কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের ফাঁক কীভাবে কমানো যায়

কর্মক্ষেত্রে একটি প্রকল্প কী তৈরি বা বিরতি করে? কর্মচারীরা একসাথে কাজ করা উপভোগ করে বা সহযোগিতার প্রয়োজন হয় এমন কিছু এড়াতে চেষ্টা করে কিনা তা কী নির্ধারণ করে? কোন ফ্যাক্টর পরিচালকদের তাদের দলের সদস্যদের ক্ষমতায়ন করতে সক্ষম করে? কি স্টেকহোল্ডারদের সাথে আস্থা তৈরি করে?

কার্যকরী যোগাযোগ. একসাথে কাজ করা, আপনার ক্যারিয়ারকে এগিয়ে নেওয়া এবং কাজকে একটি সুখী অভিজ্ঞতা করার জন্য এটি একটি মূল উপাদান। যখন কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগ বিচ্ছিন্ন হয়ে যায়, তখন সারিবদ্ধতা এবং প্রত্যাশার ফাঁক পূরণ করতে বেশি সময় নষ্ট হয় এবং উৎপাদনশীল কাজে কম।

সমস্ত হতাশা, চাপ এবং উদ্বেগের সাথে এটিকে শীর্ষে রাখুন যা অনুভব করা থেকে আসে যে এটি আপনার নিয়ন্ত্রণের বাইরে, এবং এটিকে আরও ভাল করতে পারে এমন কিছুই আপনি করতে পারবেন না।

একটি দলের পরিবেশে, আপনি যখন কার্যকর যোগাযোগের সূক্ষ্মতা বুঝতে পারেন, তখন আপনি দুর্বল যোগাযোগের প্রভাব কমাতে কৌশল প্রয়োগ করতে পারেন।

নিখুঁত সারিবদ্ধতা খোঁজার পরিবর্তে - যা একটি গ্রুপ সেটিংয়ে অসম্ভব এবং শুধুমাত্র হতাশার অনুভূতি যোগ করবে - আপনার নিয়ন্ত্রণের মধ্যে কী আছে এবং অন্যদের সাথে সহযোগিতা করাকে কম বেদনাদায়ক এবং আরও মজাদার করতে আপনি যে অনুশীলনগুলি গ্রহণ করতে পারেন তার উপর ফোকাস করুন৷

আপনার নিজের আচরণ এবং ক্রিয়াকলাপগুলির দিকে তাকানো - কী ফাঁক রয়েছে, কী পরিবর্তন প্রয়োজন, আপনি কী করতে পারেন - ক্ষমতায়ন। এটি একটি সূক্ষ্ম মানসিকতার পরিবর্তন যা আপনার নিজের কাজের অভিজ্ঞতা নিয়ন্ত্রণে খুব কার্যকর।

এটা যত্ন করার সময়; এটা দায়িত্ব নেওয়ার সময়; এটা নেতৃত্বের সময়; এটা পরিবর্তনের সময়; এটা আমাদের সর্বশ্রেষ্ঠ আত্ম সত্য হতে সময়; অন্যদের দোষ দেওয়া বন্ধ করার সময় এসেছে।

— স্টিভ মারাবোলি

যখন আমি কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের সমস্যার সম্মুখীন হলাম, তখন আমি ফ্রেমওয়ার্ক শুরু, বন্ধ এবং চালিয়ে যাওয়ার পদ্ধতি গ্রহণ করেছি। এই কাঠামো, যদিও টিম রেট্রোস্পেক্টিভের জন্য পরিচিত, ব্যক্তিগত উন্নয়ন লক্ষ্য নির্ধারণ, এবং মতামত দেওয়া এবং পাওয়া, কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের ফাঁক পূরণের জন্য যোগাযোগের অনুশীলনগুলি গ্রহণ করার জন্যও অত্যন্ত কার্যকর।

ফ্রেমওয়ার্ক শুরু, থামানো এবং চালিয়ে যাওয়া এভাবেই কাজ করে। আপনার অতীত প্রকল্প, আলোচনা, এবং মিটিং প্রতিফলিত করুন. আপনি যে যোগাযোগের চ্যালেঞ্জগুলির মুখোমুখি হয়েছেন সেগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন — কী কাজ করেছে, কী সমস্যার সৃষ্টি করেছে এবং এই ফাঁকগুলি কমাতে আপনি কী উদ্যোগ নিতে পারতেন।

তারপর লিখুন:

1. শুরু করুন: কর্মক্ষেত্রে যোগাযোগের সমস্যাগুলি কমাতে আপনাকে কোন আচরণগুলি গ্রহণ করতে হবে এবং কোন সক্রিয় পদক্ষেপগুলি গ্রহণ করতে হবে?

   
   

2. থামুন: কোন আচরণ এবং ক্রিয়াগুলি সহায়ক নয় এবং শুধুমাত্র আরও সমস্যা যোগ করে?

   
   

3. চালিয়ে যান: কোন আচরণ এবং ক্রিয়াগুলি সহায়ক ছিল যা আপনাকে চালিয়ে যেতে হবে?

আপনাকে অবশ্যই শুরু, থামাতে এবং চালিয়ে যাওয়ার আপনার নিজস্ব সংস্করণ তৈরি করতে হবে এবং প্রতিফলন, মানিয়ে নেওয়া এবং পরিমার্জন করার জন্য এটিকে একটি মাসিক অভ্যাস করে তুলতে হবে।

খোলামেলাতা, নমনীয়তা এবং কৌতূহল আপনাকে গুজবের নেতিবাচক চক্র ভাঙ্গাতে সক্ষম করবে যা শুধুমাত্র সময় নষ্ট করে এবং পরিবর্তে এটি গঠনমূলক আচরণ এবং ক্রিয়াকলাপে ব্যয় করে।

এইভাবে আমি অনুশীলনের জন্য ফ্রেমওয়ার্ক শুরু, বন্ধ এবং চালিয়ে যাই। আপনি এটিকে আপনার নির্দিষ্ট প্রেক্ষাপট এবং পরিস্থিতিতে মানিয়ে নিতে পারেন।

যোগাযোগের ফাঁক কমাতে, এটি করা শুরু করুন

আঙ্গুলগুলি নির্দেশ করার পরিবর্তে যা অর্থহীন এবং আত্ম-পরাজিত আচরণের দিকে পরিচালিত করে, আমি এমন আচরণগুলি উন্মোচন করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি যেগুলির যোগাযোগের সমস্যাগুলি হ্রাস করার সুযোগ ছিল কিন্তু কখনই বাস্তবায়নের কাছাকাছি যাইনি।

অতীতের কথোপকথন, দ্বন্দ্ব এবং অন্যান্য কঠিন মুহুর্তগুলিকে ব্যবচ্ছেদ করার পরে, আমি আমার প্রতিদিনের কথোপকথনে এই অনুশীলনগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করতে শুরু করেছি:

1. প্রকল্পের শুরুতে নির্ভরতা স্পষ্ট করে এবং প্রান্তিককরণের জন্য সময় ব্যয় করুন। এটিকে পরবর্তী পর্যায়ে ছেড়ে দেওয়া দলগুলির মধ্যে ঘর্ষণ তৈরি করে, বিশ্বাস ভেঙে দেয় এবং অন্যদের সাথে সহযোগিতা করাকে আরও কঠিন করে তোলে।

   
   

2. আপনার প্রয়োজন সম্পর্কে স্পষ্ট হন. প্রশিক্ষণ প্রয়োজন, একটি নির্দিষ্ট সংস্থানে অ্যাক্সেস, একটি সমস্যাকে ঘিরে প্রেক্ষাপট, প্রয়োজনীয়তার স্পষ্টতা, বা এমনকি অন্যদের কাছ থেকে সহায়তা প্রয়োজন? আপনি কি চান তা অন্যরা জানেন অনুমান করা বন্ধ করুন এবং স্পষ্টভাবে এটির জন্য জিজ্ঞাসা করুন।

   
   

3. যদি কিছু গুরুত্বপূর্ণ হয়, এটি মনোযোগের দাবি রাখে। এটি শোনা হয়েছে তা নিশ্চিত করার একমাত্র উপায় হল এটি পুনরাবৃত্তি করা। এটি প্রত্যেকের কাছে স্পষ্ট না হওয়া পর্যন্ত এটি করতে থাকুন। পুনরাবৃত্তি কিছু লোককে বিরক্ত করতে পারে, তবে বিভ্রান্তির জন্য এটি খোলা রাখার চেয়ে বিরক্ত করা ভাল।

   
   

4. শোনার ভান করা বন্ধ করুন এবং আসলে মনোযোগ দিন এবং উপস্থিত থাকুন। বিভ্রান্তি (ইমেল, চ্যাট, ফোন) দূরে রাখুন এবং কথোপকথনের অংশ হওয়ার প্রতিশ্রুতি দিন—মানসিক এবং শারীরিকভাবে। আপনি আরও ভাল সমাধান এবং আরও ভাল ফলাফলের সাথে শেষ করবেন।

   
   

5. আপনি যদি কিছু করার পরিকল্পনা না করেন তবে "হয়তো" বা "আমি এটি সম্পর্কে চিন্তা করব" বলবেন না। না বলো. তারা যেভাবেই হোক হতাশ হবেন। সামনে থাকা ভাল।

   
   

6. কঠিন কিছু বা ভুল ব্যাখ্যার সম্ভাবনা আছে এমন কিছু যোগাযোগ করার সময় স্পষ্টভাবে অভিপ্রায়টি বলুন।

কৌতূহল নিয়ে শুনুন। সততার সাথে কথা বলুন। সততার সাথে কাজ করুন। যোগাযোগের সবচেয়ে বড় সমস্যা হল আমরা বুঝতে শুনি না। আমরা উত্তর শুনি। যখন আমরা কৌতূহল নিয়ে শুনি, আমরা উত্তর দেওয়ার অভিপ্রায়ে শুনি না। আমরা শব্দের পিছনে যা আছে তা শুনি।

- রয় টি. বেনেট

কমিউনিকেশন গ্যাপ কমাতে, এটা করা বন্ধ করুন

আমি যেভাবে অন্যদের সাথে সহযোগিতা, যোগাযোগ এবং কাজ করেছি তাতে আমার নিজের আচরণ এবং ক্রিয়াকলাপ বাধাগ্রস্ত হচ্ছে না তা নিশ্চিত করার জন্য, আমি এটি করা বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি:

1. আলোচনাগুলি আঙ্গুলের দিকে নির্দেশ করে এবং সমাধান খোঁজার পরিবর্তে কে দোষী তা চিহ্নিত করে।

   
   

2. দলগত সাফল্যের চেয়ে ব্যক্তিগত লক্ষ্যকে অগ্রাধিকার দেওয়া।

   
   

3. অজুহাত এবং শিকার মানসিকতা ব্যবহার করে ফলাফল ন্যায্যতা.

   
   

4. জবাবদিহিতা নিতে অস্বীকার করা।

   
   

5. গভীরভাবে খনন করার পরিবর্তে একটি সুপারফিশিয়াল ব্যাখ্যা দিয়ে সমস্যাগুলি লুকিয়ে রাখা।

   
   

6. ভুলগুলোকে ঢেকে ফেলার পরিবর্তে সেগুলো নিয়ে খোলামেলা কথা বলা এবং এগিয়ে যাওয়ার উপায় খুঁজে বের করা।

   
   

7. যখন কিছু প্রত্যাশিত হয় না, এবং পরিস্থিতিগত এবং অন্যান্য কারণগুলিকে বিবেচনায় না নিয়ে লোকেদের খারাপ উদ্দেশ্য রয়েছে বলে ধরে নেওয়া।

   
   

8. অনুমান করে প্রত্যেকেরই প্রসঙ্গ এবং স্পষ্টতা আছে যা বাস্তবে ঘটানোর চেষ্টা না করেই ভাল সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য প্রয়োজন।

   
   

9. আমার অহংকে একটি দরকারী কথোপকথনের পথে যেতে দেওয়া।

   
   

10. সমস্ত তথ্য নিজের কাছে রেখে এবং অন্যদের সাথে ভাগ না করে বাধা হয়ে দাঁড়ানো।

    
    

11. দ্বন্দ্ব এড়ানোর পরিবর্তে তাদের মাথার উপর মোকাবেলা করা.

লোকেরা যেভাবে আমাদের ধারণা বা চিন্তাভাবনা ব্যাখ্যা করে তা আমরা নিয়ন্ত্রণ করতে পারি না, তবে আমরা তাদের বোঝাতে যে শব্দ এবং টোন বেছে নিই তা নিয়ন্ত্রণ করতে পারি। শান্তি বোঝার উপর নির্মিত, এবং যুদ্ধগুলি ভুল বোঝাবুঝির উপর নির্মিত।

-সুজি কাসেম

যোগাযোগের ফাঁক কমাতে, এটি করা চালিয়ে যান

নেতিবাচক দিকে অত্যধিক ফোকাস করা কি ভাল কাজ করে তা সনাক্ত করার আপনার শক্তি কেড়ে নেয়। আপনার ইতিবাচক আচরণ এবং কর্মের দিকে তাকানো - সেগুলি যতই ছোট হোক না কেন - এবং কৌশলগতভাবে তাদের নিয়োগ করা অন্যদের নিরস্ত্র করতে পারে, বিশ্বাস তৈরি করতে পারে এবং আপনার শক্তির উপর আলোকপাত করতে পারে।

আপনার কাজ অন্যদের দ্বারা দৃশ্যমান এবং স্বীকৃত তা নিশ্চিত করার এটি একটি দুর্দান্ত উপায়।

আমি বছরের পর বছর ধরে এই আচরণ এবং ক্রিয়াকলাপের উপর নির্ভর করেছি, এবং তারা আমার যোগাযোগে কম ফাঁক রেখে আমাকে খুব ভালভাবে পরিবেশন করেছে:

1. আমার ম্যানেজার এবং অন্যান্য স্টেকহোল্ডারদের সাথে সাপ্তাহিক আপডেট শেয়ার করছি। মূল মাইলফলক, ট্র্যাকের প্রকল্পগুলি, ঝুঁকিপূর্ণ অঞ্চলে প্রকল্পগুলি এবং পরবর্তী পদক্ষেপগুলি হাইলাইট করুন৷ এই সাধারণ আপডেটটি যেটি আমার 10 মিনিটের সময় নিয়েছিল তা মিটিংয়ে কয়েক ঘন্টার প্রচেষ্টাকে বাঁচিয়েছে-প্রোঅ্যাকটিভ অ্যাসিঙ্ক কমিউনিকেশন সকলকে সমস্যাগুলি এবং যে কোনও ঝুঁকি কমানোর জন্য আমি যে পদক্ষেপগুলি নিয়েছিলাম সেগুলি সম্পর্কে সচেতন রাখে৷

   
   

   ইমেলের মাধ্যমে খুব ভালোভাবে করা যেতে পারে এমন কিছু সামনাসামনি দেখা এবং আলোচনা করে সময় নষ্ট করার কোন মানে নেই।

   
   

2. লক্ষ্য দর্শকদের উপর ভিত্তি করে যোগাযোগের বিন্যাস অভিযোজিত করা। এর মধ্যে রয়েছে তারা যে তথ্যের যত্ন নেয় এবং তারা যে ভাষা বোঝে তা নির্ধারণ করা, যেমন, পণ্য এবং ব্যবসায়িক স্টেকহোল্ডারদের সাথে ব্যবসায়িক মেট্রিক্সের উপর ফোকাস করার সময় আমার ম্যানেজারের সাথে প্রযুক্তিগত আপডেটগুলি ভাগ করা।

   
   

3. চ্যানেলটি বোঝা (ইমেল, মুখোমুখি, চ্যাট) যা তাদের জন্য এই আপডেটগুলি পাওয়ার জন্য সবচেয়ে উপযুক্ত এবং এই ধরনের যোগাযোগের ফ্রিকোয়েন্সি অনুসারে সারিবদ্ধ করা। সকলকে সারিবদ্ধ করে, অ্যাডহক কথোপকথনে কম সময় নষ্ট হয়।

   
   

4. মূল অনুমান এবং পর্যবেক্ষণগুলি নথিভুক্ত করা (সেগুলি আমার মাথায় রাখার পরিবর্তে) এবং উন্নয়ন শুরু করার আগে স্টেকহোল্ডারদের কাছ থেকে একটি সাইন-অফ নেওয়া যাতে বোঝার ফাঁক কমাতে কম পরিহারযোগ্য ত্রুটিগুলি তৈরি করে৷

   
   

5. আমার প্রতিশ্রুতিতে অস্পষ্ট হওয়ার পরিবর্তে সঠিক প্রচেষ্টা অনুমান করে সময়রেখা সম্পর্কে পরিষ্কার এবং স্পষ্ট হওয়া।

   
   

6. অন্যদের দায়বদ্ধ রাখা যাতে তারা চুক্তির পক্ষে থাকে এবং নিশ্চিত করে যে তারা এই প্রত্যাশাগুলি পূরণ না করার প্রভাব বুঝতে পারে।

   
   

7. সাফল্যের মাপকাঠিতে সারিবদ্ধ করা - এটি কীভাবে পরিমাপ করা হবে - এমন একটি ফলাফলের সাথে শেষ হওয়া এড়াতে যা অন্যের প্রত্যাশা পূরণ করে না, যেমন, যদি আমাকে নির্দিষ্ট কার্যকারিতা সহ API এন্ডপয়েন্ট সরবরাহ করতে হয়, তাহলে এই শেষপয়েন্টগুলিকে কী সফল করে তোলে সে সম্পর্কে অগ্রিম সম্মত হন (ফরম্যাট , ত্রুটি কোড, QPS, প্রতিক্রিয়া সময়, ইত্যাদি)।

আপনি মানুষ এবং দলের মধ্যে 100% প্রান্তিককরণ সহ একটি নিখুঁত কাজের পরিবেশ খুঁজে পাবেন না। বিভিন্ন পটভূমি, প্রসঙ্গ, দক্ষতা এবং উচ্চাকাঙ্ক্ষার লোকেরা একসাথে কাজ করলে যোগাযোগের সমস্যাগুলি ঘটতে বাধ্য।

যাইহোক, অনুমান করবেন না যে জিনিসগুলি নিজেরাই ভাল হয়ে যাবে। পাঁজা না. অভিযোগ করবেন না। স্থিতাবস্থা গ্রহণ করবেন না এবং যোগাযোগের সমস্যা নিয়ে বাঁচতে শিখুন। সূচনা, থামুন এবং ফ্রেমওয়ার্ক চালিয়ে যান এবং পরিবর্তনের অংশ হন।

আপনি অনেকবার নিরুৎসাহিত হতে পারেন, কিন্তু আপনি ব্যর্থ নন যতক্ষণ না আপনি অন্য কাউকে দোষারোপ করা শুরু করেন এবং চেষ্টা করা বন্ধ করেন।

— জন বুরোস

সারসংক্ষেপ

1. ভাল যোগাযোগ ক্ষমতায়ন হয়. এটি বিশ্বাস তৈরি করে, উৎপাদনশীলতা বাড়ায় এবং সহযোগিতাকে অনুপ্রাণিত করে। দুর্বল যোগাযোগ মানুষকে অসন্তুষ্ট, ভুল বোঝা বা গুরুত্বহীন বোধ করে।

   
   

2. কোন কর্মক্ষেত্র যোগাযোগ সমস্যা ছাড়া. যাইহোক, অন্যদের দোষারোপ করে এর সমাধান হবে না। আপনার নিজের আচরণ এবং কর্মের অভ্যন্তরীণভাবে দেখুন।

   
   

3. আপনার যোগাযোগে কম ফাঁক রাখতে এই অভ্যাসগুলি অবলম্বন করুন—নির্ভরতা স্পষ্ট করুন, আপনার প্রয়োজন সম্পর্কে স্পষ্ট হোন, পুনরাবৃত্তি ব্যবহার করুন, মনোযোগ দিন, না বলতে শিখুন এবং আপনার অভিপ্রায় জানান।

   
   

4. এমন আচরণ এবং ক্রিয়াগুলি থেকে পরিত্রাণ পান যা যোগাযোগকে সহজ করার পরিবর্তে আরও কঠিন করে তোলে - আঙ্গুলের ইশারা করা, অজুহাত ব্যবহার করা, জবাবদিহিতা নিতে অস্বীকার করা, খারাপ উদ্দেশ্য অনুমান করা, বাধা হয়ে দাঁড়ানো বা দ্বন্দ্ব এড়ানো।

   
   

5. ভালো যোগাযোগের অনুশীলনে প্রচেষ্টা চালিয়ে যান যা ইতিবাচক ফলাফল দেখাচ্ছে—আপডেট শেয়ার করা, দর্শকদের সাথে খাপ খাইয়ে নেওয়া, অনুমান নথিভুক্ত করা, সুস্পষ্টভাবে সময়রেখা উল্লেখ করা এবং সাফল্যের একটি ভাগ করা সংজ্ঞার অংশ হওয়া।

পূর্বে এখানে প্রকাশিত.