Gerenciando equipes remotas de engenharia: como, por que, quando

No momento em que escrevo, a maior parte do mundo está há dois anos em teletrabalho - total ou parcialmente. A maioria dos líderes de equipe testou diferentes ferramentas e táticas de gerenciamento e formou opiniões informadas sobre os benefícios e as desvantagens de trabalhar em casa.

Estatisticamente, a comunicação e a gestão de equipes são os maiores desafios que os líderes enfrentam.

Como uma empresa totalmente remota ajudando outras equipes a fazer a transição para o trabalho online e melhorar a comunicação entre colegas de equipe, a equipe oVice decidiu compartilhar nossas maneiras de lidar com os desafios mais comuns de gerenciamento de equipes remotas.

Aqui estão nossas respostas para 7 perguntas prementes sobre comunicação em equipes remotas.

1. Como você verifica se os funcionários estão "no horário"

Como a maioria dos colegas de equipe tem Slack, mensageiros e ferramentas de colaboração em seus smartphones, eles podem responder às mensagens quando não estão em suas mesas. Como resultado, os gerentes não têm como saber se um funcionário está realmente trabalhando durante o dia.

Como o principal projeto de nossa equipe é um escritório virtual para equipes remotas, usamos uma ferramenta própria para controlar a disponibilidade. A qualquer momento, podemos dar uma olhada no espaço do escritório e ver quem está trabalhando.

Quando um gerente deseja obter uma atualização rápida do status de um engenheiro, ele pode abordá-lo para uma equipe casual. Por meio do oVice, podemos nos conectar perfeitamente com as pessoas em nossas filiais no Japão e na Coreia do Sul.

Quanto às alternativas que não envolvem escritórios virtuais, você pode tentar o seguinte:

• Disponibilidade e canais de atendimento no Slack . A menos que os colegas de equipe postem no canal #attendance que estão indisponíveis, especificando a quantidade de folga de que precisam, você, como gerente, tem o direito de esperar disponibilidade.
• Horário de trabalho fixo para cada membro durante o qual você espera que eles estejam disponíveis. Como as equipes distribuídas geralmente são internacionais, coordenar fusos horários pode ser uma dor de cabeça. Para isso, você pode fazer com que cada membro da equipe especifique seu horário de trabalho em um único fuso horário e esperar encontrá-los disponíveis para chamadas e mensagens naquele horário.
• Rastreamento de desempenho orientado a tarefas . Para comandar uma equipe remota produtiva, você não precisa saber se todos estão “contando” suas horas se fizerem o trabalho. Mudar o foco do acompanhamento de desempenho orientado por tempo para tarefa requer alguma reorganização, mas é fácil de fazer com ferramentas de gerenciamento de projeto como Trello ou Asana, scrum regular e reuniões de atualização de status.

2. Como você obtém atualizações de status de colegas de equipe

Embora as reuniões de scrum e stand-up sejam úteis para reunir a equipe e compartilhar o que todos estão fazendo, não faz sentido realizá-las “só porque sim”. Se você, como gerente, parou de obter informações úteis de scrums diários, aqui estão algumas maneiras de melhorar seu rendimento:

• Inicie um canal Slack pessoal para cada membro da equipe, onde eles podem postar perguntas, preocupações, atualizações de projetos e informações relevantes. Tanto o gerente quanto todos da equipe podem acompanhar as contas uns dos outros e ficar por dentro das últimas notícias e status.
• Mantenha um breve resumo das atualizações de status do projeto no Notion . Dessa forma, você manterá os engenheiros responsáveis e os incentivará a fazer projeções realistas nas reuniões. Além disso, examinar os registros de reuniões dá aos gerentes uma ideia do que a equipe discutiu, com o que se preocupou e realizou durante a semana/mês.
• Incentive o compartilhamento público de atualizações . Em vez de trocar DMs, crie uma cultura de compartilhamento de dados em canais públicos do Slack. Esse pequeno ajuste ajuda a melhorar a consciência situacional de toda a equipe e facilita muito o brainstorming, as revisões de código e as sessões espontâneas de perguntas e respostas entre colegas de equipe.

3. Como integrar novas contratações sem problemas

Para um novo contratado, ingressar em uma empresa totalmente remota pode ser um pesadelo - você não conhece ninguém e não tem ideia de por onde começar. Tudo está indo muito rápido e todos parecem muito ocupados para passar mais tempo com você.

Os gerentes precisam reconhecer a necessidade de orientar e supervisionar as novas contratações. Em nossa experiência, fora do escritório virtual onde os recém-chegados podem casualmente fazer perguntas técnicas ou relacionadas ao trabalho aos membros seniores, o seguinte foi extremamente útil:

• Bot de integração do Slack que orienta um funcionário em todos os estágios de configuração de contas corporativas, folha de pagamento e configuração de 1 a 1.
• Organograma que mostra pelo que seus colegas de equipe são responsáveis. É um excelente ponto de partida para novos contratados, pois eles sabem quem devem procurar.
• Canal do Slack dedicado a dar as boas-vindas aos recém-chegados — aqui, todos que entram na equipe podem se apresentar brevemente e falar sobre experiências anteriores, hobbies, interesses e outras informações relevantes.
• Mentores designados que se tornam um ponto de referência para um novo contratado . Tem um pedido de revisão? Deixe seu mentor saber sobre isso. Encontrou uma parte confusa na documentação? Seu mentor está aqui para resolver suas preocupações. Além disso, é uma boa ideia incentivar os mentores a apresentar os juniores a outros colegas de equipe para que os novos contratados sejam integrados de forma rápida e perfeita ao local de trabalho.

4. Como Incentivar o Treinamento de Funcionários Remotamente

O trabalho remoto dificultou muito a organização de workshops e reuniões de compartilhamento de conhecimento em toda a empresa, fazendo com que os desenvolvedores tivessem que ir além e encontrar maneiras de incentivar os colegas de equipe a crescer profissionalmente.

A boa notícia é que o trabalho remoto não impede o treinamento dos funcionários. Veja como garantimos o crescimento e o desenvolvimento do projeto:

• Descubra quais transições de trabalho os colegas de equipe desejam fazer durante as chamadas individuais . Sentir-se sem inspiração em seus empregos pode fazer com que até mesmo os desenvolvedores FAANG abandonem seus empregos. Para garantir que seus colegas de equipe não fiquem entediados com suas tarefas diárias, aloque algum tempo durante as chamadas de atualização para descobrir se há transições de funções ou novas habilidades que um funcionário deseja aprender.
• Incentivar experimentos . Aprender fazendo é uma das melhores maneiras de os funcionários remotos continuarem treinando e se desenvolvendo profissionalmente. No entanto, não é viável quando os engenheiros estão sobrecarregados com tarefas monótonas e urgentes a serem realizadas o mais rápido possível. Certifique-se de dar aos colegas de equipe tempo para testar novas hipóteses, pesquisar os tópicos sobre os quais estão curiosos, refletir sobre o desenvolvimento de produtos e assim por diante - seja nas sextas-feiras de projetos paralelos ou algumas horas de "exploração" todos os dias.
• Incentive os funcionários a se conectarem com pessoas fora de suas equipes . Essa estratégia é benéfica de várias maneiras: dando aos engenheiros uma visão geral do desenvolvimento do produto, permitindo o compartilhamento de conhecimento e ajudando os colegas de equipe a promover conexões pessoais.

5. Como evitar o microgerenciamento

Em um local de trabalho distribuído, é mais fácil ceder à tentação de respirar no pescoço de cada colega de equipe com um “Ei, só checando” do que nunca no escritório. Esse tipo de microgerenciamento consome o tempo de um líder de equipe e ninguém na equipe gosta disso.

Veja como os gerentes da oVice supervisionam perfeitamente os engenheiros da oVice sem serem ingênuos.

• Observe, não se intrometa . Verificar a atividade do Slack de tempos em tempos fornece informações sobre a dinâmica da equipe, as preocupações das pessoas, dúvidas e incêndios a serem resolvidos. Na maioria das vezes, você pode aprender mais observando a interação de seus colegas de equipe do que puxando cada um deles para um 1 contra 1.
• Esteja lá para ajudar, não para julgar . Lembre-se de que uma mensagem de recuperação pode evocar diferentes respostas emocionais, dependendo de sua intenção. Se um gerente está conversando com um funcionário para elogiar ou dar uma sugestão útil, a maioria dos colegas de equipe ficará feliz em obter um envolvimento extra. No entanto, se você está entrando na conversa porque está desconfiado ou preocupado, os engenheiros de sua equipe se sentirão microgerenciados.

6. Como manter as reuniões naturais

A comunicação interpessoal suave é um dos benefícios dos locais de trabalho baseados em escritórios. Em uma equipe remota, é comum perder o foco durante as reuniões, multitarefas ou esperar silenciosamente até que a discussão termine.

Para criar um fluxo de comunicação tranquilo, os líderes da equipe de engenharia podem:

• Afaste-se de agendas, metas e pontos de bala . Organizar tudo o que você quer dizer em uma reunião ajuda a economizar muito tempo, mas deixa as equipes sem “espaço para respirar”. Se suas últimas chamadas com engenheiros parecerem robóticas e com script, talvez seja hora de verificar se sua agenda não é muito rígida ou se sua programação não é muito otimista. Dar a todos os participantes 10 minutos extras para bater papo ou expressar suas preocupações ajuda a unir a equipe.
• Não se apresse em encerrar a reunião mais cedo . Se você colocar uma reunião de hora em hora na agenda, não há problema em levar as coisas mais devagar e discutir tudo o que for necessário. Afinal, ganhar 10 minutos extras encerrando mais cedo apenas incentiva a rolagem irracional da mídia social e a perda de foco antes do próximo compromisso. Por outro lado, se você continuar ficando sem assuntos para discutir e sobrar muito tempo, é uma boa ideia reduzir o tempo da reunião como regra.

7. Como sincronizar a equipe do escritório e a equipe remota

Um local de trabalho híbrido – permitindo que as pessoas escolham se vão ao escritório ou trabalham em casa – é uma nova tendência. Por um lado, dá aos funcionários a chance de escapar das distrações que os aguardam em seus lugares, além de se encontrarem pessoalmente e estabelecerem conexões com colegas de equipe.

Por outro lado, os colegas de equipe que não querem se deslocar e preferem trabalhar em casa podem continuar fazendo seus trabalhos remotamente.

Gerenciar uma equipe híbrida é um desafio único, pois cria uma desconexão entre a equipe do escritório e a fração remota da equipe. Freqüentemente, a metade distribuída da equipe não está por dentro das coisas que os funcionários internos estão fazendo, então os engenheiros podem se sentir deixados de lado.

Para preencher a lacuna, os gerentes de equipes híbridas devem:

• Incentive a equipe do escritório a se comunicar de maneiras acessíveis à equipe remota: Slack, e-mail e plataformas de colaboração.
• Organize noites de jogo e reuniões de formação de equipe remotamente para que toda a equipe possa participar.
• Documente (e registre) todas as reuniões exclusivas do escritório para manter os desenvolvedores trabalhando remotamente atualizados.

Como ideia, produto e equipe, oVice nasceu durante a pandemia de COVID. Nossa equipe é totalmente remota - alguns colegas de equipe se encontram na vida real, outros nunca se falaram pessoalmente. No entanto, em dois anos, expandimos para mais de 150 funcionários e continuamos crescendo.

Por meio de nossa tecnologia de escritório virtual, ajudamos equipes remotas e híbridas a permanecerem conectadas. Desde o seu lançamento, oVice está apoiando mais de 2.200 organizações em todo o mundo.

Recentemente, renovamos a interface da plataforma. A atualização está ativa em the oVice tour space - confira e saiba como os escritórios virtuais podem ajudar sua equipe a permanecer conectada e produtiva. Estamos ansiosos para ver seus comentários e responder a perguntas.