Năng suất luôn là một tiêu chí nền tảng cho sự thành công. Và điều cực kỳ quan trọng đối với các kỹ sư phần mềm trong một thế giới thông tin đang phát triển nhanh chóng như vậy là phải luôn tập trung, tận tụy và kiên trì. Tuy nhiên, tất cả chúng ta đều biết rằng để đạt được hiệu quả cao trong cả ngày có thể là một thách thức, đặc biệt là khi chúng ta phải đáp ứng thời hạn chặt chẽ, giải quyết các nhiệm vụ phức tạp và giảm thiểu nhiều phiền nhiễu.
Tôi có hơn 10 năm kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực phát triển phần mềm và quản lý kỹ thuật và tôi đã gặp vô số vấn đề về năng suất trong suốt sự nghiệp của mình. Tôi đã phải xoay người tìm hàng rào giống như bạn và “thích nghi, ứng biến, vượt qua” một số nhiệm vụ liên tục mở rộng trên đĩa của tôi.
Vì vậy, tôi đã quyết định chia sẻ TOP 5 Mẹo & Thủ thuật năng suất mà tôi sử dụng hàng ngày để thăng tiến trong cuộc sống và nâng cao năng suất của mình. Những phương pháp này đã giúp tôi, những người được cố vấn và khách hàng của tôi thành công rất nhiều trong việc có được tất cả những con vịt trong một hàng. Tôi sẽ cung cấp cho bạn một loạt ví dụ để bạn có thể nhận ra khuôn mẫu và áp dụng nó vào cuộc sống của chính mình. Tôi thực sự hy vọng rằng bạn cũng sẽ gặt hái được những lợi ích từ nó!
1. MỘT ĐIỀU
Một phương pháp thay đổi cuộc chơi được phát triển bởi Gary Keller và Jay Papasan -
Khi bạn thức dậy vào buổi sáng, trước khi bắt đầu thói quen làm việc, hãy tự hỏi bản thân - "Điều quan trọng nhất của tôi cho ngày hôm nay là gì để bằng cách thực hiện nó, mọi thứ khác sẽ dễ dàng hơn hoặc không cần thiết?" . Không phải 2, 3, 4 - CHỈ nhận MỘT . Và ngay khi bạn xác định được điều quan trọng nhất, hãy biến nó thành ưu tiên HÀNG ĐẦU của bạn.
Khi người quản lý của bạn tại nơi làm việc giao cho bạn nhiều nhiệm vụ, hãy tự hỏi bản thân hoặc người quản lý của bạn: “ Điều quan trọng nhất (nhiệm vụ) cho ngày hôm nay sẽ tạo ra tác động lớn nhất là gì”. Điều này có thể là sửa một lỗi nghiêm trọng, triển khai một tính năng mới hoặc tối ưu hóa hiệu suất, bất kể đó có thể là gì. Bằng cách tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trước tiên và loại bỏ những điều gây xao nhãng, bạn có thể đạt được tiến bộ lớn nhất trong khoảng thời gian ngắn nhất.
Ban đầu, việc xác định Điều quan trọng nhất của bạn sẽ rất phức tạp. Bạn có thể sai lầm khi cho rằng phần lớn nhiệm vụ của bạn xứng đáng được hưởng mức độ nổi bật như nhau, nhưng hãy thành thật mà nói, việc quản lý tất cả chúng cùng một lúc là không thực tế, vì vậy bạn sẽ phải ưu tiên mọi thứ. Tin tôi đi, không chỉ bạn mà ngay cả đồng nghiệp của bạn cũng sẽ bắt đầu nhận thấy rằng bạn sắp xếp ngăn nắp hơn, năng suất của bạn tăng lên và bạn trở thành một nhân viên có giá trị hơn trong công ty.
HAI ĐIỀU THÊM mà tôi muốn bạn tìm hiểu ở đây:
1) KHÔNG CÓ PHÂN TÍCH. Đảm bảo loại bỏ mọi phiền nhiễu có thể xảy ra trong khi thực hiện nhiệm vụ của bạn:
- Tắt thông báo trên điện thoại của bạn;
- Tắt tiếng các cuộc trò chuyện không quan trọng;
- Đóng các tab không cần thiết trong trình duyệt của bạn;
- Tắt các cuộc trò chuyện nền;
- Tìm một không gian làm việc yên tĩnh.
Nhớ! Bạn càng tập trung, bạn càng làm việc hiệu quả trong ngày. Bạn đã bao giờ tự hỏi quy trình làm việc bị gián đoạn có thể gây ra lịch trình của bạn như thế nào chưa? Kiểm tra sơ đồ này:
2) NGHỈ NGỦ. Yeah, yeah - đừng bỏ lỡ giờ giải lao! Ngồi hàng giờ đồng hồ cho một nhiệm vụ duy nhất có thể khiến bạn kiệt sức về tinh thần và thể chất. Tôi thậm chí thỉnh thoảng kết hợp Điều quan trọng nhất của mình với
2. Hậu Quả Hơn Ưu Tiên
Hậu quả và ưu tiên đều là những yếu tố quan trọng để đưa ra quyết định đúng đắn và đặt mục tiêu. Các ưu tiên giúp chúng ta xác định điều gì là tối quan trọng và điều gì chúng ta nên tập trung vào, tuy nhiên, nếu chúng ta không xem xét kết quả tiềm ẩn của các hành động của mình, chúng ta có thể vô tình gây ra nhiều vấn đề cho bản thân và những người khác.
Hãy xem một ví dụ. Khi bạn có hai hoặc nhiều nhiệm vụ có cùng mức độ ưu tiên trên đĩa của mình, đừng vội vàng, chỉ cần tự hỏi bản thân cho từng nhiệm vụ sau:
- “Điều tồi tệ gì có thể xảy ra nếu tôi không hoàn thành nhiệm vụ này bây giờ?” hoặc
- “Kết quả sẽ ra sao nếu tôi không giải quyết nhiệm vụ này trước?”
Và đảm bảo rằng bạn tiếp cận những câu hỏi này từ nhiều góc độ khác nhau, bao gồm tác động đối với bản thân, nhóm của bạn, khách hàng, sếp và toàn bộ tổ chức của bạn. Bạn sẽ bị sa thải hay mất khách hàng nếu bạn không hoàn thành nhiệm vụ này vào ngày mai? Nhiệm vụ sẽ ảnh hưởng tiêu cực đến tổng thể sản phẩm như thế nào? Nó có làm cho mã kém rõ ràng, dễ đọc, có cấu trúc hoặc có thể bảo trì không? Và hành động dựa trên câu trả lời. Tôi nhận thấy rằng ngay cả một số nhà quản lý HÀNG ĐẦU cũng quên mất nguyên tắc đơn giản này khi đưa ra quyết định.
Nếu bạn dành thời gian để xác định kết quả tiềm năng của các hành động của mình, bạn sẽ đưa ra quyết định sáng suốt hơn khi cân nhắc các rủi ro và lợi ích tiềm ẩn. Điều này cuối cùng sẽ giúp bạn đánh giá hiệu quả của các lựa chọn của mình, đảm bảo rằng các ưu tiên của bạn được sắp xếp phù hợp và xác định xem bạn có đang đi đúng hướng hay không.
Một trong những cuốn sách có thể giúp bạn đi sâu vào nó là
3. GTD: Hoàn thành công việc
Nếu bạn muốn đứng đầu trong các chuyên gia trong ngành, bạn không thể cưỡng lại -
Cá nhân tôi đã đọc cuốn sách này khoảng 5 lần trong 5 năm qua và cuộc sống của tôi đã thay đổi hoàn toàn kể từ khi tôi quen với việc áp dụng nó vào thói quen hàng ngày của mình khi làm việc với tư cách là Nhà phát triển phần mềm, Giám đốc kỹ thuật, Người cố vấn, Kiến trúc sư giải pháp và CTO. Và tôi thực sự hy vọng nó sẽ thay đổi cuộc sống của bạn!
Hãy chuyển sang trường hợp và xem nó hoạt động như thế nào. Nói một cách đơn giản, đó là quy trình làm việc gồm 5 bước:
- 📥 CHỤP
Giả sử sếp của bạn yêu cầu bạn lập báo cáo hàng ngày, gửi email hoặc giúp đỡ thành viên trong nhóm của bạn, nhưng bạn đã làm xong việc quan trọng nhất của mình. Hãy chắc chắn rằng bạn ngay lập tức đưa những nhiệm vụ này vào INBOX của mình ngay khi bạn có thời gian nghỉ ngơi. Bất cứ điều gì xuất hiện trong đầu bạn như một nhiệm vụ - THU THẬP MỌI THỨ!
- ✏️ LÀM RÕ & XÁC ĐỊNH ƯU TIÊN
Không có gì là có thể nếu không có Hành động tiếp theo (NA). Nhiệm vụ chỉ được coi là hoàn thành nếu KHÔNG có bước tiếp theo nào cần thực hiện**.** Tại đây, bạn xác định nhiệm vụ nào đang chờ xử lý và nhiệm vụ nào cần chú ý ngay. Làm rõ chúng, phân tách chúng và thiết lập các bước tiếp theo.
Ví dụ: Giả sử bạn có nhiệm vụ giúp đỡ đồng đội của mình trong dự án ABC. Nghe có vẻ quá trừu tượng, vì vậy tôi sẽ phân tách nó và biến nó thành một phần như thế này:
- NA #1: ABC // Tôi // Tìm hiểu yêu cầu nhiệm vụ;
- NA #2: ABC // Tôi // Gọi cho đồng đội của tôi để động não và tư vấn;
- NA #3: ABC // Tôi // Gửi tóm tắt cuộc gọi & thỏa thuận;
- NA #4: ABC // Đồng đội // Viết lại cho tôi về tiến độ. (Lưu ý: Tôi ủy quyền và yêu cầu đồng đội của tôi ping tôi khi anh ấy tiến về phía trước để đảm bảo anh ấy đang đi đúng hướng)
- 📆 TỔ CHỨC
Mỗi nhiệm vụ phải có ngày đến hạn và người được giao.
Hãy tự hỏi bản thân: “Tôi có chắc là mình phải tự mình thực hiện nhiệm vụ này không? Tôi có thể ủy quyền không? Khi nào nó nên được giao? Những kết quả nào được mong đợi từ tôi?
Nếu bạn không đặt ngày đến hạn và người được giao cụ thể, sớm muộn gì bạn cũng sẽ rơi vào tình trạng liên tục trễ hạn và tự hỏi tại sao sếp, trưởng nhóm hoặc khách hàng của bạn lại thất vọng về công việc của bạn. Kỳ vọng của họ có thể không chỉ phù hợp với bạn. Đảm bảo bạn là người phù hợp với nhiệm vụ và xác nhận thời hạn với sếp, lãnh đạo hoặc khách hàng của bạn (lý tưởng nhất là trên giấy tờ, không phải bằng lời nói).
Hãy xem một ví dụ về thời điểm bạn cần giúp đỡ đồng đội của mình:
- ABC // Tôi // (20 phút) Tìm hiểu yêu cầu nhiệm vụ của đồng đội // 5 giờ chiều hôm nay
- ABC // Tôi // (30 phút) Gọi điện cho đồng đội của tôi để động não và tư vấn // tmrw 2 giờ chiều
- ABC // Tôi // (15 phút) Gửi tóm tắt cuộc gọi & thỏa thuận // tmrw 6 giờ chiều
- ABC // Đồng đội // Viết lại tiến trình cho tôi // sau 4 giờ chiều hai ngày nữa
Gửi nó cho người quản lý của bạn để xác nhận và bắt đầu làm việc với nó mà không căng thẳng 🤝. Nó sẽ cho phép bạn đảm bảo rằng mọi người đều đồng quan điểm và không có sự hiểu lầm nào giữa bạn và các nhà lãnh đạo của mình.
- 🔎 ĐÁNH GIÁ
Khi bạn thực hiện các nhiệm vụ của mình, mọi thứ có thể thay đổi, các ưu tiên có thể thay đổi hoặc các nhiệm vụ mới có thể xuất hiện. Vì vậy, hãy làm quen với việc thường xuyên xem xét và sửa đổi các nhiệm vụ của bạn. Thực hiện các bài đánh giá hàng ngày nhỏ hơn và các bài đánh giá lớn hơn hàng tuần. Nó sẽ đảm bảo rằng mọi thứ vẫn phù hợp và cập nhật tốc độ. Tại đây, bạn cũng đảm bảo rằng Điều quan trọng nhất của mình được đặt chính xác cho ngày tiếp theo, tuần, tháng sắp tới, v.v.
Đây là cách tôi thực hiện (giống như các nhiệm vụ hàng tháng / hàng năm ):
- Hàng ngày: Khi tôi đi ngủ, tôi xem lại tất cả các nhiệm vụ của mình cho ngày hôm sau và đảm bảo rằng chúng vẫn còn liên quan và sắp xếp chúng theo thứ tự hợp lý, hoàn thiện thời hạn, sắp xếp lại một số công việc cho những ngày khác, thêm người được giao mới và thiết lập các bước tiếp theo. Cuối cùng, tôi xác định Điều quan trọng nhất trong ngày của mình.
- Hàng tuần: Vào Chủ nhật, tôi phân bổ khoảng một giờ để xem xét các nhiệm vụ của mình cho tuần tới và thực hiện tương tự như tôi đã thực hiện khi xem xét hàng ngày.
- 🚀 THAM GIA
Đó là nó! Bắt đầu làm công việc của bạn!
🛠️ DỤNG CỤ
Những công cụ nào có thể giúp bạn điều chỉnh phương pháp GTD này?
Dưới đây là TOP-3 trong số những cái yêu thích của tôi:
- 🏆 Todoist
- 🥈 Lấy nét toàn diện
- 🥉 Điều
Sau khi sử dụng hàng chục ứng dụng năng suất, cuối cùng tôi đã ổn định
4. Quan trọng vs Khẩn cấp
Có lẽ nhiều bạn đã nghe nói về **
Tạo lưới 2x2 và dán nhãn các góc phần tư như sau:
- KHẨN CẤP và QUAN TRỌNG - HÃY LÀM ĐI! Điều quan trọng nhất và trọng tâm đầu tiên của bạn.
- KHÔNG Khẩn cấp , nhưng Quan trọng - Không có thời hạn rõ ràng? Lịch trình và đẩy lùi.
- Khẩn cấp, nhưng KHÔNG quan trọng - Khẩn cấp, nhưng lại đi ngược lại Điều quan trọng nhất của bạn? Đại biểu!
- KHÔNG Khẩn cấp và KHÔNG Quan trọng - Có bất kỳ phiền nhiễu hoặc nhiệm vụ không cần thiết nào không? Đó là ổ ghi lưng của bạn!
Nếu bạn luôn tập trung vào những việc khẩn cấp nhưng không quan trọng, bạn sẽ dễ cảm thấy căng thẳng, choáng ngợp và kiệt sức. Phân loại các nhiệm vụ theo mức độ khẩn cấp và tầm quan trọng của chúng sẽ cho phép bạn tập trung vào các nhiệm vụ có mức độ ưu tiên cao nhất và sẽ có tác động đáng kể nhất đến năng suất của bạn. Bạn sẽ nhận thấy cách bạn bắt đầu đầu tư thời gian và năng lượng của mình một cách khôn ngoan.
5. THÔNG MINH
Phương pháp SMART là một mẹo phổ biến trong cuộc sống để đặt mục tiêu và hoàn thành nhiệm vụ đúng hạn. Là nhà phát triển phần mềm, việc thiết lập các nhiệm vụ hàng ngày, hàng tuần hoặc thậm chí lâu hơn dựa trên phương pháp này có thể giúp bạn đạt được mục tiêu của mình hiệu quả hơn. Hãy xem cách nó hoạt động!
Cụ thể
Your task has to be specific and clearly define what you need to do.
❌ Ví dụ xấu: Tôi muốn học React (quá trừu tượng)
✅ Ví dụ tốt:
- Tôi sẽ đăng ký và vượt qua một khóa học trực tuyến về React trên Udemy.com vào tháng này;
- Tôi sẽ tìm hiểu sâu về tài liệu React chính thức vào tháng tới;
- Tôi sẽ tạo một dự án thú cưng để trau dồi kỹ năng React của mình vào mùa hè.
đo lường được
The task should allow you to track your progress
❌ Ví dụ xấu: Tôi muốn tăng KPI tại nơi làm việc.
✅ Ví dụ tốt: Tôi sẽ khắc sâu GTD và thực hiện các nhiệm vụ của mình tại nơi làm việc nhanh hơn gấp đôi (hoặc 30%) trong quý tiếp theo.
có thể đạt được
Your task needs to be realistic and easily achievable
❌ Ví dụ tồi: Tôi muốn học AWS.
✅ Ví dụ điển hình: Tôi sẽ dành 1,5 giờ mỗi ngày để vượt qua khóa học trực tuyến của AWS và thực hành khóa học đó trong dự án yêu thích của mình để tôi có thể được chứng nhận là Nhà phát triển liên kết của AWS vào cuối năm nay.
Liên quan
Your task needs to corelate with your priorities, values, dreams, and ambitions.
❌ Ví dụ tồi: Tôi muốn đăng ký một khóa học trực tuyến về Python, vì vậy tôi sẽ thực hành Java trước để tìm hiểu các quy tắc phát triển phụ trợ.
✅ Ví dụ điển hình: Tôi muốn đăng ký một khóa học trực tuyến về Python, vì vậy tôi sẽ tìm một khóa học trực tuyến Python có liên quan trên Udemy.com dành cho người mới bắt đầu và tìm một Nhà phát triển Python cấp cao làm Cố vấn để theo dõi tiến trình của tôi.
Giới hạn thời gian
Your task needs to have a due date. Do NOT ever start a task without a deadline on it.
❌ Ví dụ xấu: Tôi cần sửa lỗi càng sớm càng tốt
✅ Ví dụ tốt: Tôi sẽ sửa lỗi vào Thứ Tư, xác thực vào Thứ Sáu và triển khai bản sửa lỗi vào Thứ Hai.
Phần kết luận
Bằng cách đặt mục tiêu rõ ràng, giảm thiểu sự phân tâm, nghỉ giải lao, sử dụng công cụ phù hợp và cộng tác hiệu quả, bạn có thể tiếp tục hoàn thành công việc của mình và hiệu quả hơn để cung cấp các dự án phần mềm chất lượng cao. Đừng đợi thời điểm thích hợp để bắt đầu - đó là một chiến lược thua cuộc. Nếu bạn cảm thấy khó bắt đầu một việc gì đó - hãy thử bắt đầu từng bước nhỏ và tăng dần lên.
Cần lưu ý rằng mỗi cá nhân là duy nhất và những gì phù hợp với tôi có thể không phù hợp với bạn. Do đó, để nâng cao năng suất của bạn với tư cách là Kỹ sư phần mềm, bạn cần thử nghiệm nhiều kỹ thuật khác nhau, bao gồm cả những kỹ thuật được liệt kê trong bài viết này và tìm ra những kỹ thuật phù hợp nhất với tính cách và khả năng của bạn.
Đừng quên rằng năng suất không phải là làm việc chăm chỉ hơn mà là làm việc thông minh hơn. Tôi hy vọng kiến thức chuyên môn của tôi ít nhất sẽ giúp bạn tập trung, có tổ chức và có động lực hơn. Đừng ngần ngại gửi cho tôi một dòng qua email - [email protected] và tôi sẽ tìm mọi cách để giúp bạn xác định các phương pháp và công cụ phù hợp nhằm tăng năng suất để bạn có thể tự hào về thành tích của mình!
