ระบบอัตโนมัติอัจฉริยะพร้อมตัวเชื่อมต่อ Excel: 7 กรณีการใช้งานการดำเนินการจำนวนมากใน Salesforce

ลองนึกภาพองค์กรไม่แสวงหากำไรที่กำลังเตรียมการรณรงค์ติดต่อผู้บริจาคประจำปี โดยมีข้อมูลผู้บริจาคหลายพันรายที่ต้องอัปเดต รวมถึงรายละเอียดการติดต่อและประวัติการบริจาค ทีมงานรู้สึกเหนื่อยล้ากับการแก้ไขข้อมูลด้วยตนเองใน Salesforce พวกเขาต้องการวิธีที่รวดเร็วและเชื่อถือได้ในการอัปเดตข้อมูลหลายรายการอย่างถูกต้อง นี่คือจุดที่การรวม Excel Salesforce เข้ามามีบทบาท

เหตุใดจึงควรใช้ Excel? Microsoft Excel ยังคงเป็นเครื่องมือจัดการข้อมูลที่เข้าถึงได้ง่าย ยืดหยุ่น และใช้งานง่ายที่สุดเครื่องมือหนึ่ง อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยซึ่งผสานกับฟังก์ชันอันทรงพลังสำหรับการเรียงลำดับ กรอง และวิเคราะห์ข้อมูล ทำให้ Excel เป็นเครื่องมือคู่หูที่เหมาะสำหรับผู้ใช้ Salesforce เมื่อต้องแก้ไขอาร์เรย์ของระเบียนขนาดใหญ่พร้อมกัน ซึ่งแตกต่างจากอินเทอร์เฟซ Salesforce ดั้งเดิม Excel อนุญาตให้ดำเนินการเป็นกลุ่มและทำงานแบบออฟไลน์ได้ ซึ่งช่วยเชื่อมช่องว่างระหว่างความเรียบง่ายและฟังก์ชันการใช้งาน

จุดแข็งของการผสานรวม Excel และ Salesforce เหล่านี้ช่วยนำทางให้ เอ็กซ์แอล-คอนเนคเตอร์ 365 เครื่องมือที่ได้รับการออกแบบโดยเฉพาะเพื่อซิงค์ Salesforce และ Excel ได้อย่างราบรื่น เพิ่มประสิทธิภาพเหล่านี้ด้วยฟีเจอร์การผสานรวมและการทำงานอัตโนมัติของ Salesforce โดยตรง

XL-Connector 365 นำเสนอโซลูชันอันทรงพลังด้วยการผสานรวม Excel กับ Salesforce ทำให้ผู้ใช้สามารถดำเนินการจำนวนมากได้อย่างมีประสิทธิภาพ ด้วยฟังก์ชันต่างๆ เช่น การจัดกำหนดการอัตโนมัติ การอัปเดตจำนวนมาก รายงานสด และความเข้ากันได้ข้ามแพลตฟอร์ม ทำให้ Salesforce Office 365 Connector กลายเป็นสิ่งที่ขาดไม่ได้สำหรับการปรับปรุงการจัดการข้อมูล Salesforce ไม่ว่าจะเป็นการจัดการฐานข้อมูลผู้บริจาคขององค์กรไม่แสวงหากำไร การอัปเดตขั้นตอนการขายสำหรับองค์กรที่กำลังเติบโต หรือการทำความสะอาดบันทึกที่ล้าสมัย XL-Connector 365 สามารถมอบประสิทธิภาพที่ยอดเยี่ยมและส่งเสริมให้ทีมงานมุ่งเน้นไปที่เป้าหมายเชิงกลยุทธ์แทนที่จะทำงานด้วยตนเองที่ใช้เวลานาน

ทำความเข้าใจ XL-Connector 365

เอ็กซ์แอล-คอนเนคเตอร์ 365 จาก Xappex LLC เป็นเครื่องมือของบุคคลที่สามที่ออกแบบมาเพื่อเชื่อมช่องว่างระหว่าง Salesforce และ Microsoft Excel ช่วยให้ผู้ใช้ดำเนินการและจัดการข้อมูลใน Excel ได้โดยอัตโนมัติ ไม่ว่าจะเป็นการนำเข้า ส่งออก อัปเดต หรือลบระเบียน Salesforce จำนวนมาก

คุณสมบัติเฉพาะเช่นการกำหนดตารางเวลาอัตโนมัติ (สูงสุดทุกๆ ห้านาทีเมื่อใช้ OneDrive หรือ SharePoint) และการรองรับหลายแพลตฟอร์มทำให้โดดเด่นจากเครื่องมือที่คล้ายคลึงกัน

คุณสมบัติหลักของ XL-Connector 365

การผสมผสานระหว่างความยืดหยุ่นและฟังก์ชันการใช้งานทำให้ XL-Connector 365 เป็นเครื่องมือเปลี่ยนเกมสำหรับผู้ดูแลระบบ Salesforce และผู้ใช้ขั้นสูง คุณสมบัติหลักของเครื่องมือนี้ ได้แก่:

• การบูรณาการอย่างราบรื่นกับ Excel Online ช่วยให้ทีมงานระยะไกลเข้าถึงข้อมูลได้มากขึ้น
• การเรียกใช้รายงาน Salesforce หรือแบบสอบถาม SOQL และนำเข้าผลลัพธ์ลงใน Excel ได้อย่างง่ายดายเพื่อการวิเคราะห์และการรายงานที่มีประสิทธิภาพ
• การสร้างรายงานแบบเรียลไทม์ที่สมาชิกในทีมทุกคนสามารถเข้าถึงได้ใน Excel โดยไม่ต้องซื้อลิขสิทธิ์ Salesforce ราคาแพง
• ดำเนินการอัพเดตจำนวนมาก การแทรก หรืออัปเซิร์ตโดยตรงจาก Excel
• การกำหนดตารางการรีเฟรชข้อมูลจำนวนมาก การอัปเดต หรือการสร้างบันทึกงานให้ทำงานโดยอัตโนมัติและออฟไลน์ ช่วยให้มั่นใจว่าเวิร์กโฟลว์จะไม่หยุดชะงัก
• การแก้ไขประเภทข้อมูลเฉพาะของ Salesforce โดยใช้ตัวแก้ไขในตัว
• รองรับการทำงานร่วมกันของผู้ใช้หลายคนบนไฟล์ Excel ที่เชื่อมโยงกับ Salesforce ซึ่งช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของทีมงาน

ตั้งแต่การอัปเดตข้อมูลติดต่อจำนวนมากไปจนถึงความสามารถในการอัปเดตเคสเป็นจำนวนมาก Salesforce ที่ผสานรวม XL-Connector 365 จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการจัดการข้อมูลในทุกอ็อบเจ็กต์

ประโยชน์ของการใช้ XL-Connector 365 สำหรับการดำเนินการจำนวนมาก

การใช้ XL-Connector 365 สำหรับการจัดการข้อมูล Salesforce นั้นมีข้อดีที่สำคัญหลายประการ ดังนี้:

ประสิทธิภาพ

ทำให้การทำงานซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติ ช่วยประหยัดเวลาและความพยายาม ทีมงานสามารถมุ่งเน้นไปที่การริเริ่มเชิงกลยุทธ์แทนที่จะป้อนข้อมูลด้วยตนเอง

ความแม่นยำ

ลดข้อผิดพลาดด้วยการใช้อินเทอร์เฟซที่คุ้นเคยและใช้งานง่ายของ Excel การจัดการข้อมูลที่ปราศจากข้อผิดพลาดช่วยปรับปรุงการตัดสินใจขององค์กร

ความสามารถในการปรับขนาด

จัดการชุดข้อมูลขนาดใหญ่ จึงเหมาะสำหรับองค์กรทุกขนาด ความสามารถของ XL-Connector 365 ในการจัดการการอัปเดตจำนวนมากนั้นมีประสิทธิภาพเหนือกว่าฟีเจอร์พื้นฐาน เช่น การแก้ไขรายการแบบกลุ่มของ Salesforce การจัดการระเบียนหลายพันรายการพร้อมกันนั้นมีความสำคัญต่อองค์กร

ความยืดหยุ่น

รองรับ Windows, Mac และ Excel เวอร์ชันออนไลน์ รองรับความต้องการที่หลากหลายของผู้ใช้ ไม่ว่าคุณจะใช้ระบบปฏิบัติการใด คุณก็สามารถทำงานได้โดยไม่มีปัญหา

กรณีการใช้งานสำหรับ XL-Connector 365: การดำเนินการจำนวนมากและจำนวนมากได้รับการทำให้เรียบง่ายขึ้น

การดำเนินการเป็นกลุ่มมีบทบาทสำคัญสำหรับผู้ใช้ Salesforce ที่ทำงานกับชุดข้อมูลจำนวนมากในการรองรับความถูกต้องของข้อมูล ปรับปรุงเวิร์กโฟลว์ และปรับปรุงประสิทธิภาพการทำงาน ตั้งแต่การทำให้การอัปเดตระเบียนเป็นกลุ่มเป็นอัตโนมัติไปจนถึงการอำนวยความสะดวกในการอนุมัติการเปลี่ยนแปลงระเบียนเป็นกลุ่มของ Salesforce ตัวเชื่อมต่อ Salesforce ถึง Excel ช่วยลดความซับซ้อนของงานที่ใช้เวลานาน ประหยัดเวลา และลดข้อผิดพลาดที่เกิดจากการทำงานด้วยตนเอง

มาพิจารณาตัวอย่างการใช้งานเฉพาะบางกรณีเพื่อทำความเข้าใจว่า XL-Connector 365 สามารถทำให้กระบวนการเหล่านี้ง่ายขึ้นและเพิ่มมูลค่าได้อย่างไร

กรณีที่ 1 การปรับปรุงการวิเคราะห์ข้อมูลด้วยการนำเข้ารายงาน Salesforce

สถานการณ์: นักวิเคราะห์ธุรกิจจำเป็นต้องดึงข้อมูลจากรายงาน Salesforce เพื่อวิเคราะห์แนวโน้ม สร้างแดชบอร์ดใน Excel และแชร์รายงานสดกับสมาชิกในทีมและผู้บริหารที่ไม่มีสิทธิ์เข้าถึงข้อมูล Salesforce โดยตรง การส่งออกและนำเข้าข้อมูลด้วยตนเองนั้นใช้เวลานาน

ผลกระทบ: ด้วย XL-Connector 365 ผู้ใช้สามารถนำเข้ารายงาน Salesforce ไปยัง Excel ได้โดยตรงด้วยการคลิกเพียงครั้งเดียวหรือผ่านการนำเข้าอัตโนมัติเป็นระยะเวลาสูงสุด 5 นาที ซึ่งจะช่วยลดภาระงานด้วยตนเองและทำให้ทีมทั้งหมดสามารถเข้าถึงข้อมูล Salesforce ใน Excel ได้แบบเรียลไทม์โดยไม่มีข้อจำกัดตามใบอนุญาต Salesforce นอกจากนี้ XL-Connector 365 ยังอนุญาตให้ผู้ใช้ส่งการแจ้งเตือนทางอีเมลทุกครั้งที่มีการนำเข้าข้อมูลสำเร็จ ทำให้สมาชิกในทีมทุกคนได้รับข้อมูลอัปเดต

กรณีที่ 2 การอัปเดตข้อมูลติดต่อจำนวนมาก

สถานการณ์: ทีมขายค้นพบที่อยู่อีเมลและหมายเลขโทรศัพท์ที่ล้าสมัยในฐานข้อมูลผู้ติดต่อ ซึ่งส่งผลต่อประสิทธิภาพการสื่อสาร การอัปเดตระเบียนเหล่านี้ด้วยตนเองใน Salesforce อาจใช้เวลาหลายวัน

ผลกระทบ: ด้วย XL-Connector 365 ผู้ใช้สามารถส่งออกข้อมูลติดต่อไปยัง Excel อัปเดตข้อมูลที่จำเป็นได้อย่างรวดเร็ว และส่งการเปลี่ยนแปลงกลับไปยัง Salesforce เป็นกลุ่ม ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าข้อมูลติดต่อจะสอดคล้องและถูกต้อง ช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการติดต่อและความสมบูรณ์ของ CRM

กรณีที่ 3. การสร้างโอกาสใหม่ๆ จำนวนมาก

สถานการณ์: แผนกการตลาดเปิดตัวแคมเปญใหม่ซึ่งสร้างโอกาสขายได้หลายพันรายจากกิจกรรมหนึ่ง การเพิ่มข้อมูลเหล่านี้ลงใน Salesforce ด้วยตนเองจะทำให้การติดตามผลล่าช้า

ผลกระทบ: XL-Connector 365 ช่วยให้ทีมสามารถนำเข้ารายชื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าจาก Excel และสร้างระเบียนใน Salesforce เป็นกลุ่มได้ การดำเนินการดังกล่าวจะช่วยเร่งกระบวนการสร้างผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้า ทำให้ทีมขายสามารถติดต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าได้โดยไม่ล่าช้า การทำให้ภารกิจนี้เป็นอัตโนมัติจะช่วยให้ทรัพยากรสามารถมุ่งเน้นไปที่การติดต่อกับผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าแทนที่จะต้องป้อนข้อมูล

ข้อมูลเชิงลึก: ด้วย XL-Connector 365 คุณสามารถสร้างระเบียน Salesforce ต่างๆ ได้อย่างง่ายดาย เช่น Leads, Accounts, Contacts, Opportunities และอื่นๆ ซึ่งทำให้การจัดการข้อมูลจำนวนมากเป็นเรื่องง่าย

กรณีที่ 4 การลบข้อมูลที่ล้าสมัยออกเป็นจำนวนมาก

สถานการณ์: การตรวจสอบฐานข้อมูลเผยให้เห็นรายการที่ไม่ใช้งานหลายพันรายการ เช่น บัญชีที่ไม่ได้ใช้งานหรือรายการซ้ำ การลบรายการเหล่านี้ด้วยตนเองอาจใช้เวลาหลายสัปดาห์

ผลกระทบ : XL-Connector 365 ช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถค้นหาและลบระเบียนจำนวนมากจาก Excel ได้ ทำให้ฐานข้อมูลสะอาดขึ้นและประสิทธิภาพของระบบดีขึ้น ซึ่งเป็นประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างกระบวนการล้างข้อมูลหรือก่อนการโยกย้ายระบบ

กรณีที่ 5 การมอบหมายสิทธิ์การเป็นเจ้าของบันทึกใหม่เป็นกลุ่ม

สถานการณ์: ตัวแทนฝ่ายขายลาออกจากบริษัท ทำให้บัญชี รายชื่อติดต่อ และข้อมูลลูกค้าเป้าหมายต้องได้รับการมอบหมายใหม่ให้กับสมาชิกทีมคนใหม่

ผลกระทบ: XL-Connector 365 ช่วยในการกำหนดสิทธิ์การเป็นเจ้าของระเบียนใหม่เป็นกลุ่มจาก Excel ช่วยให้การโอนความรับผิดชอบเป็นไปอย่างราบรื่นโดยไม่รบกวนเวิร์กโฟลว์ ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งในระหว่างการปรับโครงสร้างทีมหรือการเปลี่ยนแปลงบทบาท

กรณีที่ 6 การทำให้การรีเฟรชข้อมูลจำนวนมากโดยอัตโนมัติสำหรับการดำเนินงานประจำวัน

สถานการณ์ : บริษัทจำเป็นต้องรีเฟรชข้อมูลการขายใน Excel ทุกเช้าสำหรับการประชุมทีม การดำเนินการด้วยตนเองอาจซ้ำซากและอาจทำให้เกิดความล่าช้าได้

ผลกระทบ: คุณลักษณะที่ผสานรวมเข้ากับ Salesforce ซึ่งเป็นตัวกำหนดตารางการดำเนินการจำนวนมากที่ไม่เหมือนใครของ XL-Connector 365 ช่วยให้ผู้ใช้สามารถทำการรีเฟรชข้อมูล อัปเดต หรือแม้แต่สร้างบันทึกเป็นช่วงเวลาปกติได้โดยอัตโนมัติ โดยการกำหนดเวลาให้งานเหล่านี้ทำงานแบบออฟไลน์ ทีมต่างๆ จะได้รับข้อมูลอัปเดตอยู่เสมอโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง ทำให้สามารถจัดทำรายงานได้ตรงเวลาและแม่นยำสำหรับการตัดสินใจ

กรณีที่ 7 การลบข้อมูลซ้ำซ้อนจำนวนมาก

สถานการณ์: บริษัทตรวจพบข้อมูลที่ซ้ำกันใน Salesforce เช่น บัญชี ผู้ติดต่อ หรือข้อมูลลูกค้าเป้าหมาย ซึ่งส่งผลต่อความแม่นยำของ CRM และสร้างความสับสนให้กับทีมขาย

ผลกระทบ : XL-Connector 365 ช่วยให้ผู้ใช้รวมบัญชี ผู้ติดต่อ และรายชื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้าที่ซ้ำกันจำนวนมากได้โดยตรงจาก Excel วิธีนี้ช่วยให้ข้อมูลมีความชัดเจนและไม่มีการซ้ำซ้อน ส่งผลให้ฐานข้อมูล Salesforce มีคุณภาพดีขึ้น กระบวนการนี้รวดเร็วและใช้งานง่าย ช่วยประหยัดเวลาในการทำงานด้วยตนเองได้หลายชั่วโมง

แนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดสำหรับการใช้ XL-Connector 365

หากต้องการใช้ประโยชน์สูงสุดจาก XL-Connector 365 โปรดพิจารณาแนวทางปฏิบัติที่ดีที่สุดต่อไปนี้:

• สำรองข้อมูลเป็นประจำ: สำรองข้อมูล Salesforce ของคุณเสมอ ก่อนที่จะดำเนินการจำนวนมาก วิธีนี้จะช่วยให้คุณกู้คืนจากข้อผิดพลาดที่ไม่คาดคิดได้
• ตรวจสอบข้อมูล: ตรวจสอบว่าข้อมูลใน Excel ถูกต้องและสมบูรณ์ก่อนนำเข้าไปยัง Salesforce ซึ่งจะช่วยลดความเสี่ยงของข้อผิดพลาดและรองรับความสมบูรณ์ของฐานข้อมูล
• ใช้การกำหนดตารางเวลา: ทำให้ งานที่เกิดขึ้นซ้ำๆ เป็นระบบอัตโนมัติโดยใช้คุณลักษณะการกำหนดตารางเวลาของเครื่องมือเพื่อประสิทธิภาพ การอัปเดตตามกำหนดเวลาจะทำให้ข้อมูลของคุณเป็นปัจจุบันโดยไม่ต้องดำเนินการด้วยตนเอง
• ใช้ตัวแก้ไขในตัว: ใช้ตัวแก้ไขภายใน XL-Connector 365 เพื่อการอัปเดตที่แม่นยำสำหรับประเภทข้อมูลเฉพาะของ Salesforce เช่น รายการแบบเลือกได้และฟิลด์แบบเลือกหลายรายการ
• ดำเนินการฝึกอบรมตามปกติ: ให้ทีมของคุณได้รับข้อมูลอัปเดตด้วยการฝึกอบรม XL-Connector 365 เพื่อเพิ่มขีดความสามารถสูงสุดและรับรองการใช้งานที่เหมาะสม

สรุป: เปลี่ยนแปลงการจัดการข้อมูลของคุณด้วย XL-Connector 365

บทความนี้เน้นถึงเจ็ดกรณีที่ XL-Connector 365 ช่วยเหลือในการดำเนินการจำนวนมากใน Salesforce งานต่างๆ เช่น การอัปเดตข้อมูลติดต่อ การสร้างรายชื่อผู้มีแนวโน้มจะเป็นลูกค้ารายใหม่ และการทำให้การรีเฟรชข้อมูลอัตโนมัติกลายเป็นเรื่องง่ายและรวดเร็วขึ้น ช่วยให้ผู้ใช้ประหยัดเวลาได้มาก

XL-Connector 365 ทำงานร่วมกับ Excel โดยตรงเพื่อลดความซับซ้อนในการจัดการข้อมูลของ Salesforce เครื่องมือจัดกำหนดการและคุณลักษณะขั้นสูงช่วยให้ทีมงานหลีกเลี่ยงงานซ้ำซากและรักษาคุณภาพของข้อมูลได้ ไม่ว่าจะเป็นการแก้ไขระเบียนซ้ำซ้อนหรือการใช้เป็นเครื่องมือถ่ายโอนข้อมูลจำนวนมากของ Salesforce ระหว่างองค์กร Salesforce เครื่องมือนี้มีประโยชน์อย่างยิ่ง

สำหรับใครก็ตามที่ต้องจัดการข้อมูล Salesforce จำนวนมาก XL-Connector 365 คือเครื่องมือที่ช่วยให้การทำงานง่ายและมีประสิทธิภาพมากขึ้น