Transforme sua longa lista de tarefas em uma lista de sucesso

Fui apresentado ao conceito de listas de tarefas no início da minha carreira. A ideia parecia simples e interessante, então decidi tentar.

Comecei a colocar tudo que estava em minha mente em uma lista de tarefas. Funcionou bem inicialmente. Afinal, eu tinha apenas algumas responsabilidades. Portanto, colocá-los em um pedaço de papel e marcar cada um à medida que avançava não exigiu muito planejamento e esforço. Eu daria uma olhada na lista no início de cada dia e resolveria cada tarefa uma por uma.

As listas de tarefas funcionavam como uma fórmula mágica - anotar as tarefas garantia que eu não perderia nada, saber que tinha tudo em um só lugar me causava menos estresse e ansiedade, e a melhor parte era a sensação de satisfação ao ver aquelas marcas no meu lista de tarefas que acredito que me manteve feliz e motivado.

À medida que cresci em minha carreira, cinco tarefas da minha lista de tarefas se transformaram em 20, 30, 40... e assim por diante. Diferentes tipos de responsabilidades com diferentes expectativas, tanto no trabalho como em casa, eram esmagadoras. Então, continuei adicionando tudo à minha lista de tarefas e, antes que percebesse, ela estava abarrotada de mais coisas do que eu poderia realizar.

Uma longa lista de coisas a fazer tornava mais difícil escolher algo significativo e valioso e começar a fazê-lo. Eu olhava para a lista interminável, escolhia tarefas aleatoriamente e tentava fazer o máximo que podia durante o dia. Mas, apesar de trabalhar muitas horas, no final do dia me senti derrotado – meu trabalho era menos impactante e mais exaustivo, e eu ainda tinha uma tonelada de coisas na minha lista de tarefas que clamavam por minha atenção.

Não realizar tanto quanto eu esperava foi desmotivador no início. Mas eu não estava pronto para desistir. Eu sabia que o problema não era minha lista de tarefas, mas meu processo. Então decidi tentar várias estratégias diferentes – algumas funcionaram, outras não.

Aqui estão as cinco práticas para usar melhor sua lista de tarefas com base em minha experiência.

Longas horas gastas marcando uma lista de tarefas e terminando o dia com uma lata de lixo cheia e uma mesa limpa não são virtuosos e não têm nada a ver com sucesso. Em vez de uma lista de tarefas, você precisa de uma lista de sucesso – uma lista criada propositalmente em torno de resultados extraordinários. As listas de tarefas tendem a ser longas; as listas de sucesso são curtas. Um puxa você em todas as direções; o outro direciona você para uma direção específica. Um é um diretório desorganizado e o outro é uma diretiva organizada. Se uma lista não for construída em torno do sucesso, então não é para lá que ela o levará. Se sua lista de tarefas contém tudo, provavelmente ela o levará a qualquer lugar, menos aonde você realmente deseja ir.

- Gary Keller, A única coisa

5 etapas para aproveitar ao máximo sua lista de tarefas

Mantenha uma lista de tarefas escrita

Grande ou pequeno, é impossível lembrar de tudo o que você precisa fazer. Quando você não escreve as coisas, é difícil priorizar tarefas complexas, de longo prazo e voltadas para o futuro, em detrimento de atividades fáceis, de curto prazo e que desperdiçam tempo.

Não anotar as coisas tem outro problema. Acompanhar todas as tarefas inacabadas coloca uma carga desnecessária no cérebro. Seus ciclos cerebrais, que são mais bem gastos na conclusão de uma tarefa, são desperdiçados na manutenção de uma lista mental de todas as coisas que você precisa fazer.

O que torna tudo ainda pior é o efeito Zeigarnik – pensamentos sobre tarefas inacabadas continuam surgindo na sua cabeça quando você começa a trabalhar ou está se esforçando para se concentrar.

Esses pensamentos intrusivos que tiram sua atenção mesmo que por uma fração de segundo dificultam a concentração e a realização de qualquer trabalho significativo. As distrações do trabalho incompleto impedem que você entre em um estado de fluxo – que ocorre quando você está completamente imerso em uma tarefa e o tempo parece ter parado. O fluxo minimiza distrações, evita a procrastinação e leva a alto desempenho e produtividade.

Deixar seu cérebro lembrá-lo continuamente de que você não fez algo é, na verdade, bastante desagradável e pode até causar estresse, ansiedade e esgotamento.

O simples ato de anotar as coisas torna seu cérebro mais eficaz – menos coisas na mente libera seu cérebro para realizar um trabalho mais produtivo. Mas despejar tudo da sua mente na lista é apenas o começo. Simplesmente anotar tudo não o ajudará a permanecer produtivo.

Para aproveitar ao máximo essa lista de tarefas, você precisa transformá-la de um monte de itens de linha sem sentido em uma lista mais significativa e orientada para a ação. Criar uma lista de tarefas não significa que você precise marcar todos os itens dela. Você precisa organizá-lo e organizá-lo de uma forma que facilite a localização e o início de um trabalho mais impactante.

Sua lista de tarefas não é uma ferramenta para realizar tudo. Em vez disso, é uma ferramenta que garantirá que você faça as coisas certas. É importante entender a diferença.

- Damon Zahariades, Fórmula da lista de tarefas

Organize sua lista de tarefas.

Uma grande lista de tarefas pode parecer assustadora à primeira vista. Mas, uma vez bem organizado, fica mais fácil decidir o que fazer a cada dia, quais tarefas programar no futuro e como conseguir mais realizando o trabalho por meio de outras pessoas.

Para fazer isso, divida sua lista de tarefas em quatro grupos:

Grupo 1: Tarefas urgentes que merecem imediatamente a sua atenção. Essas podem ser tarefas importantes que você adiou por muito tempo e que agora se transformaram em questões, discussões ou reuniões urgentes ou não planejadas que exigem seu tempo e esforço.

Grupo 2: Tarefas importantes que você se recusa a priorizar porque são complexas e não têm um prazo específico ou o prazo está muito distante. Freqüentemente, são tarefas que envolvem pensamento de longo prazo, planejamento e trabalho voltado para o futuro.

Grupo 3: Tarefas que você não precisa fazer sozinho e que podem ser delegadas a outras pessoas. É difícil delegar quando você espera 100% de perfeição ou deseja que os outros façam as coisas do jeito que você faz. Se alguém consegue atender de 70 a 80% de suas expectativas, delegue e considere isso uma tarefa bem executada.

Grupo 4: Atividades que fazem você se sentir bem depois de realizadas, mas na verdade não trazem nenhum valor ou tarefas que estão na sua lista de tarefas há muito tempo e que provavelmente você nunca realizará. Essas são unidades de trabalho improdutivas e que desperdiçam tempo e que parecem pequenas no momento, mas que resultam em uma quantidade significativa de tempo e esforço perdidos.

Uma prática útil ao realizar esta atividade é codificar as tarefas por cores – usar uma cor diferente para cada grupo. Dê uma olhada na lista de tarefas e você terá uma ideia de como suas tarefas estão distribuídas – você tem uma longa lista de atividades inconsequentes? Uma grande parte da sua lista de tarefas está focada em atividades importantes voltadas para o futuro ou em reagir ao que é urgente? Você está economizando tempo delegando o suficiente ou tem medo de abrir mão?

Com sua lista de tarefas organizada, agora ela está pronta para alguma ação.

Torne-o acionável

A parte difícil acabou. Você tem uma lista de tarefas bem organizada, o que facilita o planejamento e a priorização. Uma lista de tarefas não serve apenas para decidir as tarefas de hoje, mas também para agendar o que você precisa fazer no futuro.

Para atuar em sua lista de tarefas, passe por cada grupo criado na etapa acima e faça o seguinte:

• Risque tudo no grupo 4. Sorria com orgulho, pois você acabou de economizar muito tempo. Vamos aproveitar todo esse tempo economizado.
• Delegue tudo no grupo 3. Aloque um pouco de tempo para coordenação e acompanhamento. Só porque você não está fazendo isso sozinho, não significa que esse trabalho não levará tempo.
• Ordene as tarefas do grupo 2 por importância e interesse. Pegue as 5 tarefas com maior pontuação na escala de importância e interesse e marque-as para você realizar primeiro.

Se você tiver que comer dois sapos, coma primeiro o mais feio.

Essa é outra maneira de dizer que, se você tem duas tarefas importantes pela frente, comece primeiro pela tarefa maior, mais difícil e mais importante.

- Brian Tracy, coma aquele sapo

• Ordene as tarefas do grupo 1 por urgência e marque as 2 a 5 principais tarefas para você trabalhar hoje com base na complexidade e no esforço necessário.

Uma lista clara de itens de ação é boa para começar, mas não é suficiente para garantir que você faça o melhor uso do seu tempo e conclua as tarefas.

A menos que você crie um plano específico detalhando quando e onde iniciará o comportamento desejado, você poderá perder várias oportunidades apresentadas durante o dia em que poderia progredir nessas tarefas.

A próxima etapa minimiza oportunidades perdidas e permite que você trabalhe mais.

Coloque na sua agenda

Dê uma olhada em sua agenda para amanhã, próxima semana e próximo mês.

Sua agenda está lotada de reuniões? Quais são úteis e quais podem ser descartados?

Você tem tarefas do grupo 4 em sua agenda que não são mais necessárias?

Quais espaços em sua agenda estão preenchidos com atividades que podem ser delegadas a outras pessoas?

Identifique-os em sua agenda e remova, reatribua ou reprograme para criar espaço para atividades do grupo 1 e do grupo 2. Se você não tem o hábito de usar um calendário para agendar e planejar suas tarefas, não se preocupe. Você pode começar agora.

Agendar tarefas com antecedência facilita o início, pois você não precisa mais decidir o que fazer a seguir ou esperar que a inspiração surja. Você pode iniciar a resposta pretendida simplesmente agindo de acordo com seu plano.

Planejar com antecedência e definir o tempo de suas tarefas, colocando-as em seu calendário, tem algumas vantagens importantes:

1. Você não precisa decidir no último momento, o que muitas vezes leva à indecisão e à perda de tempo.
2. Você pode planejar e priorizar trabalhos importantes em detrimento de tarefas fáceis ou urgentes.
3. Dá a você uma sensação de controle sobre seu tempo.
4. Mantém você calmo e focado, pois evita que você entre em pânico por não saber o que fazer a seguir.
5. Mais ciclos cerebrais estão disponíveis para se concentrar na tarefa em questão.
6. É menos provável que você perca todo o seu tempo em reuniões bloqueando antecipadamente trabalhos importantes.
7. Dá a você a oportunidade de realizar um trabalho que você vem procrastinando e adiando há muito tempo.

Você também pode usar um calendário para bloquear tempo para tarefas repetitivas, verificar e-mails, responder mensagens, etc. Depois que sua mente se acostumar a usar blocos de tempo específicos para essas atividades, é menos provável que você se distraia com eles durante as horas mais produtivas. .

Você deve criar um cronograma básico que adicione estrutura e intencionalidade aos seus dias e semanas. Um cronograma básico é um cronograma pré-determinado e recorrente composto de blocos de tempo focados e dedicados às suas atividades de maior prioridade.

- Hal Elrod, O milagre da manhã para empreendedores

Marque suas tarefas concluídas.

Você fez o trabalho. Você concluiu a tarefa. Agora vamos à parte mais importante.

Não se esqueça de marcar o item da sua lista de tarefas. Há uma certa sensação de satisfação e prazer em marcar uma tarefa como concluída. Marcar tarefas libera dopamina em nossos cérebros, o que não apenas nos deixa felizes, mas também torna a tarefa mais prazerosa na próxima vez.

Você pode se beneficiar marcando os itens concluídos de mais de uma maneira. Gaste 15 minutos semanais e mensais observando as tarefas concluídas. Você está gastando seu tempo de forma eficaz? O que você precisa para começar a fazer? O que você pode eliminar? O que mais você pode delegar? Como você pode priorizar atividades mais voltadas para o futuro? Como você pode reduzir o tempo gasto em tarefas urgentes e urgentes?

O gerenciamento eficaz de sua lista de tarefas não é um processo único. Requer a mentalidade para aprender e melhorar consistentemente. Não se apresse em sua lista de tarefas. Invista tempo para fazer com que funcione para você.

As pessoas não levam nada a sério até que seja escrito e se torne parte real de sua programação diária. Pode levar algum tempo para chegar lá, mas quando isso se tornar um hábito, você acabará realizando tudo o que planejou, simplesmente porque faz parte da sua lista de tarefas do dia.

-Jim Kwik

Resumo

1. Escrever tudo o que você precisa fazer em uma lista de tarefas é um bom começo. Isso garante que você não perca nada enquanto libera seu cérebro para se concentrar na tarefa em questão.
2. Uma lista de tarefas sem senso de importância e urgência não adianta. Divida sua lista de tarefas em grupos diferentes para separar facilmente trabalhos impactantes de atividades inconsequentes.
3. Organize e elimine delegados e, em seguida, escolha algumas tarefas urgentes e importantes para começar.
4. Não deixe coisas que você precisa fazer para mudar. Programe todas as atividades no calendário para garantir que sejam realizadas no momento certo.
5. Marque o item na lista de tarefas depois de concluído. Isso vai deixar você se sentindo feliz e satisfeito.

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