एसओसी 2 अनुपालन के बारे में सीटीओ को 3 बातें पता होनी चाहिए

माइक डेकोक , संस्थापक और सीईओ एमजेडी एडवाइजर्स

जैसे-जैसे साइबर हमलों की बढ़ती लहर के खिलाफ सिस्टम को सील करने की मांग के साथ डेटा सुरक्षा बढ़ती जा रही है, ज़्यादातर स्टार्टअप क्लाइंट्स को अपनी साइबर हाइजीन साबित करने के लिए SOC 2 रिपोर्ट का सहारा ले रहे हैं। कई तो अपनी साइबर हाइजीन को बेहतर बनाने के लिए भी ऐसा करते हैं। व्यवसाय के सुनहरे अवसर हालाँकि, आपके मन में अभी भी ऑडिटिंग प्रक्रिया के बारे में कुछ शंकाएं हो सकती हैं, क्योंकि इसे एक कठिन आवश्यकता के रूप में चित्रित किया गया है, जिससे आप बचना चाहेंगे।

सच तो यह है कि हाल के वर्षों में व्यावसायिक मांगों को समायोजित करने के लिए अनुपालन क्षेत्र में बड़े पैमाने पर बदलाव हुए हैं, जिससे कंपनियों के डेटा सुरक्षा को प्रदर्शित करने का तरीका पूरी तरह बदल गया है। उदाहरण के लिए, साक्ष्य एकत्र करना अब मैन्युअल रूप से नहीं किया जाता है, जिसके लिए पहले सभी को बहुत प्रयास और समय की आवश्यकता होती थी। शासन, जोखिम और अनुपालन (जीआरसी) सॉफ्टवेयर अब आपके संचालन के पीछे चलने वाले उन कार्यों को स्वचालित करता है - यह भी एक तेजी से बढ़ता बाजार है जिसका अनुमान है कि यह 37.63 बिलियन डॉलर अगले चार वर्षों के भीतर।

फिर भी, गलतफहमियाँ बहुत ज़्यादा हैं, कंपनियाँ अपने कारोबार की भलाई के लिए ऐसा करने के बजाय ऑडिटर को खुश करने के लिए रातों-रात अपने संचालन को बदलने का सहारा लेती हैं। अस्थायी रूप से मददगार होते हुए भी, यह वह नहीं है जो अच्छे अनुपालन से आपको मिलना चाहिए। इसके बजाय, यह एक विकास त्वरक की तरह दिखना चाहिए जो आपकी अच्छी प्रथाओं को प्रदर्शित करता है और आपके संगठन के भीतर सकारात्मक बदलाव लाता है।

इसलिए, यदि आप एक सीटीओ, एक वरिष्ठ इंजीनियर, या डेटा अनुपालन के लिए जिम्मेदार कोई अन्य व्यवसाय नेता हैं, तो यह समय है कि हम आपके लिए तीन चीजों को स्पष्ट करें ताकि आप आत्मविश्वास के साथ एसओसी 2 परीक्षा दे सकें।

एसओसी 2 के बारे में आप जो जानते हैं वह अतीत की बात है

जबकि एसओसी 2 का इतिहास 1970 के दशक तक फैली हुई है यह 2010 में स्थापित एक अपेक्षाकृत नया अनुपालन मानक है। लगभग 15 साल हो गए हैं, फिर भी पिछले कुछ वर्षों में प्रक्रिया में नाटकीय रूप से बदलाव आया है। यह अंतहीन प्रिंट स्क्रीन और सुरक्षा प्रश्नावली के एक के बाद एक फॉर्म से भरा नहीं है। हालाँकि, अधिकांश लोग अभी भी अनुपालन को इसी तरह समझते हैं।

अधिकांश गलत धारणाओं में केवल संदर्भ की कमी होती है या वे पुरानी हो चुकी होती हैं। आज, अनुपालन प्रबंधन उपकरणों की बदौलत, यह प्रक्रिया बहुत आसान और सहज है। ये कार्यक्रम मैन्युअल और समय लेने वाले कार्यों को स्वचालित करने में माहिर हैं, ताकि कार्य स्वचालित हो जाएं और एसओसी 2 आवश्यकताओं को पूरा करने के लिए लंबी बैठकों और व्यापार मंदी की आवश्यकता को समाप्त कर दें।

उदाहरण के लिए, कुछ GRC प्लेटफ़ॉर्म GitHub जैसे लोकप्रिय डेवलपर टूल से जुड़ते हैं ताकि अनुपालन उद्देश्यों के लिए उनकी दैनिक गतिविधियों की निगरानी की जा सके और उनके वर्कफ़्लो को लगातार बाधित न किया जा सके। इन उपकरणों ने जटिल ऑडिट गतिविधियों को करने में लगने वाले समय को तेजी से कम कर दिया है, इसके बजाय उनमें मूल्य और दक्षता को शामिल किया है।

कार्यों को स्वचालित करने से ऑडिटर के कंधों से बोझ भी कम हो गया है, जिससे उन्हें विश्लेषणात्मक कार्यों पर अधिक समय बिताने की अनुमति मिलती है। अनुपालन के लिए उनके अत्यधिक तकनीकी दृष्टिकोण ने उन्हें यह समझने में भी मदद की है कि वे जिन कार्यक्रमों की जांच कर रहे हैं, वे किस बारे में हैं। नतीजतन, वे ऐसे पेशेवरों के रूप में विकसित हुए हैं जो व्यवसायों को SOC 2 से परे अनुपालन बनाए रखने के लिए बेहतर डेटा सुरक्षा प्रथाओं और GRC उपकरणों को अपनाने में सहायता कर सकते हैं।

एसओसी 2 उतना आवश्यकता-गहन नहीं है जितना आप सोचते हैं

तकनीकी कंपनियों को सभी अनुपालन आवश्यकताओं को पूरा करना होता है, लेकिन SOC 2 के बारे में कुछ बातें अनुवाद में खो गई हैं। अन्य अधिक कठोर ऑडिट के विपरीत, SOC 2 रिपोर्टें कंपनी की जरूरतों के अनुसार बनाई जाती हैं, जो उनके उद्योग और क्लाइंट बेस का सामना करती हैं, न कि मानक शर्तों की चेकलिस्ट के अनुसार, जिन्हें आपको पूरा करना होता है। संक्षेप में, यह व्यवसाय ही हैं जो अपने क्लाइंट के लिए की गई सुरक्षा प्रतिबद्धताओं को प्रदर्शित करने के लिए नियम बनाते हैं।

हालांकि यह बात अनुपालन के बारे में विरोधाभासी लगती है - जहाँ सभी को विनियामक एजेंसी द्वारा अनिवार्य बहुत ही विशिष्ट प्रथाओं का पालन करने की आवश्यकता होती है - यह स्वतंत्रता वास्तव में SOC 2 को इतनी सफल अनुपालन रिपोर्ट बनाती है। यह भी वही है जिसने SaaS जैसे उद्योगों में उत्तरी अमेरिकी कंपनियों को सुरक्षा प्रश्नावली पर इसे प्राथमिकता दी है।

यह दृष्टिकोण लाभदायक है क्योंकि सुरक्षा ढांचे के रूप में, SOC 2 सभी कंपनियों को अलग-अलग तरीके से संचालित करता है, विविध ग्राहकों को सेवा प्रदान करता है, और उत्पादों या सेवाओं की एक विस्तृत श्रृंखला प्रदान करता है। सभी से समान आवश्यकताओं का पालन करने की अपेक्षा करना असंभव होगा। उदाहरण के लिए, एक एडटेक कंपनी छात्र डेटा के लिए एक्सेस कंट्रोल पर ध्यान केंद्रित कर सकती है, जबकि एक वित्तीय सेवा कंपनी मौद्रिक लेनदेन के लिए डेटा एन्क्रिप्शन को प्राथमिकता दे सकती है।

यह सच है कि SOC 2 का उपयोग करता है पांच ट्रस्ट सेवा मानदंड , जिनमें से केवल एक अनिवार्य है (सुरक्षा नियंत्रण)। ऑडिटर से मिलते समय, आप अपने उत्पाद पर चर्चा करेंगे और मूल्यांकन करेंगे कि आपको किन मानदंडों को पूरा करना चाहिए और किन मानदंडों को आप छोड़ना चाहेंगे। याद रखें, SOC 2 अनिवार्य नहीं है, बल्कि एक व्यावसायिक निर्णय है जो आपकी कंपनी को लाभ पहुंचाएगा, इसलिए यह आप पर निर्भर है कि आप अपनी ज़रूरतों को समझें और समझदारी से चुनें कि किन मानदंडों का पालन करना है।

सिर्फ ऑडिटर को खुश करने के लिए अपग्रेड न करें

मैं दशकों से ऑडिटिंग व्यवसाय में रहा हूँ, इसलिए मैंने यह सब देखा है। ऐसी चीजों में से एक जो मैं अक्सर देखता हूँ, और जिससे कंपनियों को निश्चित रूप से बचना चाहिए, वह है ऑडिटर को खुश करने के लिए अपनी परीक्षा से ठीक पहले सुरक्षा उपकरण खरीदना। चाहे आप अपनी रिपोर्ट पूरी करने के बाद उन उपकरणों को रखें या नहीं, आपको उन्हें परीक्षा पास करने के लिए एक अस्थायी पट्टी के रूप में नहीं समझना चाहिए।

SOC 2 आपके द्वारा पहले से अपनाई जाने वाली प्रथाओं और प्रक्रियाओं की सूची बनाता है ताकि आपके क्लाइंट और संभावित क्लाइंट को आपकी सुरक्षा स्थिति के बारे में जानकारी मिल सके। यदि आप केवल ऑडिट के लिए घुसपैठ का पता लगाने, स्थिर कोड विश्लेषण और अन्य भेद्यता प्रबंधन उपकरणों जैसे कार्यक्रमों का अस्थायी रूप से उपयोग करते हैं, तो आप अपनी SOC 2 रिपोर्ट के साथ क्लाइंट को निराश कर रहे होंगे और उन्हें गुमराह भी कर रहे होंगे। अंततः, आप धोखेबाज़ प्रथाओं से अपनी कंपनी को नुकसान पहुँचा सकते हैं।

इसके बजाय, सीटीओ को ऑडिटर के साथ बैठकर यथासंभव पारदर्शी होने के लिए प्रोत्साहित किया जाना चाहिए - वे आपके द्वारा पहले से किए जा रहे अच्छे काम को उजागर करने के लिए हैं, न कि आपकी कमज़ोरियों को इंगित करने के लिए। यदि आपको अपवाद प्राप्त होता है, तो इसका मतलब है कि ऑडिटर ने अपना काम अच्छी तरह से किया और आपको अपनी प्रथाओं को बेहतर बनाने और बेहतर डेटा सुरक्षा का अनुपालन करने के लिए एक समाधान प्रदान किया।

अगर कुछ भी हो, तो ऑडिट को वह कारण बनने दें जिससे आप अच्छी सुरक्षा पद्धतियों को लागू कर सकें, जिससे आपकी कंपनी बेहतर सौदे कर सके और भविष्य में अधिक सफलता प्राप्त कर सके। ऐसा कौन नहीं चाहेगा?

जबकि हम समझते हैं कि SOC 2 की धारणा में बदलाव रातोंरात नहीं होगा, इसके नए दृष्टिकोण की वकालत करना महत्वपूर्ण है, जिससे अधिक कंपनियों को अधिक आत्मविश्वास और अपनी सुरक्षा प्रथाओं को प्रदर्शित करने की इच्छा के साथ इसमें आसानी हो। ऑडिटिंग फ़र्म स्टार्टअप और टेक इंडस्ट्री की गति के साथ तेज़ी से तालमेल बिठा रही हैं, जिससे अनुपालन एक सुव्यवस्थित आवश्यकता बन गई है जो शायद ही अपने पिछले स्वरूप की तरह दिखती है।