¿Qué es un gerente 80/20 y cómo se convierte en uno?

El principio de Pareto establece que “el 80 % de los resultados provienen del 20 % del esfuerzo”. En otras palabras, una parte importante del trabajo que realiza se desperdicia, mientras que una pequeña parte produce resultados.

El sociólogo Vilfredo Pareto descubrió por primera vez este principio al observar que el 80 % de la riqueza en el Reino Unido provenía del 20 % de la población. Desde entonces, se ha encontrado que el principio de Pareto es aplicable en casi todos los aspectos de nuestra vida:

El 80% del valor de las ventas es generado por el 20% de los productos.

El 80% de los problemas surgen del 20% de los clientes.

El 80% de los resultados son generados por el 20% de los empleados.

El 80% de todos los problemas en el trabajo son causados por el 20% de los compañeros de trabajo.

Identificar ese 20% es un gran problema. La mayoría de los gerentes se ven envueltos en el caos diario que conllevan las responsabilidades de gestión: reuniones consecutivas, responsabilidades de las partes interesadas, apagar incendios y apresurarse para cumplir con los plazos. Sin ser intencional sobre dónde y cómo pasan su tiempo, se dedica menos tiempo a hacer un trabajo impactante y se desperdicia más en mantenerse ocupado.

Los gerentes \80/20 no funcionan de esta manera. Aplican la regla 80/20 a todos los aspectos de su trabajo. Priorizan el trabajo que marcará la diferencia, eliminan el trabajo que da una ilusión de productividad y duplican sus esfuerzos en el trabajo que realmente los hace avanzar.

Consiguen resultados extraordinarios con un esfuerzo ordinario. La aplicación del principio 80/20 les ayuda a lograr resultados excepcionales, sin el estrés de trabajar muchas horas o quedar atrapados en el ajetreo de hacer un trabajo sin sentido.

El Principio 80/20 no es una fórmula mágica. A veces la relación entre resultados y causas es más cercana al 70/30 que al 80/20 o al 80/1. Pero muy pocas veces es cierto que el 50 por ciento de las causas conducen al 50 por ciento de los resultados. El universo está previsiblemente desequilibrado. Pocas cosas realmente importan -Richard Koch

\Como gerente, aplicar la regla 80/20 a estas 5 áreas importantes no solo le brindará los mayores rendimientos, sino que también lo conducirá a una carrera exitosa y satisfactoria.

1. Dedique el 80 % del tiempo al 20 % del trabajo más importante

D. Eisenhower, el presidente número 34 de los Estados Unidos y uno de los comandantes militares más grandes de Estados Unidos dijo: “Lo que es importante rara vez es urgente, lo que es urgente rara vez es importante”.

Los gerentes 80/20 entienden esto muy bien. En lugar de dejarse llevar por la urgencia del trabajo sin importancia, mantienen la vista en el futuro y toman medidas proactivas para reducir la brecha entre el lugar donde se encuentran hoy y el lugar donde deben estar en el futuro.

Priorizar el trabajo que importa multiplica los resultados que logran. En principio:

• Haz algunas cosas y hazlas bien.
• Concéntrese en los asuntos que importan e ignore el resto.
• Ayude a su equipo a identificar las tareas que generarán los mejores resultados con el menor esfuerzo.
• Asistir a reuniones donde su presencia sea importante.

Para poner en práctica la regla 80/20, emplean la matriz de productividad de Eisenhower. Así es como funciona:

1. Importante, no urgente: implica la planificación futura a través del pensamiento estratégico. Requiere iniciativa. 80/20 gerentes pasan la mayor parte de su tiempo aquí.
2. Importante, Urgente: Se ocupa de la gestión de crisis. Los gerentes 80/20 trabajan duro para reducir el tiempo que pasan aquí pasando más tiempo en el n.° 1.
3. No importante, Urgente: empoderar a su equipo para asumir responsabilidades de mayor nivel y tomar decisiones independientes mediante la delegación de trabajo.
4. No importante, no urgente: elimine el trabajo que no se alinee con la misión y los objetivos de la empresa.

Los gerentes 80/20 crean valor trabajando menos y priorizando el trabajo más impactante.

2. Pasa el 80% del tiempo escuchando y el 20% hablando

Muchos gerentes cometen el error de hablar demasiado. Siempre decirle a su equipo qué hacer, orientarlos en cada pequeño problema y brindar comentarios innecesarios puede parecer parte de su trabajo. ¡Que no es!

Lo hacen para sentirse en control. Pero hablar más que escuchar los ciega a las preocupaciones reales que afectan la productividad y el rendimiento de su equipo. \

Cuanto más hablan, menos aprende y crece su gente.

Cuanto más le digan a los demás qué hacer, menos empoderado se sentirá su equipo para tomar decisiones.\

Cuanto más critican el trabajo de su equipo, menos motivados se sienten para producir un trabajo de gran calidad.

Los gerentes 80/20 son conscientes de las desventajas de hablar más que escuchar. Practican la escucha efectiva al escuchar lo que su equipo tiene que decir:

1. ¿Cuáles son sus preocupaciones?

2. ¿Qué les impide resolver los problemas por sí mismos?

3. ¿Qué ideas y opiniones tienen?

4. ¿Cómo pueden tomar sus propias decisiones?

5. ¿Qué tipo de oportunidades necesita la gente?

6. ¿Qué comentarios les ayudan a mejorar?

   
   

Pasar el 80 % del tiempo escuchando y el 20 % hablando lleva a ganar/ganar. Los empleados se sienten felices y valorados cuando se escuchan sus ideas y el gerente obtiene acceso a información que empodera a su equipo y les permite crecer.

3. Pasar el 80 % del tiempo entrenando al 20 % de los mejores

Un trabajador de alto rendimiento es un 400 % más productivo que un trabajador medio. Perderlos le roba a la organización la excelencia y al mismo tiempo incurre en costos, tiempo y esfuerzo adicionales para contratar a su reemplazo.

El talento es el multiplicador. Cuanta más energía y atención inviertas en él, mayor será el rendimiento. El tiempo que pasas con lo mejor de ti es, sencillamente, tu tiempo más productivo -Marcus Buckingham

Sin embargo, los empleados de alto desempeño en cualquier organización no son fáciles de administrar. Dado que no están hechos para un camino de crecimiento normal, en el momento en que perciben una discrepancia entre su viaje y la dirección en la que se dirige su crecimiento, pierden interés en su trabajo y comienzan a mirar hacia afuera.

\Con su asombrosa habilidad para producir un trabajo sobresaliente y un apetito por resolver problemas difíciles, exigen una atención y un compromiso aún mayores por parte de sus gerentes.

El gerente 80/20 se preocupa lo suficiente como para no perder a sus empleados de alto rendimiento. Saben que simplemente hacer un gran trabajo no es suficiente para mantener a sus empleados de alto rendimiento inspirados y comprometidos con el trabajo.

Para administrar bien a sus empleados de alto rendimiento, un gerente 80/20 pasa el 80 % de su tiempo de entrenamiento con el 20 % de sus empleados de alto rendimiento. Para habilitar esto:

• Se toman el tiempo para comprender a sus empleados de alto rendimiento más allá de sus deseos y necesidades, de lo que los hace únicos.
• No solo les asignan trabajo. Muestran a sus mejores jugadores hacia dónde se dirigen.
• Los desafían a dirigir su propio barco y los inspiran a lidiar con las tormentas en el camino.
• La estimulación intelectual no es suficiente. Los de alto rendimiento necesitan una conexión emocional con las ideas. Los gerentes 80/20 hacen esto a través de la inversión psicológica: hacen que sus empleados de alto desempeño sean creadores de su propio camino.
• Los ayudan a brillar dándoles visibilidad más allá de los límites del equipo.
• Permiten una distribución justa del trabajo y no tratan a sus empleados de alto rendimiento como su opción alternativa predeterminada.

Un gerente 80/20 lleva a sus empleados de alto desempeño hacia la excelencia y no los aleja de ella tratándolos como guardianes y brindándoles el tiempo y la atención que merecen.

4. Dedique el 80 % a hacer preguntas y el 20 % a dar respuestas

Encontrar respuestas a los problemas es una gran parte del trabajo de un gerente. Sin embargo, hay una forma correcta y una incorrecta de hacerlo.

Cuando tu equipo se enfrenta a un desafío o cuando no saben cómo hacer algo, darles la solución los desbloquea temporalmente. Puedes creer que acabas de ahorrarles tiempo. En realidad, darles soluciones los hace cada vez más dependientes de usted. Nunca desarrollan las habilidades de pensamiento crítico necesarias para afrontar los desafíos en el trabajo.

Los gerentes 80/20 utilizan el poder de las preguntas para permitir que su equipo encuentre sus propias soluciones:

• ¿A qué problema se enfrentan?
• ¿Qué soluciones han probado?
• ¿Qué funcionó? ¿Qué no funcionó?
• ¿Qué otras soluciones son posibles?
• ¿Cómo pueden apuntar a una pequeña victoria?

Dedicar más tiempo a hacer preguntas y menos tiempo a brindar respuestas parece un poco lento al principio, pero a la larga, hace que sus equipos sean 10 veces más rápidos. Su equipo adopta las habilidades de cuestionamiento y aprende a desbloquearse. Se sienten empoderados para tomar sus propias decisiones, lo que les ayuda a seguir adelante.

5. Pasa el 80% del tiempo elogiando y el 20% criticando

Dar retroalimentación al equipo es una parte esencial del rol de un gerente. Pero, ¿y si como gerente eres demasiado crítico?

En lugar de reconocer el esfuerzo de su equipo y elogiarlos por sus logros, obsesionarse con lo único que no cumple con sus expectativas está destinado a bajar la moral de su equipo. ¿Cómo pueden motivarse para producir su mejor trabajo cuando se les recuerda constantemente que nada de lo que hacen es lo suficientemente bueno?

Un gerente 80/20 no utiliza la retroalimentación para recordar a las personas lo que les falta, sus debilidades, sino lo que aportan. Reconocer a cada empleado por sus habilidades únicas, sus fortalezas, los inspira a trabajar más duro. Felicitarlos por agregar valor, incluso en formas pequeñas, aumenta su confianza para aceptar desafíos más grandes y mejores.

Esto no significa que nunca critiquen o se nieguen a señalar áreas en las que su equipo carece, pero dar críticas constructivas no es su enfoque principal, es solo una pequeña parte de su estrategia. Ya sea que se trate de comentarios positivos o de compartir ideas sobre dónde pueden mejorar los miembros de su equipo, un gerente 80/20 identifica los comentarios con el mayor impacto y dedica su tiempo y energía a garantizar que se entreguen y reciban bien.

Mientras da retroalimentación:

1. No socavan el sentido de control de su equipo sobre su propio desempeño alentándolos a asumir la responsabilidad de sus acciones.
2. Mientras comparten críticas constructivas, se abstienen de emitir juicios y mantienen la discusión sobre el comportamiento y las acciones y nunca hablan de quiénes son como personas.
3. No intentan arreglar a las personas ni cambiarlas. En cambio, los entrenan para que tomen la decisión correcta por sí mismos.
4. Al alabar, su elogio es sincero y no tiene la intención de manipular a los demás.
5. No elogian a las personas por su inteligencia. Los elogian por probar nuevas estrategias, pedir ayuda y hacer el esfuerzo necesario.
6. Sus comentarios nunca son vagos. Puede estar conectado a un comportamiento o acción específica que permite al equipo repetir comportamientos positivos y eliminar los malos.

Los gerentes 80/20 utilizan la retroalimentación como una herramienta para el crecimiento al ayudar a su equipo a fortalecer las habilidades y capacidades que multiplicarán por 10 su impacto mientras ignoran las debilidades que no se interponen en el camino de su éxito.

Resumen

1. El principio de Pareto establece que el 80% de los resultados se generan a partir de solo el 20% del esfuerzo. Optimizar este 20 % y reducir el resto puede generar grandes ganancias en los resultados.
2. Los gerentes 80/20 aplican el principio de Pareto a todos los aspectos de su trabajo. Se enfocan en tareas, problemas y reuniones que generarán el mayor impacto.
3. Dedican el 80 % del tiempo y la atención al 20 % del trabajo más importante. Al aplicar la matriz de productividad de Eisenhower, pasan más tiempo atendiendo el trabajo que es importante, reducen o delegan las tareas que son urgentes y eliminan el trabajo que no debería hacerse en absoluto.
4. Dedican el 80 % del tiempo a escuchar las inquietudes, ideas y opiniones de su equipo. Al hablar menos y escuchar más, pueden aumentar la productividad y el rendimiento de su equipo.
5. Pasan el 80% del tiempo entrenando al 20% de los mejores. Mantener a sus mejores empleados efectivos y motivados conduce a las mayores ganancias en los resultados.
6. Pasan el 80% haciendo preguntas y el 20% dando respuestas. Al ayudar a su equipo a identificar sus propias soluciones, los empoderan para pensar de forma independiente y tomar sus propias decisiones.
7. Pasan el 80% del tiempo elogiando a las personas y el 20% siendo críticos. Al reconocer a los empleados por sus contribuciones y ayudarlos a mejorar, permiten que su equipo logre más de lo que nunca creyeron posible.

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