Diese 3 Produktivitäts-Frameworks helfen Ihnen dabei, echte Arbeit zu erledigen

Mit diesen drei Dingen hatte ich während meiner Karriere am meisten zu kämpfen: herauszufinden, was meine Aufmerksamkeit verdient und was überhaupt nicht getan werden sollte, meinen Zielen Leben einzuhauchen, indem ich die richtigen Gelegenheiten nutze und Maßnahmen ergreife, und konzentriert zu bleiben, indem ich Ablenkungen vermeide, wenn ich sie tatsächlich bekomme an die Arbeit.

Nur in einem Bereich gut abzuschneiden, war keine Option. Um meine Ziele zu erreichen, musste ich alle drei Dimensionen erfüllen – Prioritäten setzen, Maßnahmen einleiten und konzentriert bleiben.

Die längste Zeit habe ich provisorische Strategien angewendet, um den Tag zu überstehen. Wenn ich mich in einem dieser Bereiche herausgefordert fühlte, nutzte ich schnelle und schmutzige Lösungen, um mein Unbehagen zu vertuschen, anstatt die wahre Ursache meines Problems zu identifizieren und in eine langfristige Lösung zu investieren.

Aber diese Pflasterlösungen, die mir im Moment vorübergehend Linderung verschafften, verschlimmerten mein Problem auf lange Sicht nur.

Mit zunehmender Arbeitsverantwortung und größerem Umfang wuchsen auch die Auswirkungen meiner Entscheidungen – welche Prioritäten setzte ich, wie verbrachte ich meine Zeit, erkannte ich die Chancen zum richtigen Zeitpunkt und was waren die größten Zeitfresser?

Meine Überlebensstrategien, die früher funktionierten, dienten mir nicht mehr. Vielmehr verursachten sie mehr Schmerz und Angst. Zu viele Dinge wetteiferten um meine Aufmerksamkeit. Ich hatte zu viel im Kopf.

Die Anforderungen an meine Arbeit in Kombination mit einem Ad-hoc-Ansatz zur Bewältigung dieser Schwierigkeiten führten zu großer Frustration, die meine Produktivität weiter beeinträchtigte.

Ich befand mich an einem Punkt in meiner Karriere, an dem die Kosten – sowohl geistig als auch körperlich – erheblich hoch waren, wenn ich meine Zeit nicht optimal nutzte. Da beschloss ich, meine Vermeidungs- und Behelfstaktiken aufzugeben. Ich beschloss, mich dem eigentlichen Problem zu stellen und eine Lösung zu finden, die tatsächlich funktioniert.

Ich glaube an die Disziplin, das Beste zu meistern, was andere Menschen jemals herausgefunden haben. Ich glaube nicht daran, sich einfach hinzusetzen und zu versuchen, alles selbst auszudenken. Niemand ist so schlau

— Charlie Munger

Nachdem wir Hunderte von Frameworks recherchiert und eingesetzt hatten, fielen diese drei Produktivitäts-Frameworks auf. Sie waren einfach zu verstehen, anzupassen und anzuwenden. Jedes Framework befasst sich mit einem Schlüsselbereich, in dem ich Hilfe benötigte.

Gemeinsam helfen sie mir, Prioritäten zu setzen, mich an einen Aktionsplan zu halten und mich dabei voll und ganz auf die anstehende Aufgabe zu konzentrieren:

1. Eisenhower-Produktivitätsmatrix zur Priorisierung

   
   

2. Umsetzungsabsichten zur Einleitung von Maßnahmen

   
   

3. Pomodoro-Technik, um konzentriert zu bleiben

Lassen Sie uns tief in jedes dieser Frameworks eintauchen.

Eisenhower-Produktivitätsmatrix

Die Eisenhower-Matrix, auch Dringend-Wichtig-Matrix genannt, ist ein Produktivitäts-, Priorisierungs- und Zeitmanagement-Framework, das darauf ausgelegt ist, Ihre wichtigste Arbeit zu priorisieren, indem Aufgaben nach ihrer Dringlichkeit und Wichtigkeit kategorisiert werden.

Machen Sie sich keine Sorgen, wenn Sie sich mit einer langen Liste an zu erledigenden Dingen überfordert fühlen oder nicht sicher sind, wo Sie anfangen sollen.

Die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix sollen Ihnen die Erledigung Ihrer wichtigsten Aufgaben erleichtern.

Dwight D. Eisenhower, der 34. Präsident der Vereinigten Staaten, musste ständig schwierige Entscheidungen darüber treffen, auf welche der vielen Aufgaben er sich jeden Tag konzentrieren sollte.

Um seine Prioritäten effektiv und effizient zu steuern, erfand er ein einfaches Entscheidungsfindungstool, heute die weltberühmte Eisenhower-Matrix.

Seine Methoden für Zeitmanagement, Aufgabenmanagement, persönliche Produktivität und Priorisierung wurden über Jahrzehnte untersucht und von vielen Menschen angewendet.

Was dringend ist, ist selten wichtig und was wichtig ist, ist selten dringend – Dwight D. Eisenhower

Um die Eisenhower-Matrix effektiv nutzen zu können, ist es wichtig, den Unterschied zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben zu verstehen. Also, fangen wir dort an.

Dringend ist reaktiv

Dringende Aufgaben erfordern sofortige Aufmerksamkeit. Sie sind zeitkritisch und müssen sofort erledigt werden. Wenn Sie sie nicht innerhalb des erwarteten Zeitrahmens abschließen, hat dies negative Konsequenzen.

Die meisten dringenden Aufgaben führen angesichts der Zeitbeschränkung, unter der diese Aufgaben ausgeführt werden, zu kurzfristigem Denken und suboptimalen Entscheidungen.

Zum Beispiel:

• Fertigstellung eines Projektberichts, der morgen fällig ist.

• Betreuung eines Produktionsfehlers, der sich auf einen großen Kundenstamm auswirkt.

• Eine undichte Küchenspüle reparieren.

Wichtig ist proaktiv

Wichtige Aufgaben erfordern keine sofortige Aufmerksamkeit, aber sie helfen Ihnen, Ihre langfristigen Ziele zu erreichen. Sie haben einen großen Einfluss auf Ihren Erfolg und erfordern Initiative, Proaktivität und engagierte, konzentrierte Stunden, um qualitativ hochwertige Arbeit zu leisten.

Wenn Sie diese Aufgaben im Voraus sorgfältig und durchdacht planen, können Sie Chancen nutzen, Probleme verhindern und optimale Entscheidungen treffen, die auf Ihre langfristigen Ziele abgestimmt sind.

Zum Beispiel:

• Strategische Überlegungen zur Einführung neuer Produkte.

• Investition in die Stabilität der Technologieplattform.

• Feedback-Bewertungen ermöglichen es dem Team, bessere Leistungen zu erbringen.

Durch die Unterscheidung zwischen dringenden und wichtigen Aufgaben können Sie Ihre Zeit optimal nutzen, indem Sie Ihre Arbeit in die 4 Quadranten der Eisenhower-Matrix einteilen. Um die Eisenhower-Matrix anzuwenden, gehen Sie jede Aufgabe einzeln durch und unterteilen Sie sie in vier Möglichkeiten:

1. Wichtig und dringend (Quadrant 1)

   
   

2. Wichtig und nicht dringend (Quadrant 2)

   
   

3. Nicht wichtig und dringend (Quadrant 3)

   
   

4. Nicht wichtig und nicht dringend (Quadrant 4)

Wichtig und dringend (Quadrant 1): Reduzieren Sie den hier verbrachten Zeitaufwand

Dies sind die Aufgaben, die Ihre sofortige Aufmerksamkeit erfordern und nicht weiter verzögert werden können. Sie aufzuschieben führt nicht nur zu Stress und Ängsten, sondern wirkt sich auch negativ auf Ihren Erfolg und Ihr Wachstum aus.

Arbeiten, die in diesem Quadranten auftauchen, sind reaktiv, beschäftigen sich mit Krisenmanagement und führen zu suboptimalen Entscheidungen. Wichtige Aufgaben werden mit der Zeit dringlich, wenn sie zu sehr hinausgezögert, nicht ausreichend beachtet oder ohne wirkliches Interesse ausgeführt werden.

Erledigen Sie diese Aufgaben jetzt, aber priorisieren Sie mehr Arbeit in Quadrant 2, um den hier aufgewendeten Zeitaufwand zu reduzieren.

Wichtig und nicht dringend (Quadrant 2): Planen Sie diese Aufgaben

Diese Aufgaben haben einen großen Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele. Sie müssen nicht sofort erledigt werden, aber es ist wichtig, sie für einen späteren Zeitpunkt einzuplanen, wenn Sie Ihre konzentrierte Zeit und Aufmerksamkeit aufwenden können.

Die proaktive Bearbeitung von Aufgaben in diesem Quadranten ohne sie aufzuschieben reduziert automatisch den Zeitaufwand für die Bewältigung von Krisen und schafft so Zeit für zukunftsorientiertere Arbeit.

Nicht wichtig und dringend (Quadrant 3): Delegieren und bevollmächtigen

Dies sind die Aufgaben, die jetzt erledigt werden müssen, aber keinen Einfluss auf Ihre langfristigen Ziele haben. Sie müssen sie nicht alleine erledigen und können an andere Mitglieder Ihres Teams delegiert werden – als Gelegenheit, deren Fähigkeiten zu erweitern oder Verantwortung auf höherer Ebene zu übernehmen.

Wenn Sie Arbeit auf diese Weise delegieren, stärken Sie Ihre Mitarbeiter, schaffen Vertrauen und sparen Zeit, die Sie woanders besser investieren sollten.

Nicht wichtig und nicht dringend (Quadrant 4): Aufräumen und beseitigen

Aufgaben in diesem Quadranten erwecken den Eindruck von Produktivität, indem sie Sie beschäftigen, dürfen aber überhaupt nicht erledigt werden. Dies sind Ablenkungen, die, wenn sie nicht beseitigt werden, Ihren Zielen im Wege stehen. Löschen Sie diese Aufgaben einfach und verschwenden Sie weder Ihre Zeit noch die Mühe anderer.

Umsetzungsabsichten

Viele Menschen haben positive Absichten, aber sie setzen diese nicht in die Tat um. Entweder vergessen sie, Maßnahmen zu ergreifen, oder sie nutzen die richtige Gelegenheit. Sie werden durch Ablenkungen aus der Bahn geworfen oder verfallen in alte Gewohnheiten.

Wenn man sagt: „Ich gehe morgen laufen“, ohne die genaue Zeit und den genauen Ort anzugeben, ist die Chance, dass man Erfolg hat, deutlich geringer. Überlassen Sie es also dem Zufall – in der Hoffnung, dass Sie sich daran erinnern, die Aktivität durchzuführen, Zeit dafür finden und sich auch motiviert fühlen, sie zum richtigen Zeitpunkt durchzuführen.

Bei vagen Zusagen kann es leicht passieren, dass man mit unwesentlichen Arbeiten beschäftigt bleibt, ohne jemals dazu zu kommen, die konkreten Dinge zu tun, die man braucht, um erfolgreich zu sein. Die Implementierungsabsicht löst genau dieses Problem.

Sie setzen Wünsche in konkrete Taten um – ich werde jeden Tag um 19 Uhr zehn Minuten lang vor meiner Wohnung laufen. Der 1999 vom Psychologen Peter Gollwitzer eingeführte Begriff „Umsetzungsabsicht“ besteht darin, im Voraus einen Plan darüber zu erstellen, wann und wo man handeln möchte.

Mit anderen Worten: Wenn Situation x eintritt, werde ich Reaktion y ausführen.

Sie müssen sich nicht mehr entscheiden oder auf die Inspiration warten. Soll ich morgens oder abends joggen? Ist es der richtige Zeitpunkt zum Schreiben? Sollte ich diese oder die nächste Mahlzeit durch eine gesunde Alternative ersetzen? Sie können die beabsichtigte Reaktion einleiten, indem Sie einfach Ihren Plan umsetzen.

Die Signale, die eine Gewohnheit auslösen können, gibt es in ganz unterschiedlicher Form – das Gefühl, wenn das Telefon in der Tasche summt, der Geruch von Schokoladenkeksen, das Geräusch der Sirenen eines Krankenwagens – aber die beiden häufigsten Signale sind Zeit und Ort. Implementierungsabsichten nutzen diese beiden Hinweise.

– James Clear

Ein weiterer Vorteil der Implementierungsabsicht besteht darin, dass bei ausreichender Wiederholung das zielgerichtete Verhalten automatisch erfolgt. Sie brauchen keine bewusste Absicht mehr. Sie handeln automatisch, wenn sich der Situationshinweis ergibt.

Ohne die Hürden der Entscheidungsfindung und den zusätzlichen Vorteil der richtigen Hinweise in Ihrer Umgebung können Sie sich auf das Handeln vorbereiten. Schließlich dient die Erstellung eines Aktionsplans als Verpflichtung zum Handeln.

Untersuchungen zeigen, dass das Brechen von Verpflichtungen zu Unbehagen führt und die Wahrscheinlichkeit erhöht, dass Sie an Ihrem Plan festhalten.

Das Festlegen von Implementierungsabsichten besteht aus zwei Teilen:

1. Die Aktion einleiten
2. Auf Kurs bleiben

Die Aktion einleiten

Erstellen Sie einen konkreten Plan, der genau beschreibt, wann und wo Sie das gewünschte Verhalten einleiten werden.

Zum Beispiel...

Ich werde um [ZEIT] am [ORT] [MASSNAHMEN AUSFÜHREN].

• Ich werde Montag bis Samstag um 7 Uhr morgens zehn Minuten vor meiner Wohnung joggen.

• Ich werde die Pommes um 14 Uhr zum Mittagessen in meiner Küche durch zehn Stangen gekochte Babykarotten ersetzen.

• Ich werde um 20 Uhr direkt nach dem Abendessen in meinem Schlafzimmer zehn Minuten lang das öffentliche Reden üben.

Auf Kurs bleiben

Nicht immer läuft alles nach Plan. Unerwartete Situationen können Sie von erwarteten Verhaltensweisen abbringen. Manchmal erfordern konkurrierende Ziele Ihre Aufmerksamkeit. Beabsichtigte Handlungen können durch die Beachtung attraktiver Ablenkungen vereitelt werden. Was machst du dann?

Entwerfen Sie in Situationen wie diesen Implementierungsabsichten mithilfe der „Wenn-Dann“-Version.

Einfach ausgedrückt: Denken Sie über alle Hindernisse nach, die Ihrem Ziel im Wege stehen könnten, und planen Sie im Voraus, wie Sie damit umgehen. Auf diese Weise können Sie, wenn Sie auf Hürden stoßen, die Sie daran hindern, Ihre Ziele zu erreichen, mit der richtigen Strategie umkehren.

Sie können frühzeitig die bestmöglichen Entscheidungen treffen, um den Überblick zu behalten, egal, was auf Sie zukommt. Sie können sich flexibler auf unerwartete Ereignisse in Ihrem Leben einstellen, anstatt Ihr Verhalten von ihnen kontrollieren zu lassen und Sie daran zu hindern, Ihre Ziele zu erreichen.

Zum Beispiel...

Wenn [DAS PASSIERT], dann werde ich [DAS TUN].

• Wenn ich diesen Montagmorgen um 7 Uhr morgens nicht joggen kann, weil ich meinen Freund vom Flughafen abholen muss, dann mache ich es Montagabend um 18 Uhr

• Wenn ich am Mittwoch um 20 Uhr nicht das öffentliche Reden üben kann, weil ich an einer Geburtstagsfeier teilnehmen muss, dann werde ich am Mittwoch um 6 Uhr direkt nach dem Aufwachen in meinem Schlafzimmer üben.

• Wenn mir, wenn ich an der Reihe bin, mich gesund zu ernähren, eine Dessertoption angeboten wird, bestelle ich Obst.

Pomodoro-Technik

Die Pomodoro-Technik wurde Ende der 1980er Jahre von Francesco Cirillo für eine produktivere Art des Arbeitens und Lernens entwickelt. Cirillo hatte Mühe, sich auf sein Studium zu konzentrieren und seine Aufgaben zu erledigen.

Er entwickelte die Pomodoro-Technik als eine Möglichkeit, Konzentration, Produktivität und Effizienz zu verbessern.

Bei dieser Technik wird ein Timer verwendet, um die Arbeit in Intervalle von üblicherweise 25 Minuten Länge aufzuteilen, die durch kurze Pausen getrennt sind. Jedes Intervall ist als Pomodoro bekannt, vom italienischen Wort für „Tomate“, nach dem tomatenförmigen Küchentimer, den Cirillo als Student benutzte.

Die größte Stärke der Pomodoro-Methode ist ihre Einfachheit. Hier sind die 5 Schritte, um die Pomodoro-Technik in die Praxis umzusetzen:

1. Identifizieren Sie Ihre Top-Ziele Teilen Sie sie für den Tag in kleine Aufgaben auf und legen Sie geschätzte Pomodoros (z. B. 1 = 25 Minuten Arbeit) für jede Aufgabe fest.

   
   

2. Stellen Sie Ihren Timer ein und konzentrieren Sie sich für die nächsten 25 Minuten (oder den ausgewählten Pomodoro-Zeitblock) auf eine einzelne Aufgabe.

   
   

3. Wenn der Timer klingelt, markieren Sie einen Pomodoro und notieren Sie, was Sie erledigt haben.

   
   

4. Machen Sie 5 Minuten Pause. Planen Sie diese Pausen bewusst ein, um geistiger Ermüdung vorzubeugen.

   
   

5. Wiederholen Sie dies 3–5 Mal und machen Sie dann eine längere Pause von 15–30 Minuten.

Die Pomodoro-Technik empfiehlt 25 Minuten Arbeit und 5 Minuten Ruhe für jeden Zyklus, Sie können aber auch 50 Minuten Arbeit und 10 Minuten Ruhe machen – Hector Garcia Puigcerver

Mit anderen Worten: Pomodoros sind traditionell dafür bekannt, dass sie 25 Minuten lang sind, aber die Technik erzwingt dies nicht. Es ist sehr flexibel und ermöglicht es Ihnen, Ihr eigenes Pomodoro-Intervall zu wählen.

Verwenden Sie die Pomodoro-Technik, wenn:

• Sie fühlen sich von der Menge der zu erledigenden Aufgaben und der Arbeit, die vor Ihnen liegt, überwältigt.

• Kleine Ablenkungen und Unterbrechungen verschlingen Ihre kostbare Zeit.

• Sie möchten besser einschätzen können, wie viel Arbeit Sie an einem Tag erledigen können.

• Sie möchten Ihr Gehirn trainieren, sich zu konzentrieren, ohne sich müde zu fühlen.

• Sie haben Spaß an Gamification, um Ihre Ziele zu erreichen.

• Sie möchten eine klare Messung Ihrer Zeit und Ihres Aufwands haben.

Deshalb ist die Pomodoro-Methode äußerst nützlich, um die Produktivität zu steigern und Dinge zu erledigen:

Schluss mit dem Aufschieben

Ein großes Ziel in kleine Aufgaben zu zerlegen und diese einzeln zu erledigen, ist weniger einschüchternd und erleichtert den Einstieg. Anstatt von der enormen Arbeit, die vor Ihnen liegt, überwältigt zu werden, ist es einfacher, sich auf die nächsten 25 Minuten zu konzentrieren, da weniger Unsicherheit damit verbunden ist.

Hält Ablenkungen fern

Ablenkungen durch Telefone, E-Mails und soziale Medien mögen kurz erscheinen, wirken sich jedoch negativ auf Ihre Produktivität aus, da sie die Zeit verlängern, die Sie benötigen, um Ihre Aufmerksamkeit wieder zu fokussieren. Beispiel: Wenn Sie Twitter eine Minute lang checken, kann es weitere 20 Minuten dauern, bis Sie wieder konzentriert sind.

Die Pomodoro-Technik hilft Ihnen, diese Ablenkungen, die Ihre Zeit und Aufmerksamkeit beanspruchen, zu vermeiden und sich stattdessen voll und ganz auf die Aufgabe in der Gegenwart zu konzentrieren.

Hilft beim Messen und Planen

Indem Sie in bestimmten Zeitblöcken arbeiten, können Sie die Zeit, die zum Erreichen eines bestimmten Ziels benötigt wird, klar messen. Dies ermöglicht Ihnen eine bessere Schätzung, indem Sie die geschätzte und die tatsächlich aufgewendete Zeit berücksichtigen.

Durch die Arbeit in kleinen Sitzungen wird die Vorstellung von Zeit von einem abstrakten Konzept zu einem exakten Maß, das es Ihnen ermöglicht, realistischere Zeitschätzungen abzugeben.

Zusammengenommen ermöglichen mir diese drei leistungsstarken Frameworks – Eisenhower-Matrix, Implementierungsabsichten und Pomodoro-Technik –, wichtige Arbeiten zu priorisieren und zeitverschwendende Anstrengungen zu vermeiden, Maßnahmen zu ergreifen, indem ich im Voraus plane und die richtigen Gelegenheiten nutze, und die Arbeit tatsächlich zu erledigen, indem ich kleine Ressourcen einsetze Zeitblöcke und konzentriert bleiben.

Bei der optimalen Nutzung dieser Frameworks geht es nicht um Perfektion. Was Sie brauchen, ist die Einstellung zum Experimentieren, die Neugier, herauszufinden, was funktioniert (und was nicht), und die Bereitschaft zur Veränderung und Anpassung.

Staffan Noteberg fängt es in der Pomodoro Technique Illustrated perfekt ein: „Perfektionismus verhindert Handeln.“ Zu warten, bis man die perfekte Lösung für etwas gefunden hat, ist lediglich eine Form des Aufschiebens.“

Zuvor hier veröffentlicht.