pour n’importe quelle exigence.

Le processus de création de déclencheurs est similaire dans Jira et Salesforce, mais les requêtes de recherche sont spécifiques à la plateforme. Par exemple, Jira utilise JQL (Jira Query Language), tandis que Salesforce utilise SOQL (Salesforce Object Query Language).

La création de déclencheurs est intuitive et simple.

Nous montrerons comment créer un déclencheur dans Salesforce. Si vous avez suivi ce didacticiel étape par étape, vous devriez maintenant être sur l'écran de modification de la connexion.

Si vous n'y êtes pas, rendez-vous dans la section « Connexions » de la console Exalate et cliquez sur le bouton Modifier la connexion. Dans les onglets ci-dessus, cliquez sur « Déclencheurs ».

Cliquez sur le bouton "+ Créer un déclencheur" et un modal "Ajouter un déclencheur" apparaîtra.

Il existe une liste déroulante d'entités Salesforce parmi lesquelles choisir, telles que Compte, Requête, Opportunité, Tâche, Produit, etc. En fonction de ce que vous sélectionnez, des champs supplémentaires apparaissent.

Vous pouvez même spécifier les conditions de filtrage en écrivant une requête SOQL dans la section « Si ». Assurez-vous d'ajouter toutes les notes pertinentes pour vous aider à comprendre l'objectif du déclencheur, surtout si vous disposez de plusieurs déclencheurs.

Vous trouverez une case à cocher "Activer" qui vous permet d'activer ou de désactiver le déclencheur.

Cliquez sur "Ajouter" pour enregistrer le déclencheur.

Vous verrez maintenant le déclencheur répertorié sur l’écran précédent.

Étape 6. Lancer la synchronisation des informations

Nous avons commencé par établir une connexion entre Jira et Salesforce.

En mode Basic, vous pouvez synchroniser via des déclencheurs ou synchroniser plusieurs problèmes ou entités ensemble à l'aide de l'option " Connexion en masse ", ou utilisez l'option " Connecter " opération pour synchroniser les tickets Jira existants avec Salesforce.

En mode Script, une fois que vous avez configuré la connexion selon vos besoins, vous verrez que les tickets ou entités sont automatiquement synchronisés lorsque les conditions sont vraies.

Exalate vérifie périodiquement les synchronisations et les mises à jour, donc si votre synchronisation ne se reflète pas immédiatement, attendez un peu et réessayez. Vous pouvez ajuster les règles de synchronisation et les déclencheurs à tout moment pour vous assurer que tout fonctionne comme prévu.

Cas d'utilisation avancés de l'intégration Jira Salesforce avec Exalate

Le mode Script d'Exalate ouvre de nombreuses possibilités pour mettre en œuvre des cas d'utilisation avancés.

Nous en discuterons quelques-uns dans cette section :

• Synchroniser fils de commentaires et mentions d'utilisateurs dans les commentaires entre Jira et Salesforce.
• Synchroniser tous les objets (par défaut et personnalisés) et les enregistrements dans Salesforce.
• Mise à jour un compte Salesforce à partir d'un champ personnalisé Jira.
• Synchroniser plusieurs objets Salesforce associés (contact et compte lié à un dossier) à Jira.

Avantages de la synchronisation des données entre Salesforce et Jira

Terminons en résumant les avantages que vous retirez d'une intégration Salesforce Jira :

• Service client amélioré : en suivant toutes les interactions clients en un seul endroit, vous pouvez fournir un meilleur service client.
• Gestion de projet améliorée : Jira peut vous aider à suivre l'avancement de vos projets, à fixer des délais et à attribuer des tâches aux membres de l'équipe.
• Productivité accrue : en automatisant les tâches et les flux de travail, vous pouvez augmenter la productivité de votre équipe.

Conclusion

L'intégration de Salesforce et Jira est un excellent moyen d'améliorer vos processus métier. En utilisant Exalate, vous pouvez facilement connecter les deux systèmes et commencer à synchroniser les données en temps réel, sans vous soucier des administrateurs qui gâchent vos données. Cela vous aidera à améliorer le service client, la gestion de projet, la productivité et à réduire les coûts.

Si vous avez un cas d'utilisation spécifique en tête et que vous vous demandez si Exalate est la bonne solution pour vous, réservez une session gratuite avec l'un de nos ingénieurs intégrateurs.

Cet article a été rédigé par Teja Bhutada, rédacteur informatique senior chez Exalate .