Un plan de proyecto semanal tan bueno que querrá enmarcarlo

Hoy, compartiré algunos pensamientos sobre lo que hace un buen plan de proyecto. Y proporcionaré un plan de proyecto de muestra.

¿Por qué tener planes de proyecto?

Muchos equipos ágiles se enfocan en sprints o fragmentos de trabajo. Pero en realidad no planean, sino que hacen lo que pueden en cada sprint, trazan su velocidad y determinan lo que pueden lograr en los siguientes sprints.

Esto está bien, pero los planes de proyecto son una herramienta para que pienses en los contornos de tus proyectos. Tienen las siguientes ventajas:

• Puede jugar con diferentes formas de estructurar el proyecto, para que pueda secuenciar el valor de la entrega más fácilmente. Esto hace que sea más fácil jugar con el alcance, la entrega incremental y adaptarse a los cambios.
• Piensa mejor en los riesgos con un plan de proyecto. Tienes que enumerar explícitamente cosas como cuando las personas están de vacaciones o de guardia. Esto puede resultar en una mejor planificación.
• Muchos equipos usan ciclos de sprint o ciclos kanban que duran más de una semana. Los planes de proyectos semanales le brindan señales más frecuentes si va por buen camino o no.
• Los planes de Sprint rastrean todo el trabajo, lo cual es útil. Pero eso también hace que el plan sea más difícil de entender para las partes interesadas.

Mantenga los planes de su proyecto simples

Los modos de falla típicos para los planes de proyecto son ningún plan de proyecto o planes de proyecto demasiado complejos.

Planes de proyectos complejos…

• puede tener muchos artefactos de proyecto.
• requieren tiempo para mantenerse actualizados.
• puede ser quebradizo y requerir arreglos o mantenimiento. Son altamente dependientes de la persona que hizo el plan.
• a veces crean la ilusión de más certeza. Por ejemplo, el proyecto “se hará en 23,53 a 27,55 días”.

Sé que un plan de proyecto está en territorio peligroso cuando veo personas asignadas como "recursos" fraccionarios. O cuando el plan es algo que solo una persona puede actualizar.

¿Por qué mantenerlo simple?

Uno de los peligros de los planes es que pueden cimentar las cosas en su lugar. Desea un plan de proyecto que le permita realizar cambios en segundos, no en minutos u horas. La mayoría de los planes de proyectos complejos desincentivan el cambio.

También desea un plan de proyecto que comunique claramente. Un observador externo debería poder ver el plan de su proyecto y determinar qué sucederá y cuándo. Esto requiere la altitud adecuada. Mantenlo simple.

Cualidades de un plan de proyecto simple

Aquí hay algunas cosas que recomiendo en un plan de proyecto simple:

• Hazlo semana a semana . Haga una lista de lo que debería suceder cada semana, con un par de viñetas. No necesita ser más complejo que eso. ¿Cuáles deberían ser las viñetas? Cosas que demostrará al final de cada semana .
• Estime hitos, no proyectos . Debe planificar hitos, no proyectos . Sí, un plan de proyecto de alto nivel puede ser importante, pero tampoco debe invertir demasiado en él planificando todo el proyecto por adelantado. Eso le impide realizar cambios en la secuencia o la adaptación en función de las cosas que ha aprendido. Debe hacer un plan técnico de alto nivel y hacer una lista de hitos secuenciados. Y para estimar el proyecto general, puede hacer algunas estimaciones de alto nivel. Pero recomiendo tener solo un plan semana a semana para el hito actual. [¿Eso significa que estos son realmente planes importantes? Sí, pero los llamo planes de proyecto de todos modos, porque así es como la gente está acostumbrada.]
• Los hitos deben tener menos de un mes de duración . Consulte la publicación de hitos para obtener más detalles. La idea clave aquí es que los proyectos pequeños suelen funcionar mucho mejor que los proyectos grandes, así que haga que todos los proyectos sean pequeños.
• Combina planes con comunicación semanal . Es útil combinar los planes del proyecto con los informes del proyecto. Utilice un estilo de comunicación que sea conciso, que represente el estado de las cosas desapasionadamente, que destaque los riesgos, pero que mantenga un tono de “yo me ocupo de las cosas”. La combinación de planes con informes de proyectos garantiza que el plan se actualizará al menos una vez a la semana. Pronto escribiré sobre informes de proyectos.
• Hacer planes basados en texto . He descubierto que es más útil tener planes de proyecto basados en texto, en lugar de estar vinculados a herramientas como Jira. Los enfoques basados en herramientas están bien. Pero los enfoques basados en texto obligan a las personas a pensar realmente en todo de una manera diferente. Puede usar enlaces para enlazar a planes de sprint o historias individuales, o lo que sea. Pero lo mantiene fácil de entender para alguien que no esté al tanto del proyecto. A veces no insisto en esto, pero depende de las circunstancias.

Plantilla de plan de proyecto semanal

Esto es para un hito dentro de un proyecto más grande.

semana del 4 de enero

• El gráfico único aparece en Slack. Los datos están enlatados.
• Programar riesgo: estamos validando que nuestra lista de tipos de gráficos sea técnicamente factible. Haremos una demostración del resultado de esa investigación.

semana del 11 de enero

• Los datos del gráfico reflejan información en vivo y son funcionales en el gráfico de Slack.
• Se muestran tipos de gráficos adicionales en la sala de Slack, con el diseño visual más básico.
• Hemos mostrado al menos a un cliente alfa para recibir comentarios. Empezamos a compartir con ellos cada semana de aquí en adelante.
• Jessica está de guardia y hace un trabajo interrumpido durante la semana.

semana del 18 de enero

• Se incorporaron los comentarios más importantes de los clientes alfa. Otro trabajo se prioriza para hitos futuros.
• Último tipo de gráfico añadido.

semana del 25 de enero

• Festivo 26 de enero.
• Los gráficos se ven geniales y están completamente probados e instrumentados. Mostraremos paneles de uso.
• Lanzamiento fin de semana.

Gracias

Gracias por aguantar el título del click-batey. Es realmente terrible.

Esta publicación apareció originalmente en mi blog en https://www.rubick.com/weekly-project-plans/ La versión más actualizada de la publicación siempre estará allí. También puedes suscribirte a mi boletín semanal allí.

Imagen de Gerd Altmann en Pixabay