Bu 3 Üretkenlik Çerçevesi Gerçek İşi Yapmanıza Yardımcı Olacak

Kariyerim boyunca en çok bu üç şeyle uğraştım; neyin ilgimi hak ettiğini ve neyin yapılmaması gerektiğini belirlemek, doğru fırsatları değerlendirip harekete geçerek hedeflerime hayat vermek ve gerçekten işe yaradığında dikkatimi dağıtacak şeylerden kaçınarak odaklanmayı sürdürmek. işe koyulmak.

Sadece bir alanda başarılı olmak bir seçenek değildi. Hedeflerime ulaşmak için üç boyutta da performans göstermem gerekiyordu: önceliklendirme, eylem başlatma ve odaklanma.

En uzun süre günü atlatmak için geçici stratejiler uyguladım. Bu alanların herhangi birinde zorlandığımı hissettiğimde, sorunumun gerçek kaynağını tespit edip uzun vadeli bir çözüme yatırım yapmak yerine rahatsızlığımı örtbas etmek için hızlı ve kirli çözümlere başvurdum.

Ancak şu anda beni geçici olarak rahatlatan bu yara bandı çözümleri uzun vadede sorunumu daha da kötüleştirdi.

İş sorumluluklarım ve kapsamım arttıkça kararlarımın etkisi de arttı; neye öncelik veriyordum, zamanımı nasıl harcıyordum, fırsatları doğru zamanda değerlendiriyor muydum ve en büyük zaman emiciler nelerdi?

Daha önce işe yarayan hayatta kalma stratejilerim artık bana hizmet etmiyordu. Aksine daha fazla acıya ve endişeye neden oldular. Dikkatimi çekmek için çok fazla şey yarışıyordu. Aklımda çok fazla şey vardı.

Bu zorluklarla başa çıkmak için özel bir yaklaşımla birleşen işimin talepleri, üretkenliğime daha da zarar veren büyük bir hayal kırıklığına neden oldu.

Kariyerimde, zamanımı en iyi şekilde kullanmamanın hem zihinsel hem de fiziksel maliyetinin önemli ölçüde yüksek olduğu bir noktadaydım. İşte o zaman kaçınma ve derme çatma taktiklerimden kurtulmaya karar verdim. Gerçek sorunla yüzleşmeye ve gerçekten işe yarayan bir çözüm bulmaya karar verdim.

Başkalarının şimdiye kadar çözdüğü en iyi şeyde ustalaşma disiplinine inanıyorum. Oturup her şeyi kendi başınıza hayal etmeye çalışmanıza inanmıyorum. Kimse o kadar akıllı değil

—Charlie Munger

Yüzlerce çerçeveyi araştırıp uygulamaya koyduktan sonra bu 3 üretkenlik çerçevesi öne çıktı. Anlaşılması, uyarlanması ve uygulanması basitti. Her çerçeve, yardıma ihtiyaç duyduğum önemli bir alanı ele alıyor.

Birlikte, önemli olan şeyleri önceliklendirmeme, bir eylem planına bağlı kalmama ve elimdeki göreve derinlemesine odaklanmama yardımcı oluyorlar:

1. Önceliklendirme için Eisenhower Verimlilik Matrisi

   
   

2. Eylemi başlatmak için uygulama niyetleri

   
   

3. Odaklanmak için Pomodoro tekniği

Bu çerçevelerin her birine derinlemesine dalalım.

Eisenhower Verimlilik Matrisi

Acil-Önemli Matrisi olarak da adlandırılan Eisenhower Matrisi, görevleri aciliyet ve önemlerine göre kategorize ederek en önemli işlerinizi önceliklendirmek için tasarlanmış bir üretkenlik, önceliklendirme ve zaman yönetimi çerçevesidir.

Yapılacak şeylerin uzun bir listesinin arasında bunalmış hissediyorsanız veya nereden başlayacağınızdan emin değilseniz endişelenmeyin.

Eisenhower matrisinin 4 çeyreği, en önemli işinizi başarmanızı kolaylaştırmak için tasarlanmıştır.

Amerika Birleşik Devletleri'nin 34. Başkanı Dwight D. Eisenhower, her gün birçok görevden hangisine odaklanması gerektiği konusunda sürekli olarak zor kararlar vermek zorunda kaldı.

Önceliklerini etkili ve verimli bir şekilde yönlendirmek için, artık dünyaca ünlü Eisenhower Matrisi olan basit bir karar verme aracı icat etti.

Zaman yönetimi, görev yönetimi, kişisel üretkenlik ve önceliklendirme yöntemleri onlarca yıldır inceleniyor ve birçok kişi tarafından kullanılıyor.

Acil olan nadiren önemlidir ve önemli olan da nadiren acildir. - Dwight D. Eisenhower

Acil ve önemli görevler arasındaki farkı anlamak, Eisenhower Matrisini etkili bir şekilde kullanmak için çok önemlidir. Öyleyse oradan başlayalım.

Acil Reaktiftir

Acil görevler acil müdahale gerektirir. Bunlar zamana duyarlıdır ve bunları beklenen zaman çizelgesi içinde tamamlamazsanız, olumsuz sonuçlar doğuracak şekilde şimdi yapılması gerekir.

Acil görevlerin çoğu, kısa vadeli düşünmeye ve bu görevlerin gerçekleştirildiği zaman kısıtlaması göz önüne alındığında optimal olmayan karar almaya yol açar.

Örneğin:

• Yarına kadar proje raporunu bitiriyorum.

• Büyük bir müşteri tabanını etkileyen bir üretim hatasıyla ilgilenmek.

• Sızıntı yapan bir mutfak lavabosunun onarılması.

Önemli Proaktiftir

Önemli görevler hemen ilgilenmeyi gerektirmez ancak uzun vadeli hedeflerinize ulaşmanıza yardımcı olurlar. Başarınız üzerinde büyük bir etkiye sahiptirler ve kaliteli iş yapmak için inisiyatif, proaktiflik ve odaklanmış saatler gerektirirler.

Bu görevleri önceden dikkatli ve düşünceli bir şekilde planlamak, fırsatları yakalamanıza, sorunları önlemenize ve uzun vadeli hedeflerinizle uyumlu en uygun kararları vermenize olanak sağlar.

Örneğin:

• Piyasaya sürülecek yeni ürünler hakkında stratejik düşünme.

• Teknoloji platformu istikrarına yatırım yapmak.

• Geri bildirim incelemeleri ekibin daha iyi performans göstermesini sağlar.

Acil ve önemli görevler arasında ayrım yapmak, işinizi Eisenhower Matrisi'nin 4 çeyreğine bölerek zamanınızdan en iyi şekilde yararlanmanızı sağlar. Eisenhower matrisini kullanmak için her görevi tek tek gözden geçirin ve bunları dört olasılığa ayırın:

1. Önemli ve Acil (1. Çeyrek)

   
   

2. Önemli ve Acil Değil (2. Çeyrek)

   
   

3. Önemli ve Acil Değil (3. Çeyrek)

   
   

4. Önemli Değil ve Acil Değil (4. Çeyrek)

Önemli ve Acil (1. Çeyrek): Burada Harcanan Zamanı Azaltın

Bunlar acilen ilgilenmenizi gerektiren ve daha fazla geciktirilemeyecek görevlerdir. Bunları ertelemek yalnızca strese ve kaygıya yol açmakla kalmayacak, aynı zamanda başarınız ve büyümeniz üzerinde de olumsuz bir etkiye sahip olacaktır.

Bu çeyrekte ortaya çıkan işler tepkiseldir, kriz yönetimiyle ilgilenir ve optimal olmayan karar almaya yol açar. Önemli görevler çok fazla geciktirilirse, gereken ilgi gösterilmezse veya gerçek ilgi gösterilmeden yerine getirilirse zamanla acil hale gelir.

Bu görevleri şimdi yapın, ancak burada harcanan zamanı azaltmak için 2. Karede daha fazla çalışmaya öncelik verin.

Önemli ve Acil Değil (2. Çeyrek): Bu Görevleri Planlayın

Bu görevlerin uzun vadeli hedefleriniz üzerinde büyük etkisi vardır. Bunların hemen yapılması gerekmez, ancak odaklanmış zamanınızı ve dikkatinizi verebildiğiniz daha sonraya planlamak önemlidir.

Bu çeyrekteki görevleri ertelemeden proaktif bir şekilde çalışmak, krizlerle başa çıkmak için harcanan zamanı otomatik olarak azaltır ve daha ileriye dönük işler yapmak için zaman kazandırır.

Önemli ve Acil Değil (3. Çeyrek): Yetki Verin ve Yetkilendirin

Bunlar şu anda tamamlanması gereken ancak uzun vadeli hedeflerinizi etkilemeyen görevlerdir. Bunları kendi başınıza yapmak zorunda değilsiniz ve becerilerinizi geliştirme veya daha üst düzey sorumluluklar üstlenme fırsatı olarak ekibinizin diğer üyelerine devredebilirsiniz.

İşi bu şekilde devretmek onları güçlendirir, güven oluşturur ve başka yerde daha iyi harcayabileceğiniz zamandan tasarruf etmenizi sağlar.

Önemli Değil ve Acil Değil (4. Çeyrek): Düzenleyin ve Ortadan Kaldırın

Bu çeyrekteki görevler sizi meşgul ederek üretkenlik yanılsaması verir, ancak kesinlikle yapılmamalıdır. Bunlar, ortadan kaldırılmadığı takdirde hedeflerinize ulaşmanıza engel olacak dikkat dağıtıcı unsurlardır. Bu görevleri silin ve sizin veya başkalarının zamanını ve emeğini boşa harcamayın.

Uygulama Amaçları

Pek çok insanın olumlu niyetleri vardır ancak bunları hayata geçirmekte başarısız olurlar. Ya harekete geçmeyi unutuyorlar ya da doğru fırsatı değerlendiriyorlar. Dikkat dağıtıcı şeyler yüzünden raydan çıkarlar veya eski alışkanlıklara geri dönerler.

Saati ve yeri tam olarak belirtmeden “Yarın koşacağım” demenin başarı şansı çok daha düşüktür. Bu, işi şansa bırakmaktır; aktiviteyi yapmayı hatırlamanızı, bunu yapmak için zaman bulmanızı ve aynı zamanda bunu doğru zamanda yapmak için motive olmanızı umuyoruz.

Belirsiz taahhütlerle, başarılı olmak için ihtiyaç duyduğunuz belirli şeyleri yapmaya hiç vakit ayırmadan, önemsiz işler yaparak meşgul olmak kolaydır. Uygulama niyeti tam olarak bu sorunu çözer.

Arzuları somut eylemlere dönüştürüyorlar; her gün akşam 7'de dairemin önünde 10 dakika boyunca koşacağım. Psikolog Peter Gollwitzer tarafından 1999'da ortaya atılan uygulama niyetleri, ne zaman ve nerede harekete geçmeyi planladığınıza dair önceden bir plan yapmayı içerir.

Başka bir deyişle, x durumu ortaya çıktığında y tepkisini uygulayacağım.

Artık karar vermenize veya ilhamın gelmesini beklemenize gerek yok. Sabah mı yoksa akşam mı koşmalıyım? Yazmak için doğru zaman mı? Sağlıklı bir seçeneği bu öğünle mi yoksa bir sonraki öğünle mi değiştirmeliyim? Sadece planınıza göre hareket ederek amaçlanan tepkiyi başlatabilirsiniz.

Bir alışkanlığı tetikleyebilecek ipuçları çok çeşitli biçimlerde olabilir (telefonunuzun cebinizde çınlaması hissi, çikolatalı kurabiye kokusu, ambulans sirenlerinin sesi) ancak en yaygın iki ipucu zaman ve mekandır. Uygulama niyetleri bu ipuçlarının her ikisinden de yararlanır.

— James Temizle

Uygulama niyetinin bir diğer avantajı da yeterli tekrarla hedefe yönelik davranışlarda bulunmanın otomatik hale gelmesidir. Artık bilinçli niyete ihtiyacınız yok. Durumsal işaret kendini gösterdiğinde otomatik olarak harekete geçersiniz.

Karar vermenin getirdiği engeller ve çevrenizdeki doğru ipuçlarının ek avantajı olmadan, kendinizi harekete geçmeye hazırlayabilirsiniz. Son olarak bir eylem planının oluşturulması, eyleme geçme taahhüdü işlevi görür.

Araştırmalar, taahhütleri yerine getirmemenin rahatsızlık yarattığını ve bunun da planınıza bağlı kalma olasılığınızı artırdığını gösteriyor.

Uygulama amaçlarını belirlemenin iki bölümü vardır:

1. Eylemi başlatma
2. Rotada kalmak

Eylemin Başlatılması

İstediğiniz davranışı ne zaman ve nerede başlatacağınızı ayrıntılarıyla anlatan özel bir plan oluşturun.

Örneğin...

[LOCATION] konumunda, [TIME] saatinde [DO ACTION] yapacağım.

• Pazartesiden cumartesiye sabah 7'de dairemin önünde on dakika koşacağım.

• Öğle yemeğinde saat 14.00'te mutfağımda patates kızartmasını on adet haşlanmış bebek havuçla değiştireceğim.

• Akşam yemeğinden hemen sonra yatak odamda saat 20.00'de on dakika topluluk önünde konuşma pratiği yapacağım.

Kursta Kalmak

İşler her zaman planlandığı gibi gitmeyecektir. Beklenmedik durumlar sizi beklenen davranışlardan uzaklaştırabilir. Bazen birbiriyle yarışan hedefler dikkatinizi gerektirebilir. Amaçlanan eylem, dikkat dağıtan çekici unsurlara dikkat edilerek engellenebilir. O zaman ne yapacaksın?

Bu gibi durumlarda, "eğer-o halde" versiyonunu kullanarak uygulama niyetlerini tasarlayın.

Basitçe söylemek gerekirse, hedefinize engel olabilecek tüm engelleri düşünün ve bunlarla nasıl başa çıkacağınızı önceden planlayın. Bu şekilde, hedeflerinize doğru ilerlemenizi engelleyen engellerle karşılaştığınızda, bunları tersine çevirmek için doğru stratejiyi kullanabilirsiniz.

Yolunuza ne çıkarsa çıksın, doğru yolda kalmanızı sağlayacak mümkün olan en iyi kararları çok önceden verebilirsiniz. Hayatınızdaki beklenmedik olayların davranışınızı kontrol etmesine ve hedeflerinize ulaşmanızı engellemesine izin vermek yerine, onlara uyum sağlama konusunda daha esnek olabilirsiniz.

Örneğin...

Eğer [BU OLURSA], o zaman ben de [BUNU YAPACAĞIM].

• Arkadaşımı havaalanından almam gerektiği için bu Pazartesi sabahı saat 7'de koşamazsam, bunu Pazartesi akşamı saat 18.00'de yapacağım.

• Bir doğum günü partisine katılmam gerektiği için Çarşamba günü saat 20.00'de topluluk önünde konuşma pratiği yapamazsam, o zaman Çarşamba günü sabah 6'da yatak odamda uyanır uyanmaz pratik yapacağım.

• Sağlıklı beslenme sırası bana geldiğinde tatlı seçeneği sunulursa meyve sipariş edeceğim.

Pomodoro Tekniği

Pomodoro Tekniği, 1980'lerin sonunda Francesco Cirillo tarafından daha verimli bir çalışma ve ders çalışma yöntemi için yaratıldı. Cirillo çalışmalarına odaklanmakta ve ödevlerini tamamlamakta zorlanıyordu.

Konsantrasyon, üretkenlik ve verimliliği artırmanın bir yolu olarak Pomodoro tekniğini geliştirdi.

Teknik, çalışmayı geleneksel olarak 25 dakika uzunluğunda ve kısa aralarla ayrılmış aralıklarla bölmek için bir zamanlayıcı kullanır. Her aralığa, Cirillo'nun üniversite öğrencisiyken kullandığı domates şeklindeki mutfak zamanlayıcısından esinlenerek, İtalyanca 'domates' anlamına gelen kelimeden gelen Pomodoro adı veriliyor.

Pomodoro yönteminin en büyük gücü basitliğidir. Pomodoro tekniğini uygulamaya koymak için 5 adım:

1. Tanımlayın en iyi hedefler gün için bunları küçük görevlere bölün ve her görev için tahmini pomodorolar (örneğin, 1=25 dakikalık çalışma) belirleyin.

   
   

2. Zamanlayıcınızı ayarlayın ve sonraki 25 dakika boyunca (veya seçilen Pomodoro zaman bloğunda) tek bir göreve odaklanın.

   
   

3. Zamanlayıcı çaldığında bir Pomodoro işaretleyin ve tamamladıklarınızı kaydedin.

   
   

4. 5 dakika ara verin. Zihinsel yorgunluğu ortadan kaldıracak bir şeyler yapmak için bu molaları bilinçli olarak planlayın.

   
   

5. 3-5 kez tekrarlayın ve ardından 15-30 dakikalık daha uzun bir mola verin.

Pomodoro Tekniği her döngü için 25 dakika çalışma ve 5 dakika dinlenme önerir ancak siz aynı zamanda 50 dakika çalışma ve 10 dakika dinlenme de yapabilirsiniz - Hector Garcia Puigcerver

Başka bir deyişle, Pomodoro'nun geleneksel olarak 25 dakika uzunluğunda olduğu biliniyor ancak teknik bunu zorunlu kılmıyor. Oldukça esnektir ve kendi pomodoro aralığınızı seçmenize olanak tanır.

Aşağıdaki durumlarda Pomodoro tekniğini kullanın:

• Yapılacak şeylerin ve önünüzdeki tüm işlerin sayısından bunalmış hissediyorsunuz.

• Küçük dikkat dağıtıcı şeyler ve kesintiler değerli zamanınızı tüketir.

• Bir günde ne kadar iş yapabileceğinizi tahmin etme konusunda daha iyi olmak istiyorsunuz.

• Beyninizi, yorgunluk hissetmeden odaklanması ve konsantre olması için eğitmek istiyorsunuz.

• Hedeflerinize ulaşmak için oyunlaştırmadan keyif alırsınız.

• Zamanınızın ve çabalarınızın net bir ölçümünü yapmak istiyorsunuz.

Pomodoro yönteminin üretkenliği artırmak ve işleri halletmek için son derece yararlı olmasının nedeni budur:

Erteleme Kurtuluşları

Büyük bir hedefi küçük görevlere bölmek ve her birini bağımsız olarak yapmak daha az korkutucudur ve bu da başlamayı kolaylaştırır. Önünüzdeki tüm işlerin büyüklüğünden bunalmak yerine, sonraki 25 dakikaya odaklanmak daha kolaydır çünkü daha az belirsizlik söz konusudur.

Dikkat Dağınıklığını Uzak Tutar

Telefonlar, e-postalar ve sosyal medyadan kaynaklanan dikkat dağıtıcı unsurlar kısa görünebilir ancak bunlar, dikkatinizi yeniden odaklamak için gereken süreyi artırarak üretkenliğinizi olumsuz yönde etkiler. Örneğin: Twitter'ı 1 dakika kontrol etmek, geri dönüp odaklanmak için 20 dakika daha gerektirebilir.

Pomodoro tekniği, zamanınızı ve dikkatinizi gerektiren bu dikkat dağıtıcı şeylerden kaçınmanıza ve bunun yerine tamamen şu andaki göreve odaklanmanıza yardımcı olur.

Ölçmeye ve Planlamaya Yardımcı Olur

Belirli zaman bloklarında çalışarak belirli bir hedefe ulaşmak için harcanan zamanı net bir şekilde ölçebilirsiniz. Bu, tahmini süreyi ve harcanan gerçek süreyi yansıtarak tahminde daha iyi olmanızı sağlar.

Küçük oturumlarda çalışmak, zaman kavramını soyut bir kavramdan, daha gerçekçi zaman tahminleri vermenizi sağlayan kesin bir ölçüme dönüştürür.

Bu 3 güçlü çerçeve (Eisenhower Matrisi, Uygulama Niyetleri ve Pomodoro Tekniği) bir araya geldiğinde, önemli olan işleri önceliklendirmeme ve zaman kaybettiren çabaları ortadan kaldırmama, önceden planlama yaparak ve doğru fırsatlardan yararlanarak harekete geçmeme ve işleri küçük çabalarla gerçekten halletmeme olanak tanıyor. zaman blokları ve odaklanmayı sürdürmek.

Bu çerçeveleri en iyi şekilde kullanmak mükemmellikle ilgili değildir. İhtiyacınız olan şey deneyecek zihniyet, neyin işe yarayıp neyin yaramadığını belirleme merakı ve değişme ve uyum sağlama isteğidir.

Staffan Noteberg, Pomodoro Tekniği Resimli kitabında bunu mükemmel bir şekilde yakalıyor: “Mükemmeliyetçilik eylemi engeller. Bir şeye mükemmel bir çözüm bulana kadar beklemek yalnızca bir tür ertelemedir."

Daha önce burada yayınlanmıştı.